KL-Kuntahankinnat Oy Sopimusohje Lehtitilaukset 2016-2019, KLKH99 Sisällysluettelo 1. Sopimuskausi ja kohde... 1 2. Toimittaja... 1 3. Hinnoittelu... 1 4. Tilaaminen ja toimitus... 1 5. Sopimushallinta... 3 6. Sitoutuminen... 4 7. Eksaitti... 4 4 Toimittajan vaihto ja perehdytys... 4 8. Lisätietoja... 4
1 1. Sopimuskausi ja kohde Sopimuksen kohteena ovat Asiakkaiden lehtitilaukset seuraavissa kategorioissa: Lehtikategoria 1: Kotimaiset ammatti- ja aikakauslehdet Lehtikategoria 2: Ulkomaiset ammatti- ja aikakauslehdet Lehtikategoria 3: Kotimaiset sanomalehdet Lehtikategoria 4: Ulkomaiset sanomalehdet Lehtikategoria 5: Lääketieteelliset lehdet (yksityiskohtainen listaus lehdistä löydettävissä Eksaitin työtilasta 99.) Sopimukseen kuuluu painetut lehdet sekä yksittäiset e-lehdet. Siten esimerkiksi lääketieteelliset tietokannat tai e-lehtipaketit eivät kuulu sopimuksen piiriin. Hankinnan hankintapäätöksestä on valitettu markkinaoikeuteen ja puitesopimus on väliaikainen oikeuskäsittelyn ajaksi. Puitesopimus koskee vuosien 2016 2019 lehtiä. Väliaikaiseen puitesopimukseen voi liittyä sen voimassaoloaikana. Asiakkaat eivät sitoudu vähimmäistilausmääriin. 2. Toimittaja Teollisuuskatu 21 00510 Helsinki PL 16, FI-00044 LM INFO LM Tietopalveluiden asiakaspalvelu vastaa käytännön asioiden hoidosta, pois lukien sopimusasiat. LM Tietopalveluiden asiakaspalvelu koostuu useammasta tiimistä (julkiset/akateemiset/yritykset), joista ensisijaisesti julkiset-tiimi palvelee Kuntahankintojen asiakkaita. Käytännön asioissa kuten esimerkiksi tilauksiin, toimitukseen, reklamaatioihin, raportointiin ja laskutuksiin liittyvissä asioissa LM Tietopalvelujen yhteyshenkilö on: Katja Leikas, Puh 09 5424 6601 julkiset@lminfo.fi Sijaisena toimii: Marjo Liikanen, 09 5424 6603, akateemiset@lminfo.fi LM Tietopalvelujen sopimuksen yhteyshenkilö: Aleksi Tykkä Puh: 050 560 8019 Sähköposti: aleksi.tykka@lminfo.fi 3. Hinnoittelu Lehtitilausten hinnat perustuvat toimittajan kustantajalta saamiin listahintoihin. Lääketieteellisissä lehdissä on 2 euron palvelumaksu per lehden numero. Toimittajan hinnat sisältävät kaikki toimituksesta, laskutuksesta jne. aiheutuvat kustannukset.
1 4. Tilaaminen ja toimitus Toimittaja tarjoaa asiakkaiden käyttöön sähköisen tilausjärjestelmän (LibNet), jossa asiakkaat voivat selata tuotetietoja ja tilata lehtiä. Asiakkaalle luodaan asiakkaan tarpeiden mukainen määrä käyttäjätunnuksia. Tilausjärjestelmästä saa esimerkiksi seuraavia tietoja lehdistä: - ISSN - Kustantaja - Tuotekuvaus - Hinta - Ilmestymisvolyymi (numerot) Tilausjärjestelmästä voi tehdä hakuja ainakin seuraavilla hakuehdoilla: - Nimike - ISSN - Kustantaja - Julkaisun kieli/maa - Aihe Asiakkaan voi tehdä tilausjärjestelmässä hakuja myös omasta tilauskannastaan toimituspisteittäin ja nimikkeittäin. Vuosittaiset tilaukset ja niiden uusinnat tehdään ennakkotilauksina yleensä syys lokakuussa. Toimittaja ilmoittaa asiakkaille vuosittain päivämäärät, joihin mennessä seuraavan vuoden lehtien ennakkotilaukset on tehtävä. Asiakkailla on kuitenkin mahdollisuus tilata lehtiä tarpeidensa mukaan myös muina ajankohtina kalenterivuoden aikana. Tilaukset ovat yleensä kahdentoista (12) kuukauden määräaikaistilauksia tai kestotilauksia. Määräaikaisten tilausten muuttaminen kestotilauksiksi ja kestotilausten määräaikaisiksi onnistuu toimittajan kautta veloituksetta (niiden lehtien osalta, joilla molemmat tilausmuodot ovat mahdollisia). 3.1 Toimitusehto- ja aika Toimitusehto on TOP Finnterms 2001 (vapaasti perillä asiakkaan ilmoittamaan osoitteeseen toimitettuna). Toimituksissa noudatetaan kustantajien ja halvimman suoratoimitustavan ehtoja, jollei erikseen jonkin lehden kohdalla toisin sovita. Toimittaja vahvistaa oikeat toimitus- ja laskutusosoitteet sekä poikkeavat toimitustavat tilausvaiheessa. Tavoitteelliset toimitusajat ovat: suomalaisille julkaisuille 1-2 työpäivää, skandinaavisille julkaisuille 2 3 työpäivää, eurooppalaisille julkaisuille 2 8 työpäivää ja Euroopan ulkopuolisista maista tilatuilla julkaisuille 3 10 työpäivää. 3.2 Laskutus- ja maksuehto Toimittaja laskuttaa asiakasta asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Laskutus tapahtuu arvonlisäverottomasti euroissa tilille suomalaisessa pankissa. Laskutuslisiä eikä mitään muitakaan lisämaksuja hyväksytä. Kaikkien kuljetusmaksujen on sisällyttävä laskutettuun hintaan valitun kuljetustavan mukaan. Mikäli lehden kustantaja on eritellyt postimaksut, tulee laskulla olla eriteltynä nämä postimaksut.
2 Veloitukset ja hyvitykset toteutetaan eri laskuilla. Laskutuksessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa Suomen arvonlisäverolakia (sopimuksentekohetkellä L 1501/1993). Laskutus tapahtuu niin, että kunkin kyseisenä kalenterivuonna alkavan tilausjakson maksupäivä on aikaisintaan 2. tammikuuta. Maksuehto on 30 päivää netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 3.3 Hyvitykset Jos jokin asiakkaan tilauskannassa olevista lehdistä lakkautetaan, toimittaja ilmoittaa siitä asiakkaalle. Toimittajan on myös pyrittävä saamaan kustantajalta hyvitystä asiakkaille lehdistä, jotka ovat lakanneet kesken tilauskauden taikka jääneet kokonaan tai osittain ilmestymättä. Hyvityksen suuruus määräytyy seuraavasti: tilauksesta maksettu hinta/ ko. lehden ilmestymiskerrat x toimittamatta jääneiden lehden numeroiden määrä. LM Tietopalvelun asiakaspalvelu vastaa hyvitysprosessista virheiden ilmentyessä. Laskutuslisät ja/tai puuttuvat alennukset hyvitetään erillisillä laskuilla. Epäselvyyksien osalta yhteydenotot tulee tehdä seuraavaan puhelin numeroon/ osoitteeseen: Yleiset kirjastot ja julkiset organisaatiot: Puh. (09) 5424 6601 email: julkiset@lminfo.fi. 3.4 Lehtitilausten peruuttaminen ja lojaliteettivelvollisuus Asiakkaan peruuttaessa jo maksamansa lehtitilaus toimittajalla on velvollisuus pyrkiä saamaan asiakkaalle hyvitystä kustantajalta peruutuksen takia saamatta jääneistä lehden numeroista. Muutenkin toimittajan on sopimusoikeudellisen lojaliteettivelvollisuuden mukaisesti pyrittävä toimimaan kaikissa sopimussuhteeseen liittyvissä asioissa asiakkaan edun mukaisesti, erityisesti roolissaan välittäjänä asiakkaan ja kustantajan välillä. Lojaliteetin tulee näkyä peruutusten lisäksi etenkin laskutuskäytännöissä (mahdollisimman pitkälle asiakkaan toiveiden mukaisesti), hyvityksissä, reklamaatioiden ripeässä käsittelyssä, saapumattomien/vaurioituneiden lehtien uudelleen toimittamisessa ja mahdollisessa toimittajan vaihdoksessa avittamisessa sopimuskauden lopussa. Asiakkailla puolestaan vastaava lojaliteettivelvollisuus koskee erityisesti reklamaatioita, muutoksia, peruutuksia ja kaikenlaisia ilmoituksia toimittajalle, mitkä sen on pyrittävä tekemään mahdollisimman nopeasti niiden perusteen ilmettyä. 3.5 Reklamaatiot Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta. Muun muassa jos jokin lehden numero saapuu asiakkaalle vaurioituneena tai jää kokonaan saapumatta tulee asiakkaan reklamoida asiasta toimittajalla. Toimittajan on aina pyrittävä toimittamaan tilalle uusi kappale tai muutoin korvaamaan kyseinen virhe. Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen ja palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja / tai palvelun käyttämisestä. Toimittajalla on velvollisuus korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa tehdyistä korjaustoimenpiteistä asiakkaalle. Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin.
3 Reklamaatioiden tekemiseen asiakkaat voivat käyttää myös Kuntahankintojen reklamaatiolomaketta, joka löytyy Eksaitin työtilasta 99. Jos vakavasta virheestä johtuvaan reklamaatioon ei saada vastausta, kannattaa reklamaatio lähettää saantitodistuskirjeenä, viedä itse toimittajalle ja luovuttaa kuittausta vastaan, tai toimittaa viime kädessä haastemiehen välityksellä. Näistä reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja. 3.6 Asiakasraportointi Asiakkaat saavat pyytäessään viipymättä maksuttoman asiakas-/toimipistekohtaisen raportin kokonaistilauksestaan joko toimittajan asiakaspalvelusta tai toimittajan tilausjärjestelmästä. Raportti toimitetaan asiakkaan valinnan mukaan excel- tai pdf-tiedostona taikka paperisena asiakkaalle. Asiakasraportista saa vähintään seuraavat tiedot: Asiakkaan nimi, toimitusosoite, tilatut lehdet ja kunkin lehden hinta (mahdollinen alv eriteltynä) ja alennusprosentti. Yleistä tilaamisesta. 5. Sopimushallinta Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kokouskäytännöt sovitaan yhdessä sopimustoimittajan kanssa käyttäen apuna mm. sopimuskohtaista vuosikelloa. Kalenterivuoden aikana pidetään 2 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista. Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet. Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa. 5.1. Vuosikello Sopimukseen on laadittu sopimushallintaa tukemaan vuosikello, josta ilmenee seurantaan liittyvät ajankohdat ja toimenpiteet. 5.2. Asiakastyytyväisyys Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen tyytyväisyyden lähettämällä vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation kaikille puitesopimuksen käyttäjille, joilla on tunnukset Eksaittiin kerran tai kaksi vuodessa hieman sopimuksesta riippuen. Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä sopimushallinnan kannalta. Kaikki palautteet käsitellään, niiden keskiarvoja seurataan säännönmukaisesti ja yhteyttä otetaan, mikäli palautteessa on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna. Palautteita käydään myös läpi sopimustoimittajien kanssa yhteisissä seurantapalavereissa.
4 6. Sitoutuminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta www.kuntahankinnat.fi. Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, 00530 Helsinki. Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. 7. Eksaitti Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot. Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla. 4 Toimittajan vaihto ja perehdytys Toimittaja avustaa asiakkaita tilausten siirtämisessä asiakkaan edelliseltä toimittajalta omiin järjestelmiinsä. Lisäksi toimittaja tarjoaa asiakkaille pyynnöstä maksuttoman 2-3 tuntia kestävän perehdytyksen palveluihinsa ja sähköisiin järjestelmiinsä. Perehdytys tapahtuu asiakkaan kanssa sovittavana ajankohtana ja toimittajan valinnan mukaan joko asiakkaan toimitiloissa tai esimerkiksi yhteistilaisuutena toimittajan valitsemassa paikassa, joka ei kuitenkaan ole yli 150 kilometriä kauempana asiakkaan toimitiloista. LibNet:n käyttöön liittyen LM Tietopalvelut järjestää koulutusta eri muodoissa. Lisätietoa koulutus mahdollisuuksista saatte osoitteesta http://www.lminfo.fi/ajankohtaista/koulutus/. Puitesopimuksen päättyessä toimittaja auttaa asiakkaiden tilaustietojen siirrossa mahdollisen uuden toimittajan järjestelmään ja muutenkin auttaa siirtymistä, kun asiakkaan sitoutuminen 8. Lisätietoja Pauliina Juntunen Puh. 050 360 9428 Sähköposti: pauliina.juntunen@kuntahankinnat.fi