HYKS-SAIRAANHOITOALUEEN LAUTAKUNTA 30 07.05.2013 KAHDEN UUDEN LINEAARIKIIHDYTTIMEN HANKINTA SYÖPÄ-KLINIKKARYHMÄÄN 271/02/08/00/09/2013 332/02/08/00/2013 HYKS 30 1. Hankinnan kohde ja aikataulu HYKS Medisiinisen tulosyksikön Syöpä-klinikkaryhmä on saanut luvan hankkia kaksi uutta lineaarikiihdytintä, joita varten rakennettavat uudet lineaarikiihdytintilat valmistuvat keväällä 2014. Tilojen rakentamiseen ja laitehankintoihin on varattu 2013 investointiohjelmassa 5.300.000 ja 2014 yhteensä 4.000.000. Syöpätautien klinikan tavoitteena on ollut hankkia kaksi nykyaikaisesti varusteltua samanlaista sädehoitolaitetta, joilla ominaisuuksiensa puolesta voidaan hoitaa kaikkia suuria sädehoidon potilasryhmiä (rintasyövän, eturauhassyövän, keuhkosyövän, suolistosyövän, pään- ja kaulan alueen syöpien ja gynekologisten syöpien ulkoinen sädehoito). Sädehoidon kysyntä on yli vuosikymmenen ajan kasvanut keskimäärin 2-3 % vuodessa, eli yli 25 % kymmenessä vuodessa. Sädehoitojen kysynnän jatkaessa edelleen ennusteiden mukaista kasvuaan seuraava kapasiteettilisäys kymmenestä lineaarikiihdytinyksiköstä kahteentoista tulee ajankohtaiseksi vuoden 2020 tietämissä. Sädehoito-osaston olemassa olevassa laitekannassa on tällä hetkellä kaksi yli 15 vuoden ikäistä laitetta, ja kaksi muuta laitetta ylittää 15 vuoden iän 3 vuoden kuluessa. Sädehoitolaitteiden uusiminen toteutetaan länsimaissa useimmiten n. 12 vuoden välein, mihin verrattuna HYKS Syöpätautien klinikan investointivauhti on ollut maltillista, varsinkin kun laitetoimittajat takaavat varaosien saannin ja huoltotuen tyypillisesti maksimissaan 10 vuoden ikään asti. Hoitojen suuren kysynnän vuoksi vanhoja laitteita ei ole kuitenkaan ollut mahdollista uusia, ennen kuin lisäkapasiteettia Linac 9:n ja 10:n valmistuttua saadaan käyttöön. Laiteuusinta olemassa olevaan tilaan vanhan laitteen purusta uuden laitteen käyttöönottoon tarpeellisen tilaremontin toteutuessa tässä välissä vie noin puoli vuotta. Kahden lineaarikiihdyttimen (Linac 9 ja Linac 10) vaatimien hoitotilojen rakennustyöt ovat alkaneet tammikuussa 2013, urakkasuunnitelman mukainen odotettu valmistumisaika on loppukeväästä/alkukesästä 2014 ja laiteasennusvalmius alkaen maaliskuun puolesta välistä 2014. Laitehankintaa varten HUS Logistiikka järjesti EU:n avoimen menettelyn mukaisen tarjouskierroksen syksyn 2012 aikana. Sädehoitolaitevalinta tässä vaiheessa, n. 10 kk ennen tilojen valmistumista laiteasennuskuntoon, on perusteltua, koska sädehoitohuoneiden raskaiden säteilysuojausrakenteiden sekä laiteperustuksen hoitolaitekohtaiset vaatimukset on rakennustyön alkuvaiheessa helppo ottaa huomioon.
2. Tarjouskilpailu Hankinta toteutetaan EU:n avoimen menettelyn mukaisesti. Tarjouspyyntö on julkaistu 1.10.2012 HUS Logistiikasta ( Tarjouspyyntö ). Tarjouspyyntö on esityslistan liitteenä 1. Määräaikaan 16.11.2012, klo 15.00 mennessä saatiin seuraavat tarjoukset: 1 Elekta Instruments AB, ( Tarjous Elekta ) 3358-121116-411 2 Oncolog Medical, ( Tarjous Oncolog ) 1211HP01/November 13, 2012 3 Radeq Radiotherapy Equipment Scandinavia AB, ( Tarjous Radeq ) Offer 535 / 2012-11-10 4 Scanex Medical, ( Tarjous Scanex ) Tarjous-1170/13.11.2012 5 Varian Medical Systems, ( Tarjous Varian ) 65220121004-002 / 4-Oct-2012 Laitehankintatyöryhmän ovat muodostaneet ylifyysikko Mikko Tenhunen (pj.), apulaisylifyysikko Päivi Arponen-Esteves (varalla), osastonylilääkäri Kauko Saarilahti, apulaisylilääkäri Mauri Kouri, fyysikot Tuomo Hämäläinen ja Jani Keyriläinen, röntgenhoitajat Virpi Köyhäjoki, Heidi Lukkarila, Juho Mälkönen ja Satu Mälkönen sekä insinöörit Mikko Niskanen ja Tero Sainio (varalla) Tekniikan keskuksesta. Tutustumismatkan Ruotsiin, Tanskaan ja Hollantiin ovat tehneet 22. 25.1.2013 Mikko Tenhunen, Jani Keyriläinen, Kauko Saarilahti, Heidi Lukkarila, Satu Mälkönen ja Tero Sainio. Matkalla ryhmä tutustui Varianin ja Elektan sädehoitolaitteisiin. Hankintaesityksessä jäljempänä esitettävä laitevaihtoehto saa työryhmän yksimielisen puollon. Ylifyysikko Mikko Tenhunen on kokouksessa selvittämässä investointia lautakunnalle. 3. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi (Tarjouspyyntö 16) Vaatimukset 1 4: Todetaan, että kaikki tarjoajat ovat toimittaneet Tarjouspyynnössä mainitut tiedot tai selvitykset ja täyttävät niiden perusteella tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset. 4. Tarjouksien tarjouspyynnön mukaisuus (Tarjouspyyntö 17) 4.1 Osatarjouksien hyväksyttävyys (Tarjouspyyntö 5) Osatarjous voitiin hyväksyä hengentahdistuksen apuvälineiden, hoitopöytälevyn, liikkuvan kohteen kuvantamisseurannan, tietojärjestelmän sekä dosimetriavälineistön osalta.
Tarjoukset Elekta ja Varian sisältävät kaikki pyydetyt komponentit. Koska hengitystahdistuksen apuvälineet, liikkuvan kohteen kuvantamisseuranta ja tietojärjestelmä tarjottiin osana lineaarikiihdytinkokonaisuutta, ei niitä vertailla erikseen. Tarjous Oncolog sisältää vain hoitopöytälevyn, jonka lisäosana tarjottiin pöydän siirtomekanismia. Tämä vertaillaan erikseen. Tarjoukset Radeq ja Scanex sisältävät vain dosimetriajärjestelmän, joista Scanex vertaillaan. Radeqin tarjous hylättiin tarjouspyyntöä vastaamattomana. Tarjouspyynnön kohdassa 5 kuvatun valintajärjestyksen mukaisesti käsitellään ensin (1) lineaarikiihdytintarjouksen osalta tarjoukset Elekta ja Varian (esityksen kohta 5.1). Sen jälkeen käsitellään ensin valittavan kiihdytinlaitteen perusteella (2) hoitopöytävaihtoehdot valitusta lineaarikiihdyttimestä (esityksen kohta 5.2) sekä tarjouksesta Oncolog sekä lopuksi (3) dosimetriajärjestelmän valinta (esityksen kohta 5.3). Näiden osalta vertailut tehdään valittavaksi esitettävän kiihdytinlaitteen perusteella. 4.2 Vähimmäisvaatimukset (Tarjouspyyntö 3.1) Vaatimus 1: Liitettävyys Todetaan kaikkien tarjousten sisältävän vaaditut selvitykset sekä täyttävän vaatimuksen 1. Vaatimus 2: Tarjouspyynnön liitteessä 1A lueteltujen vähimmäisvaatimusten täyttyminen Lineaarikiihdytinlaitteisto ilman dosimetriajärjestelmää ja hoitopöytää Elekta: Varian: Täyttää minimivaatimukset. Täyttää minimivaatimukset. Hoitopöytä Elekta: Täyttää minimivaatimukset (soveltuvat Elekta-hoitolaitteisiin) Oncolog: Täyttää minimivaatimukset (soveltuvat rajoituksin Varian ja Elekta-hoitolaitteisiin) Varian: Täyttää minimivaatimukset (soveltuvat Varian-hoitolaitteisiin) Dosimetrialaitteistot Elekta: Radeq: Scanex: Varian: Kaksi vaihtoehtoa, molemmat täyttävät minimivaatimukset Ei vastattu tarjouspyynnön kysymyksiin. Toimitettu ainoastaan hintaluettelo ja esitteitä. Tarjous hylätään tällä perusteella. Täyttää minimivaatimukset Kaksi vaihtoehtoa, molemmat täyttävät minimivaatimukset 4.3 Vertailtavien teknisten ja toiminnallisten ominaisuuksien ilmoittaminen (Tarjouspyyntö 3.2)
Todetaan kaikkien muiden tarjousten sisältävän riittävät tekniset ja toiminnalliset tiedot laitteista, paitsi Radeqin dosimetrialaitteisto-tarjouksessa, jossa toimitettu vain hintaluettelo ja esitteitä. Osassa tarjouksen vastauksista tarjouspyynnön kysymys on ymmärretty toisin, kuin on ollut tarkoitus. Nämä kohdat, sikäli kun vaikuttavat pisteytykseen, on käsitelty erikseen jäljempänä. 5 Vähimmäisvaatimukset täyttävien tarjousten vertailu (Tarjouspyyntö 18) 5.1 Lineaarikiihdytinlaitteisto ilman hoitopöytälevyä ja dosimetriajärjestelmää Pisteytys on esitetty yksityiskohtaisesti hankintaesityksen liitteessä 2 Tarjouspyynnössä esitettyjen tarjousten vertailuperusteiden mukaisesti (Tarjouspyyntö 18a-d). Pisteytyksen yhteenveto on esitetty alla olevassa taulukossa. Elekta Varian Hinta (max. 40 pistettä) 38.33 40.00 Tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet (max. 45 42.07 41.51 pistettä) Huolto (max. 10 pistettä) 8.09 9.52 Toimitusaika ja takuu (max. 5 pistettä) 5.00 0.83 Yhteensä 93.49 91.86 Todetaan, että Elektan tarjoama laitteistokokonaisuus saa vertailussa enemmän pisteitä kuin Varianin tarjoama, joten dosimetriajärjestelmien ja hoitopöytälevyn vertailussa otetaan huomioon ensisijaisesti valitun Elektan lineaarikiihdytinlaitteiston asettamat vaatimukset (Tarjouspyyntö 4). 5.2 Hoitopöytälevy Varianin hoitopöytälevy soveltuu vain Varianin lineaarikiihdyttimeen. Koska Varianin lineaarikiihdytin ei tule valittavaksi, rajoitutaan edellisen kohdan mukaisesti vertailussa Elektan tarjoamiin hoitopöytämalleihin sekä Oncolog Medicalin tarjoamiin malleihin. Pisteytys on esitetty yksityiskohtaisesti hankintaesityksen liitteessä 3. Elekta / Airplate Elekta / Connexion Oncolog / Airplate Hinta (max. 40 pistettä) 30.00 30.00 40.00 Tekniset ja toiminnalliset 45.00 0.00 45.00 ominaisuudet (max. 45 pistettä) Huolto (max. 10 pistettä) 10.00 10.00 10.00 Toimitusaika ja takuu (max. 5 pistettä) 0.00 0.00 0.00
5.3. Dosimetriajärjestelmä Yhteensä 85.00 40.00 95.00 Todetaan, että Oncolog Medicalin tarjoama Airplate-pöytälevy saa eniten pisteitä. Dosimetrialaitteita oli tarjottu kahta mallia lineaarikiihdytintarjouksien Elekta ja Varian mukana sekä erikseen tarjouksissa Radeq ja Scanex. Aiemmin on todettu, että Radeqin tarjous ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia, joten sitä ei vertailla. Kaikki muut tarjotut mallit täyttävät minimivaatimukset sekä soveltuvat käyttötarkoitukseen. Koska dosimetriajärjestelmä on laiteriippumaton, Varianin dosimetriajärjestelmä soveltuu myös Elektan lineaarikiihdyttimeen ja on mukana vertailussa. Laitevertailu on esitetty yksityiskohtaisesti hankintaesityksen liitteissä 4A ja 4B. Tarjous Elekta Varian Scanex Elekta Varian Scandidos OY / Scandidos Scandidos PTW-Freiburg PTW-Freiburg Vähimmäisvaatimusten kokonaispisteet (kun paras saa 45 pist.) 36,56 36,56 36,84 45,00 41,23 Yhteensä (ALV 0) 76.820,- 76.280,- 64.435,- 78.577,- 81.027,- Hintojen kokonaispisteet (kun paras saa 40 pist.) 33,55 33,55 40,00 32,80 31,81 Dosimetrialaitteiston kokonaispisteet yhteensä (max. 85 pist.) 70,11 70,11 76,84 77,80 73,04 Todetaan, että Elektan tarjoama PTW:n dosimetrialaitteisto saa hinnan ja teknisten ominaisuuksien osalta eniten pisteitä. Dosimetrialaitteistoille ei jaeta pisteitä toimituksen ja huollon osuuksista, koska ne ovat kiihdyttimistä erillisiä laitteita. 6 Esitys hankittavaksi laitteistoksi 6.1 Lineaarikiihdyttimet Edellisen perusteella esitetään, että hankitaan tarjouksen Elekta mukaisesti lineaarikiihdytinlaitteisto kokoonpanossa: 1. Kiihdyttimet tarjousrivit 1-28 (paitsi ei Airplate-hoitopöytälevyä, rivi 18) a 2.000.100-40.000 (pöytälevy) = 1.960.100 x2 = 3.920.200 2. Annossuunnittelutyöasemat ja lisenssit tarjousrivit 29-32 a 227.000 x2 = 454.000 3. HYKS-Elekta-järjestelmien päivityspaketti (mm. serverikapasiteetti) tarjousrivit 33-36 = 117.000
4. Huoltokoulutus kolmelle henkilölle tarjousrivit 39-40 a 38.000 x3 = 114.000 Alennus kohdat 1-4 = 1.500.000 Tarjotuista optioista seuraavat minimivaatimusten mukaiset ominaisuudet: 5. FFF-keilat (rivi 41) a 30.000 x2 = 60.000 6. ExacTrac System for Elekta (rivi 61) = 443.000 Yhteensä kohdat 1-6 (alv. 0%) = 3.608.200 6.2 Hoitopöydät 6.3 Dosimetriajärjestelmä Esitetään hankittavaksi tarjouksen Oncolog (Oncolog Medical 1211HP01/November 13, 2012) mukaisesti 2 kpl PatLog Airplate Long Carbon 2 kpl PatLog Docking Unit Yhteensä (alv. 0%) 60.000 Molemmat pöytälevyt asennetaan Elekta Infinity lineaarikiihdyttimien Precise-pöytiin. Esitetään hankittavaksi PTW Octavius 4D laite seuraavassa kokoonpanossa (tarjous Elekta): Rivi Tuote-numero Listahinta Kuvaus nro. EUR 79 L981387 OCTAVIUS 4D 44 660,00 for 4D dosimetry with OCTAVIUS detector. Automatic motorized tracing of the detector following the rotation of the gantry. Including VeriSoft and OCTAVIUS detector seven29. PC not included 80 S070019 OCTAVIUS option DIAMOND 14 320,00 software software for quality assurance of IMRT plans. Calculates MUs of a treatment plan independent of a TPS. Supports dynamic treatment techniques like sliding window and RapidArc. Reads DICOM RT Plan and RT 81 S070020.001 Option IMAT for DIAMOND software 3 450,00 allows the import and verification of dynamic Arc plans like, RapidArc and VMAT plans 85 T40057 OCTAVIUS 4D trolley 1 890,00
for save and comfortable transport and positioning of the OCTAVIUS 4D measuring 86 T40056.1.0 Rotation unit chamber plate Farmer 308,00 for cross calibration of a detector array against an ionization chamber in the OCTAVIUS Rotation Unit. For PTW-Farmer chamber 90 L981387+ Octavius 4D:n detectorien lisäys 13 949,00 Octavius 4D L981387 Detektorin vaihto Octavius Detector 1000 SRS:ään tuote L981381 ja vanhan 2D -Array detektorinne vaihto Octavius Detector 729:ään lisähinta 13.949. Tarkoittaa sitä että maksamalla tämän hinnan lisää teillä on tuotteessa L981387 kaksi uutta detektoria (Tavallinen ja SRS). Vanha 2D- Array on palautettava PTW:lle Toimitusaika: 6-8 vko Kolmannen osapuolen tuotteet sisältävät myös omat koulutuksensa. Dosimetriajärjestelmän hinta em. komponenteilla yht. 78.577. 6.4 Optio Esitetään hankittavaksi minimivaatimukset täyttävän laitteiston 6.1-6.3 lisäksi vielä seuraava optio: Automaattinen pöydän siirtomekanismi Oncologin pöytälevyihin (Tarjous Oncolog) Possibility to scan patient on CT in treatment position and transport to linear accelerator: - yksi PatLog Carrier - yksi PatLog Recliner yht. 66.000 Peruste: Hankinnalla muodostuu mahdollisuus stereotaktisen vartalon alueen hoidon toteuttamiseen tietokonetomografialaitteelta (uusitaan v. 2013) suoraan hoitolaitteelle potilaan nousematta välillä hoitopöydältä. Ko. järjestelmällä voidaan myös anestesiassa hoidettavan lapsen valmistelutoimenpiteet toteuttaa hoitohuoneen ulkopuolella varaamatta sädehoitokoneaikaa ko. tehtävien suorittamisella. 6.5 Yhteenveto Vertailupisteet yhteensä: Lineaarikiihdytin Elekta 93,49 Varian 91,86 Hoitopöytälevy Oncology/Airplate 95,00 Elekta/Airplate 85,00
Elekta Connexion 40,00 Dosimetrialaitteisto Elekta/PTW 77,80 Elekta/Scandidos AB 70,11 Varian/Scandidos AB 70,11 Scanex/Scandidos AB 76,84 Varian/PTW 73,04 Tarjouspyynnön minimivaatimukset täyttävän laitteiston kokonaiskustannukset: Lineaarikiihdytinlaitteistot (kohta 6.1) 3.608.000 Hoitopöytälevyt (kohta 6.2) 60.000 Dosimetriajärjestelmä (kohta 6.3) 78.577 Yhteensä (alv. 0%) minimivaatimuksilla 6.1.-6.3 3.746.577 Esitettävä optio Oncolog-siirtovaunu (kohta 6.4) 66.000 Laitteisto (kohdat 6.1-6.4) yhteensä 3.812.577,00 Päätösesitys Lautakunta päättää 1. hylätä Radeq Radiotherapy Equipment Scandinavia AB, ( Tarjous Radeq ) Offer 535 / 2012-11-10 tarjouksen puutteellisesti laadittuna. 2. hankkia kokonaistaloudellisesti edullisimpana Elekta Instruments AB:n tarjouksen Elekta 3358-121116-411 mukaisesti yhteishintaan 3.608.000 (alv 0 %) kaksi lineaarikiihdytinlaitteistoa ilman Airplate pöytälevyä; kaksi annossuunnittelutyöasemaa ja lisenssit HYKS-Elekta-järjestelmien päivityspaketin (mm. serverikapasiteetti) huoltokoulutuksen kolmelle henkilölle Optiona kaksi FFF-keilaa ExacTrac System for Elekta 3. Dosimetriajärjestelmä PTW Octavius 4D laite seuraavassa kokoonpanossa yhteishintaan 78.577, (alv 0 %) OCTAVIUS 4D (L981387) OCTAVUS option DIAMOND software (S070020) Option IMAT for DIAMOND software (S070020.001) OCTAVUS 4D trolley (T40057) Rotation unit chamber plate Farmer (T40056.1.0) Octavus 4D:n detektorien lisäys (L981387+) Elekta Instruments AB:n tarjouksen mukaan kohdat 1-3 yhteishintaan (alv 0 %) 3.686.577.
4. hankkia Oncolog Medicalin tarjouksen Oncolog 1211HP01/November 13, 2012 mukaisesti kaksi PatLog Airplate Long Carbon ja kaksi PatLog Ducking Unit hoitopöytälevyä Optiona automaattisen pöydän siirtomekanismin Oncologin pöytälevyihin; yksi PatLog Carrier ja yksi PatLog Recliner Oncolog Medicalin tarjouksen mukaan kohta 4 yhteishintaan 126.000 (alv 0%) 5. todeta, että hankinnan arvo yhteensä on 3.812.577 (alv 0 %). 6. allekirjoittaa ja tarkastaa pöytäkirja tämän pykälän osalta kokouksessa; 7. päätös ei sido kuntayhtymää ennen kuin on selvinnyt, käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeutta. Sopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla vaan erikseen myöhemmin tehtävällä sopimuksella. Päätös Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja Mikko Tenhunen, puh. 050 427 2192