Digitaalinen yhteistyö ja virtuaalitiimit

Transkriptio

1 Digitaalinen yhteistyö ja virtuaalitiimit Digitaalinen viestintä ja media 71C03000, Marketta Majapuro 2018 Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu

2 Ohjelmassa tänään Työn ja organisoitumisen tapojen muutokset Virtuaalitiimeissä työskentely Yhteistyön välineitä Entä yksilöt ja introvertit? Jäsenenä tiimissä Ja lisäksi Scrum-sovellus Hyviä käytäntöjä

3 Tämä kurssi: digitaaliset työkalut virtuaalitiimien toiminnassa ja käytössä Globaalit virtuaalitiimit: Global Online Collaboration and Team Management (71C09000) Kulttuurien kohtaaminen: Writing in Intercultural Business Contexts (61C02000) 3

4 Työn ja organisoitumisen tapojen muutokset Palvelujen johtaminen Yrittäjämäinen asenne, luovuuden ihanne Hierarkioiden madaltaminen Joustavat verkostomaiset toimintamallit Resurssien suuntaaminen Ennakointi, Ready for ketteryys (low-end) disruption Tekemisen tapojen kehittäminen Tiedon jakamisen alustat, spesifit tavoitteet, ulkoisen kontrollin vähentäminen

5 Milloin kansainvälisiä virtuaalitiimejä? Virtuaaliset organisaatiot Monimutkaiset työtehtävät Globaali toimintaympäristö Kustannustehokkuus Itseohjautuvuus Laajentuminen Huippuosaaminen Ketteryys Tiedon vapaa kulku 5

6 Haasteita Ajalliset tavat ja tottumukset, aikaerot Fyysiset, organisatoriset toimintaympäristöt, rakenteet ja kulttuurit; ammattitausta ja -identiteetti; työkieli; liiketoimintaperiaatteet Tekniset yhteistyö- ja viestintäkanavat, IT-taidot, organisaation tuki Yhteiskunnallis-sosiaaliset kulttuurierot, auktoriteetti- ja valtasuhteet; keskinäisen riippuvuuden asteet; yhteistyösuhteiden pituus 6

7 Ryhmät ja tiimit Omat tehtävät ja vastuualueet Työryhmä Huipputiimi Todellinen tiimi Potentiaalinen tiimi Kollektiiviset työtulokset Yhteinen ponnistelu Näennäistiimi 7

8 Kaikkein menestyksekkäimmät tiimit ovat tietoisia siitä, että tiimi ei synny vain resursseja allokoiden, yhdistelemällä mekanistisesti kompetensseja työtehtäviin odottaen, että hyvä tiimi syntyy itsestään. Making Sense of Successful Global Teams Parhaissa virtuaalisissa projektitiimeissä jäsenet mukautuvat toisiinsa ja tilanteeseen, ja he keskittyvät paitsi työtehtäviinsä myös työryhmän jatkuvaan kehitykseen. On tärkeää, että kaikki tiimin jäsenet ovat mukana kykyjensä mukaan ja pitävät työryhmää oikeana tiiminä sellaisena, jonka jäsenenä on hyvä olla. Einola (2017) 8

9 Virtuaalitiimeissä työskentely 9

10 Gilson ym. (2015); Shin ym. (2016) Monimuotoisuus yli taito-, tehtävä-, asema-, ammatti-, organisaatio- ja kulttuurirajojen ulottuvia, kompleksisia monitiimejä Milleniaalit odotukset ja arvot, digitaalinen kompetenssi, oletuksena välitön pääsy tiedonlähteisiin, ajankäyttö, yhteinen tekeminen, liikkuvuus, muuttuvuus Virtuaalitiimeissä työskentely Käyttäytyminen sosiaaliset verkostot, tiimijäsenyydet ja projektien elinkaari, sopeutuminen, tiimidynamiikka, alaryhmät Viestintä jaetut merkitykset, läpinäkyvyys, vaikeudet, sukupuolittuminen, sosiaalisen identiteetin rakentaminen

11 Simon Sinek (Inside IQ Quest) Millennials in the Workplace 11

12 Tiimin suorituskyky (performance) Koordinaatiokyky Tieto jäsenten kyvykkyydestä ja taidoista Jaettu ymmärrys tavoitteista ja tehtävistä Luottamus Myönteiset odotukset, hyväntahtoisuus, rehellisyys ja oikeudenmukaisuus Ennakoiva viestintä ja jatkuva viestintäyhteys Tiimin yhtenäisyys Identifioituminen tiimin jäseneksi Kulttuuristen käytäntöjen ja odotusten tiedostaminen Jäsenten välinen yhteistyö Ravi ym. (2016); Hakonen (2010, 15 16); Olson & Olson (2012); Bosch-Sijtsema ym. (2011); LePine ym. (2008); Gilson ym. (2015) 12

13 13

14 Suhteet Ihmisten välinen yhteensopimattomuus, kireä ja jännittynyt ilmapiiri, kielteinen palaute, ennakko-oletukset ja tulkinnat Tehtävät Erilaiset näkemykset yhteisestä tehtävästä Prosessit Erilaiset näkemykset tehtävän toteutuksesta 14

15 15

16 Yhteistyön välineitä Viestintävälineet Kollaboraatiotyökalut Huddle, Blackboard Collaborate Tiedostojen jakaminen Sharepoint, Dropbox, Google Drive Dokumenttien yhteistuottaminen Scribblar, Google Docs Kokoustyökalut GoToMeeting, Google Hangouts, Slack, Flowdock, Skype, RingCentral Projektinhallintatyökalut Microsoft Project, Basecamp, ProWorkFlow Sosiaalinen verkostoituminen Yammer, Jive 3D-virtuaaliset ympäristöt Saman digitaalisen tilan jakaminen, navigointi, kohteiden manipulointi, vuorovaikutus virtuaaliedustajina Sosiaalinen media Wikit, blogit, verkostosovellukset Davison ym. (2014)

17 Mitä hyviä käytäntöjä (best practices) voit esittää omien kokemusten perusteella viestinnän/kommunikoinnin tehostamisessa? yhteishengen/tiimidynamiikan kehittämisessä stressin ja turhautumisen lieventämisessä 17

18 Kirjallisuuden perusteella? Suosittele koko ryhmälle hyvää tutkimusartikkelia, joka käsittelee tiimidynamiikkaa! Tee kirjallisuushaku Team dynamics Oppimiskeskuksen Finnapalvelussa Kirjaudu palveluun Rajaa haku Artikkeleihin Ajanjaksolle Business Miksi artikkeli on hyvä otsikon tai tiivistelmän perusteella? Mistä artikkelin voi lukea kokonaan? 18

19 Entä yksilöt ja introvertit? 19

20 Emily Eldridge (TEDxMU): Why Collaboration Is An Individual Effort 20

21 Susan Cain (TED): The power of introverts 21

22 Jäsenenä tiimissä 22

23 Mitä tulee huoneeseen, kun minä astun sisään. Mitä jää huoneeseen, kun minä lähden pois. OP, HR Ari Loukkola 23

24 Omien suhteiden ja verkostojen hyödyntäminen Halu uusien alustojen ja viestintävälineiden käyttöön Win Win-neuvottelustrategia Oman toiminnan seuranta ja arviointi Konfliktiuhkien tunnistaminen ja ratkaisujen etsintä Avoimuus, kannustaminen, kuuntelu Nonberbaalinen viestintä Rituaalit ja small talk 24

25 Haastaja (Shaper) Toimintakeskeiset roolit Toteuttaja (Implementer) Viimeistelijä (Completer finisher) On energinen ja tehokas Haastaa tiimiä kehittymään Luo draivia ja rohkeutta yrittää Kestää painetta Vastustaa tehottomuutta Saattaa turhautua, jos asiat eivät luista On käytännönläheinen, tehokas ja luotettava Tekee ideoista totta ja organisoi työntekoa On valmis työskentelemään paljon Saattaa olla joustamaton ja hidas muutokselle On huolellinen ja tarkka Etsii mahdollisia virheitä Huolehtii tärkeysjärjestyksestä Varmistaa laadun Parantelee lopputulosta Saattaa murehtia liikaa ja on huono delegoimaan 25

26 Tiedustelija (Resource investigator) On ulospäin suuntautunut ja innostunut Tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa Etsii mahdollisuuksia ja luo kontakteja Saattaa olla liian optimistinen ja menettää kiinnostuksen nopeasti Henkilökeskeiset roolit Diplomaatti (Teamworker) On yhteistyöhaluinen ja tarkkanäköinen Aistii helposti ilmapiirin Kuuntelee ja joustaa Sovittelee ja välttää konflikteja Saattaa olla huono tekemään itsenäisiä päätöksiä Koordinoija (Co-ordinator) On tavoitteellinen ja hyvä delegoimaan Tunnistaa tiiminjäsenten vahvuudet ja voimavarat Osaa selkeyttää tavoitteet Kykenee katsomaan laajasti Saattaa olla manipuloiva ja liian delegoiva 26

27 Keksijä (Plant) On luova, mielikuvituksellinen ja omaperäinen Ideoi ja kehittelee uusia tapoja tehdä ja toimia Keksii ratkaisuja vaikeisiin ongelmiin Saattaa olla liian keskittynyt omiin juttuihinsa Ajattelukeskeiset roolit Arvioija (Monitor evaluator) On asiallinen, objektiivinen ja puolueeton Arvioi suunnitelmia ja työskentelytapoja Etsii riskejä ja varoittaa vaarasta Saattaa olla ylikriittinen ja innostamaton Asiantuntija (Specialist) On määrätietoinen, itseohjautuva ja antaumuksellinen Tuo erikoisosaamista ja taitoja tiimin ydintoimintaan Saattaa olla liian kapeaalainen ja ylikuormittava tiedoillaan 27

28 Ja lisäksi Scrum-sovellus! Sprintti Sprintti Sprintti Sprintti Suunnittelu Työlista tehtävistä Suunnittelu Tuotokset Ei aloitettu, työn alla, tehty Suunnittelu, päivittäiset scrum-kokoukset, arviointi Vaihtuva scrum-mestari, prosessin ymmärtäminen, itsenäisyys, luovuus 28

29 Hyviä käytäntöjä Sopikaa ajankäytöstä. Tehkää agenda jokaista tiimipalaveria varten. Jakakaa se hyvissä ajoin ennen palaveria. Kirjatkaa agendaan tarvittava määrä taustatietoa tai ohjeet, mistä tiedon saa ja mitä tietoa tarvitaan. Pitäkää huoli, että jokainen osallistuu palaveriin hyvin valmistautuneena. Varmistakaa, että jokainen puhuu ja hoitaa tehtävänsä ja että Belbinin roolit ovat vaihtelevasti käytössä eri palavereissa. Kysykää, kommentoikaa, kannustakaa, ilmaiskaa erimielisyytenne. Kirjatkaa muistiin palaverin tärkeimmät pointit. 29

30 Itsensä johtaminen, joustavuus, roolien tunnistaminen Kommunikointi, kuunteleminen, dokumentointi Ilmapiiri tärkeä arvostaminen, erilaisuuden ymmärtäminen, luottamus, avoimuus Ajankäytön hallinta Oikeat kanavat ja välineet Yhteinen päämäärä, jaettu ymmärrys tavoitteista Viisaat päät yhteen toisiaan täydentävät tiedot, taidot, kyvyt Vahva tunne keskinäisestä sitoutumisesta Jaettu päätöksenteko 30

31 Lähteet 1 (2) Belbin, M. R. (2010). Team roles at work. 2. painos. New York: Rotledge. Belbin Team Roles Bosch-Sijtsema, P. M, Fruchter, R., Vartiainen, M. & Ruohomaki, V. (2011). A framework to analyze Knowledge Work in Distributed Teams. Group & Organization Management, 36(3), Davison, R.M., Ou, C.X.J., Martinsons, M.G., Zhao, A.Y. & Du, R. (2014). The communicative ecology of Web 2.0 at work: Social networking in the workspace. Journal of the Association for Information Science and Technology, 65(10) Einola, K. (2017). Menestyksekäs virtuaalitiimi on tilannetajuinen ja vuorovaikutteinen. Väitöstiedote, Turun yliopisto. Einola, K. (2017). Making sense of successful global teams. University of Turku. Gilson, L. L., Maynard, M. T., Young, N. C. J., Vartiainen, M. & Hakonen, M. (2015). Virtual teams research 10 Years, 10 Themes, and 10 Opportunities. Journal of Management, 41(5), Hakonen, M. (2010) Identification with virtual teams. Doctoral Dissertation Series 2010/5. Helsinki University of Technology

32 Lähteet 2 (2) Kankanhalli, A., Tan, B. C., Wei, K. K. (2006). Conflict and performance in global virtual teams. Journal of Management Information Systems, 23(3), LePine, J. A., Piccolo, R. F., Jackson, C. L. Mathieu, J. E. & Saul, J. R A meta analysis of teamwork processes: Tests of a multidimensional model and relationships with team effectiveness criteria. Personnel Psychology, 61(2), Olson, J. & Olson, L. (2012). Virtual team trust: Task, communication and sequence. Team Performance Management: An International Journal, 18(5/6), Ravi, P., Drake, J. R. & Liang, H. (2016). Global virtual team performance: The effect of coordination effectiveness, trust, and team cohesion. IEEE Transaction on Professional Communication, 59(3), Shin, Y., Kim, M., Choi, J. N. & Lee, S. H. (2016). Does team culture matter? Roles of team culture and collective regulatory focus in team task and creative performance. Group & Organization Management, 41(2),