1. AikaJärjestys asiantuntijatyössä tutkimuksen esittely 2. Ratkaisuja ajanhallintaan

Transkriptio

1 Hyvinvointia työstä Ajanhallinta asiantuntijatyössä organisaatio- ja työyhteisötason ratkaisuja Yliopistojen valtakunnalliset työsuojelupäivät

2 Ajanhallinta asiantuntijatyössä - esityksen sisältö 1. AikaJärjestys asiantuntijatyössä tutkimuksen esittely 2. Ratkaisuja ajanhallintaan Aikahaasteet asiantuntijatyössä Organisaation ja työyhteisön keinot ajanhallintaan Priorisointi Työn näkyväksi tekeminen Keskeytysten hallinta Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 2

3 Työterveyslaitoksen hanke ( ). Tarkasteli ajanhallintaa verkostomaisessa asiantuntijatyössä, jota luonnehtii toimijoiden sidoksisuus. Kerättiin kyselytutkimuksen (n=1897) ja laadullisten haastattelujen (n=34) avulla tietoa korkeakoulutettujen asiantuntijoiden parissa. Yhteistyössä Specia Ry:n, Yhteiskunta-alan korkeakoulutettujen, Viestinnän Keskusliiton ja Sivistystyönantajien kanssa. Hanketta rahoitti Työsuojelurahasto. Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 3

4 Aikahaasteet asiantuntijatyössä Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala

5 Asiantuntijoilla aikahaasteet tavallisempia kuin muilla palkansaajilla Palkansaajien ajalliset haasteet vuonna 2013 (%). Lähde: Työolotutkimus 2013, Tilastokeskus Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 5

6 Haasteena ajoitus (vs. tempo ja kesto) ajoitus tempo kesto Asiantuntijakysely (n=1897) Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 6

7 Asiantuntija aikataulujen suhteen usein autonominen, mutta myös vahvasti sidoksissa muiden aikatauluihin Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä kysely, v (n= 1 897). Työterveyslaitos Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 7

8 Työpaikan rooli keskeinen aikataulujen muodostumisessa Asiantuntijakysely (n=1897) Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 8

9 Myös esimiehen rooli keskeinen Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä kysely, v (n= 1 897). Työterveyslaitos Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 9

10 Psyykkinen oireilu yleistä asiantuntijoilla, ongelmina esim. voimattomuus ja väsymys * * Viimeisen kk:n aikana koettu, pitkäaikainen tai toistuva Psyykkinen oireilu asiantuntijatyössä ja kaikilla työssäkäyvillä: Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä - kysely, Työ ja terveys - haastattelututkimus 2012, Työterveyslaitos. Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala

11 Organisaation rooli ajankäytön hallinnassa Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 11

12 Yksikään ajanhallinnan menetelmä ei takaa, että asiantuntija saa kaiken valmiiksi, jos työtä on liikaa Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 12

13 Muuttuva, verkostomainen työ asettaa uudet raamit ajankäytölle organisaatiotasolla Työ ja työympäristöt ovat kompleksisempia Keskittyminen on hajautunu teknologisen ja yhteiskunnallisen muutoksen seurauksena Työn sirpaloituminen lisää tarvetta ajankäytön kriittiselle tarkastelulle organisaatiotasolla Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 13

14 Asiantuntijatyön tuottavuus ja kyky keskittyä ovat yhteydessä Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 14

15 Ajankäytön ongelmien ratkaisuja tulee etsiä kaikilla tasoilla Lähde: Fokus kateissa, aika palasina? Työterveyslaitos Työterveyslaitos Esittäjän Nimi 15

16 Kaivataan yhteisiä pelisääntöjä ja toimintatapoja Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä kysely, v (n= 1 897). Työterveyslaitos Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 16

17 Ratkaisuja ajankäytön ongelmiin Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 17

18 Työterveyslaitos Minna Toivanen & Kirsi Yli-Kaitala 18

19 Ajanhallinta lähtee organisaation ydintehtävien kirkastamisesta

20 Organisaatio moniajaa kun se on jakanut käytettävissä olevat resurssinsa liian ohuelti samanaikaisesti käynnissä olevien hankkeiden kesken. Liika multitaskaaminen, moniajo, heikentää sekä organisaation että yksilön tuottavuutta Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala

21 Moniajosta on haittaa kun.. työkokonaisuudet vaatisivat useampaa asiantuntijaa kuin niille on osoitettu samat henkilöt johtavat liian monta kokonaisuutta yhtäaikaisesti työryhmät keskittyvät hankkeisiin, joilla ei ole yhtymäkohtia, sen sijaan että työ olisi organisoitu synergia mielessä Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala

22 Vuorovaikutus hillitsee keskittymisen hajautumista Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala

23 Priorisointi Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 23

24 Prosessit ja riippuvuudet näkyviksi, aikabudjetointi tavaksi

25 Aikataulut tulevat vähän päälle liimattuina projekteihin ilman, että on mietitty, mitä asian kunnollinen läpivieminen vie. Tämä on myös vähän toimintakulttuurikysymys yrityksissä. Eli aikataulutetaan liian tiukasti. On myös tällaisia yliajan projekteja, joita ei ole toivoakaan saada koskaan valmiiksi, vaan olen tavallaan yksi ratas pitkässä kehityskulussa, josta ei ehkä koskaan tule valmista Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 25

26 Näkyväksi työtä viivästyttävät.. Ristiriitaiset prioriteetit Suunnittelematon työ Riippuvuudet jokainen riippuvuus kaksinkertaistaa myöhästymisen mahdollisuuden Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 26

27 Aikabudjetti Työkokonaisuutta tarkastellaan siitä näkökulmasta, kuinka paljon työaikaa ja johdon tai esimiestason ohjausta se vaatii. Työaika lisäksi kohdennetaan eri toimijoille Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 27

28 Huomio työajan seurannasta ajankäytön laadulliseen arviointiin Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 28

29 Suomen Ekonomien Aikani-sovellus Luetko sähköposteja kotona iltaisin? Menevätkö illat ja viikonloput työhön liittyviä papereita ja raportteja lukien? Kuinka paljon teet todellisuudessa töitä ja mihin työpäivät kuluvat? Kuinka paljon aikaa menee projektiin X? Kuinka mielekkääksi työsi koet? Missä työssä olet parhaimmillasi? Entä millä fiiliksellä töitä teet? Millainen työ sinua jurppii? Saatavilla Google play ja App Store sovelluskaupoista (tarvitsee IOS 8.0 version ja Android 4.4 version) Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 29

30 Työn näkyväksi tekeminen Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 30

31 Aikaan kunnioittavasti suhtautuva organisaatio turvaa ajattelutyön laadun

32 Asiantuntijatyössä työ keskeytyy usein Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä kysely, v (n= 1 897). Työterveyslaitos Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 32

33 Keskeytys kuormittaa Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala

34 Keskeytyksistä voi seurata.. unohduksia suorituksen laadun heikkenemistä ajanhukkaa Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala

35 (Baethge ym. 2015, muokattu) Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala

36 Keskeytysten hallinta Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 36

37 Opasteet tilojen äänenkäyttöön Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 37

38 Työrauhaa -WC-taulu Saatavissa: Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 38

39 Työn tehostaminen Fokuskellon avulla Saatavissa: Työterveyslaitos Esittäjän Nimi 39

40 Asiantuntijat mukaan työn ja ajankäytön uudelleenorganisointiin Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 40

41 Verkkovalmennus, saatavilla marraskuussa -17 Tukee asiantuntijoiden tuloksellista työskentelyä ja hyvinvointia Antaa esimiehille uusia välineitä ja näkökulmia asiantuntijoiden ajanhallinnan tukemiseksi Soveltuu työpaikkatason ajanhallinnan kehittämisalustaksi, esimiestyön kehittämisen välineeksi sekä yksittäisen työntekijän ajanhallinnan sparraajaksi Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala 41

42 tyoterveyslaitos tyoterveys Tyoterveyslaitos