Tarjousten vertailu ja hankintapäätös Asiantuntija Laura Heinonen 12.11.2014 Järjestelmän hyödyntäminen myös kilpailutusprosessin lopussa Järjestelmällä voi hoitaa koko kilpailutusprosessin alusta loppuun Tarjouspyynnön suunnittelusta hankintasopimuksen päättymiseen asti Vähentää manuaalisia työvaihteita ja virheitä automaattitoiminnoilla Vertailutaulukko muodostuu automaattisesti 1
TARJOUSTEN VERTAILU Vertailutaulukon muodostuminen Vertailutaulukko muodostuu automaattisesti Tarjouspyynnössä määritellyt Hankinnan kohteen kriteerit Tarjoajien Tarjouspalvelu.fi:ssä antamat vastaukset Toimittajasarakkeisiin kirjautuu automaattisesti jokainen saapunut ja asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttänyt tarjous omiin sarakkeisiinsa Järjestelmä lisää pisteet automaattisesti pisteytettävistä kriteereistä Kunkin pisteytettävän rivin lopussa näkyvät pisteytyksen perusteet Manuaalisesti arvioitaviksi määritellyt kriteerit tulee pisteyttää ja perustella erikseen 2
Vertailutaulukon muodostuminen Manuaalisesti pisteytettävät kriteerit Pisteet-sarakkeen kenttään syötetään haluttu pistemäärä annetun maksimipistemäärän puitteissa Kommenttikenttään voidaan syöttää vapaasti pisteytyksen perustelut Vertailutaulukon pdf-versiossa vertailutaulukkoon kirjatut kommentit merkataan indeksinumeroilla ja taulukon loppuun listataan indeksien mukaisesti kommenttitekstit 3
Manuaalisesti pisteytettävät kriteerit Vapaatekstivastaukset Voit siirtää kaikki manuaalisesti pisteytettävät Teksti-tyyppiset vastaukset Exceliin, syöttää siellä niiden pisteet ja ladata pisteytyksen vertailutaulukkoon. Toimintoa voi hyödyntää myös muiden manuaalisesti pisteytettävien kriteerien pisteyttämiseen ja kommentointiin. Manuaalisesti pisteytettävät kriteerit Vapaatekstivastaukset Toimintoa voi hyödyntää kaikkien manuaalisesti pisteytettävien kriteerien pisteyttämiseen ja kommentointiin. 4
Tarjouksen hylkääminen Toimittaja/tarjous voidaan vertailun aikana kohderyhmäkohtaisesti hylätä ja jättää pois vertailusta. Jos käytössä on "Pisteytys kokonaishankinnan mukaan, hylkääminen koskee koko tarjousta. Kommenttikenttään voi tarjouskohtaisesti kirjoittaa hylkäyksen perusteet. Liikesalaisuuksien määritys Vertailutaulukossa voit muokata tarjousten liikesalaisuustietoja vihreällä ne tiedot, joita tarjoaja ei ole ehdottanut liikesalaisuudeksi punaisella ne tiedot, jotka tarjoaja on ehdottanut liikesalaisuudeksi Vihreää neliötä klikkaamalla hankintayksikkö voi merkitä tiedon liikesalaisuudeksi 5
Toimittajan valinta Järjestelmä ehdottaa valittavaa toimittajaa, mutta muista vielä erikseen tehdä lopullinen toimittajavalinta Valintaperusteen mukaan mahdollista valita toimittaja kohderyhmittäin, -riveittäin tai kokonaishankinnan mukaan Vertailutaulukon kommentointi Vertailutaulukkonäkymä on mahdollista avata halutuille tahoille ja pyytää näiltä kommentteja asiantuntijakommentteja pisteytysehdotuksia ja -perusteluja manuaalisesti arvioitaviin tekijöihin vertailun hyväksymisprosessi Vertailun kommentointityökalua on mahdollista käyttää hankintapäätöksen tiedoksiannon lähettämiseen saakka. Kommentointityökaluun pääsee, kun vertailutaulukko on ensimmäisen kerran tallennettu. 6
Vertailutaulukon kommentointi Kommentoijalle Sähköpostiviesti, josta linkki vertailutaulukon sisältävään kommentointiliittymään Yksittäisten kriteerien tai koko vertailua koskeva kommentointi Kommenttien lähetys heti tai tallennus- ja jatkamismahdollisuus Annettujen kommenttien tarkastelu mahdollista kommenttikierroksittain 7
Vertailutaulukkonäkymä Normaali toimittajat sarakkeissa ja kohteet/kriteerit riveillä Vaiheittainen toimittajat sarakkeissa ja kohteet/kriteerit riveillä Vertailutaulukon tarkastelu kohderyhmittäin Käänteinen toimittajat riveillä ja kohteet/ kriteerit sarakkeissa Käänteinen vaiheittain toimittajat riveillä ja kohteet/ kriteerit sarakkeissa Vertailutaulukon tarkastelu kohderyhmittäin Vertailutaulukkonäkymä Rivien piilotus PDF-versioon on mahdollista määritellä, mitä rivejä/ryhmiä on näkyvillä. Tallenna PDF-versio omalle tietokoneellesi, sillä rivien piilotus ei tallennu järjestelmään. 8
Vertailutaulukon tallennus ja muokkaus Vertailutaulukko tallennetaan taulukon alta klikkaamalla Tallenna-painiketta. Muista aina tallentaa vertailutaulukkoon tekemäsi muutokset! Tallennuksen jälkeen siirto automaattisesti hankintapäätökseen laatimisvaiheeseen Vertailutaulukkoa on mahdollista muokata hankintapäätöksen tiedoksiannon lähettämiseen saakka. Vertailutaulukosta Excel-muotoinen Aineistot on mahdollista viedä myös toiseen tiedostomuotoon, esim. exceliin. Valitse haluttu tiedostomuoto ja tallenna tiedosto koneellesi. 9
Vertailutaulukosta Excel-muotoinen HANKINTAPÄÄTÖS 10
Hankintapäätös Hankintapäätöksen voi laatia suoraan järjestelmässä olevalle lomakkeelle. Vaihtoehtoisesti voit tuoda toisessa sovelluksessa laaditun päätöksen tiedot lomakkeelle tai liittää tiedoksiannon liitteeksi valmiin hankintapäätösdokumentin Innofactor Dynasty Kuntatoimisto Hankintapäätöksen luominen Hankintapäätöksen voi luoda järjestelmään käyttämällä Peruspohjaa Mallipohjaa Mallipohjan luominen tapahtuu aloitusnäkymän Työkalut-valikon Hankintapäätösten mallipohjat toiminnosta Molemmissa vaihtoehdoissa sama rakenne! 11
Hankintapäätöksen luominen Hankintapäätöksen luominen Hankintapäätökseen siirtyy automaattisesti Tarjouspyynnöstä Hankinnan nimi Hankinnan kuvaus Hankintamenettely Osatarjousten ja vaihtoehtoisten tarjousten hyväksyminen Kynnysarvo Puitejärjestelyä koskevat tiedot Julkaisuajankohta Päättäjä (Tarjouspyyntö) Saapuneiden tarjousten määrä Valittu toimittaja osa-alueittain 12
Hankintapäätöksen luominen Valmiiksi hankintapäätöslomakkeelle tulleita tietoja voi muokata ja poistaa tarpeen mukaan Lomakkeen tyhjäksi jätetyt kentät eivät tulostu hankintapäätösdokumenttiin Esitallennustekstit Tallennus lennosta tai Esitallennusteksti en kautta Hankintapäätöksen tiedoksianto Tiedoksiannon liitteeksi siirtyy automaattisesti tarjousten vertailutaulukko Hankintayksikön tulee liittää tiedoksiantoon oma oikaisuohje ja valitusosoitus Tiedoksianto lähtee automaattisesti kaikille tarjouksen jättäneille Mahdollisuus lisätä myös muita vastaanottajia, esim. omasta organisaatiosta Ei mahdollisuutta tehdä erilaisia tiedoksiantoja esim. valitulle ja hylätyksi tulleille Järjestelmä automaattisesti muistuttaa muutoksenhakuajan päättymisestä tarjouspyynnössä ilmoitettuun sähköpostiin 13
KIITOS! laura.heinonen@ptcs.fi 14