Ajanhallinta asiantuntijatyössä Kouluttajana tänään: Anu Kaasalainen anu.kaasalainen@ilry.fi
Webinaarin teemat Mitä on ajanhallinta Priorisoinnilla ydintehtävät kirkkaiksi Työn tekeminen näkyväksi Miten hallita keskeytyksiä Ajanhallinnan apuvälineet
Insinööriliiton urapalvelut Sinua palvelevat Veera Udd Anu Kaasalainen Jouni Röksä Yhteydenotot: asiakaspalvelu@ilry.fi Lisätietoja palveluista www.ilry.fi/edut ja palvelut 3 18.5.2018 Insinööriliitto
Ajanhallinta vai itsensä johtaminen? Yksilö vs työnteon yhteisöt Voiko aikaa ylipäätään hallita pitäisikö puhua itsensä johtamisesta? Sisäinen motivaatio vs ulkoinen motivaatio Itsensä johtaminen parhaimmillaan: Kyky ajatella keskittyneesti Kyky monistaa omaa työpanosta delegoimalla Kyky hyödyntää jo kerran tehtyä Kyky nähdä isot kokonaisuudet pieninä asiakokonaisuuksina.
Mistä kiire ja stressi johtuvat Jatkuvan tavoitettavuuden harha Sähköisten viestintäkanavien lisääntyminen Informaatioähkyn lisääntyminen Kiristynyt kilpailu Väärä kunnianhimo ja menestyshakuisyys Täydellisyyden tavoittelu Työpaikan tai tulojen menettämisen pelko Yksityiselämän todellisuuden kohtaamisen pelko
90% 81% Asiantuntijoista Pyrkii on työaikajana reagoimaan jatkuvasti sähköposteihin tavoitettavissa välittömästi 78% Kohtaa työssä yllätyksiä ja ennakoimattomia tehtäviä 55% Joutuu usein muuttamaan suunnitelmiaan Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä 2014-16. TTL
Aika on tasa-arvoinen resurssi Miten voimme hyödyntää sitä parhaiten? Kiireen ihannointi ja sen lopettaminen Aikapessimisti vs aikaoptimisti Ryhtymisrajoitteinen vs duracell pupu Pohdittavaksi: Millä tavalla aikaa voi saada lisää?
Priorisointi kirkastaa ydintehtävät Organisaatio: Paikallista olennainen Esimies: Kirkasta prioriteetit Sovi ajanhallinnan käytännöistä Työnteon yhteisöt: Ottakaa priorisointi osaksi käytäntöjä Asiantuntija: Rajaa työsi priorisoimalla
Priorisointi kirkastaa ydintehtävät Moniajo johtaa liian ohuisiin resursseihin Aikaa kunnioittava työkulttuuri parantaa asiantuntijan ajattelutyön laatua 88% Asiantuntijoista 67% Tekee liian hyötyisi montaa yhteisistä päällekkäistä ajanhallinnan työtehtävää pelisäännöistä 52% Kokee käyttävänsä aikaa organisaation strategian mukaisiin prioriteetteihin 50% Ei ehdi tehdä töitä niin hyvin kuin haluaisi Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä 2014-16 TTL
Priorisoinnin edellytykset Kokonaiskuvan tulee olla hallussa Mikä on tavoite Mikä on aikataulu Työhön tulee olla sitoutunut Asioiden pilkkominen Pitkän aikavälin tavoitteille muutamia tarkistuspisteitä Kiireessä muistettava asioiden tärkeys ei pelkkä kiireellisyys Pitää myös osata luopua ja kyseenalaistaa Kerralla voi keskittyä vain rajalliseen määrään tehtäviä 1-3 tärkeintä tehtävää
Priorisoinnin pelisäännöt Mitä tyypillisesti ovat: Tärkeys 1 Erittäin tärkeä Ei kiireellinen 3 Ei tärkeä Ei kiireellinen 2 Erittäin tärkeä Erittäin kiireellinen 4 Erittäin kiireellinen Ei tärkeä 1: 2: 3: 4: Jos sinä voisit valita: 1: 2: 3: 4: Kiireellisyys
Työn tekeminen näkyväksi Organisaatio: Prosessit näkyviksi ja aikabudjetointi tavaksi Esimies: Kannusta kertomaan ongelmista Laatikaa tilannekuva Työnteon yhteisöt: Määritelkää tehtävät, virstanpylväät ja takarajat Asiantuntija Vaiheista työsi ja tarkkaile ajankäyttöäsi
Työn tekeminen näkyväksi Prosessit läpinäkyväksi ja työ avoimeksi Tavoitteena ennakoida, tunnistaa ja kuvata prosessit ja niiden kestot Aikabudjetointi kertoo onko aikataulut ja resurssit realistiset Nopeus ei lisää tehokkuutta eikä laatua Moniajo vähemmäksi Työajan määrän tarkkailusta työajan laadun tarkkailuun Pohdittavaksi: Kyllä vai ei deadlineille?
Työn vaiheistaminen ja oman työn tarkkailu Tekee työn etenemistä näkyvää Edistää ajanhallintaa ja ennustettavuutta Selkeiden osatehtävien määrittäminen vähentää kuormitusta Oman ajankäytön tarkkailu auttaa kokonaiskuvan hahmottamista Omaa työtä arvioimalla oppii tunnistamaan omat työtavat ja mahdolliset riskipaikat. Tunnista aikavarkaat Pohdittavaksi: Mitkä ovat sinun aikavarkaitasi
Käytäntö esiin Huomioi suunnittelu, matka-ajat ja jälkipyykit Tehokkaat palaverit Valmistautuminen Mikropalaverit Etäosallistuminen Lopeta jatkuva checkailu ja moniajo Huomioi omien tekojesi vaikutus muiden työntekoon
Miten hallita keskeytyksiä Organisaatio: Turvaa keskittymisrauha Esimies: Ratkokaa keskeytyksiä aiheuttavat ongelmat yhdessä Työnteon yhteisöt: Hallitkaa keskeytyksiä koordinoidusti Asiantuntija: Harjoittele hallitsemaan keskeytyksiä
Miten turvataan keskittymisrauha Joustavat työnteon muodot Keskittymisen mahdollistavat tilaratkaisut Tarkoituksenmukainen teknologia ja niiden sovittu käyttö Ei saa häiritä -signaalit Kalenterilla aikasyöppöjen eliminointi Mitkä kokoukset aidosti tärkeitä ja mitkä vain tiedonantoa varten
Keskittyminen osaksi arkea Aseita tavoite Tunnista ärsykkeet Tee tietoinen päätös Etsi mielihyvää keskittymisen tuloksista Uusi tapa muodostuu
Selätä teknostressi Muuta laitteiden asetuksia: Ilmoitus- ja yksityisyysasetuksia muuttamalla voit karsia jatkuvien ärsykkeiden määrää, jotka keskeyttävät työn tekemisen sekä illalliset perheen kanssa. Aina ei tarvitse olla saavutettavissa. Muuta laitteiden käyttötapoja: Ajoittamalla laitteiden ja sovellusten käyttöä voidaan pienentää keskeytysten määrää ja parantaa keskittymiskykyä. Muuta omia reaktiota: Kaikkiin ilmoitusääniin ja viesteihin ei tarvitse reagoida. Muun muassa positiivista suhtautumista stressaaviin tilanteisiin voi harjoittaa tietoisesti.
Ajanhallinnan apurit - tiimitasolla Mikropalaverit Kanban Sähköpostietiketistä sopiminen, sopisiko arkiseen tiedonvälitykseen joku muu kanava? Työretriitit Tilaratkaisut Yhteiset pelisäännöt turvaavat keskittymisrauhaa
Ajanhallinnan apurit - yksilötasolla Pomodoro tekniikka 25 min työtä 5 min taukoa Sammakkotehtävät Tunnista vaikeimmat tehtävät ja syö sammakko aamulla ensimmäisenä Top3-tehtävälistat BulletJournal Kalenteri Sähköpostiaika Kytke pois päältä ilmoitukset ja hälytykset
Pelillistä ajanhallinta Pelaamisen mekanismeja voidaan hyödyntää myös ajanhallinnassa ja itsensä johtamisessa Valmiita peleja mobiilialustoille: Habitica Epic Win LifeRPG Task Hammer Chore Wars
Ajanhallinta ja vapaa-aika Pitääkö vapaa-aikaakin hallita? Seuraa ajankäyttöäsi myös vapaa-ajalla Mikä tuo energiaa ja mikä vie sitä? Hahmota kokonaiskuormitus
Keskittyminen+tärkeysjärjestys=ajanhallinta 1. Tee tietoisia valintoja 2. Keskity olennaiseen 3. Opettele sietämään keskeneräisyyttä, muutosta ja kaaosta 4. Ota huomioon omien töittesi vaikutus muiden työhön 5. Pidä huolta itsestäsi ja voimavaroistasi 6. Panosta aktiiviseen läsnäoloon 7. Kehitä itseäsi tietoisesti 8. Opettele rentoutumaan 9. Olen mitä ja miten ajattelet 10. Ole itsellesi armollinen
Kiitos! Tavoitat Insinööriliiton asiantuntijat: asiakaspalvelu@ilry.fi 0201 801 801
Lisää luettavaa https://www.nyyti.fi/opiskelijoille/opi-elamantaitoa/hallittua-ajankayttoa/ https://www.ttl.fi/tyontekija/tyoaika/ajanhallinta/ http://leostranius.fi/tag/ajanhallinta/ http://bulletjournal.com/get-started/ http://www.gradutakuu.fi/2010/02/18/pomodoro-tekniikalla-tehokkuutta-jaajanhallintaa/ http://elaparemmin.fi/blogi/5-tapaa-valttaa-vitkuttelu/ https://contribyte.fi/2016/12/15/tehokas-kanban-vai-kasa-lappuja-seinalla/