1 SÄILIÖAUTON HANKINTA Itä-Uudenmaan pelastuslaitos pyytää tarjoustanne säiliöautosta jäljempänä olevan tarjouspyynnön mukaisesti. Hankintamenettely Osatarjous Vaihtoehtotarjous Tarjoajan kelpoisuus Hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa osoitteessa hankintailmoitukset.fi, Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen internet- sivuilla www.iupela.fi sekä Porvoon kaupungin internet-sivuilla www.porvoo.fi / Asiointi & päätöksenteko / Hallinto ja talous / Hankintapalvelut / Tarjouspyynnöt nimikkeellä Säiliöauto 2019. Ei hyväksytä. Ei hyväksytä. Tarjoajan tulee vakuuttaa, että tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet on hoidettu (liite 1). Vaaditut todistukset ja selvitykset pyydetään nähtäviksi ennen hankintapäätöksen tekemistä tarjoajalta, joka voittaa tarjouskilpailun. Toimitettavat todistukset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Taloudellisen suorituskyvyn varmistamiseksi edellytämme, että tarjoajan Rating Alfa luokitus tilinpäätöstiedoin on vähintään A (tyydyttävä) ja luottotiedot häiriöttömät. Tarjoukseen on liitettävä Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfaraportti tai muu vastaava selvitys, jolla em. seikat voidaan todentaa. Tarjoajan tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Tarjoukseen tulee liittää selvitys referenssitoimituksista (max. 5 referenssiä), selvityksestä tulee ilmetä vähintään seuraavat tiedot: luettelo ja kuvaus toteutetuista referenssitoimituksista viimeisen kolmen vuoden ajalta toimitusajankohtineen, referenssikohteiden yhteyshenkilö ja -tiedot, joihin tilaaja voi ottaa yhteyttä. Tarjoaja sitoutuu järjestämään tilaajalle hankinnan kohdetta vastaavan säiliöauton esittelyn Suomessa. Esittelyauto saa olla enintään 3 vuotta vanha. Jos esittelyautoa ei voida toimittaa Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen edustajien tutustuttavaksi Porvooseen, niin tarjoaja sitoutuu järjestämään kustannuksellaan kuljetuksen esittelypaikalle Suomessa tilaajan kolmelle (3) arviointihenkilöille Tarjoaja sitoutuu järjestämään säiliöauton esittelyn yhden (1) kuukauden kuluessa tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarkka päivämäärä sovitaan erikseen ja se voidaan tarvittaessa sopia myös ennen tarjousajan päättymistä. Mikäli esittelyä ei tarjoajasta johtuvasta syystä voida järjestää määräajan kuluessa tilaaja varaa oikeuden sulkea tarjoa tarjouskilpailusta.
2 Tarjouksen ja tarjottujen tuotteiden tulee täyttää seuraavat vaatimukset Tarjousasiakirja Tarjousasiakirjan tulee sisältää tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt kohdat. Jokaiseen kohtaan tarjouspyynnössä on vastattava, sekä tarkennettava miten asia on kyseisessä ajoneuvossa toteutettu. 1. Yrityksen tiedot Yrityksen ja tiedossa olevien alihankkijoiden tiedot (liite 1). 2. Tekniset vaatimukset Säiliöauton tekniset ja toiminnalliset vaatimukset (liite 2). Tarjous tulee laatia käyttäen alustan ja korityön teknisissä vähimmäisvaatimuksissa (liite 2) käytettyä numerointia eli kohta 1 tarjouksessa on vastaus tarjouspyynnön kohtaan 1. 3. Hinnoittelu Tarjouksessa tulee käyttää verotonta nettohinnoittelua (alv 0 %). Hinnan tulee olla kiinteä ja sisältää kaikki kulut. Tilaaja lisää hintaan kolmen (3) henkilön kustannukset kolmelta (3) käynniltä koritehtaalla hankinnan aikana (matkakulut julkiset, majoittuminen sekä päiväraha KVTESin mukaisesti, matkustaminen tapahtuu virka-aikana ja lähtöpaikka Ruiskumestarinkatu 2, 06100 PORVOO). Hinnoittelu tulee eritellä seuraavan listan mukaisesti: 1. Alusta 2. Korirakenne 3. Kalusto 4. Optio 4. Takuu Säiliöauton alustalta sekä korityöltä vaaditaan vähintään kahden (2) vuoden takuu. Takuuehdot, takuun piiriin kuuluvat osat ja osa-alueet mahdollisine rajoituksineen on ilmoitettava selvästi. Takuunantaja vastaa siitä, että säiliöauton käyttökelpoisuus ja laatu säilyvät normaalina takuuajan. Muutoin säiliöautossa on virhe. Virhe on asiantuntevasti arvioitu poikkeama normaalista laadusta tai valmistajan antamista ohjearvoista ottaen huomioon säiliöauton ikä. Virheeksi katsotaan esimerkiksi valmistus- ja rakenneviat ja muut takuuaikana ilmenevät käyttökelpoisuutta heikentävät viat ja puutteet. Virheenä ei pidetä vanhenemista, kulumista, korroosiota ja maalipinnan vanhentumista eikä poikkeamaa normaalista laadusta, jos se aiheutuu ulkopuolisista tekijöistä, kuten poikkeuksellisesta laskeumasta, hiekan ja kivien iskemistä, tiesuolasta tai muusta näihin verrattavasta syystä. Takuunantaja ei kuitenkaan vastaa virheestä, jos osoitetaan todennäköiseksi, että säiliöauton laadun tai käyttökelpoisuuden poikkeaminen normaalista johtuu ostajan puolella olevasta syystä. Syy voi olla esimerkiksi tapaturma, käyttö- tai hoito-ohjeiden vastainen tai muu määränlainen käsittely tai valmistajan tai maahantuojan laatima Suomessa voimassa olevan huolto-ohjelman mukaan tehtävien huoltojen laiminlyönti taikka puutteellinen toteuttaminen.
3 5. Huoltopalvelut Huollon ja teknisen tuen on oltava tarjolla toimittajan toimesta. Toimittajan on ilmoitettava varaosien saatavuus huomioiden pelastusajoneuvojen käyttöiän (n. 20 vuotta). Vertailussa huomioidaan korityön osalta huoltopalvelut. Alustan tulee olla yleisesti Suomessa käytössä oleva malli, jonka huolto-, varaosa- ja korjauspalvelut tulee olla toimittajan tarjottavana Uudellamaalla. Vertailussa huomioidaan alustan osalta huoltopalvelut. 6. Toimitusehto Säiliöauton vastaanottotarkastuksen ja luovutuksen tulee tapahtua toimittajan tiloissa Suomessa. Ajoneuvo on katsastettava ja rekisteröitävä pelastusajoneuvoksi tarjoajan toimesta. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjottavan tuotteen toimitusaika tilauksesta (vko). 7. Koulutus Käyttö- ja huoltokoulutus on järjestettävä toimittajan toimesta osoitteessa Ruiskumestarinkatu 2, 06100 Porvoo. 8. Laatujärjestelmä Tarjoajan on ilmoitettava käyttämänsä hyväksytty laadunhallintajärjestelmä. Todistus tulee toimittaa tarjouksen liitteenä. Hyväksytyllä laatujärjestelmällä tarkoitetaan kolmannen puolueettoman tahon / auditointilaitoksen suorittamaa auditointia laatujärjestelmälle. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee pelastusjohtaja. Tarjousten arviointi ja vertailu Hankintapäätös lähetetään kaikille tarjoajille tiedoksi sähköpostilla. Tarjoajien tulee ilmoittaa tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon päätös voidaan lähettää. Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellyttäen, että päätös on saanut lainvoiman. Toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten keskinäinen vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouspyynnössä yritykselle asetettuja vaatimuksia siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin tarjottu tuote ei täytä sille tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia
4 Kolmannessa vaiheessa tarjouksista, jotka täyttävät tarjouspyynnön vaatimukset, tehdään valintaperusteiden mukainen vertailu hinnan, toimitusajan, alustan huoltopalveluiden, korityön huoltopalveluiden, korityön takuun osalta ja korityön laadun perusteella. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksentekoperusteet Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisuuden perusteella. Kokonaistaloudellisuus määritellään tarjousten keskinäisessä vertailussa käytetyllä pisteytyksellä em. perustein. Suurimman kokonaispistemäärän saanut tarjous voittaa tarjouskilpailun. Pisteiden mennessä tasan tilaaja pidättää itsellään oikeuden valita haluamansa toimittajan.
5 Pisteytys ja niiden painoarvot Hinta edullisuus 50 % halvin tarjous saa 50 pistettä ja loput pisteytetään suhteessa (halvin hinta / tarjouksen vertailuhinta x 50) 50 pistettä Toimitusaika 10 % lyhin toimitus aika saa 10 pistettä ja muut pisteytetään suhteessa (lyhin toimitusaika / tarjoajan toimitusaika x 10) 10 pistettä Alustan huoltopalvelut 5 % huoltopalvelut ja tekninen tuki heti tarjolla (24 h / 7 vrk) 5 pistettä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin (24 h) 3 pistettä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin virkaaikana 2 pistettä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin viikon 1 pistettä viiveellä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla yli viikon viiveellä 0 piste Korityön huoltopalvelut 5 % huoltopalvelut ja tekninen tuki heti tarjolla (24 h / 7 vrk) 5 pistettä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin (24 h) 3 pistettä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin virkaaikana 2 pistettä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla vain arkipäivisin viikon 1 pistettä viiveellä huoltopalvelut ja tekninen tuki tarjolla yli viikon viiveellä 0 piste Korityön takuu 20 % vähintään 60 kk täystakuu 20 pistettä vähintään 56 kk täystakuu 16 pistettä vähintään 52 kk täystakuu 14 pistettä vähintään 48 kk täystakuu 12 pistettä vähintään 44 kk täystakuu 10 pistettä vähintään 40 kk täystakuu 8 pistettä vähintään 36 kk täystakuu 6 pistettä vähintään 32 kk täystakuu 4 pistettä vähintään 28 kk täystakuu 2 pistettä vähintään 24 kk täystakuu 0 pistettä Korityön laatu referenssiauton 10 % perusteella ar- vioituna. Pelastuslaitoksen asiantuntijaryhmä arvioi referenssiauton toiminnalliset Eniten yhteispisteitä saanut tarjoaja saa 10 vertailupistettä ja muut pisteytetään suhteessa. (tarjoajan pisteet / korkeimmat pisteet x 10 pistettä) 10 pistettä ratkaisut ja niiden soveltuvuuden ohjaamon toimivuus ja ergonomia pelastusajoneu- työturvallisuus: kattopinnat, putoamissuojaus voon toimivuuden, työergonomian ja turvallisuu- pumpun käyttö ja pumpun hätäkäyttö korirakenteet: viimeistely, kulmat den näkökulmasta seuraavat yksityiskohdat päivittäinen ja käytönjälkeinen huolto dokumentointi ja merkinnät asteikolla 1-3:
6 Muut ehdot Tarjouksen on oltava voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. Kaikki yhteydenotot hankintaan liittyen tulee tapahtua suomenkielellä. Tarjottavan kaluston on oltava viranomaismääräysten ja ohjeiden mukaisia. Muilta osin sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Tavarat, tarkistettu huhtikuu 2017). Tarjousten pyytäjä pidättää itsellään oikeuden toteuttaa hankinta määrärahojen puitteessa. Säiliöauton toimituksen yhteydessä on toimitettava seuraavat asiakirjat: Kaikista varusteista ja laitteista, jotka sisältyvät säiliöauton toimitukseen, tulee toimittaa suomenkieliset käyttö-, huolto-, ja korjausohjeet tarvittavine piirustuksineen sähköisessä muodossa: Sähköjärjestelmän piirustukset Komponenttien sijaintipiirustukset Korirakenteen sähköliittimien sijaintipiirustukset Johtosarjojen sijaintipiirustukset Laitteiden takuutodistukset Katsastus- ja rekisteröintitodistukset Tarjoukseen tulee liittää referenssilista Suomen olosuhteisiin toimitetuista säiliöautoista viimeisen kolmen (3) vuoden aikana. Maksuehto 21 pv netto hyväksyttävän laskun päiväyksestä. Tarjousasiakirjojen julkisuus Porvoon kaupungin laskutusohjeet löytyvät osoitteesta: www.porvoo.fi / Asiointi & päätöksenteko / Hallinto ja talous / Talous / Laskutus. Laskutus- tms. lisiä ei hyväksytä. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Pelastuslaitos harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei ole tarjoajan liikesalaisuus.
7 Lisätiedot Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on toimitettava kirjallisesti osoitteeseen pelastuslaitos@porvoo.fi 15.1.2019 mennessä. Tarjousten toimittaminen Kysymyksiin vastataan yhteisesti kaikille 17.1.2019 Kysymykset ja vastaukset sekä tilaajan mahdollisesti tarjouspyyntöön tekemät tarkennukset julkaistaan osoitteessa www.porvoo.fi / Asiointi & päätöksenteko / Hankintapalvelut / Tarjouspyynnöt / Kysymyksiä ja vastauksia tarjouspyynnöistä. Tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteella: Itä-Uudenmaan pelastuslaitos Ruiskumestarinkatu 2 06100 Porvoo Tarjouksen tulee olla perillä 31.1.2019 klo 15:00 mennessä. Tarjous tulee tehdä suomenkielellä. Tarjouskuoressa tulee olla merkintä Säiliöauto 2019 sekä tarjoajan nimi ja yhteystiedot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjoaja vastaa tarjouksensa saapumisesta määräajassa. Tarjousajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei huomioida. Peter Johansson vs. pelastusjohtaja LIITTEET Yrityksen tiedot Liite 1 Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset Liite 2