KauppiasExtranet -käyttöohje verkkokaupalle

Transkriptio

1 KauppiasExtranet -käyttöohje verkkokaupalle Versio 1.4 Syyskuu 2010

2 KauppiasExtranet 2(16) Sisältö 1 Yleistä KauppiasExtranet:sta KauppiasExtranetin toiminnallisuus Kirjautuminen Tapahtumat Yhteenveto Tapahtumien selaus Tapahtuman tiedot Omat tiedot Palvelun tiedot Raportit Ota yhteyttä... 16

3 KauppiasExtranet 3(16) 1 Yleistä KauppiasExtranet:sta KauppiasExtranet on verkkokauppiaille tarjottava käyttöliittymä Maksuturva-palvelulla maksettujen tapahtumien selailuun ja käsittelyyn. KauppiasExtranetilla voit: tarkastella keskeneräisiä ja päättyneitä tapahtumia lisätä tapahtumaan liittyvän toimitustavan ja toimitukseen mahdollisesti liittyvät lähetystunnisteet tehdä tapahtuman peruutuksen tarkastella oman yrityksesi ja verkkokauppasi tietoja tarkastella Maksuturva-palvelusi tietoja tulostaa raportteja mm. kirjapitoa varten lähettää palautetta, kehitysehdotuksia ja tukipyyntöjä Maksuturvalle. Kuva 1. Päävalikko Tapahtumat-sivulla näet yhteenvedon tapahtumista ja voit selailla tapahtumia eri hakukriteereillä. Pääset myös yksittäisten tapahtumien käsittelyyn, esim. lisäämään tapahtumalle toimitustietoja tai peruuttamaan tapahtuman. Omat tiedot ja Palvelun tiedot sivuilla voit tarkastella yrityksesi, verkkokauppasi ja Maksuturvapalvelusi tietoja. Raportit sivulla voit luoda kirjanpitoon tarvittavat raportit helposti excel-muodossa. Ota yhteyttä sivulla voit jättää meille palautetta tai yhteydenottopyynnön. 2 KauppiasExtranetin toiminnallisuus 2.1 Kirjautuminen Saat KauppiasExtranetin käyttöön vaadittavan käyttäjätunnuksen ja salasanan Maksuturva-palvelun käyttöönoton yhteydessä. KauppiasExtranet:iin pääset kirjautumaan kotisivuiltamme, verkkokauppasi hallintapaneelista tai suoraan osoitteesta

4 KauppiasExtranet 4(16) 2.2 Tapahtumat Yhteenveto Kuva 2. Kirjautuminen Kirjautumisen jälkeen avautuva yhteenvetonäkymä sisältää keskeneräiset tapahtumat sekä mahdollisuuden hakea joko yksittäisiä tapahtumia tai selailla tapahtumia. Kuva 3. Yhteenveto

5 KauppiasExtranet 5(16) Keskeneräiset Keskeneräisiin tapahtumiin on koottu kaikki ne tapahtumat, jotka vaativat sinulta toimenpiteitä (toimituksen tiedot puuttuvat sekä maksajien peruuttamat) ja joista et ole saanut vielä hyvitystä (maksamattomat sekä toimituksessa / hyvittämättä). Tapahtuman tilat toimivat linkkeinä tapahtumiin. Kuva 4. Keskeneräiset Toimitustiedot puuttuvat Ostajat ovat maksaneet nämä tapahtumat, mutta niille ei ole vielä annettu toimitustietoja. Jokaiselle tapahtumalle pitää lisätä siihen liittyvä toimitustieto, jotta Maksuturva voi seurata toimituksen etenemistä ja lopulta hyvittää maksut sinulle. Katso toimitustietojen lisääminen kohdassa Maksajien peruuttamat Ostajat ovat peruuttaneet nämä tapahtumat. Jotta maksut voidaan palauttaa ostajille, täytyy sinun käydä hyväksymässä peruutus. Mikäli peruutettavaan tilaukseen liittyy tuotteen palautus, tee peruutus vasta sen jälkeen, kun olet vastaanottanut palautuksen ostajalta. Katso tapahtuman peruutus kohdassa Toimituksessa / hyvittämättä Nämä tapahtumat on maksettu ja olet laittanut tilauksen toimitukseen, mutta et ole vielä saanut hyvitystä maksusta Hae tapahtuma Voit hakea yksittäistä tapahtumaa tilausnumerolla, maksun tunnuksella tai viitteellä. Katso kohta Kuva 5. Hae Tapahtuma

6 KauppiasExtranet 6(16) Tapahtumat Yhteenveto Selaa tapahtumia Voit selata tapahtumia aikavälillä ja tapahtuman tiloilla. Aikavälillä haettaessa voit valita kohdistatko haun tapahtuman luontiaikaan vai tilan aikaan. Luontiajalla tarkoitetaan ajankohtaa, jolloin tapahtuma on syntynyt. Tilan ajalla tarkoitetaan ajankohtaa, jolloin tapahtuma on siirtynyt nykyiseen tilaansa. Esimerkki: Haetaan kaikki tapahtumat aikajanalla : Jos valittuna on luontipäivä, niin raportille tulevat kaikki tapahtumat jotka ovat syntyneet heinäkuussa. Tällöin hyvitys on voinut tulla vasta elokuussa. Jos valittuna on tilanpäivä, niin raportille tulevat jotka ovat siirtyneet haettuun tilaan (esim. hyvitetyt ) heinäkuun aikana. Tällöin mukaan saattaa tulla tapahtumia, jotka ovat syntyneet jo kesäkuussa. Taso valinnalla kerrot haluatko luetella hakutuloksen tapahtumittain vai tilakohtaisena yhteenvetona. Kuva 6. Selaa tapahtumia

7 KauppiasExtranet 7(16) Tapahtumien selaus Toiminnallisuus on sama kuin Yhteenveto-sivun tapahtumien selauksessa. Katso kohta Kuva 7. Selaa tapahtumia, yhteenveto-taso Pääset tarkastelemaan tietyssä tilassa olevia tapahtumia klikkaamalla tila-tekstiä. Klikkaamalla pääset tapahtumatasoiseen luetteloon.

8 KauppiasExtranet 8(16) Kuva 8. Selaa tapahtumia, tapahtumataso Pääset tarkastelemaan ja käsittelemään yksittäistä tapahtumaa klikkaamalla kyseisen tapahtuman maksun tunnusta.

9 KauppiasExtranet 9(16) Tapahtuman tiedot Tapahtuman tiedot näytöllä voit tarkastella yksittäisen tapahtuman tietoja. Lisäksi voit päivittää tapahtumaan liittyviä toimitustietoja sekä peruuttaa tapahtuman. Kuva 10. Tapahtuman tiedot Toimitustietojen lisäys Kirjattu lähetys Mikäli tilaus toimitetaan kirjatulla lähetyksellä (paketit, kirjatut/vakuutetut kirjeet, rahdit), lisää tapahtumaan siihen liittyvä lähetystunniste. Lähetystunniste on kuljetusyrityksen tuntema tunnus tai esim. rahtikirjan numero, jolla toimitusta voi seurata.

10 KauppiasExtranet 10(16) Lähetystunnisteiden lisäämisen aloitat valitsemalla lähetystä toimittavan kuljetusyrityksen. Tämän jälkeen syötät kuljetusyritykseltä saamasi lähetystunnisteen ja painat -painiketta. Kuva 11. Lähetystunnisteiden syöttäminen Kun olet lisännyt kaikki tapahtumaan liittyvät lähetystunnisteet, vahvistat toimituksen painamalla -painiketta. Vasta tämän vahvistuksen jälkeen Maksuturva aloittaa kirjatun lähetyksen seuraamisen tai aloittaa toimitustapakohtaisen karenssiajan (kirjeet, nouto, oma toimitus). Kuva 12. Lähetystunnisteiden vahvistaminen Voit muokata tai poistaa lähetystunnisteita voi muokata tai poistaa niin kauan kuin tapahtuma on edelleen käynnissä (eli sitä ei ole hyvitetty tai peruutettu). Lähetystunnisteiden muokkaus tapahtuu - painikkeella.

11 KauppiasExtranet 11(16) Kuva 13. Lähetystunnisteet syötetty ja vahvistettu. Toimituksen mahdolliset tilat ovat: Luotu Toimituksessa Odottaa noutoa tai toimitettavana ovelle Toimitettu (ostaja on vastaanottanut toimituksen) Kirjaamaton kirje, nouto tai oma kuljetus Mikäli tilaus toimitetaan kirjaamattomana kirjeenä (normaali kirje, maxi-kirje), välitä tästä vahvistus Maksuturvalle vasta sitten kun olet laittanut kaikki tilaukseen liittyvät kirjeet lähetykseen. Mikäli tilaus noudetaan verkkokaupan noutopisteestä tai kuljetetaan ostajalle verkkokaupan omalla kuljetuksella, välitä tästä vahvistus vasta kun ostaja on vastaanottanut tilauksensa. Toimitustavan vahvistamisen teet valitsemalla toimitustavan (Kirjaamaton kirje, Nouto tai Oma kuljetus) alavetolaatikosta ja painamalla -painiketta. Kuva 14. Toimitustavan lisääminen Kun olet lisännyt tapahtumaan liittyvän toimitustavan, vahvistat toimituksen painamalla -painiketta.

12 KauppiasExtranet 12(16) Kuva 15. Toimitustavan vahvistaminen Tapahtuman peruutus Voit peruuttaa tapahtuman painamalla Tapahtuman tiedot näytöllä painiketta, jolloin siirryt tapahtuman peruutukseen. Peruutuksen yhteydessä valitse peruutuksen syy alasvetovalikosta. Kirjoita vapaamuotoisesti peruutuksen syystä Peruutuksen selite kenttään. Ennen tapahtuman peruutusta ota yhteyttä asiakkaaseesi ja sovi tapahtuman peruutuksesta ja tilauksen palauttamisesta. Mikäli olet toimittanut tilaukseen liittyvät tuotteet asiakkaallesi, tee peruutus vasta kun olet vastaanottanut palautuksen. Kuva 13. Tapahtuman peruutus Vahvista peruutus painamalla -painiketta.

13 KauppiasExtranet 13(16) Kuva 14. Peruutettu tapahtuma

14 KauppiasExtranet 14(16) 2.3 Omat tiedot Omista tiedoista löydät verkkokauppasi perus- sekä yhteystiedot. Voit pyytää tietojesi päivitystä ottamalla yhteyttä KauppiasExtranetin yhteydenotto-lomakkeen kautta. Kuva 16. Omat tiedot

15 KauppiasExtranet 15(16) 2.4 Palvelun tiedot Palvelun tiedoista löydät Maksuturva-palvelusi tiedot. Voit pyytää tietojesi päivitystä ottamalla yhteyttä KauppiasExtranetin yhteydenotto-lomakkeen kautta. Käyttöönoton yhteydessä saat poimittua Palvelun tiedot sivulta verkkokauppakohtaiset käyttäjätunnuksesi. Aktivoinnin jälkeen käyttäjätunnuksia ei enää näytetä. Kuva 15. Palvelun tiedot

16 KauppiasExtranet 16(16) 2.5 Raportit Raportit-sivulla voit tulostaa raportteja (CSV-formaatissa) kirjanpitoasi varten. Voit muodostaa haluamasi raportin suoraan exceliin. Raporttiin voit liittää hyvitettyjä tai saatavia tapahtumia valitulta ajanjaksolta. Kuva 16. Raportit 2.6 Ota yhteyttä Voit ottaa yhteyttä Ota yhteyttä näytön kautta. Valitse yhteydenoton syy ja tarvittaessa siihen liittyvä tarkenne. Käsittelemme yhteydenotot mahdollisimman nopeasti.