KauppiasExtranet -käyttöohje verkkokaupalle

Transkriptio

1 KauppiasExtranet -käyttöohje verkkokaupalle Versio 1.5 Marraskuu 2012

2 KauppiasExtranet 2(17) Sisältö 1 Yleistä KauppiasExtranet:sta KauppiasExtranetin toiminnallisuus Kirjautuminen Tapahtumat Keskeneräisten tapahtumien käsittelyt Hae tapahtumia Tapahtumaluettelo Tapahtuman tiedot Toimitustietojen lisäys Tapahtuman peruuttaminen ja muut muutokset Verkkokauppias aloittaa Tapahtuman reklamointi, peruuttaminen ja muut muutokset Ostaja aloittanut Tapahtuman peruuttaminen ja muut muutokset SveaWebPay Lasku ja Osamaksu Omat tiedot Palvelun tiedot Raportit Ota yhteyttä... 17

3 KauppiasExtranet 3(17) 1 Yleistä KauppiasExtranet:sta KauppiasExtranet on verkkokauppiaille tarjottava käyttöliittymä Maksuturva-palvelulla maksettujen tapahtumien selailuun ja käsittelyyn. KauppiasExtranetilla voit: tarkastella keskeneräisiä ja päättyneitä tapahtumia lisätä tapahtumaan liittyvän toimitustavan ja toimitukseen mahdollisesti liittyvät lähetystunnisteet tehdä tapahtuman peruutuksen, hinnankorjauksen tai hinnankorjauksen ja osapalautuksen käsitellä ostajien tekemät peruutukset, osapalautukset ja reklamaatiot tarkastella oman yrityksesi ja verkkokauppasi tietoja tarkastella Maksuturva-palvelusi tietoja tulostaa raportteja mm. kirjapitoa varten lähettää palautetta, kehitysehdotuksia ja tukipyyntöjä Maksuturvalle. Kuva 1. Päävalikko Tapahtumat-sivulla näet yhteenvedon keskeneräisistä tapahtumista ja voit selailla tapahtumia eri hakukriteereillä. Pääset myös yksittäisten tapahtumien käsittelyyn, esim. lisäämään tapahtumalle toimitustietoja, käsittelemään ostajien peruutuksia ja palautuksia tai peruuttamaan tapahtuman. Omat tiedot ja Palvelun tiedot sivuilla voit tarkastella yrityksesi, verkkokauppasi ja Maksuturvapalvelusi tietoja. Raportit sivulla voit luoda kirjanpitoon tarvittavat raportit helposti csv-muodossa. Raportit sivulta pääset tarvittaessa myös Svea Admin käyttöliittymään. Ota yhteyttä sivulla voit jättää meille palautetta tai yhteydenottopyynnön. 2 KauppiasExtranetin toiminnallisuus 2.1 Kirjautuminen Saat KauppiasExtranetin käyttöön vaadittavan käyttäjätunnuksen ja salasanan Maksuturva-palvelun käyttöönoton yhteydessä. KauppiasExtranet:iin pääset kirjautumaan kotisivuiltamme, verkkokauppasi hallintapaneelista tai suoraan osoitteesta

4 KauppiasExtranet 4(17) 2.2 Tapahtumat Kuva 2. Kirjautuminen Kirjautumisen jälkeen avautuva Tapahtumat -sivu sisältää keskeneräiset tapahtumat sekä mahdollisuuden hakea joko yksittäisiä tapahtumia tai selailla tapahtumia. Kuva 3. Tapahtumat sivu (avautuu kirjautumisen jälkeen)

5 KauppiasExtranet 5(17) Keskeneräisten tapahtumien käsittelyt Keskeneräisiin tapahtumiin on koottu kaikki ne tapahtumat, jotka vaativat sinulta toimenpiteitä (toimituksen tiedot puuttuvat sekä maksajien peruuttamat) ja joista et ole saanut vielä hyvitystä (maksamattomat sekä toimituksessa / hyvittämättä). Tapahtuman tilat toimivat linkkeinä tapahtumiin. Kuva 4. Keskeneräisten tapahtumien yhteenveto Toimituksen tiedot puuttuvat Ostajat ovat maksaneet nämä tapahtumat, mutta niille ei ole vielä annettu toimitustietoja. Jokaiselle tapahtumalle pitää lisätä siihen liittyvä toimitustieto, jotta Maksuturva voi seurata toimituksen etenemistä ja lopulta tilittää maksut sinulle. Katso toimitustietojen lisääminen kohdassa Maksajien peruuttamat Nämä ovat tapahtumia, joiden osalta ostajat ovat hyödyntäneet Maksuturvan Tyytyväisyystakuu palvelua, eli ovat joko tehneet reklamaation, haluavat sopia hinnan alennuksesta, tehneet osapalautuksen tai ovat peruuttaneet koko tilauksen Verkko-ostajan palvelut sivun kautta. Avaa tapahtuma, niin saat enemmän tietoa ostajan toimenpiteestä. Jotta maksut voidaan esim. palauttaa ostajille joka on tehnyt peruutuksen tai osapalautuksen, täytyy sinun käydä hyväksymässä peruutus tai osapalautus. Mikäli peruutettavaan tilaukseen liittyy tuotteen palautus, tee peruutus vasta sen jälkeen, kun olet vastaanottanut palautuksen ostajalta. Katso lisää kohdassa Maksamattomat Koskee ainoastaan maksamattomia tilisiirtotapahtumia. Ei koske Maksuturva Basic-, ja Gold palveluiden käyttäjiä. Toimituksessa / hyvittämättä Nämä tapahtumat on maksettu ja olet lisännyt niille toimitustiedot, mutta maksua ei ole vielä tilitetty.

6 KauppiasExtranet 6(17) Hae tapahtumia Voit hakea yksittäistä tapahtumaa maksajan nimellä, tilausnumerolla, maksun tunnuksella tai viitteellä. Kuva 5. Hae Tapahtuma Voit hakea tapahtumia myös aikavälillä ja tapahtuman tiloilla. Aikavälillä haettaessa voit valita kohdistatko haun tapahtuman luontiaikaan vai tilan aikaan. Luontiajalla tarkoitetaan ajankohtaa, jolloin tapahtuma on syntynyt. Tilan ajalla tarkoitetaan ajankohtaa, jolloin tapahtuma on siirtynyt nykyiseen tilaansa. Esimerkki: Haetaan kaikki tapahtumat aikajanalla : Jos valittuna on luontipäivä, niin raportille tulevat kaikki tapahtumat jotka ovat syntyneet lokakuussa. Tällöin hyvitys on voinut tulla vasta marraskuussa. Jos valittuna on tilanpäivä, niin raportille tulevat jotka ovat siirtyneet haettuun tilaan (esim. hyvitetyt ) lokakuun aikana. Tällöin mukaan saattaa tulla tapahtumia, jotka ovat syntyneet jo syyskuussa. Kuva 6. Selaa tapahtumia

7 KauppiasExtranet 7(17) Tapahtumaluettelo Kun olet hakenut tapahtumia tietyillä kriteereillä tai klikannut tila-linkkiä keskeneräisten tapahtumien osalta saat listan hakukriteerien mukaisista tapahtumista. Kuva 7. Selaa tapahtumia (tapahtumaluettelo) Tapahtumaluettelon voit muodostaa (CSV-formaatissa) esim. suoraan exceliin klikkaamalla luettelon alla olevaa Lataa kaikki hakuehtoihin täsmäävät tapahtumat CSV tiedostona -linkkiä. Luettelosta pääset tarkastelemaan ja käsittelemään yksittäistä tapahtumaa klikkaamalla kyseisen tapahtuman maksun tunnusta / tilausnumeroa / viitettä.

8 KauppiasExtranet 8(17) Tapahtuman tiedot Tapahtuman tiedot näytöllä voit tarkastella yksittäisen tapahtuman tietoja, käsitellä tarvittaessa tapahtuman peruutuksen/hinnan korjauksen/osapalautuksen sekä lisätä ja päivittää tapahtuman toimitustiedot. Kuva 8. Tapahtuman tiedot Toimitustietojen lisäys Kirjattu lähetys Mikäli tilaus toimitetaan kirjatulla lähetyksellä (paketit, kirjatut/vakuutetut kirjeet, rahdit), lisää tapahtumaan siihen liittyvä lähetystunniste. Lähetystunniste on kuljetusyrityksen tuntema tunnus tai esim. rahtikirjan numero, jolla toimitusta voi seurata. Lähetystunnisteiden lisäämisen aloitat valitsemalla lähetystä toimittavan kuljetusyrityksen. Tämän jälkeen syötät kuljetusyritykseltä saamasi lähetystunnisteen ja painat Tallenna -painiketta. Mikäli tapahtuman toimitukseen liittyy useita lähetystunnisteita, aseta vasta viimeisen lähetystunnisteen yhteydessä Onko kaikki lähetystunnisteet annettu? valinnan kohdalle Kyllä.

9 KauppiasExtranet 9(17) Kuva 9. Lähetystunnisteiden syöttäminen Vasta tämän vahvistuksen jälkeen Maksuturva aloittaa kirjatun lähetyksen seuraamisen tai aloittaa toimitustapakohtaisen tarkistusajan (kirjeet, nouto, oma toimitus). Voit muokata tai poistaa lähetystunnisteita voi muokata tai poistaa niin kauan kuin tapahtuma on edelleen käynnissä (eli sitä ei ole tilitetty tai peruutettu). Kuva 10. Lähetystunnisteet annettu Toimituksen mahdolliset tilat ovat: Luotu Toimituksessa Odottaa noutoa tai toimitettavana ovelle Toimitettu (ostaja on vastaanottanut toimituksen) Kirjaamaton kirje, nouto tai oma kuljetus Mikäli tilaus toimitetaan kirjaamattomana kirjeenä (normaali kirje, maxi-kirje), välitä tästä vahvistus Maksuturvalle vasta sitten kun olet laittanut kaikki tilaukseen liittyvät kirjeet lähetykseen. Mikäli tilaus noudetaan verkkokaupan noutopisteestä tai kuljetetaan ostajalle verkkokaupan omalla kuljetuksella, välitä tästä vahvistus vasta kun ostaja on vastaanottanut tilauksensa. Toimitustavan vahvistamisen teet valitsemalla toimitustavan (Kirjaamaton kirje, Nouto tai Kauppiaan oma kuljetus) alavetolaatikosta ja painamalla Tallenna -painiketta.

10 KauppiasExtranet 10(17) Kuva 11. Toimitustavan lisääminen Tapahtuman peruuttaminen ja muut muutokset Verkkokauppias aloittaa Tapahtuman tiedot lomakkeella voit tarvittaessa aloittaa tapahtuman peruutuksen, hinnan korjauksen tai hinnan korjauksen sekä siihen liittyvän osapalautuksen. Kuva 12. Tapahtuman peruutuksen / hinnan korjauksen / osapalautuksen aloittaminen Kun olet klikannut jotain yllä olevista painikkeista, siirryt tämän jälkeen Peruutuksen tiedot lomakkeelle. Lomakkeella valitset peruutukselle syyn, syötät hinnankorjauksen ja osapalautuksen tapauksessa palautettavan summan (sis. ALV) sekä lisäät vapaamuotoisen selitteen. Kuva 13. Tapahtuman peruutuksen aloittaminen

11 KauppiasExtranet 11(17) Kuva 14. Tapahtuman hinnan korjauksen aloittaminen Kuva 15. Tapahtuman hinnan korjauksen ja osapalautuksen aloittaminen Kun olet lisännyt peruutukseen liittyvät tiedot, vahvista peruutus painamalla Peruuta tapahtuma-/tee hinnan korjaus-/tee Osapalautus painiketta. Maksuturva toimittaa tämän jälkeen toimenpiteestä tiedon ostajalle sähköpostitse ja palauttaa maksun ostajalle.

12 KauppiasExtranet 12(17) Tapahtuman reklamointi, peruuttaminen ja muut muutokset Ostaja aloittanut Mikäli ostaja on aloittanut tapahtuman peruutuksen / hinnan korjauksen / osapalautuksen, Maksuturva lähettää sinulle sekä ostajalle vahvistuksen sähköpostitse. Ostajien peruuttamiin tapahtumiin pääset siirtymään helpoiten Tapahtumat sivun Keskeneräiset yhteenvetotaulukon kautta: Kuva 16. Ostajien/Maksajien peruuttamat Klikkaa Maksajien peruuttamat linkkiä, joka listaa kaikki Maksajien peruuttamat tilassa olevat tapahtumat. Luettelosta pääset tarkastelemaan ja käsittelemään yksittäistä tapahtumaa klikkaamalla kyseisen tapahtuman maksun tunnusta / tilausnumeroa / viitettä. Ostajan peruutuksen tiedot (tyyppi, syy, selite) näytetään Tapahtuman tiedot sivulla ensimmäisenä. Pääset käsittelemään sekä hyväksymään peruutuksen painamalla Käsittele peruutus -painiketta. Kuva 17. Ostajan peruutuksen tiedot HUOM! Käsittele peruutus vasta kun olet saanut tapahtumaan liittyvät mahdolliset tuotepalautukset takaisin. Lisää peruutuksen syy sekä vapaamuotoinen selite. Hyväksyt ostajan tekemän peruutusehdotuksen painamalla Hyväksy peruutus painiketta, jonka jälkeen Maksuturva toimittaa toimenpiteestä tiedon ostajalle sähköpostitse ja palauttaa maksun ostajalle.

13 KauppiasExtranet 13(17) Kuva 18. Ostajan peruutuksen käsittely/hyväksyminen Myös ostajan tekemä reklamaatio näkyy KauppiasExtranetissa maksajan peruuttama tilassa. Reklamaatioille et voi tehdä KauppiasExtranetin kautta mitään toimenpiteitä ja voit ainoastaan tarkastella reklaamation sisältöä. Reklamaatio voidaan poistaa ainoastaan ostajan toimesta, kun reklamaatioon liittyvä asia on selvitetty. HUOM! Reklamaation ollessa käynnissä, Maksuturva ei tilitä maksua eteenpäin Tapahtuman peruuttaminen ja muut muutokset SveaWebPay Lasku ja Osamaksu Mikäli käytössäsi on SveaWebPay Lasku ja/tai Osamaksu, tee peruutukset aina ensin KauppiasExtranet palvelun kautta. Maksuturva hoitaa automaattisesti peruutus- ja hyvityskäsittelyt Svealle, mikäli maksua ei ole vielä tilitetty sinulle. Mikäli maksu on ehditty tilittämään sinulle, sinut ohjataan Tapahtuman tiedot sivulla Svea Admin palveluun. Kuva 19. Ostajan peruutuksen käsittely/hyväksyminen

14 KauppiasExtranet 14(17) 2.3. Omat tiedot Omista tiedoista löydät yrityksesi ja verkkokauppasi yhteystiedot. Voit pyytää tietojesi päivitystä ottamalla yhteyttä KauppiasExtranetin yhteydenottolomakkeen kautta. Kuva 20. Omat tiedot

15 KauppiasExtranet 15(17) 2.4. Palvelun tiedot Palvelun tiedoista löydät Maksuturva-palvelusi tiedot. Voit pyytää tietojesi päivitystä ottamalla yhteyttä KauppiasExtranetin yhteydenotto-lomakkeen kautta. Käyttöönoton yhteydessä saat poimittua Palvelun tiedot sivulta verkkokauppakohtaiset käyttäjätunnuksesi. Aktivoinnin jälkeen käyttäjätunnuksia ei enää näytetä. Kuva 21. Palvelun tiedot

16 KauppiasExtranet 16(17) 2.5. Raportit Raportit-sivulla voit tulostaa raportteja (CSV-formaatissa) kirjanpitoasi varten. Voit muodostaa haluamasi raportin suoraan exceliin. Raporttiin voit liittää hyvitettyjä tai saatavia tapahtumia valitulta ajanjaksolta. SveaWebPay:n kautta tulleet lasku- ja osamaksutapahtumiin liittyvät kirjanpitoraportit tulee noutaa Svean Admin palvelusta. Kuva 22. Raportit

17 KauppiasExtranet 17(17) 2.6. Ota yhteyttä Voit ottaa yhteyttä Ota yhteyttä lomakkeen kautta. Käsittelemme yhteydenotot mahdollisimman nopeasti. Kuva 23. Ota yhteyttä