Ohjeita alueverkostojen tapahtumaviestintään Kirsi Sjöholm, hankekoordinaattori
Sisällysluettelo Ennen tapahtumaa (dia 3) Ennakkoviestintä (dia 4) Mediaviestintä (dia 5) Tapahtuman aikana (dia 6) Tapahtuman jälkeen (dia 7) Case: Lapin alueverkosto (dia 8-9) 2
Ennen tapahtumaa Pohtikaa ennen tapahtumaa millä eri tavoin voitte levittää tietoa tapahtumasta. Ottakaa käyttöönne verkoston jäsenten omat kanavat, kuten uutiskirjeet ja verkkosivustot. Miettikää mitä viestintämateriaaleja tarvitsette hankeorganisaation tuottamana ja kirjatkaa ne viestintäsuunnitelmaan. Laatikaa tapahtuman kutsu Työelämä 2020 kutsupohjalle (saatavilla Word- ja Indesign-muodossa) 3
Ennakkoviestintä Valmis kutsu julkaistaan jonkun verkoston jäsenen oman organisaation palvelimella (verkkosivuilla), jolloin linkkiä on helppo kaikkien jakaa. Ilmoittakaa tapahtuma Työelämä 2020 -hankkeen kalenteriin. Sitoutukaa koko verkoston voimin levittämään tietoa tapahtumasta kaikissa mahdollisissa kanavissa, jotta saatte tapahtumaan paljon osanottajia. Miettikää voisitteko tuottaa tapahtuman aiheeseen liittyen esim. kolumnin alue- tai paikallislehteen. 4
Mediaviestintä Lähettäkää kutsu tilaisuudesta alue- ja paikallismedioille viikko ennen tapahtumaa. Lähettäkää tilaisuutta käsittelevä tiedote ja tieto mahdollisista haastateltavista alue- ja paikallismedioille pari päivää ennen tapahtumaa. Tiedote kannattaa lähettää aamulla. Soittakaa tärkeimpiin medioihin ja myykää tapahtumaa toimitukselle. Toimituksia kiinnostaa ihmisten kasvot ja tarinat, joten esim. työpaikkaesimerkit kiinnostavat. 5
Tapahtuman aikana Käyttäkää hyväksi somea: twiitatkaa ja päivittäkää kuvia tapahtumasta Facebookiin/Instagramiin. Linkatkaa twiitit hankkeeseen lisäämällä mukaan tunnus @tyoelama2020. Käyttäkää hastagia #tyoelama2020 Valitkaa henkilö, joka huolehtii mahdollisista paikalle tulevista toimittajista. (yhteystiedot tiedotteeseen). Laittakaa esille Työelämä 2020 roll upit ja jakoon käyntikortteja sekä muuta materiaalia. 6
Tapahtuman jälkeen Julkaiskaa esitysmateriaalit jonkun verkoston jäsenen organisaation verkkosivuilla tai SlideShare-tilillä. Tiedottakaa osallistuneille mahdollisuudesta tutustua esitysmateriaaleihin. Tilaisuuden mahdollisen tallenne julkaistaan ja myös siitä tiedotetaan osallistuneille sekä muille kiinnostuneille. 7
Case: Lapin alueverkosto Lapin alueverkosto järjesti tilaisuuden, jonka tavoitteena oli, että lappilaiset työpaikat löytäisivät kehittämistyössä tarvitsemansa tuen ja palvelut jatkossa entistä helpommin. Tilaisuudessa esiteltiin Lapin alueverkoston työtä ja työelämästrategian viestejä. Paikalla oli myös ministeri Lauri Ihalainen. 8
Tehdyt viestintätoimenpiteet Uutinen ELY:n sivuilla (kts. linkki) Kutsu/ohjelma julkaistiin ELY:n ja alueverkoston jäsenorganisaatioiden tapahtumakalentereissa + sähköpostitiedotukset yms. vieraskynä-kirjoitus Pohjolan Sanomissa (Taija Jurmu ja Heino Vasara) Tiedote tapahtumapäivänä (kts. linkki) Tapahtumassa esillä roll upit ja jaossa käyntikortit sekä giwe away lahjat Twitter-viestit kuvineen läpi tilaisuuden Työelämä 2020 -twittertilillä. Ministeri oli median tavattavissa klo 10.30 11.15. Mediatilaisuuteen osallistuivat Lapin Kansan ja YLE Lapin toimittajat ja kuvaajat. Jutun tekivät Lapin Kansa ja YLE Lappi. Näkyvyyttä työelämän kehittämiseltä vei ajankohtainen Talvivaaran tilanne. Uutinen ELY:n sivuilla tapahtuman jälkeen (kts. linkki) Tilaisuuden tallennevideo julkaistiin ELY-keskusten YouTube-kanavalla. 9
Apua on aina tarjolla! Kaikkiin tapahtumaviestintään liittyviin asioihin voi kysyä neuvoa ja apua: Kirsi Sjöholm, hankekoordinaattori etunimi.sukunimi@tem.fi, puh. 029 504 8264. 10