WINHIT OMAVALVONTA Omavalvonnan käyttöliittymän ja seurantalokin ohjekirja 2015
2 / 8 SISÄLLYSLUETTELO 1. POTILASTIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖLOKI... 3 1.1. YKSITYISEN TERVEYDENHUOLLON OMAVALVONTA... 3 1.2. HENKILÖKOHTAISET KÄYTTÄJÄTUNNUKSET... 3 2. KÄYTTÖLOKIN TEKNINEN PERUSTA WINHITISSÄ... 4 2.1. KÄYTTÄJÄLOKIIN MUUN MUASSA KIRJAUTUVA TIETO... 4 2.1.1. Asiakaskortti... 4 2.1.2. Anamneesi... 4 2.1.3. Asiakkaan varattu aika... 4 2.1.4. Jonot... 4 2.1.5. Käyttäjän kirjautuminen... 4 2.1.6. Aika ja paikka... 4 2.1.7. Hoitotiedot... 4 3. OMAVALVONNAN KÄYNNISTÄMINEN... 5 4. OMAVALVONNAN KÄYTTÖLIITTYMÄ... 6 4.1. KÄYTTÖLOKIN SARAKKEIDEN SELITE... 6 5. OMAVALVONNAN KÄYTTÖTAPAUKSET... 7 5.1. KÄYTTÄJÄN LOKITIEDOT... 7 5.2. ASIAKKAAN TIETOJEN KÄSITTELYN SEURANTA... 7 5.3. LOKITIETOJEN TULOSTAMINEN TAI JATKOKÄSITTELY... 7 6. HAETTUJEN TIETOJEN KÄSITTELY... 8
3 / 8 1. POTILASTIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖLOKI Kaikissa potilastietojärjestelmissä tulee olla käyttöloki, joka kerää tietoja asiakas ja potilastietojen käytöstä sekä järjestelmän muista tapahtumista. WinHIT kerää tietoja suurimmasta osasta käyttäjän toimia ja tallentaa ne järjestelmän sormenjälkilokiin. Vaadittava seuranta on useiden lakien ja asetusten summa. Etelä Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri on koonnut hyvän yhteenvedon aiheesta, Hoitotietojen käytön lokitietojen vaatimuksia, jonka voi lukea osoitteesta: http://www.kunnat.net/fi/tietopankit/tapahtumat/aineisto/2012/kuntamarkkinat_2012 soteluentoaineistot/documents/2012 09 12 08 1.pdf Myös Kanta arkisto asettaa omat vaatimuksensa käyttölokeille. Kanta dokumentaation liite 5 käsittelee potilastietojärjestelmien käyttölokeja. Liite on luettavissa ja ladattavissa alla olevasta osoitteesta: http://www.kanta.fi/documents/12105/3458358/liite5+ptj+k%c3%a4ytt%c3%b6loki+201305 27.pdf/d8ead03f 27d1 4c24 8583 67930d1b009d 1.1. Yksityisen terveydenhuollon omavalvonta Yksityisille terveydenhuollon toimijoille on omat vaatimukset omavalvonnan järjestämisestä, ohjeistus siihen on Valviralta: http://www.valvira.fi/files/maarays_2_2012_yksityisen_terveydenhuollon_omavalvontasuunn itelma.pdf 1.2. Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset On äärimmäisen tärkeää, että potilastietojärjestelmää ei käytetä yhteistunnuksilla. Yhteistunnukset mahdollistavat asiakas ja potilastietojen tarkastelun ilman kunnollista seurantapolkua tarkastelun tekijään. Vastuu henkilökohtaisten käyttäjätunnusten hallinnoinnista on organisaation pääkäyttäjällä.
4 / 8 2. KÄYTTÖLOKIN TEKNINEN PERUSTA WINHITISSÄ WinHITissä käyttöloki on erillisessä tietokantaosiossa. Tietokantaosio on salattu eikä sitä pysty käsittelemään käyttölokin käyttöliittymän lisäksi muilla teknisillä työkaluilla. Käyttöloki on niin sanottu kirjoitus ja luku tyyppinen. Käyttölokista ei voi poistaa tietoja eikä olemassa olevia tietoja pysty muuttamaan. 2.1. Käyttäjälokiin muun muassa kirjautuva tieto 2.1.1. Asiakaskortti Uuden asiakkaan tekeminen (uusi asiakaskortti) Asiakaskortin avaaminen (katseluun) Asiakaskortin katselun syy Asiakaskortin muutos 2.1.2. Anamneesi Uusi, muutos 2.1.3. Asiakkaan varattu aika Uusi Katselu Muutos ja siirto Poisto Peruminen (perumisesta jää tieto myös päiväkirjaan ja hoitotoimenpiteisiin) 2.1.4. Jonot Ajanvarausjonoon kytkeminen Asiakkaan yhteydenotto 2.1.5. Käyttäjän kirjautuminen Onnistuneet kirjautumiset Epäonnistuneet kirjautumiset 2.1.6. Aika ja paikka Päivämäärä ja kellonaika sekunnilleen Työaseman nimi sekä IP osoite jossa tapahtuma tapahtui 2.1.7. Hoitotiedot Katselu, lisäys, muutos ja poisto
5 / 8 3. OMAVALVONNAN KÄYNNISTÄMINEN Lokitietoja voidaan seurata Ylläpito ohjelman kautta pääkäyttäjätason tunnuksilla. Käyttöliittymä avataan Käytön seuranta valikon kohdasta Omavalvonta. Lokitietojen avulla voidaan selvittää, mitä työntekijä on tehnyt järjestelmässä annetulla aikavälillä tai ketkä ovat käsitelleet valitun asiakkaan tietoja annetulla aika välillä. Potilastietojen väärinkäytös epäilytilanteissa voidaan helposti ja nopeasti tarkistaa, onko epäily aiheellinen.
6 / 8 4. OMAVALVONNAN KÄYTTÖLIITTYMÄ Omavalvonnan käyttöliittymä pyrkii neuvomaan käyttäjää tietojen haussa. Hakutiedoissa * tarkoittaa kaikkia asiakkaita / kaikkia henkilökunnan jäseniä. 4.1. Käyttölokin sarakkeiden selite Sarake Päivä Kello Tunnus Moduli Tehty Funktio Leima Asiakas Nimi Data Käyttäjä Kone Osoite Selitys Tapahtuman päivämäärä Tapahtuman aikaleima Käyttäjätunnus, johon tapahtuma kohdistetaan Ohjelman osa, johon tapahtuma liittyy Tapahtuman toiminto esim. katselu, uuden luominen, muutos Toiminnon seuraus esim. tallennus, uuden luonti Tapahtuman kohdistus esim. asiakkaan käsittely kohdistetaan asiakkaaseen ja kirjautuminen suorittajaan Asiakas, johon toiminto kohdistuu Asiakkaan nimi Tapahtuman tiedot Käyttäjän koneen tunnus, jolla tapahtuma on tehty Koneen nimi, jolla tapahtuma on tehty IP osoite, josta tapahtuma on tehty
7 / 8 5. OMAVALVONNAN KÄYTTÖTAPAUKSET Lokitietojen seurannalla voidaan tarkastella käyttäjän lokitietoja kohdistettuna yhteen asiakkaaseen tai kaikkiin asiakkaisiin määritellyllä aika välillä. Lokitiedot voidaan kohdistaa myös valittuun asiakkaaseen joko yhden käyttäjän tai kaikkien käyttäjien lokitietojen perusteella määritellyllä aika välillä. Lokitiedot voidaan hakea kohdistettuna vain aikavarauksiin ja aikojen perumisiin, lokiseurantaa tai voidaan hakea kaikki tiedot käytöstä esimerkiksi myös kirjautumisajankohdat 5.1. Käyttäjän lokitiedot 1. Valitaan päivämääräväli, jolta lokitiedot halutaan ajaa 2. Kirjataan asiakkaan henkilötunnus, johon lokitietojen haku kohdistuu. Jos asiakasrajausta ei haluta tehdä, niin * merkki kohdistaa tiedot kaikkiin tapahtumiin asiakkaasta riippumatta 3. Kirjataan käyttäjätunnus, jonka lokitiedot haetaan 4. Valitaan lokitiedot, jotka halutaan hakea 5. Painetaan Hae painiketta 5.2. Asiakkaan tietojen käsittelyn seuranta 1. Valitaan päivämääräväli, jolta lokitiedot halutaan ajaa 2. Kirjataan asiakkaan henkilötunnus, johon lokitietojen haku kohdistuu 3. Kirjataan käyttäjätunnus, jonka lokitiedot halutaan etsiä. Jos halutaan kaikkien käyttäjien lokitiedot, niin * merkki hakee kaikki asiakkaan tapahtumat käyttäjästä riippumatta. 4. Valitaan lokitiedot, jotka halutaan hakea 5. Painetaan Hae painiketta 5.3. Lokitietojen tulostaminen tai jatkokäsittely 1. Haetaan lokitiedot 2. Jos halutaan lokitiedoista vain osa tulostettavaksi, valitaan listalta vain tulostettavat rivi. Oletuksena tulostetaan kaikki, jos rivejä ei ole aktivoitu 3. Painetaan Raportti painiketta. Ohjelma avaa raportin WinHIT selaimeen. 4. Valitaan selaimesta Tulosta painike. Tiedot voidaan viedä myös Excel ohjelmaan jatkokäsittelyyn Vie Exceliin painikkeella.
6. HAETTUJEN TIETOJEN KÄSITTELY 8 / 8 Tapahtumalistoja tulostettaessa ja Exceliin vietäessä WinHIT pyrkii sanitoimaan listat. Mikäli haet lokitietoja esimerkiksi asiakkaalle annettavaksi, omavalvonnan suorittamiseksi tai väärinkäytösepäilyn takia, muista poistaa mahdolliset Excel listat tapahtumista työasemaltasi kun et enää tarvitse niitä.