OY WOIKOSKI AB SERTIFIOINNIN TIETOPÄIVÄ 12.9.2018 MARISA PALMBERG
Vuonna 1882 perustettu perheyritys Suomen vanhin kaasualan yritys
Arvot OMISTA OIVALLA ONNISTU
TEOLLISTEN, ELINTARVIKE, LÄÄKKEELLISTEN, JA ERIKOIS KAASUJEN VALMISTUS, MYYNTI, JAKELU SEKÄ PALVELU JA LAITEMYYNTI
SUOMI HENGITTÄÄ
SUOMI HENGITTÄÄ Woikoski Suomi hengittää https://www.youtube.com/watch?v=gwvnbzrtcga
TOIMIALUE KOKO SUOMI + Pohjoismaat, Venäjä, Baltia ja muu Eurooppa
LIIKEVAIHTO 58,6 MEUR (V. 2017)
HENKILÖKUNTA 200 WOIKOSKELAISTA 42 000 ASIAKASTA
KAASUPULLOJA 350 000 KPL
NESTEMÄISTEN KAASUJEN SÄILIÖITÄ 250 KPL
NESTEMÄISTEN KAASUJEN KULJETUSYKSIKÖITÄ 24 KPL
ULKOPUOLISIA KULJETUSLIIKKEITÄ N. 20 KPL
MIKSI RAKENTAA LAATUJÄRJESTELMÄ?
MIKSI RAKENTAA LAATUJÄRJESTELMÄ? Kaasualan liiketoimintaympäristö; tiukat viranomaisten asettamat vaatimukset, lainsäädäntö, sekä kotimainen että EU lainsäädäntö Edeltävä laatujärjestelmä oli käytössä ensisijaisesti lääkkeellisellä puolella. Asiakkaidemme turvallisen toiminnan mahdollistaja ja ylläpitäjä ISO 9001 mukainen laatujärjestelmä on aina strateginen päätös Johtamisjärjestelmä
MIKSI RAKENTAA LAATUJÄRJESTELMÄ? Asiakkaiden vaatimus Tänä päivänä asiakkaat edellyttävät että toimittajalla on sertifioitu laatujärjestelmä. Siirtyminen nykypäivään ISO 9001 laatujärjestelmä on kokonaisvaltainen johtamisjärjestelmä.
RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Ensimmäisenä vaaditaan ylimmän johdon hyväksyntä ja tuki Projektin on perustuttava johtoryhmän strategiseen valintaan Tarvittiin projektin markkinointi Ylin johto Keskijohto Henkilöstö Mitkä muut osastot/ryhmät tarvitsevat laatujärjestelmää Woikoskella myynti
RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Laadunhallintaohjelman valinta Woikoskella laatu ja ICT yhdessä ICT puolen vastuut Resurssit ohjelman implementointiin Woikoskella laatu Woikoskella laatuosasto sai määräaikaisen henkilön laadunhallintaohjelmaa varten Woikoskella admin oikeudet laatuhenkilöillä Ohjelman testaus Woikoskella laatuosasto
LAADUNHALLINTAOHJELMAN VALITSEMINEN JA SPEXIT Ohjelman soveltuvuus ja rajoitteet Mitä tarvitsemme, mitä kuvaamme? Mitä priorisoimme Millaisen dokumenttien hallintaohjelman tarvitsemme? Woikoskella priorisoitiin prosessien piirtäminen ja muokkaaminen Priorisointilistan kärjessä myös sähköinen reklamaatiolomake Toimintaa koskevat viranomaisvaatimukset (Lääk. Ja elintarvikepuoli) Dokumenttien versionpäivitys ja muutoslogi
RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Resurssien määritys Onko projektilla johtajaa/vetäjää Ydinryhmän määrittäminen Woikoskella projektin vetäjä, laatupäällikkö sekä laatuasiantuntija Koko laatuosaston tuki Muut tarvittavat resurssit Kuka tekee ja kuka tukee?
RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Mihin tarvitsemme ulkopuolista apua Ulkopuolisten koulutusten tarpeen määritys Laadunhallintaohjelman käytön koulutus Tekninen tuki Ulkopuolisen avun tarpeen määrittäminen ja kilpailuttaminen
RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Kick off ja henkilöstön informointi ISO 9001 mukainen laatujärjestelmä koskee jokaisen työntekijän jokaista työsuoritusta ja vaikuttaa mm seuraaviin: Työn suorittamisen kuvaaminen (ohjeet, riskit, turvallisuus etc) Palaverit vakioagendat, reklamaatioiden läpikäynti, läheltä piti tilanteet Reklamaatiot ja muut lomakkeet Viestintä sisäinen ja ulkoinen viestintä Muiden kuin laatuhenkilöiden osallistaminen Muiden kuin laatuhenkilöiden vastuuttaminen
IDEAALI TILANNE Laatutiimi/ Woikoskella 3 henkilön ydinryhmä valvoi, koulutti, opasti, Seurasi työn etenemistä ja valvoi aikataulujen noudattamista ja antoi tukea. Työtehtävien asiantuntijat ja varsinaisen työn tekijät piirsivät prosessit ja kirjoittivat ohjeet.
Muiden kuin laatuhenkilöiden osallistaminen on avainasemassa.
MITEN? Projektin vetäjä ja laatutiimi pitää langat käsissään Woikoskella 3 henkilön ydinryhmä tekee kartoitustyötä Woikoskella 3 henkilön ydinryhmän tiedossa iso kuva Woikoskella 3 henkilön ydinryhmä teki myös hienosäätää To DO listat muiden osastojen henkilöstölle Sisäiset koulutukset Workshop tyyliset koulutukset
MITEN?
PROSESSIT LAATUJÄRJESTELMÄN YDIN Asiakkaan tarve Organisaation toiminta Tyytyväinen asiakas
PROSESSIT LAATUJÄRJESTELMÄN YDIN Prosessinomistajan tunnistaminen Prosessinomistajan vastuuttaminen suunnittelemaan ja määrittelemään oman prosessinsa sekä siihen kuuluvat resurssit ja heidän roolit Prosessinomistaja dokumentoi prosessin tarkoituksenmukaisella tavalla Samalla huomioiden prosessikuvauksen käyttötarkoitus Woikoskella kuvattu 3 vaiheisella rakenteella PROSESSI pakattujen kaasujen tuotanto
PROSESSIN MÄÄRITTELY Prosessinomistaja määrittelee prosessin tarkoituksen Millä tavalla kuvataan prosessi Prosessin määrittely ja rajaaminen Kysymykset: 1. Miten prosessi tukee organisaation strategiaa ja perustehtäviä? 2. Miten prosessi liittyy prosessikokonaisuuteen? 3. Mikä on prosessin tarkoitus asiakkaan ja organisaation näkökulmasta?
PROSESSIN MÄÄRITTELY Prosessinomistaja määrittelee vaiheet Esim. kuvaus kriittisitä vaiheista, tähän liittyvät riskit, työohjeet, jäljitettävä tieto ja säilytyspaikka, täydentää prosessikuvaa Vastuut vaiheiden suorittamisesta Mistä alkaa, mihin loppuu, suoritusjärjestys Tarvittava ohjeistus Dokumentaatio Mittauspisteet
OHJEET LAATUJÄRJESTELMÄN YDIN Yhdessä prosessien kanssa tärkein työvaihe Mistä tehdään prosessi ja mistä riittää pelkkä ohje Prosessiin linkitetyt ohjeet Dokumenttien hallintaohjelma Koko henkilökuntaa koskevat dokumentit Hyperlinkki: IMS OHJE Miten käynnistää ohjeiden kirjoittaminen Hyperlinkki: IMS käyttöohjeet
JATKUVA PARANTAMINEN
JATKUVA PARANTAMINEN Työ ei lopu sertifiointiin Laatujärjestelmää varten kerätty ja kuvattu tieto on perustana jatkuvalle parantamiselle Mitkä sisäiset ja ulkoiset asiat vaikuttavat laatujärjestelmään Auditoinnit ja kehityskohteiden löytäminen Johtoryhmän johdon katselmukset Jokaisen työntekijän vastuu Ohjeiden päivitys
JATKUVA PARANTAMINEN Prosessinomistajat avainasemassa Prosessimaisen toimintamallin tavoite on parantaa toimintajärjestelmän vaikuttavuutta ja tehostaa asiakkaan vaatimusten toteutumista Vastuun määrittäminen koulutus
JATKUVA PARANTAMINEN Prosessien kehittäminen Kriittiset menestystekijät Jos prosessin eri vaiheita ei ole tunnistettu ja kuvattu ei prosessia voida tehostaa, kriittiset menestystekijät oltava kunnossa Ennakoivat mittarit ja tulosmittarit Tavoitteet
JATKUVA PARANTAMINEN Onko jokainen vaihe hyödyksi? Muuttuvat prosessit
LAATUJÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT Johtamisjärjestelmä Työkalu toiminnan arvioimiseen Toiminnan kehittäminen Tiedon ja dokumentoinnin hallinta
LAATUJÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT Helpompi ja nopeampi reagointi ongelmatilanteisiin Riskien hallinta = ongelmien ennakointi = ongelmien ennaltaehkäisy Reklamaatioiden käsittely: juurisyyn tunnistaminen = virheistä oppiminen Sisäiset auditoinnit = toiminnan kehittäminen Auditoinnit = ulkopuolisen asiantuntijan antama näkemys, kehityskohteet
LAATUJÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT Selkeät ohjeet ja toimintatavat helpottavat työntekoa Uuden työntekijän perehdyttäminen helpompaa Työturvallisuus Yhteisten pelisääntöjen noudattaminen säästää työtä! Jatkuva parantaminen
LAATUJÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT Asiakkaiden laatuvaatimusten täyttäminen Uusia asiakkaita, myynnin kasvu Paremmat palvelut ja laatu Luottamus yrityksen toimintaan paranee Tyytyväisempi asiakas Todistus laadukkaasta palvelusta, mikä voi vaikuttaa ostopäätökseen
KOKEMUKSIA YHTEISTYÖSTÄ KIWA INSPECTAN KANSSA Yhteistyökokemuksia pitkältä ajalta jo ennen ISO 9001 sertifiointia Elintarvike FSSC sertifiointi MC Donalds Kaasualan erikoispiirteet olivat Inspectan tiedossa Kaasualan tuntemus antoi lisäarvoa Kumppani
KOKEMUKSIA YHTEISTYÖSTÄ KIWA INSPECTAN KANSSA Selkeät aikataulut ja ohjeistukset Materiaalipyynnöt ja auditointiohjelma tulevat ajoissa Jokainen auditointi on ollut oppimispaikka henkilöstölle Tuotannon työntekijät otetaan mukaan ja pidetään avainasemassa Oikeutetut poikkeamat ja kehityskohteet jotka auttavat meitä kehittämään toimintaa Pelkkää kiitosta sujuvasta yhteistyöstä
KIITOS!