ACUTE Itella ibilling Käyttöohje v 1.3
Sisällysluettelo: 1 Johdanto... 1 2 Acute Itella ibilling... 1 2.1 Ominaisuudet... 1 2.2 Käyttöönotto... 1 2.2.1 Oma organisaatio (juridinen yksikkö)... 1 2.2.2 Asiakasorganisaatio... 2 2.3 Käyttö... 3 2.3.1 Siirron tilaus... 3 2.3.2 Siirtoraportti... 3 2.3.3 Siirron tiedot ja hyväksyminen... 4 2.4 Vaihdetun maksajan käsittely... 4 2.5 Liitteiden käsittely... 5 2.5.1 Liitteet aina paperisena... 5 2.5.2 Liitteiden paperi/sähköinen valinta osoitteen ja tyypin mukaan 5 2.5.3 Osoitetietojen syöttäminen Acuteen... 6 2.6 Muuta huomioitavaa... 7 3 Itella Console... 8 4 Acuten siirtoraportin selvitys... 8
1/9 1 Johdanto Tämä dokumentti kuvaa Acute Itella ibilling -liittymän käyttöönottoa sekä liittymän käyttöä. Info-symboli otsikon yhteydessä tarkoittaa, että toiminnon käyttöönottamisesta tai parametrien arvoista on sovittava erikseen Acuten kanssa. 2 Acute Itella ibilling 2.1 Ominaisuudet 2.2 Käyttöönotto Acute Itella ibilling -liittymä on monipuolinen laskutusliittymä. Sen avulla voidaan hoitaa laskujen lähettäminen asiakkaille niin sähköisenä kuin kirjepostina. Laskun mukana voidaan lähettää myös laskun liitteet. Liittymä tukee liitteiden lähettämistä eri osoitteeseen kuin lasku. Liittymää käytetään Acuten käyttöliittymästä ja siirretyistä laskuista muodostetaan raportti. Liittymää voidaan käyttää myös pelkästään tulostus-kuoritus-postitus - palveluna. Acute Itella ibilling -liittymän käyttöönotto tapahtuu tekemällä sopimus Acuten kanssa. Acute hoitaa liittymän parametroinnin ja käyttöönoton Itellan kanssa. Asiakkaan vastuulle jää heidän oman organisaation (juridisen yksikön) sekä asiakasorganisaatioiden tietojen syöttö. Käyttöönoton yhteydessä parametroitavat tiedot ovat: siirretäänkö käteislaskuja siirretäänkö nolla-hintaisia laskuja näytetäänkö laskulla kaikki tapahtumat vai pelkästään koontirivit alvluokittain siirretäänkö liitteet aina paperisena (suositus aina paperisena) paperilaskujen economy- / priorityluokitus paperilaskujen väri- / mustavalkotulostus siirto- ja virheraportin vastaanotto sähköposti Lisäksi käyttöönotossa sovitaan laskun kuvaan liittyviä vakiotekstejä. Näitä tarkennetaan testausvaiheessa. 2.2.1 Oma organisaatio (juridinen yksikkö) Acute Itella ibilling -liitymää varten omassa organisaatiossa, eli laskuttavassa juridisessa yksikössä tulee olla seuraavat tiedot täytettynä: Yhteystiedot
2/9 o Yksikön nimi o Postiosoite Rahaliikennetiedot o Pankkitili vähintään yksi pankkitili, jolla IBAN ja BIC o Y-tunnus o OVT-tunnus 2.2.2 Asiakasorganisaatio Acute Itella ibilling -liittymässä voidaan määritellä organisaatiot joiden laskuja ylipäätänsä käsitellään liittymässä. Ensimmäinen asia on määritellä organisaatiopuusta solmukohdat, joiden alapuolisten asiakasorganisaatioiden laskuja käsitellään. Tällä tavoin voidaan tarvittaessa sulkea liittymän ulkopuolelle esim. vakuutusyhtiöt. Jokaisella asiakasorganisaatiolla on Rahaliikennetiedot-välilehdellä mahdollisuus hallita kyseisen asiakasorganisaation käsittelyä liittymässä. Käsittely valitaan Myyntilaskutuspalvelu-valikolla: Ei käytössä o Asiakasorganisaation laskuja ei lähetetä Acute Itella ibilling - liittymällä vaikka asiakasorganisaatio kuuluu organisaatiopuussa määriteltyihin asiakaorganisaatioihin. o Laskut eivät näy Itellan palvelussa, koska laskut eivät ikinä päädy Itellalle. Sähköinen o Asiakasorganisaation laskut pyritään lähettämään sähköisenä asiakasorganisaatiolle. Jos asiakasorganisaatiolla ei ole Itellan palvelussa sähköisen laskutuksen tarvitsemia tietoja niin lasku lähetetään Itellasta paperisena. o Laskun tiedot on luettavissa Itellan palvelussa. Paperinen o Asiakasorganisaation laskut lähetetään Itellalta aina paperilla. o Laskun tiedot on luettavissa Itellan palvelussa. Niillä asiakasorganisaatioilla joilla Myyntilaskutuspalvelu on joko sähköinen tai paperinen tulee olla seuraavat tiedot syötettynä: Yhteystiedot o Nimi o Laskutusosoite o Liitteiden lähetysosoite Rahaliikennetiedot o Y-tunnus o OVT-tunnus (siirto voidaan parametroida niin, että OVT luodaan automaattisesti y-tunnuksesta) Laskutus- ja liiteosoitteista tarkemmin kappaleessa 2.5 Liitteiden käsittely.
3/9 2.3 Käyttö Acute Itella ibilling -liittymä siirtää laskutietoja Acutesta Itellan kautta asiakasorganisaatioille. Tämä tarkoittaa sitä, että Acuten laskutusketju (yksittäislaskut, eräajolaskut) säilyy muuttumattomana, ainoastaan se miten lasku ja laskun liitteet toimitetaan asiakasorganisaatiolle muuttuu. Liittymässä siirretään laskutiedot sellaisenaan eikä niitä ole mahdollista muokata siirron yhteydessä. Acute Itella ibilling -liittymää voidaan käyttää yhdessä minkä tahansa taloushallinto- tai reskontraliittymän kanssa. 2.3.1 Siirron tilaus Acute Itella ibilling -liittymän käyttö perustuu käyttäjän tekemään tilaukseen ja tilauksen perusteella syntyneen siirron hyväksymiseen. Käyttäjä voi myös asettaa, että kaikki siirrot hyväksytään automaattisesti. Vasta hyväksytty siirto lähetetään Itellalle jatkokäsittelyyn. Käyttäjä hallitsee tilauksia käyttöliittymän avulla. 2.3.2 Siirtoraportti Käyttäjä rajaa siirrettävät laskut laskun päivämäärän ja laskunumeron perusteella. Lisäksi aineistosta voidaan rajata pois ne laskut jotka on jo siirretty Itellalle. Tehdyistä siirtotilauksista muodostetaan käyttäjälle raportti. Raportti näyttää siirtotilauksen tunnisteen, tilaushetken sekä siirtotilauksen tilan.
4/9 2.3.3 Siirron tiedot ja hyväksyminen Siirtotilauksesta saadaan tarkempi erittely. Tästä erittelystä siirto voidaan hyväksyä lähetettäväksi eteenpäin Itellalle. 2.4 Vaihdetun maksajan käsittely Acute-järjestelmässä voi olla käytössä automaattinen maksajan osoitevaihto (erikseen parametroitava ominaisuus). Acute Itella ibilling -liittymä osaa käsitellä vaihdetun maksajan tiedot. Jos asiakasorganisaatiolle A on määritelty vaihdetuksi maksajaksi asiakasorganisaatio B, niin yllämainitut pakolliset tiedot tulee olla syötetty asiakasorganisaatiolle B. Samoin organisaation B tulee kuulua organisaatiopuun oikeaan haaraan.
5/9 2.5 Liitteiden käsittely 2.5.1 Liitteet aina paperisena Jos lasku halutaan poikkeuksellisesti lähettääkin alkuperäiselle asiakasorganisaatiolle A, niin tällöin vaihdettu maksajatieto B tulee väliaikaisesti poistaa A:lta. Tämän jälkeen tehdään varsinainen laskutus ja siirtotilaus. Onnistuneen siirron jälkeen vaihdettu maksajatieto laitetaan takaisin A:lle. Acute Itella ibilling -liittymä lähettää liitteet siihen osoitteeseen, mikä on merkitty laskun saavan asiakasorganisaation liitteiden lähetysosoitteeksi. Myös tässä huomioidaan vaihdetun maksajan käsittely. Liitteiden lähetystä ohjataan samalla valinnalla kuin asiakasorganisaation Myyntilaskutuspalvelua. Liitteet on kuitenkin voitu määritellä käyttöönoton yhteydessä lähetettäväksi aina paperisena. Lisäksi liitteiden lähetysosoitetta verrataan laskutusosoitteeseen. Jos liitteet lähetetään erikseen paperisena liitteiden lähetysosoitteeseen on kirjekuoressa mukana nollahintainen lasku. Laskulla on yksi laskurivi, jonka tuotteena on "Laskun liite" ja hintana 0. Laskunumeron eteen tulee L- kirjain. Myyntilaskutuspalvelu: Ei käytössä Liitteitä ei lähetetä liittymän kautta. Sähköinen Liiteet lähetetään erikseen paperisena liitteiden lähetysosoitteeseen. Paperinen Laskutusosoite vrt. liitteiden lähetysosoite: o Täysin samat Liiteet paperisena laskun mukana. o Pieinikin ero Liiteet lähetetään erikseen paperisena liitteiden lähetysosoitteeseen. 2.5.2 Liitteiden paperi/sähköinen valinta osoitteen ja tyypin mukaan Myyntilaskutuspalvelu: Ei käytössä Liitteitä ei lähetetä liittymän kautta. Sähköinen Laskutusosoite vrt. liitteiden lähetysosoite: o Täysin samat Liiteet sähköisenä katsottavissa laskutuspalvelusta (Console). Liitteet myös lähetetään laskun kuvan yhteydessä eteenpäin asiakkaalle jolla on käytössä jokin muu kuin pankki-operaattori. o Pieinikin ero Liiteet lähetetään erikseen paperisena liitteiden lähetysosoitteeseen. Paperinen Laskutusosoite vrt. liitteiden lähetysosoite: o Täysin samat Liiteet paperisena laskun mukana. o Pieinikin ero Liiteet lähetetään erikseen paperisena liitteiden lähetysosoitteeseen.
6/9 Koska B2B-laskutuksessa ei voida taata liitteiden kulkemista sähköisen laskun mukana, suosittelemma käyttämään aina "Liitteet aina paperisena" - parametrointia. 2.5.3 Osoitetietojen syöttäminen Acuteen Koska Acuten osoiterivit eivät täysin täsmää Itellan käyttämiä osoiterivejä, niin osoitteita Acuteen syötettäessä tulisi huomioida seuraavaa (vastaavat liiteosoitteissa):
7/9 2.6 Muuta huomioitavaa Kun osoitetietoja verrataan, käytetään noita nuolella merkattuja osoitteita, jotka myös tulevat Itellalta lähteviin paperitulosteisiin osoitteiksi. Liiteosoitteen syöttäminen on pakollista liittymän toiminnan kannalta. Sähköinen laskutus on tilaus, jonka asiakasorganisaatio joutuu itse tekemään. Yleensä nämä asiakkaat ja heidän palvelutasonsa löytyy Tieken verkkosivustolta (http://verkkolasku.tieke.fi/listcompanies.aspx). Jos Acuteen määritellään jollekin asiakasorganisaatiolle sähköinen Myyntilaskutuspalvelu, mutta asiakasorganisaatio ei ole kyseistä palvelua ottanut käyttöön, niin kyseisen asiakkaan laskut eivät välttämättä siirry perille saakka. Tästä tulee ilmoitus antamaanne sähköpostiosoitteeseen. Virhmahdollisuuksia on kaksi. Jos asiakkaalla ei ole Itellan omassa rekisterissä tietoa sähköisen laskutuksen reitityksestä, niin lasku kääntyy paperiseksi. Jos taas Itellalla on reititys olemassa, mutta vastaanottava pankki tai operaattori ei tunnista sähköisen laskutuksen asiakasta, niin silloin lasku ei mene perille ollenkaan. Vastaanottava pankki / operaattori lähettää tästä virheestä sähköpostin. Yhdestä siirtolähetyksestä tulee aina yksi lähetysraportti. Raportista on luettavissa laskunumerot, summat sekä laskujen toimitustapa (sähköinen / paperinen). Jos laskuaineistossa on jotain puutteita niin lasku jää virheeseen. Myös virheistä tulee raportti. Raportit tulevat oletuksena Acuten ylläpitoon.
8/9 3 Itella Console Kaikki ibilling-palveluun lähetetyt ja sisäänluetut laskut näkyvät Consolessa. Console on Itellan palvelu eikä Acute vastaa sen kehittämisestä tai siihen tulevista muutoksista. Laskun kuvan sekä siihen mahdollisesti kytketyt liitteet näkee suoraan pdflinkistä ja laskun muut tiedot voi avata kansio-linkistä. Liite-laskut (Lalkuiset laskunumerot) näkyvät Consolessa punaisella koska niiden summa on nolla. 4 Acuten siirtoraportin selvitys Pdf- ja All.pdf -linkit näyttävät saman laskun kuvan kuin hakulistauskin. Finvoice-linkistä voi tarkistaa sitä tietoa mikä siirtyy organisaatioasiakkaan verkkopankkiin. Netbank-linkit eivät ole käytössä B2B -laskutuksessa. Jos jokin lasku ei tule siirtoon mukaan niin siitä tulee ilmoitus siirtoraportille. Seuraavassa erittely siirtoraportin virheistä sekä ohjeet niiden selvittämiseksi: Virhe Syy Korjaus Määrittelemätön virhe Maksaja ei kuulu siirrettävien joukkoon Siirrossa on tapahtunut jokin odottamaton virhe, esimerkiksi palvelimen levytila on täynnä tai sinne ei ole voitu muuten kirjoittaa. Maksajaorganisaatio ei ole organisaatiopuussa siirrettävien asiakkaiden joukossa tai organisaatiolta puuttuu Ottakaa aina yhteys Acuteen. Jos organisaatiolta puuttuu tai on väärä emo-organisaatio, se tulee lisätä / korjata. Tämän jälkeen siirtoa voi yrittää uudestaan
9/9 Virhe asiakastiedoissa Ei-positiivinen hinta laskulla Liitetiedostoa ei löydy Virhe asiakastiedoissa: Sähköinen siirto ei käytössä Henkilöasiakkaiden laskuja ei siirretä kokonaan emo-organisaatio. Maksajaorganisaatiolta puuttuu jokin siirron kannalta pakollinen tieto. Hyvityslasku. Liitteet eivät ole muodostuneet oikein Acuten laskutuksessa. Maksajaorganisaation myyntilaskutuspalvelu on asennossa "ei käytössä". Henkilöasiakkaan lasku. yksittäiselle laskulle. Jos Acuteen on tehty kokonaan uusi organisaatiopuunhaara, on myös syytä tarkistaa Acuten kanssa onko uusi puunhaara määritelty siirrettävien organisaatioiden joukkoon. Tarkistakaa maksajaorganisaation y- tunnus ja OVT. Tarkastakaa y- tunnus myös laskulta. Acute voi päivittää y-tunnuksen laskulle jonka jälkeen siirron voi tehdä uudestaan. Käyttöönotossa on määritelty, että hyvityslaskuja ei siirretä. Tarvittaessa muutetaan asetusta ja tehdään laskulle uusintasiirto. Yrittäkää tehdä liitteet uudestaan käsin ja uusintasiirto. Tämä ei välttämättä ole virhe, vaan myös toivottu ilmoitus silloin kun kyseisen maksajaorganisaation laskuja ei ole tarkoituskaan siirtää liittymän kautta. Vaihtakaa tarvittaessa myyntilaskutuspalvelu joko sähköiseksi tai paperiseksi. Acute Itella ibilling -palvelun kautta ei voi siirtää henkilöasiakkaiden laskuja.