Excel -sisäänlukutaulukko. Haahtela RES -järjestelmän huoltokohteiden - vienti/tuontitoimintojen käyttöohje

Transkriptio

1 Excel -sisäänlukutaulukko Haahtela RES -järjestelmän huoltokohteiden - vienti/tuontitoimintojen käyttöohje

2 1. Sisäänlukupohjan hakeminen 1.1. Tyhjä sisäänlukupohja Tyhjään sisäänlukupohjaan voidaan kirjata huoltokohteita (esim. laitteita) ja niihin liittyviä ominaisuustietoja. Oikein täytetty sisäänlukupohja voidaan tallentaa järjestelmään, jolloin tiedot menevät automaattisesti oikeille paikoille. Huoltokohdetietoja kannattaa tuoda järjestelmään sisäänlukupohjan avulla kun tuotavia tietoja on paljon, esim. uudis- tai peruskorjaushankkeen yhteydessä taikka perustettaessa uusia kiinteistöjä järjestelmään. Tyhjä sisäänlukupohja löytyy järjestelmästä seuraavasti: Huolto-ohjelma Avaa luettelot Hae (huoltokohdeluettelo) (Excel-kuvake) Tyhjän sisäänlukupohjan tallennus (Lataa Excel -tiedosto) Tarvittaessa voidaan käyttää myös vanhan mallin mukaista sisäänlukupohjaa Kohteen huoltokohdeluettelo Tyhjän sisäänlukupohjan lisäksi järjestelmästä voidaan hakea myös kohteen huoltokohdeluettelo, joka on sisäänlukupohja valmiiksi täytettynä valitun kiinteistön mukaisilla huoltokohdetiedoilla. Tietoja voidaan muokata ja täydentää Excel -taulukossa, josta ne saadaan päivitettyä järjestelmään. Päivitysominaisuutta voidaan hyödyntää esim. peruskorjaushankkeen yhteydessä, taikka mikäli muutoin on tarvetta täydentää huoltokohdetietoja järjestelmän ulkopuolella.

3 Kohteen huoltokohdeluettelo löytyy järjestelmästä seuraavasti: Huolto-ohjelma Avaa luettelot Hae (huoltokohdeluettelo) (Excel-kuvake) Kohteen huoltokohdeluettelon tallennus (Lataa Excel -tiedosto) Tarvittaessa voidaan käyttää myös vanhan mallin mukaista huoltokohdeluetteloa. 2. Sisäänlukupohjan täyttäminen (ks. kuva s. 5) 2.1. Kiinteät otsikot Sisäänlukupohjassa on automaattisen luennan takia ennalta määritettyjä tietoja, joita käyttäjän ei tulisi muuttaa. Riveillä 6 ja 7 olevat otsikot sarakkeissa B- O ovat kiinteitä otsikoita (huoltokohteen perustiedot), joiden avulla taulukossa oleva tieto viedään järjestelmään. Luettelon sisäänluku ei onnistu, jos näitä otsikoita muutetaan. Myös sarake A on kiinteä, sisältäen tyhjässä pohjassa rivin numero ja kohteen huoltokohdeluettelossa huoltokohteen ID-numeron, jonka avulla huoltokohteen tietoja voidaan päivittää. Tätä numeroa ei tule lisätä mahdollisille uusille huoltokohteille. Rivi 8 on esimerkkirivi, eikä sitä lueta sisään järjestelmään. Osasta otsikoita saadaan lisätietoja viemällä hiiren osoitin otsikon päälle (punaisella kolmiolla merkityt). Käyttäjän tulisi syöttää tietoja vain alueelle, joka alkaa riviltä 9 sarakevälillä B - O. Ominaisuustietoja voidaan syöttää sarakkeesta Q alkaen. Ominaisuustiedoille voidaan myös syöttää ryhmittelyotsikoita, määrätietonimikkeitä, yksiköitä sekä selitteitä riveillä 3, 4, 5 ja 7. Taulukko on suojattu, mutta käyttäjä voi lisätä rivejä ja sarakkeita tarvittaessa. Rivejä tulisi lisätä vain rivin 9 jälkeen ja sarakkeita vain sarakkeen Q jälkeen.

4 2.2. Vapaavalintaiset otsikot (ominaisuudet) Sarakkeesta Q alkaen voidaan huoltokohteille viedä vapaavalintaisia ominaisuustietoja otsikoineen (huoltokohteen ominaisuustiedot) Ryhmittelyotsikko Rivin 3 ryhmittelyotsikon avulla voidaan tietyn aiheen ominaisuustiedot koota saman otsikon alle. Esim. ilmanvaihtokoneen eri suodattimet voidaan koota yhden otsikon alle käyttämällä ryhmittelyotsikkona tekstiä Suodattimet Ominaisuus Ominaisuuksien selite kirjataan riville 7, alkaen sarakkeesta Q. Jokaisella ominaisuudella täytyy olla vähintään selite, vaikka rivikohtainen arvo jätettäisiin tyhjäksi. Esim. ilmanvaihtokoneen suodattimet voi kirjata antamalla selitteeksi riville 7 arvon Suodatin. Rivikohtaiseksi arvoksi voidaan antaa kappalemäärä 3. Mikäli ominaisuudella halutaan myös tyyppitieto, voidaan tiedot erottaa puolipisteellä. Esim. rivikohtainen arvo 3;EU-7 300x300 kirjattaisiin huoltokohteelle määränä 3 ja tyyppinä EU-7 300x Yksikkö Rivin 5 yksikkö -kenttään annetaan ominaisuuden yksikkö (esim. kpl, mm, l, kwh, jne.). Tällöin rivikohtainen tieto kirjataan määrä -sarakkeeseen. Mikäli tieto halutaan tyyppisarakkeeseen, jätetään yksikkö tyhjäksi. Mikäli halutaan tietoa molempiin sarakkeisiin, erotetaan tiedot puolipisteellä, kuten yllä on kuvattu Määrätietonimike Rivin 4 määrätietonimike -kenttään voidaan kirjata raportoitava määrätieto. Esim. mikäli Suodatin on organisaatioasetuksissa määritelty raportoitavaksi määrätiedoksi, kirjataan määrätietonimikkeeksi Suodatin, jolloin määrätietomerkintä tallentuu kyseiselle ominaisuustiedolle ja suodatintietoja voidaan raportoida kootusti.

5 (6) Tunnus 2 Nimi (*) 3 Ryhmä (*) TK01 Ilmanvaihtokone Ilmanvaihto-osat 5 Huoltopaketti 6 Tyyppi 4 Tyyppi (*) Ilmanvaihto LVI-JÄRJESTELMÄT Tuloilma 7 Ohjaustunnus 8 Palvelualue 9 Sijainti 7654/321 Koko rakennus IV-konehuone Lisätietoja Pitää kummaa meteliä öisin 11 Kauppanimi 12 Valmistaja 13 Valmistusvuosi 110 SE Vallox a b 1 ; SPZ-950 1;SPZ Valmistajan yht.tiedot Suodattimet 1. Suodattimet 2. Hihnat 2. Hihnat 16 Suodatin Suodatin Hihna Hihna 17 kpl kpl kpl kpl HUOLTOKOHTEEN OMINAISUUDET 18 Suodatin 1 Suodatin 2 Hihna 1 Hihna ;592x592x F6 3;287x592x600-4 F6 2;SPZ ;SPZ-950 Mikäli ominaisuudelle on annettu yksikkö, lisätään tieto määrä -sarakkeeseen. Mikäli ominaisuudelle ei ole annettu yksikköä, lisätään tieto valmistaja/tyyppi -sarakkeeseen. Mikäli tarvitaan tietoja sekä määrä- että valmistaja/tyyppi -sarakkeeseen, erotetaan tiedot puolipisteellä (;). (*) Pakollinen tieto. 1. Saattaa olla pakollinen tieto yksilöllisyysvaatimuksin, organisaation asetuksista riippuen. 3. ja 4. Talo2000 -hankenimikkeistön mukainen ryhmä ja tyyppi pudotusvalikon mukaan. 5. ja 6. Huoltokohteen liittäminen huoltopakettiin (nimi ja tyyppi). Voidaan täydentää järjestelmässä.

6 3. Sisäänlukupohjan tallentaminen järjestelmään Sisäänlukupohjan luenta löytyy järjestelmästä seuraavasti: Huolto-ohjelma Avaa luettelot Hae (huoltokohdeluettelo) (Excel-kuvake) Sisäänlukupohjan luenta (Vie sisäänlukupohja järjestelmään) Valmiit sisäänlukupohjat (täytetyt tyhjät pohjat taikka muokatut kohteen huoltokohdeluettelot) haetaan aukeavassa näkymässä -painikkeen avulla. Huom. sisäänlukupohja ei saa olla avoimena Excelissä sisäänluvun aikana. Sisäänlukupohjia voidaan kerralla lukea useita ja ne voivat sisältää useita välilehtiä. Kun pohjat on valittu, edetään painamalla Lue tiedostot -painiketta.

7 Aukeavasta näkymästä valitaan vielä halutaanko huoltokohteille tuoda kaikki ominaisuudet, joille on annettu selite Excel-taulukossa. Tuo ominaisuudet ilman arvoja -valinta tallentaa huoltokohteelle myös ne ominaisuusrivit, joita kyseiselle huoltokohteelle ei ole täytetty. Tarkastelu tehdään taulukko- ja välilehtikohtaisesti. Seuraavaksi valitaan Aloita käsittely, jolloin järjestelmä aloittaa taulukkojen tarkastamisen. Kun järjestelmä on käynyt sisäänlukupohjat läpi, avautuu näkymään tiedot löydetyistä huoltokohteista. Mikäli ryhmä- tai tyyppi-valinta on jäänyt puuttumaan joillain huoltokohteilla, näkyvät kyseiset kentät punaisella ja tiedot on täydennettävä ennen tallennusta. Liitä pakettiin -valinta voidaan myös täydentää tässä näkymässä ennen laitteiden tallennusta.

8 Mikäli ollaan päivittämässä huoltokohdetietoja, näkyy huoltokohteittain tunnuksen edessä joko vihreä kuvake, merkkinä siitä että päivitettävä huoltokohde on löytynyt taikka punainen kuvake, merkkinä siitä että päivitettävää huoltokohdetta ei löytynyt. Sivun lopusta löytyvä Tallenna -painike, vie tiedot järjestelmään, minkä jälkeen järjestelmä ilmoittaa vietyjen huoltokohteiden määrän käyttäjälle. Huoltokohteet ovat tämän jälkeen käytettävissä Haahtela RES -järjestelmässä. Käyttäjä voi vielä jatkaa huoltokohteiden lisäämistä valitsemalla Aloita uudelleen. Kun kaikki tiedot on viety, valitaan Sulje. Huoltokohdeluettelo on haettava uudelleen esiin, jotta tehdyt muutokset näkyvät järjestelmän huoltokohdeluettelossa.