MOBILITY TOOL OHJEET IP-KURSSEILLE päivitetty 31.1.2014 1
Perustietoa Komission raportointijärjestelmä liikkuvuuksiin ja budjettiin Korvaa aiemmin käytetyn Erasmus-sähköisen raportoinnin Osallistujatiedot tulee viedä järjestelmän ennen kurssin alkua osallistujapalautteen keruu on tulossa uutena toimintona piakkoin (tilanne 31.1.2014) Toistaiseksi osallistujapalautteen keruuseen käytetään sopimuksen liitteenä tullutta osallistujapalautepohjaa IP-kurssin loppuraportointiin kuuluu edelleen myös budjettiexcel ja narratiivinen osuus 2
Mitä siis tulee tehdä 1. Hanki ECAS-tunnukset, jotta pääset kirjautumaan järjestelmään 2. Päivitä hankkeen perustiedot Project Details-välilehdelle 3. Tarkista, että partneritiedot ovat oikein Partners-välilehdellä. Päivitä ja lisää tarvittaessa 4. Lataa tiedonkeruupohja järjestelmästä välilehdeltä Mobilities 5. Kerää kurssille osallistuneista tarvittavat tiedot Data Dictionaryn ohjeiden mukaisesti 6. Syötä osallistujien tiedot (myös matka/oleskelukulut) yksitellen tai kerralla CSV:nä Mobilities-välilehdelle 7. Vie hankkeen järjestelytuen määrä Budget-välilehdelle 8. Tarkista, että budget-välilehden Total budget sarake vastaa budjettiexcelin tietoja (=hankkeen käytetty budjetti) Seuraavilla sivuilla on tarkemmin kuvattu jokainen vaihe 3
Mobility tooliin kirjautuminen CIMO on avannut IP-hankkeet Mobility tooliin Osoite: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/ Kirjautumiseen tarvitaan ECAS-tunnukset Tunnukset saa Mobility Tool -linkin kautta painamalla ylhäällä olevaa kohtaa Log in -> not registered yet. Täytä tähdellä merkityt kohdat Saat tunnukset hetken kuluttua sähköpostitse 4
Mobility Tool-ohjeet netissä Komission ohjeet löytyvät CIMOn IP-kurssien nettisivuilta http://www.cimo.fi/ohjelmat/2007/erasmus/inten siivikurssit/osallistujalle/hallinnointi_ja_raportoint i_2013-2014 MT - Guide for Beneficiaries of the Erasmus projects Järjestelmän käyttöohjeet MT Erasmus Data Dictionary Ohjeet kenttien täyttämisestä ja oikeasta muodosta 5
Mobility Toolissa käytettyjä ikoneita Select all (in list) Add new (partneri / mobility / etc ) Delete (after selecting) Export to.pdf Export to excel /.csv Add / remove columns Reset filters 6
Projektin perustiedot 7
Projektin perustiedot Punaisella rajattua aluetta voi koordinaattori ainoastaan itse täyttää Ylhäällä olevat tiedot tulevat automaattisesti, niitä ei voi päivittää itse 8
Projektin perustiedot Tähdellä merkityt ovat pakolliset täyttää Huomioi, että formaatti on kuten Data Dictionaryssa, mm: Start month muodossa mm/yyyy Project duration: kuinka mones IP-kurssi 1,2 tai 3 IP duration: kurssipäivien lukumäärä Number of incoming students, muut kuin IP-kurssin pitomaasta tulevat: lukumäärä Organizational grant: järjestelytuen määrä (huom., tulee syöttää myös budjetti-välilehdelle) 9
Päivitykset projektin perustietoihin Vain CIMO voi muuttaa osan hankkeen perustiedoista, kuten edunsaajaorganisaation nimi. Muutokset lähetetään Mobility Tooliin ja ne näkyvät tämän jälkeen Project Details-näkymässä. Koordinaattori hyväksyy muutokset 10
Partneritiedot Partner screen 11
Partneritiedot Viralliset hakemuksessa ilmoitetut hyväksytyt partnerit näkyvät automaattisesti Partners-näkymässä Mahdolliset muutokset on koordinaattorin päivitettävä ja lisättävä mahdolliset uudet partnerit Add new tai edit Listan ylimpänä on aina oma korkeakoulu (Beneficiary). Oman korkeakoulun tiedot tulevat suoraan, eikä niitä voi itse muuttaa. Koordinaattori voi lisätä henkilöille oikeuksia projektin tietoihin. 12
Liikkuvuusjakson lisääminen Järjestelmään tulee viedä osallistujatiedot ennen kurssin alkua Opiskelijat, opettajat Myös 0-apurahalla olevat tulee viedä järjestelmään Liikkuvuusjaksot voi viedä yksitellen tai useampi yhtä aikaa CSV-tiedoston avulla 13
Liikkuvuuden lisääminen yksitellen Mobilities add (vihreä risti) 14
Liikkuvuuden lisääminen yksitellen Täytä kysytyt tiedot ja tallenna Bullet Point Täytä kentät 15
Adding a mobility Bullet Point Budjetti-kohtaan viedään budjettitiedot eritellen matkakustannukset (travel 75%) ja oleskelu. PIDÄ KIRJAA BUDJETTIEXCELISSÄ. Budjettiexcel on loppuraportin liite. 16
Liikkuvuuksien lisääminen CSVtiedostona Jotta excel ryhmittelisi liikkuvuusjaksojen tiedot sarakkeittain, saatetaan tietokoneen asetuksia joutua muuttamaan Asetusten muuttaminen: Change your Region and language settings Select the list separator: ";" 17
CSV-tiedosto -asetukset Control panel > Region and language 18
CSV-tiedosto -asetukset Additional settings > List separator (pitää olla ;) 19
CSV-tiedosto -asetukset Decimal symbol "." Digit Grouping symbol "," E.g. 1,100.99 20
CSV Template pohja tiedonvientiin CSV-muotoiset mallipohjat tiedonvientiin saa lataamalla ne Mobility Toolista (Export). Liikkuvuusjaksot voidaan viedä MT:iin tämän mallipohjan avulla. Myös jo syötetyt tiedot voidaan ottaa ulos csvtaulukkona Export-toiminnon avulla. 21
CSV-pohjan haku 1) Mobilities-> Import Export -painike 22
CSV-pohjan haku 2) Valitse export 23
Lisää osallistujatiedot CSV-pohjaan 3) Älä poista kahta yläriviä Ylin rivi kertoo, mitä tietoa sarakkeelle tulee laittaa 2. rivi kertoo, miten tieto tulee täyttää (vtr. Data Dictionary) ja onko tieto pakollinen (*) 24
CSV-tiedonsyöttö MT:sta ladattua csv-taulukkoa muokataan Excelissä täyttämällä siihen halutut liikkuvuusjaksot TARKISTA KUNKIN SARAKKEEN OIKEA TÄYTTÖOHJE DATA DICTIONARYSTA Sarakkeiden nimiä ja järjestystä EI SAA muuttaa! Tähdellä merkityt sarakkeet ovat pakollisia. DICT-merkityt viittaavat erilliseen Data Dictionaryyn. 25
ID-kentät Mallipohjissa on viisi ID-kenttää: Project ID: Sopimusnumero, samassa hankkeessa oltava aina sama Mobility ID: Jokaiselle eri numero, esim. juokseva numerointi Participant ID: Ei pakollinen, esim. osallistujan e-mail (sähköpostiosoite kysytään kuitenkin myös pakollisena kenttänä toisessa sarakkeessa) Sending Partner ID: Osallistujan kotikorkeakoulun Erasmus-koodi (esim. SF HELSINK99) Coordinating Partner ID: Hanketta koordinoivan oppilaitoksen Erasmus-koodi 26
CSV-tiedonsyöttö Tallenna valmis tiedosto CSV-muodossa ennen Mobility Tooliin viemistä 27
CSV-tiedonsyöttö 28
CSV-tiedoston siirto Mobility tooliin Import-toiminnolla voidaan syöttää uusia liikkuvuusjaksoja tai kirjoittaa olemassa olevien päälle (tietojen päivitys) Jos haluat päivittää olemassa olevaa liikkuvuutta, huomioi, että Mobility ID on sama. Jokaisella liikkujalla oma Mobility ID Tiedot tallentuvat, vain jos niissä ei ole lainkaan virheitä. Jos on virheitä, järjestelmä kokoaa ne taulukkoon nimeltä Error log. 29
CSV-tiedoston siirto Mobility tooliin -Vie valmis CSV-tiedosto Mobility Tooliin kohdasta Mobilities -> Import/Export Valitse Browse-painikkeen kautta valmis CSV-tiedostosi ja paina Import: 30
CSV-tiedoston siirto Mobility tooliin Jos tiedoissa ei ollut virheitä, järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta tiedonsiirrosta Import Succeeded : 31
CSV-tiedoston siirto Mobility tooliin Jos tiedoissa on virheitä, järjestelmä kokoaa ne Error logiin 32
CSV-tiedoston siirto Mobility tooliin Virheiden välttäminen: Varmista, että kaikki pakolliset tiedot on täytetty Käytä data dictionaryn mukaisia koodeja Varmista, että tiedot (esim päivämäärät, numerot) ovat oikeassa muodossa Virheiden korjaaminen: Katso virheet Error logista. Tee korjaukset ALKUPERÄISEEN csv-tiedostoon (ei Error logiin) HUOM: Tarkasta oikea rivi! Vie uudestaan (Import) 33
CSV-tiedoston siirto Mobility tooliin Error log ilmoittaa virheet: Virheeliset rivinumerot ja sarakkeet ilmoitetaan Error Logissa 34
Budjettitiedot IP-hankkeen budjettitiedot siirtyvät budjettivälilehdelle syötettyjen liikkujien perusteella Järjestelytuki tulee lisätä itse budjettivälilehdelle 35
Budjetti Kokonaisbudjetti tulee syötettyjen liikuuvuuksien budjettitietojen perusteella Myönnetty budjetti (ei voi muuttaa) 36
Budjetti 37
Budjetti Jos käytetty summa tietyssä toiminnossa ylittää myönnetyn, järjestelmä näyttää sen punaisella. Ei estä tietojen tallentamista Mahdollisista budjettisiirroista tulee ilmoittaa CIMOon etukäteen 38