AutoFutur ja KoneFutur Finvoice verkkolaskutus Käyttöohje Päivitetty 23.8.2011 Finvoice verkkolasku käyttöohje - 1 -
SISÄLLYS YLEISTÄ... 3 KÄYTTÖÖNOTTO... 4 YLEISTÄ... 4 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN... 4 PANKKITILIEN IBAN JA BIC TIETOJEN TAI OVT TUNNUKSEN SYÖTTÄMINEN... 5 BIC -TUNNUKSET... 5 FINVOICE- ASETUSTEN SYÖTTÄMINEN... 6 OPERAATTOREIDEN LISÄÄMINEN TAI OPERAATTORITUNNUKSEN MUUTTAMINEN... 8 ASIAKASTIETOJEN SYÖTTÄMINEN... 9 VERKKOLASKUASIAKKAIDEN HALLINNOINTI JA TIETOJEN YLLÄPITO...10 LASKUTUKSEN SUORITTAMINEN...11 VIITETEKSTIEN KÄYTTÄMINEN FINVOICE ASIAKKAIDEN YHTEYDESSÄ...11 ESTO, ETTEI VERKKOLASKU-ASIAKKAILLE TULOSTETA PAPERILASKUJA...11 NORMAALI TOIMINTATAPA...11 FINVOICE- LASKUJEN ESIKATSELEMINEN...12 AINEISTON MUODOSTAMINEN JA VÄLITTÄMINEN PANKKIIN...13 PALAUTTEIDEN KÄSITTELY...15 PALAUTTEIDEN NOUTO...15 PALAUTTEIDEN LÄPIKÄYMINEN...15 AINEISTON LÄHETTÄMINEN VISMA PANKKIOHJELMALLA...16 POIKKEAVAN LASKUTUSOSOITTEEN KÄYTTÖ...17 YLEISTÄ...17 LASKUTUSASIAKKAAN MÄÄRÄÄMINEN...17 LASKUTUSTIETOJEN NÄYTTÄMINEN MYYNTIRUUDULLA...18 EROT FINVOICE- JA NORMAALEIDEN LASKUTUSASIAKKAIDEN KÄSITTELYSSÄ...18 KAKSIRIVISEN YRITYSNIMEN KÄYTTÖ LASKUTUSASIAKKAALLA...18 KÄYTTÖESIMERKKI: ASIAKASTIETOJEN ASETTAMINEN ERI TILANTEISSA...19 LISÄTIETOA LASKUN LÄHETYSTAPOJEN ASETTAMISESTA...20 POIKKEAVALLA LASKUTUSOSOITTEELLA OLEVAT LÄHETYSRUUDULLA VIOLETILLA...20 LISÄTIETOLINKIN (URL) LISÄÄMINEN MANUAALISESTI FINVOICE LASKUUN...20 LASKUJEN OHJAUS NORDEAN TULOSTUSPALVELUUN...21 YLEISTÄ JA KÄYTTÖÖNOTTO...21 KÄYTTÖ...21 VIANSELVITYS...22 LASKU EI VÄLITY PERILLE VASTAANOTTAJALLE?...22 JOKIN YKSITTÄINEN LASKU LASKUERÄSTÄ EI OLE MENNYT PERILLE?...22 LISÄTIETOJA...22 OHJEEN VERSIOHISTORIA...22 Finvoice verkkolasku käyttöohje - 2 -
YLEISTÄ Tämä ohje on tehty versiolle 2010.1. Tarkista ensin, että käytössäsi on tämä tai uudempi versio. Tämä ohje kattaa Finvoice muotoisten verkkolaskujen teon kolmessa eri käyttövaihtoehdossa: a) Käytössä on ratkaisu, johon kuuluu Finvoice laskutus sekä ipost (ekirje) paperilaskujen lähetys b) Käytössä on vain Finvoice verkkolaskujen teko ja muut laskut lähetetään itse paperimuodossa c) Kaikki laskut lähetetään verkkolaskuina ja pankilta tai operaattorilta on käytössä tulostuspalvelu, jossa paperiasiakkaille verkkolaskut tulostetaan ja postitetaan paperimuodossa (Tästä kerrottu ohjeen lopussa erillisenä osionaan. Kyseessä on tapa, joka vaatii pankilta tai muulta operaattorilta erilliset ohjeistukset sen käyttöön saamiseksi, sekä usein maksullista lisäneuvontaa FuturSoftilta). Näistä ensimmäisen vaihtoehdon, Finvoice+iPost ratkaisun käyttäjät tarvitsevat tämän ohjeen lisäksi ipost ohjeen, johon tässä ohjeessa viitataan, jottei samoja asioita toisteta. ipost palvelun aiempi nimi oli ekirje. Huom! Verkkolaskutuksen yhteydessä samoista asioista käytetään monia eri termejä. Tässä ohjeessa on korostetusti esillä termit IBAN tilinumero ja OVT- tunnus. Eri osapuolet käyttävät eri termejä. Usein käytetään esimerkiksi termiä Verkkolaskuosoite tai Verkkolaskutustunnus. Nämä kaikki termit tarkoittavat sitä tunnusta, jolla yritys tunnistetaan verkkolaskutuksessa. Tunnuksen sisällöstä nähdään, onko kyse IBAN tilinumerosta vai OVTtunnuksesta. OVT- tunnuksen perässä voi olla myös toimipisteen tunnus, esimerkiksi 001 tai 002. Jos tunnus alkaa FI, on se puolestaan yleensä IBAN tilinumero. Pankeista ja operaattoreista käytetään myös termiä Välittäjä ja näiden tunnuksesta termiä Välittäjätunnus. Myös tämä voi olla OVT- tunnus tai pankin BIC- tunnus (esim. NDEAFIHH). Muutamilla välittäjillä on käyttöön tullut myös tekstimuotoinen tunnus kuten BAWCFI22. Käytännössä kun aletaan syöttää asiakkaiden verkkolaskutustietoja, termit tulevat tutuksi, ja tukisivuilla on myös verkkolaskutuksen ohjeen yhteydessä käyttöesimerkkejä, miten asiakkaiden verkkolaskutietoja voidaan tulkita. Ennen verkkolaskutuksen käyttöönottoa on päätettävä, minkä pankin tai operaattorin kautta laskut lähetetään. Ohjelman Finvoice toimintojen tehtävänä on muodostaa aina standardi aineisto, joka lähetetään sen jälkeen muulla ohjelmalla tai nettipalvelulla. Ohjelma tuottaa tässä versiossa Finvoice 1.2 version muotoista aineistoa. Versio 1.3 on tulossa saataville seuraavassa versiossa 2010.2. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 3 -
KÄYTTÖÖNOTTO YLEISTÄ Ohjelman tehtävä verkkolaskutuksessa on muodostaa verkkolaskuista standardinmukainen aineisto. Laskujen lähettämiseksi on oltava tehtynä Finvoice -verkkolaskujen välityssopimus joko jonkin pankin tai verkkolasku-operaattorin kanssa. Tämän perusteella määräytyy yrityksen oma verkkolaskutus-osoite. Lisäksi on oltava soveltuva ohjelma tai nettipalvelu verkkolaskujen lähettämiseen. Käytettävä lähetysohjelma voi olla esimerkiksi - pankkiohjelma - verkkopankki - verkkolasku- operaattorin erillinen lähetysohjelma (tai ftp- yhteys) Erillisiä verkkolaskuoperaattoreita (pankkien lisäksi) ovat esim. Itella, Basware, Tieto, Notebeat, Maventa ym. Verkkolaskusta on runsaasti tietoa mm. osoitteessa verkkolasku.tieke.fi. Täältä ovat luettavissa kaikkien verkkolaskuoperaattoreiden tiedot sekä verkkolaskutustietonsa ilmoittaneiden yritysten verkkolaskutustiedot. KOSKA OPERAATTOREITA TULEE JATKUVASTI LISÄÄ JA TIEDOT MUUTTUVAT, OHJEEN LOPUSSA ON KERROTTU, MITEN UUSIA OPERAATTOREITA LISÄTÄÄN. Se voi olla tarpeen heti, kun asiakastietoja syötetään. TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN Verkkolaskutus- lisämoduuli rekisteröidään käyttöön ohjelman päävalikon kohdassa Asetukset Lisätoimintojen käyttöönotto. Ruudulla mennään kohtaan Finvoice laskutus, painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön, ja syötetään FuturSoftilta saatu rekisteröintikoodi. Jos on hankittu sähköinen laskutusratkaisu joka sisältää myös ekirje/ipost toiminnot, rekisteröidään käyttöön myös toiminto ipost (ekirje) toiminnot. Jos ohjelma havaitsee, että molemmat rekisteröintikoodit on syötetty, se käyttää näitä lähetystapoja rinnakkain. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 4 -
PANKKITILIEN IBAN JA BIC TIETOJEN TAI OVT TUNNUKSEN SYÖTTÄMINEN Koska verkkolaskujen lähetys tehdään usein pankkien kautta, syötetään ensin oma IBAN tilinumero ja pankin BICtunnus kohdassa Asetukset Yleiset asetukset Yrityksen tiedot, elleivät nämä ole jo ennestään. On syytä panna merkille kunkin pankin järjestysnumero, joka näkyy vasemmassa laidassa. IBAN ja BIC tunnukset ovat nykyään jo perustietoja, mutta seuraavassa kuitenkin niistä selventävää tietoa, jos niiden suhteen on epäselvyyksiä. JOS PANKKEJA ON USEITA, ON SE PANKKI, JONKA KAUTTA VERKKOLASKUT LÄHETETÄÄN, OLTAVA JÄRJESTYKSESSÄ 1. PANKKINA. ELLEI NÄIN OLE, SE TULEE TÄSSÄ VAIHEESSA VAIHTAA LISTALLA ENSIMMÄISEKSI. IBAN tilinumerot IBAN tilinumero on tilinumero kansainvälisessä muodossa, sisältäen maatunnuksen ja pankin tunnuksen. IBAN on Suomessa yleensä 18 merkkiä pitkä. Kannattaa tarkistaa sen pituus, ettei esimerkiksi nollia jää välistä. Elleivät tunnukset ole oikein, jäävät laskut välittymättä. BIC -TUNNUKSET Asetuksiin syötettävät BIC-tunnukset ovat eri yleisimmillä pankeilla seuraavat. Eli seuraavat tunnukset täytetään kullekin pankille. Katso siis tarvittaessa oman lähetyspankkisi tunnus seuraavista, tai muilla pankeilla tarkista pankista (esim. Ålandsbanken, Tapiola, Säästöpankit ym.) Osuuspankit Nordea Sampopankki Aktia OKOYFIHH NDEAFIHH DABAFIHH (Danske Bank) HELSFIHH (Sama tunnus myös tietyillä muilla säästöpankeilla) BIC tunnuksista voidaan käyttää myös termiä SWIFT, Intermediator- tunnus tai välittäjätunnus. Eri verkkolaskuoperaattoreiden BIC- tunnukset löytyvät nettisivuilta verkkolasku.tieke.fi. OVT- tunnuksen syöttäminen, kun välittäjänä muu kuin pankki JOS laskujen välitys tehdään erillisen verkkolaskuoperaattorin kautta (ei pankin), syötetään yrityksen oma OVT- tunnus kohdassa Yleiset asetukset Yleiset OVT- tunnus. Lisäksi syötetään Finvoice- asetusten välilehdellä OVT- tunnus kohdassa Oman operaattorin tunnus (Ei pankki). Finvoice verkkolasku käyttöohje - 5 -
FINVOICE- ASETUSTEN SYÖTTÄMINEN Varsinaiset Finvoice- asetukset asetetaan kohdassa Asetukset Lisäasetukset Finvoice. Eli mennään Finvoicevälilehdelle, joka näyttää esim. seuraavan kuvan mukaiselta, toki asetukset riippuvat aina jonkin verran versiosta. Tämän ruudun asetukset kannattaa käydä läpi, ja useimmat niistä ovat yksiselitteisiä, esimerkiksi halutaanko laskulle työmääräystiedot, asiakkaan sähköpostiosoite, laskun tekijän nimi laskulle ym. Aineiston versiona kannattaa käyttää 1.2 versiota, joka on tuettuna kaikilla osapuolilla (tilanne elokuu 2011). Jatkossa vaihtoehdoksi tulee versio 1.3. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 6 -
TÄRKEITÄ tietoja asetuksissa ovat ennen kaikkea seuraavat: - Laskun lähettäjän tunnistaminen - Operaattorien tunnukset - Finvoice siirtotiedosto Nämä käydään seuraavaksi tarkemmin läpi. Laskun lähettäjän tunnistaminen Tässä valitaan, tunnistetaanko oma yritys 1. pankkitilin IBAN tilinumerosta vai yrityksen OVT-tunnuksesta. Lähettäjä eli oma yritys tunnistetaan siis joko OVT- tunnuksesta tai ensimmäisen pankkitilin IBAN tilinumeron perusteella. Yleensä tämä asetus on siis oletuksena oleva 1. pankkitilin IBAN. Jos lähettäjän, eli oman yrityksen, tunnistamiseen käytetään OVT tunnusta, täytetään oman operaattorin välittäjätunnus kuvan kenttään Oman operaattorin välittäjätunnus. Tätä ei yleensä tarvita täyttää, kun omana operaattorina on pankki, jolloin tunnistamiseen käytetään IBAN tilinumeroa, ja välittäjätunnukseksi menee kyseisen pankin BIC tunnus. Joskus pankitkin kuitenkin vaativat, että tunnistamiseen käytetään yrityksen OVT tunnusta. Nämä asetukset kannattaa laittaa asentoon Kyllä, jotta mahdollisimman monet eri vastaanottajat pystyvät käsittelemään laskut haluamallaan tavalla. Asetusten merkitys on, että vastaanottajan OVT- tunnus välitetään useissa eri lisäkentissä. Nämä lisäkentät ovat asetuksissa mainitut tarkat kenttien nimet. Finvoice siirtotiedosto Finvoice siirtotiedosto- asetus määrää, mihin tiedostoon ohjelma muodostaa verkkolaskuaineiston. (Sen sijaan sen edellä olevan asetuksen, Finvoice laskuhakemisto, voi jättää yleensä oletusarvoon, sen merkitys on, minne laskut tallennetaan väliaikaisesti.) Finvoice siirtotiedoston tiedostonimi pitää määrittää sellaiseksi, että aineisto menee joko pankkiohjelmaan, verkkopankkiin tai muuhun ohjelmaan, jolla verkkolaskut lähetetään eteenpäin. Tämä pitää yleensä selvittää pankin tai operaattorin ohjeista. Esimerkiksi käytettäessä Visma monipankkiohjelmaa, tiedostonimi voi olla esimerkiksi muotoa c:\ec2000\mp\data\merfl02.01 (riippuen monesta tekijästä). Tästä on myöhempänä ohjeessa lisää. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 7 -
OPERAATTOREIDEN LISÄÄMINEN TAI OPERAATTORITUNNUKSEN MUUTTAMINEN Operaattorien tietoja hallitaan sähköisen laskutuksen ruudun kohdasta Lisätoiminnot Verkkolaskujen välittäjien hallinta. Lisätoiminnot- painike on ruudun oikeassa alalaidassa. Yleensä ohjelman mukana tulevat kuitenkin yleisimmät operaattorit, mutta koska niitä tulee kuitenkin jatkuvasti uusia, lisätään operaattori täällä tarvittaessa Lisää- painikkeella, ja syötetään sille nimi ja välittäjätunnus. Operaattorien tunnukset ja nimet voivat myös aikaa myöden muuttua, kuten on tapahtunut mm. Itellan ja Baswaren kanssa aiemmin. Listan kotimaisista operaattoreista löydät nettiosoitteesta http://verkkolasku.tieke.fi/ Finvoice verkkolasku käyttöohje - 8 -
ASIAKASTIETOJEN SYÖTTÄMINEN Asiakkaan tietoruudulla, välilehdellä Lisätiedot, syötetään Finvoice laskutuksen tiedot. Ensin laitetaan ruksi, jolla valitaan asiakkaan laskujen ohjaaminen Finvoice verkkolaskuiksi, ja valitaan asiakkaan pankki tai operaattori, jolle laskut ohjataan. Jos kohdassa Asiakkaan pankki / operaattori, valittiin pankki, sen jälkeen syötetään asiakkaan IBAN- tilinumero. Se voi olla esimerkiksi muotoa FI3450253000508836. Tämä luonnollisesti saadaan asiakkaalta. Jos valittiin muu kuin pankki, eli verkkolasku- operaattori, kuten Itella, syötetään IBAN:n sijasta OVT- tunnus. OVT- tunnus alkaa kotimaisilla yrityksillä yleensä 0037 ja siitä voidaan käyttää muitakin termejä, kun asiakas ilmoittaa verkkolaskutietonsa. (Ellei asiakkaan antama tunnus ole FI- alkuinen pankkitilinumero, ei se voi juuri olla muu kuin OVT- tunnus). Lisätietoa: IBAN-tilinumero on muodostettu siten, että alku on maatunnus (FI), sen jälkeen pankin tunnus ja tilinumero, siten että esimerkiksi 148135-8200 on täytetty välilyönneillä viivan kohdalta; 14813500008200. Tilinumero täydennetään tällöin nollilla 14 merkin mittaiseksi. Yhteensä pituus on 18 merkkiä. Joka tapauksessa tilinumero tulee syöttää tarkalleen siinä muodossa, kun se saadaan. Tämä saattaa näkyä esimerkiksi asiakkaan tiliotteesta. VINKKI: ASIAKKAAN VERKKOLASKUTUSTIETOJEN SELVITTÄMINEN JA TARKISTAMINEN Menemällä internetissä osoitteeseen http://verkkolasku.tieke.fi, ja siellä kohdasta Jatka yritysluetteloon, pääset selaamaan Tieke ry:n pitämää verkkolasku-osoitteistoa jossa on arsin hyvin tietoa yritysten verkkolasku-osoitteista, vaikka viimeisimmät tiedot toki pitäisikin tulla yritykseltä itseltään. Täällä ne on esitetty kuitenkin standardimuodossa. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 9 -
Esimerkissä nähdään, että Merisotakoulun operaattori on Itella, ja heidän OVT-tunnus kuvassa näkyvä. Välittäjän tunnus-tiedolla ei tehdä tässä tapauksessa mitään, koska ohjelmassa on valmiiksi Itella operaattori, ja sen välittäjän tunnus on valmiiksi ohjelmassa. Se voidaan tarkistaa toki operaattorilistalta, että se täsmää. Ajoittainen tarkistaminen on hyvä, koska toisinaan operaattorien tunnukset voivat vaihtua. VERKKOLASKUASIAKKAIDEN HALLINNOINTI JA TIETOJEN YLLÄPITO Asiakkaiden hakuruudulla on rajausruksi Finvoice verkkolaskutusasiakkaat. Tätä pikarajausta voidaan käyttää, kun halutaan esimerkiksi tarkistaa tai täydentää kaikkien verkkolaskuasiakkaiden tiedot. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 10 -
LASKUTUKSEN SUORITTAMINEN VIITETEKSTIEN KÄYTTÄMINEN FINVOICE ASIAKKAIDEN YHTEYDESSÄ Finvoice standardin 1.2 versio ei sisällä käsitettä Viitteenne (Asiakkaan viite). Tästä syystä viitetekstit kannattaa Finvoice- asiakkaille laittaa kenttään Viitteemme joka näkyy asiakkaalla Finvoice- laskun kentässä Myyjän viite. ESTO, ETTEI VERKKOLASKU-ASIAKKAILLE TULOSTETA PAPERILASKUJA Jos asiakkaille, jotka eivät ota vastaan verkkolaskuja, lähetetään paperilaskut, on tarpeen erotella, ettei ohjelma tulosta paperilaskuja Finvoice- asiakkaille. Näin lasku menisi helposti sekä paperilla että verkkolaskuna. Ongelmaa ei tule, jos muille asiakkaille laskut lähetetään tulostuspalvelun kautta (Finvoice tai ipost palveluilla). Tässä tilanteessa laitetaan asetusten Finvoice- välilehdellä asetukset Finvoice- asiakkaille paperilaskujen tulostus asentoon Ei sekä suorien laskujen että automaattilaskutuksen osalta, eli molemmat kuvan asetukset. Toinen vaihtoehto on säätää kunkin asiakkaan tiedoissa, kohdasta tulostusmääritykset, laskujen tulostusmääräksi nolla. Tämä asetus huolehtii kuitenkin kerralla kaikista asiakkaita, joiden tiedoissa on päällä ruksi Laskut Finvoice laskuina. NORMAALI TOIMINTATAPA Mikäli yritys on ennen käyttänyt laskutuksessa ekirje/ipostia, ei käyttö poikkea paljoakaan siitä. Tässä Finvoicen käyttö neuvotaan siltä pohjalta, ettei ekirjettä/ipostia ole ennestään käytetty. Käytännössä laskutus tehdään aina ensin normaaliin tapaan. Sen jälkeen, mikäli laskutettiin asiakas joka ottaa vastaan Finvoice- laskuja, suoritetaan niiden lähettäminen. Käytännössä joka laskutuksen jälkeen lienee hyvä käydä tarkistamassa oliko jollakin asiakkaalla käytössä Finvoice laskutus, jolloin Finvoice- aineisto muodostetaan ja lähetetään. Kun laskut ovat siis tehty, ja halutaan lähettää ne, käynnistetään aineiston teko. Toiminto käynnistetään päävalikon välilehdeltä Myynti. Toiminnon käyttöoikeus voidaan myös tarkemmin käyttöoikeuksien hallinnan avulla. Ruudussa näkyy normaalisti aina lähettämättömät, kuluvan päivän laskut. Tämä sen vuoksi, että laskut lähetetään normaalisti heti niiden teon jälkeen. Yleensä ruudun rajauksia ei siis ole tarpeen muuttaa. Ruutu voi näyttää esimerkiksi seuraavalta. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 11 -
Ruudulla näkyvät painikkeet riippuvat siitä, onko käytössä myös ekirje/ipost laskutus. Tapa- kentästä nähdään, mikä on lähetystapa kullekin asiakkaalle. Ellei asiakkaan tiedoissa ole Finvoice- tietoja, ruudulta näkyy, että asiakkaalle lähetetään laskut ipostin/ekirjeen kautta. Ellei ipost- toimintoa ole käytössä, näiden asiakkaiden laskut eivät tällöin näy ruudulla. Kuvassa näkyvät lisäksi ipost toimintoihin liittyvät välilehdet Karhut, Korkolaskut ja Tekstikirjeet. Lisäksi kuvassa näkyy Rahoitusyhtiöiden Factoring- liitäntään kuuluva välilehti Rahoitusyhtiöille lähetys. FINVOICE- LASKUJEN ESIKATSELEMINEN Sekä ennen aineiston muodostamista että sen jälkeen, voidaan ottaa kohdalla oleva Finvoice- asiakkaan lasku ruudulle esikatseluun. Kun painetaan Esikatsele Finvoice, kohdalla oleva lasku avautuu ruudulle Internet- selaimessa. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 12 -
AINEISTON MUODOSTAMINEN JA VÄLITTÄMINEN PANKKIIN Ensin ruudulla valitaan sinisiksi ne laskut, jotka halutaan lähettää. Jos kaikki ruudulla olevat ovat laskutuskelpoisia, painetaan ensin Valitse kaikki. Tällöin nähdään että kaikki rivit värjääntyvät sinisiksi. Jos halutaan valita vain tietyt laskut, pidetään Ctrl- näppäintä pohjassa ja valitaan nämä laskut sinisiksi. Aineisto muodostetaan valituille laskuille painikkeella Muodosta aineisto. Normaalisti asetuksiin laitetaan suoraan pankkiohjelman tai muun lähetysohjelman käyttämä tiedostonimi lähetettäville laskuille. Tällöin seuraava vaihe aineiston muodostamisen jälkeen on lähettää laskut pankkiohjelmalla tai vastaavalla. Lähetysohjelma poistaa yleensä tiedoston, kun se on onnistuneesti lähetetty. Näin ei kuitenkaan aina ole. Sen vuoksi on tärkeää, että aineisto varmasti lähetetään saman tien eteenpäin, eikä sitä esimerkiksi jätetä lähettämättä, ja seuraava aineisto korvaa sen! Tällöin laskut jäävät lähettämättä kokonaan. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 13 -
Jos yritetään muodostaa seuraavaa aineistoa ilman, että aineisto on välillä poistunut (eli lähetetty), tulee siitä kuitenkin varoitusilmoitus. On tärkeää siis olla tarkkana, ettei vanhaa lähetyserää unohdu lähettää. Kun aineisto on muodostettu tietystä laskusta, se poistuu näkyvistä ruudulta. Aineiston saa tarvittaessa muodostettua uudelleen ottamalla pois ruksin kohdasta Älä näytä aiemmin lähetettyjä. Kuvan painike antaa vain ohjeet, miten aineistot tulee lähettää. Se on tehty vain opastusta varten, ettei käyttäjälle jää esimerkiksi käsitystä, että ohjelma lähettäisi laskut suoraan. Painikkeesta aukeaa seuraava opastusruutu. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 14 -
PALAUTTEIDEN KÄSITTELY PALAUTTEIDEN NOUTO Finvoice- palautteet tarkoittavat virhepalautteita laskuista, jotka eivät ole lähteneet pankista eteenpäin, esimerkiksi tuntemattoman (väärän) verkkolaskuosoitteen tai operaattoritunnuksen vuoksi. Voi myös olla, että aineisto on ollut sillä tavalla virheellistä, että pankki on ottanut sen vastaan, mutta tarkemmassa aineiston tarkistuksessa aineistossa on tullut vastaan virhe. Nämä palautteet on tärkeä käydä hakemassa etenkin käyttöönottovaiheessa ja käydä palautteet tarkkaan läpi. Tiedostot haetaan joko verkkopankilla tai pankkiohjelmalla ensin kunkin verkkopankin tai pankkiohjelman ohjeiden mukaan ja tallennetaan omalle kiintolevylle. Sen jälkeen ne voidaan avata ja tarkistaa seuraavassa kerrotulla tavalla. PALAUTTEIDEN LÄPIKÄYMINEN Kun palautetiedosto on ensin haettu pankista, se avataan menemällä sähköisen laskutuksen ruutuun ja painamalla alareunasta Avaa Finvoice palauteaineisto (kts. kuva). Tällöin valitaan tiedoston valintaruudussa haettu tiedosto, joka voi olla nimeltään mikä vaan, esimerkiksi virhepalautteet_futursoftoy_14012010.txt tms. Yksi tiedosto voi sisältää monia palautteita. Toiminto avaa kaikki nämä aineistossa olevat eri palautteet kerralla auki nettiselaimeen, kukin palaute omiin ikkunoihinsa. Näistä nähdään siten, mistä laskusta on kysymys, ja onko verkkolaskuosoite, operaaattori tai muu tieto ollut virheellinen, jolloin asia pitää varmistaa kyseiseltä asiakkaalta. Käyttöönottovaiheessa voi kyse olla lisäksi siitä, että omat verkkolaskutuksen tunnukset ovat väärin, esimerkiksi oma OVT- tunnus jäänyt syöttämättä tai vastaavaa (ellei käytetä pankkia lähettämiseen). Jos palautteessa lukee esimerkiksi kehys virheellinen, eikä syy selviä heti, voidaan olla yhteydessä ensin joko pankkiin tai FuturSoftin helpdeskiin, ja käynnistää selvitys. Tällöin ei tarvitse epäillä, että lasku olisi teknisesti vääränlainen, vaan kyse on väärästä sisällöstä tai tunnuksista, koska pankki on tällöin hyväksynyt laskun muodoltaan tiedonsiirron yhteydessä. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 15 -
AINEISTON LÄHETTÄMINEN VISMA PANKKIOHJELMALLA Kullakin pankkiohjelmalla lähetys tapahtuu ohjelman omien ohjeiden mukaan. Tässä käsitellään esimerkkinä Visma Monipankki. Siinä normaalissa aineistojen lähetysruudulla on oma kohtansa Finvoice- laskujen lähetys. Oikea tiedostonimi saadaan näkyviin ruudulle painamalla nappia Nimet <<. Silloin tiedostonimi katsotaan rivin lopusta, esimerkissä tiedostonimi on siismerfl02.01. MER viittaa Nordeaan, ja 02.01 yrityksen numeroon Visma ohjelmassa. Tämä tiedostonimi laitetaan siis FuturSoftin ohjelman asetuksiin, Finvoice siirtotiedoston kohtaan. Alkuun tulee pankkiohjelman data- hakemisto. Koko tiedostonimi voi olla siis esimerkiksi c:\ec2000\mp\data\merfl02.01. Se, missä hakemistossa pankkiohjelma on asennettuna, selviää menemällä resurssien hallinnan tai Oma tietokonekohdan kautta esimerkiksi C-asemalle. Sieltä löytyy todennäköisesti joko Ec2000 tai muu vastaava hakemisto. Yleensä sen alla on monipankin hakemisto joko nimellä mp tai sitten joku muu, kuten mp2000. Sen alla onkin sitten lähes aina data hakemisto. Tarvittaessa tämän tiedostonimen asettaminen voidaan tehdä FuturSoftin helpdeskin toimesta etäkäytöllä (tai kysyä oikea hakemisto Visman tuesta). Kannattaa huomata, että tämän nimistä tiedostoa ei ole ennestään olemassa, vaan se syntyy ensimmäisen kerran kun tehdään aineisto FuturSoftin ohjelmalla. Kun tiedostonimi on asennettu, aineiston voi muodostaa ja koettaa suoraan lähettää pankkiohjelmalla. Mitään erityisiä asetuksia Visma- ohjelman puolella ei lähetykseen liittyen yleensä tarvita. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 16 -
POIKKEAVAN LASKUTUSOSOITTEEN KÄYTTÖ YLEISTÄ Normaalisti laskulle tulee vastaanottajaksi asiakastiedoissa oleva etunimi ja sukunimi tai yrityksen nimi. Laskulle voidaan haluta kuitenkin poikkeava laskutusosoite, jos halutaan eritellä asiakas, jolle tavara on toimitettu, mutta lähettää lasku toiseen osoitteeseen tai nimelle. Näin voidaan toimia esimerkiksi, jos vastaanottajalla on useita toimipisteitä, joita käsitellään erillisinä asiakkaina, mutta laskut lähetetään yhteen paikkaan. Tilanne on sama, jos laskut lähetetään rahoitusyhtiölle, mutta halutaan seurata laskua todellisen loppuasiakkaan ostona. Tällöin siis nähdään tuotteet loppuasiakkaan historiassa. Laskutusosoite voi olla pysyvä tai kertaluonteinen. Verkkolaskutuksen tapauksessa poikkeava laskutusosoite määrätään aina kiinteästi asiakkaan tietoihin. Jos on kyse tilapäisestä poikkeavasta laskutusosoitteesta, laskutusasiakkaan numero pitää poistaa asiakkaan tiedoista laskun teon jälkeen. LASKUTUSASIAKKAAN MÄÄRÄÄMINEN Asiakastiedoissa, Finvoice -tietojen yhteydessä on kenttä Laskutusasiakas, johon voidaan syöttää asiakas, joka tulee laskulle laskutusasiakkaaksi ja jonka tiedot tulevat laskutusosoitteeksi. Tällöin mm. verkkolaskutuksen tiedot (välittäjä, verkkolaskutustunnus jne.) katsotaan tältä laskutusasiakkaalta. Tällöin verkkolaskutus- tiedoilla ei ole merkitystä kyseisen toimitusasiakkaan tiedoissa. Laskutusasiakkaan numero voidaan kirjoittaa suoraan tai hakea Etsi- painikkeella. Huom! Ohjelma katsoo tämän laskutusasiakkaan tiedot aina asiakaskortistosta, myös laskun tekemisen jälkeen. Eli muutokset asiakkaan tietoihin vaikuttavat esimerkiksi, mikäli lasku myöhemmin halutaan lähettää uudelleen verkkolaskuna. Joten laskutusasiakkaan tietoja ei ole tarkoitus käyttää sellaisena tilapäisenä asiakasnumerona, jonka tietoja muutettaisiin kutakin laskua tehtäessä aina erikseen. Jos asiakkaalle on ennen verkkolaskutuksen käyttöönottoa kirjoitettu poikkeava osoite asiakastiedoissa olevaan Poikkeava laskutusosoitekenttään, tulee tällöin perustaa verkkolaskutuksen aloituksen yhteydessä tälle laskutusosoitteelle oma asiakasnumero. Tämä johtuu siitä, että verkkolaskutus käyttää laskutusasiakkaalle huomattavasti laajempia tietoja kuin paperilaskussa, esimerkiksi y- tunnusta, OVT-tunnusta tai IBAN-tilinumeroa. Jos toimitusasiakkaalla on siis ennestään poikkeava laskutusosoite, se kannattaa tyhjentää, kun laskutusasiakkaalle on ensin perustettu uusi asiakasnumero ja laitettu se toimitusasiakkaan tietoihin. Huom! Jos tämä laskutusasiakas koskee vain yhtä tiettyä laskua, tämä laskutusasiakasnumero tulee poistaa asiakkaan tiedoista laskun tekemisen jälkeen. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 17 -
LASKUTUSTIETOJEN NÄYTTÄMINEN MYYNTIRUUDULLA Kun asiakasta, jolle on määrätty erillinen laskutusasiakas, haetaan myyntiin, ja avataan välilehti Laskutusos., näkyvät tiedot seuraavalla tavalla. Tällöin normaalitietojen lisäksi näkyvät pankki ja Iban tilinumero. Tällä ruudulla tietoja ei voi suoraan muuttaa, vaan tiedot pitää tehdä laskutusasiakkaan tietoihin, josta ne haetaan. Näitä päästään muuttamaan tässä tilanteessa painikkeesta Muuta laskutusasiakkaan tietoja. EROT FINVOICE- JA NORMAALEIDEN LASKUTUSASIAKKAIDEN KÄSITTELYSSÄ Ellei asiakkaalla ole päällä valintaa Laskut Finvoice laskuina, voidaan asiakkaalle muuttaa laskutusosoitetta myyntiruudun Laskutusosoite- välilehdellä. Tiedot näkyvät tällöin kuvan mukaisesti. Aiemmin ohjelman laskutusosoite on ollut vapaamuotoista tekstiä. Jos ohjelma tämän vuoksi jakaa yrityksen tiedot nimikenttään ja osoitekenttään eri tavalla kuin halutaan, voidaan tiedot muuttaa halutulla tavalla asiakkaan tiedoissa. KAKSIRIVISEN YRITYSNIMEN KÄYTTÖ LASKUTUSASIAKKAALLA Laskutusasiakkaalle on mahdollista laittaa vielä tarvittaessa poikkeava laskutusosoite, jos asiakkaan nimi pitää olla tarkoin asemoitu kahdelle riville. Tästä seuraava esimerkki: Pohjois-Satakunnan koulutuskuntayhtymä Porin yksikkö / Auto-Osasto Tällöin ruksataan asiakkaan tiedoissa, Lisätiedot- välilehdellä Poikkeava laskutusosoite, ja kirjoitetaan poikkeava osoite sen kenttään. Tähän kirjoitetaan osoite kokonaisuudessaan, eli nimi, katuosoite ja postiosoite. Laskutusruudulla nähdään sen jälkeen, miten ohjelma erittelee tekstistä nimen, katuosoitteen, postinumeron ja postitoimipaikan. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 18 -
KÄYTTÖESIMERKKI: ASIAKASTIETOJEN ASETTAMINEN ERI TILANTEISSA Asiakkaan operaattorina: a)verkkolaskuoperaattori (esim. Itella) b) Pankki: Yllä olevat kuvat kertovat, miten asiakkaan tiedot asetetaan riippuen siitä, onko asiakkaan verkkolasku-operaattorina pankki vai erillinen verkkolasku-operaattori (Elma, Basware, TietoEnator, Notebeat ym.) 1. Ensin ruksataan Laskut Finvoice laskuina, riippumatta operaattorista 2. Jos asiakkaan verkkolasku- operaattori on pankki, a. Valitaan asiakkaan pankki/operaattori valikosta oikea. Jos pankki ei näy listalla, se pitää lisätä uutena kuten operaattoritkin (ohjeen mukaan). b. Syötetään IBAN tilinumero sille varattuun kenttään c. Valitaan tunnistustavaksi IBAN 3. Jos asiakkaalla on operaattorina muu kuin pankki (Itella, Basware, Enfo tms. ) a. Valitaan asiakkaan pankki/operaattori valikosta oikea operaattori. Ellei operaattori näy listalla, se pitää lisätä uutena (ohjeen mukaan). b. Täytetään OVT- tunnus kenttään asiakkaan ilmoittama yrityksen oma OVT- tunnus. (Kannattaa olla tarkkana, ettei vahingossa syötetä operaattorin ovt- tunnusta) c. Valitaan tunnistustavaksi OVT Yhtenä vaihtoehtona tunnistustavassa on Oletus. Tämä oletus määrätään asetusten kohdassa Lisäasetukset Finvoice Laskun vastaanottajan tunnistaminen. On luotettavinta olla käyttämättä oletusta, vaan valita kullekin asiakkaalle käytetäänkö pankkien IBAN tunnistusta, vai verkkolaskuoperaattoreiden OVT- tunnistusta. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 19 -
LISÄTIETOA LASKUN LÄHETYSTAPOJEN ASETTAMISESTA Koska asiakkaan tiedoissa on mahdollisuus syöttää Finvoicen tiedot ja toisaalta estää laskujen lähettäminen ekirjeenä, on vielä paikallaan tarkentaa, millä logiikalla aineistot lähetetään asiakkaalle. Eli mikäli asiakkaalla on Finvoice tiedot päällä, ei ole tarpeen laittaa päälle ekirje lähetyksen kieltoa. Jos ekirje lähetyksen kielto on päällä, tulee huolehtia huolellisesti, että asiakas saa varmuudella laskun paperimuodossa. POIKKEAVALLA LASKUTUSOSOITTEELLA OLEVAT LÄHETYSRUUDULLA VIOLETILLA Finvoice- laskutusruudulla näkyvät violetilla taustavärillä laskut, joihin tulee poikkeava laskutusosoite. Tällä laskuttaja voi varmistua, ettei kenellekään asiakkaalle ole jäänyt poikkeavaa laskutusosoitetta edellisestä laskutuskerrasta. LISÄTIETOLINKIN (URL) LISÄÄMINEN MANUAALISESTI FINVOICE LASKUUN Finvoice laskussa voidaan lisätä linkki laskuun - jotta asiakas voi saada lisätietoja laskusta. Jos laskun kenttään viitteemme kirjoitettu teksti alkaa tekstillä http://, kenttä menee Finvoice laskussa kenttään Laskun lisätietoja. Käyttäjä voi tällöin avata kyseisen linkin klikkaamalla sitä Finvoice-laskun katselun yhteydessä. Se, että kyseiset lisätiedot löytyvät linkin takaa, on kunkin yrityksen itse toteutettava. Se on mahdollista eri palveluntarjoajien palveluilla. (Jatkossa on mahdollista automatisoida viitteen muodostuminen erilaisten liitäntöjen avulla). Finvoice verkkolasku käyttöohje - 20 -
LASKUJEN OHJAUS NORDEAN TULOSTUSPALVELUUN YLEISTÄ JA KÄYTTÖÖNOTTO Mm. pankit tarjoavat verkkolaskujen tulostuspalvelua. Vaihtoehtoa harkittaessa on otettava huomioon, että lasku voi näyttää tällöin asiakkaalla samanlaiselta kuin nettiselaimessa, eli sen ulkoasu poikkeaa totutusta ja ipost laskusta. Myös OP tarjoaa tulostuspalvelua, jonka käyttöönotto noudattaa pääosin seuraavassa kuvattua, mutta ainakin käytettävä tulostuskomento joka syötetään IBAN tilinumeroon, poikkeaa tästä, tarkemmat tiedot pankilta. Asiakkaille, joiden tiedoissa ei ole ruksia Laskut Finvoicena, voidaan laskut ohjata pankin tulostuspalveluun. Tällöin myös ne muodostetaan mukaan Finvoice- aineistoon, mutta paperilaskun tiedoilla varustettuna. Jos kuitenkin ne merkitään Finvoice asiakkaiksi normaaliin tapaan, niitä käsitellään normaaleina verkkolaskuasiakkaina. Käyttöönotto ja käyttö tapahtuvat seuraavasti. Laitetaan päälle asetus Lisäasetukset Finvoice Ohjaa myös paperilaskut Finvoice aineistoon. Toimintoa on käytetty vain Nordean tulostuspalvelun kanssa, muiden pankkien kanssa sama ei välttämättä toimi. Samaan aikaan tämän kanssa ei saa olla käytössä ekirje/ ipost laskutusta. Jos se on ennestään, sen rekisteröintikoodi poistetaan ensin kohdassa Lisätoimintojen käyttöönotto. KÄYTTÖ Asiakastiedoissa paperilaskuasiakkaan IBAN - kenttään kirjoitetaan TULOSTE (tarkista pankin ohjeista). Operaattoriksi valitaan Nordea, ja kohtaa Laskut Finvoice laskuina EI RUKSATA. Paperilaskuksi tunnistus tapahtuu siten, että jos IBAN- tilinumeron pituus on alle 15 merkkiä, asiakas käsitellään paperilaskuna. Tällöin ei mm. huomauteta puuttuvista verkkolaskutustiedoista asiakkaalla. Sähköisen laskutuksen ruudulla ruksataan Myös paperilaskut Finvoicena. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. Kun nämä asetukset ovat päällä, aineiston muodostusruudulle tulevat myös niiden asiakkaiden laskut, joiden tiedoissa ei ole ruksia Laskut Finvoice laskuina. Näiden kohdalla lähetysruudulla näkyy Tapa- kentässä Finvoice tulostus, josta voidaan erottaa verkkolaskuna ja paperilaskuna laskunsa saavat. Jokaiselle laskutusasiakkaalle pitää käydä merkitsemässä IBAN tilinumeroksi tulostus ja operaattoriksi Nordea. Jos näitä on paljon, voitte pyytää helpdeskiltä tätä etätyönä. Uusille laskutusasiakkaille tieto pitää muistaa merkitä. Finvoice verkkolasku käyttöohje - 21 -