Pietarsaaren hankintatoimi Luottamushenkilökoulutus 2017 C. Lind-Kangas
Mitä tarkoitetaan hankinnalla? Hankintaprosessilla tarkoitetaan julkisen hankinnan kilpailuttamisen eri vaiheita ja siinä noudatettavia menettelytapoja ja käytäntöjä. Hankintaprosessi käynnistetään tarjouspyyntöasiakirjojen laatimisella ja hankinnasta ilmoittamisella. Hankintaprosessi päättyy hankintasopimuksen tekemiseen. Julkisen hankinnan tekeminen edellyttää hankinnan huolellista suunnittelua, hankintaprosessin hallintaa ja hankinnan toteuttamista eli sopimuksen täytäntöönpanoa. Julkisissa hankinnoissa noudatetaan EU-laajuisesti menettelytapoja, joista on säädetty hankintadirektiivein ja kunkin maan omalla lainsäädännöllä.
a
Kuntastrategia Kuntalain (4102015) 37 Kunnassa on oltava kuntastrategia, jossa valtuusto päättää kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Kuntastrategiassa tulee ottaa huomioon: 1. kunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen; 2. palvelujen järjestäminen ja tuottaminen; 3. kunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet; 4. omistajapolitiikka 5. henkilöstöpolitiikka 6. kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet, 7. Elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittäminen
Kuntastrategian tulee perustua arvioon kunnan nykytilanteesta sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. Kuntastrategiassa tulee määritellä myös sen toteutumisen arviointi ja seuranta. Kuntastrategian ottamisesta huomioon kunnan talousarvion ja-suunnitelman laatimisessa säädetään 110 :ssä. Kuntastrategia tarkistetaan vähintään kerran valtuuston toimikauden aikana. Kuntastrategia sisältää myös kunnan hankintastrategiset linjaukset!!! Miten kunnan hankintavolyymiä johdetaan? Voidaanko samalla volyymillä saavuttaa muitakin tavoitteita? Esim. Kestävä kehitys, ympäristötavoitteet, sosiaaliset näkökohdat, innovaatiot, elinvoima, harmaan talouden torjunta jne.
Roolit selviksi! Päättäjät Strategia Hankinnan valmistelu Talousarvio Substanssi-asiantuntijat Vaihtoehtoisten toimintatapojen kehittäminen Hankinta-asiantuntijat Hankintaosaaminen ja -tekniikka haltuun, mm. viestintä Toimittajat Osallistuminen vuoropuheluun kunnan kanssa Oman toiminnan kehittäminen
Julkisen hankinnan tekemiseen on varattava riittävästi aikaa. Julkiset hankinnat on pääsääntöisesti aina kilpailutettava. Keskivertoisen hankinnan kilpailuttaminen vaatii aikaa jopa useita kuukausia. Hankintayksikön itsensä aiheuttama kiire ei ole riittävä peruste hankinnan kilpailuttamatta jättämiselle. Julkista hankintamenettelyä ei tule käynnistää perusteettomasti tai vain markkinatilanteen kartoittamiseksi. Tarkoitus on, että hankintaprosessi pääsääntöisesti johtaa hankintasopimukseen.
HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Yritykset puolestaan saavat HILMAsta reaaliaikaista tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä ja ennakkotietoa tulevista hankinnoista. HILMAssa ilmoitetaan kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat. EU-ilmoituksista HILMAssa täytetään ennakkoilmoitus, hankintailmoitukset ja jälki-ilmoitukset.
Uudet hankintalait tulivat voimaan 1.1.2017 Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista Taustalla EU-direktiivit 23/2014, 24/2014 ja 25/2014 (toteutusaika meni umpeen jo 17.4.2016)
Mikä muuttui uuden lain myötä? Kynnysarvot nousivat: Tavara- ja palveluhankinnat 60 000 Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut 400 000 Muut erityiset palvelut 300 000 Käyttöoikeussopimukset (palvelut) 500 000 Rakennusurakat 150 000 Käyttöoikeusurakat 500 000 Suunnittelukilpailut 60 000
Sidosyksiköltä hankinta Tätä lakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään Sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä. Hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa käyttää määräysvaltaa yksikköön samalla tavoin kuin omiin toimipaikkoihinsa Yksikkö harjoittaa enintään 5 prosentin ja enintään 500 000 euron osuuden liiketoiminnastaan muiden tahojen kuin niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on Sidosyksikössä ei saa olla muiden kuin hankintayksiköiden pääomaa 5 % prosenttiosuutta määritettäessä perusteena on käytettävä edeltävien kolmen vuoden keskimääräistä kokonaisliikevaihtoa Alerte Ab Oy on Pietarsaaren kaupunkiin sidottu yksikkö. Niin kauan kuin Alerten myynti ulospäin on alle 500 000, kaupunki voi ostaa palveluita suoraan Alertelta, ilman kilpailuttamista.
Poikkeus sidosyksikköhankinnat Sidosyksikön ulosmyyntiprosentti on 10 % kun hankintayksikön määräysvallassa olevan yksikön liiketoimintaa vastaavaa markkinaehtoista toimintaa ei ole. Näin on tilanne silloin kun hankintayksikkö on julkaissut sen määräysvallassa olevan yksikön suunnitellusta ulosmyynnistä avoimuusilmoituksen HILMAssa.
Käänteinen sidosyksikköhankinta ja in house sisters -hankinnat Sidosyksikön tunnusmerkit täyttävä yksikkö (mikäli se on itse myös hankintayksikkö) voi lisäksi itse tehdä hankintoja kilpailuttamatta siihen määräysvaltaa käyttävältä hankintayksiköltä (ns. Käänteinen sidosyksikkösuhde). Samoin kaksi saman hankintayksikön määräysvallassa olevaa sidosyksikköä voivat tehdä toisiltaan kilpailuttamatta hankintoja (ns. in house sisters - järjestely).
Sidosyksikkösäännön siirtymäsäännökset Hankintalaissa on annettu hankintayksiköille ja näiden sidosyksiköille mahdollisuus hallittuun toiminnan rajoittamiseen luomalla sidosyksikön toimintaa koskeville rajoitussäännöille siirtymäkausia. Yleisen siirtymäsäännöksen nojalla 5 % ja 500 000 euron rajoitusta sovelletaan vasta vuoden 2019 alusta lähtien. Siihen saakka eli vuosina 2017 ja 2018 sovellettava rajoitus on 10 %. Sosiaali- ja terveyspalvelujen sektorilla toiminnan rajoitus on vuoden 2021 loppuun saakka 10 % ja vuoden 2022 alusta 5 % ja 500 000 euroa. Jätehuoltosektorilla sidosyksikön toiminnan rajoitus on vuonna 2017 15 %, vuonna 2018 10 % ja vuoden 2019 alusta lähtien 5 % ja 500 000 euroa.
Muutoksia EU-hankintamenettelyssä Sähköinen menettely pakollinen jatkossa EUhankinnoissa (Pietarsaaressa käytössä Cloudia) Uusi laki selkeyttää eri tapauksissa sovellettavia sääntöjä Hankintalakia ei sovelleta hankintasopimuksiin, joiden ennakoitu arvo alittaa kansalliset kynnysarvot Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on kuitenkin huomioitava avoimuus ja yhdenvertaisuus sekä noudatettava hallintolakia
EU:n kynnysarvot ylittävistä hankinnoista sekä kansallisista hankinnoista ilmoitetaan sähköisessä HILMA-järjestelmässä (www.hankintailmoitukset.fi). Hankintailmoitukset tehdään yleensä suomeksi tai ruotsiksi, mutta ilmoitus voidaan myös laatia jollakin muulla kielellä, mikäli hankintayksikkö niin toivoo. Suomessa ilmoitusjärjestelmän ylläpidosta vastaa Edita Publishing Oy, joka lähettää EU:n kynnysarvot ylittävät hankintailmoitukset eteenpäin Euroopan unionin julkaisutoimistoon, joka puolestaan julkaisee ne Euroopan unionin virallisessa lehdessä sekä TED-tietokannassa (Tenders Electronic Daily).
Julkisten hankintojen periaatteet Syrjimättömyys Ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava julkisissa hankinnoissa samalla tavalla riippumatta sellaisista tekijöistä, jotka eivät liity hankinnan toteuttamiseen. Tällaisia tekijöitä ovat erityisesti ehdokkaiden tai tarjoajien kansallisuus taikka sijoittautuminen johonkin jäsenvaltioon tai alueelle. Syrjimätön kohtelu edellyttää siten myös, että eri paikkakunnilta olevia ehdokkaita tai tarjoajia kohdellaan samalla tavoin kuin esimerkiksi oman kunnan yrityksiä. Syrjimättömyysperiaatteen on tulkittu tarkoittavan, että hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa olla paikallisia, tiettyä aluetta suosivia tai syrjiviä.
Yhdenvertainen kohtelu, tasapuolisuus Tarjouspyyntöä ei saa laatia siten, että hankinnan kohteen määrittely asettaa tarjoajat epätasa-arvoiseen asemaan. Avoimuus Avoimuusperiaatteesta johtuen tarjouspyyntö on saatettava avoimesti kaikkien halukkaiden saataville tai niille, jotka esimerkiksi rajoitetussa menettelyssä on valittu tarjousmenettelyyn.
Suhteellisuus Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavan päämäärän kanssa. Siten esimerkiksi tarjoajien soveltuvuusehtojen asettamisessa on huomioitava hankinnan luonne ja arvo. Samaten tarjouspyynnön sisältöön tai tarjousmenettelyn ehtoihin liittyvien vaatimusten tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan laatuun nähden. Suhteellisuusperiaatteen on katsottu oikeuskäytännössä merkitsevän myös kohtuullisuuden vaatimusten huomioon ottamista. Suhteellisuusperiaatetta voidaan soveltaa myös silloin kun arvioidaan kilpailuttamisvelvoitetta ja kansallisia kynnysarvoja.
Tarjousten valinta Tarjouksista on valittaa kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Valinta näiden perusteiden käytön välillä on hankintayksikön harkinnassa. Jos hankintayksikkö käyttää muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä taikka hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa. Pisteytys: Halvin tarjous/tarjottu*max pisteet Esimerkki: Halvin hinta = 1000 Tarjoajan hinta = 1200 Pisteytys = 60 (Halvin hinta antaa maksimissaan 60 pistettä ja laatu antaa maksimissaan 40 pistettä). 1000*60 = 50 1200
Hankintapäätös SÄHKÖISESTI Tiedoksisaanti *Samana päivänä (lähettämispäivä) *Valitusaika käynnistyy seuraavasta päivästä HY: Hankintaoikaisu 90 pv:n kuluessa, kun päätös/ratkaisu tehty Hankintaoikaisu TIEDOKSIANTO OIKEUSTURVAKEINOT 14 VRK TIEDOKSISAANNISTA HANKINTAOIKAISU *MARKKINAOIKEUSVALITUS (Määräajat kuluvat samanaikaisesti) KIRJEITSE Tiedoksisaanti: Seitsemäntenä päivänän lähettämisestä *Valitusaika käynnistyy seuraavasta päivästä 7/14/ Odotusaika 14 pv EU-hankinnoissa (kuluu rinnakkain valitusajan kanssa) MAO-VALITUS Hankintapäätös ei muutu hankintaoikaisun johdosta *Alkuperäinen hankintapäätös jää voimaan * Ei valitusoikeutta Hankintapäätös muuttuu hankintaoikaisun johdosta = UUSI PÄÄTÖS Mahdollista tehdä hankintaoikaisu ja/tai MAO-vlitus * Käynnistää uudet valitusajat EU-hankinnoissa ei saa tehdä sopimusta: -odotusaikana -jos valitettu MAO:een * MAO-käsittelyn tarve voi poistua, jos virhe korjataan hankintaoikaisuna
Hankinta-asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan ja asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta säädetään julkisuuslaissa. Hankintalain 138 :ssä säädetään asiakirjojen julkisuutta koskevien säännösten soveltamisesta. Hankintalain mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan julkisuuslakia (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999), jos hankintayksikkö on julkisuuslain 4 :ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia. Julkisuuslaissa tarkoitettujen viranomaisten hankinta-asiakirjoihin sovelletaan julkisuuslain nk. yleisöjulkisuutta ja asianosaisjulkisuutta koskevia säännöksiä.
Päätöksestä (pöytäkirjasta) saa ilmetä tarjouksenantajien nimet, loppuhinnat ja voittaja. Asiakirjat (mukaan lukien neuvottelupöytäkirjat ja muut liitteet) ovat julkisia vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.
Lisätietoja: www.hankinnat.fi