Julkisen hankinnan keskeiset menettelyt miten toimin tarjoajana julkisessa tarjouskilpailussa

Transkriptio

1 Julkisen hankinnan keskeiset menettelyt miten toimin tarjoajana julkisessa tarjouskilpailussa Timo Martelius hankintajohtaja, Kuntien Tiera Oy hankintajohtaja, Espoon kaupunki vv.

2 Tavoitteet ja sisältö Tavoitteet: Orientaatioperusta - kartta julkisiin hankintoihin Perehdyttää julkisten hankintojen toimintaympäristöön Antaa perusvalmiudet tarjoamiselle Sisältö Hankintaprosessi ja sen vaiheet Tarjouspyyntö Hankintailmoitus Vertailu Hankintapäätös

3

4 Julkinen ostotoiminta Julkisyhteisöt ovat ostaneet tavaroita, palveluja ja urakkatöitä yrityksiltä tuhansia vuosia Tietyillä aloilla kilpailuttaminen on ollut kauppatapa niin yritysten kuin julkisyhteisöjenkin ostoissa Suomessa julkisten hankintojen kilpailuttaminen korostui Suomen liityttyä Euroopan unioniin 90-luvun puolivälissä Voimaan tuli laki julkisista hankinnoista, joka velvoitti kaikkia julkisyhteisöjä kilpailuttamaan hankintansa Julkisten hankintojen osuus julkisten varojen käytöstä on kasvanut ja kasvaa edelleen hankintalaki tunnetaan yhä laajemmin ja siitä kirjoitetaan mediassa aktiivisesti Kilpailutusten määrä kasvanut (n ilmoitettua hankintaa vuodessa), tuomioistuinasioiden määrä kasvanut

5 Julkisten hankintojen tavoitteet Tehostaa julkisten varojen käyttöä Luoda ja kehittää EU:n sisämarkkinoita Maksamalla tavaroista, palveluista ja urakoista rahallista arvoa sisältävän vastikkeen, julkisyhteisöt ja muut hankintayksiköt vaikuttavat sisämarkkinoiden toimintaan Myös uusia tavoitteita: Ympäristönäkökohdat Sosiaaliset näkökohdat Eettiset näkökohdat Elinkeinopolitiikka Innovaatiot

6 Ratkaisujen löytäminen - Markkinakartoitus ( teknisen vuoropuhelun ) toteutusvaihtoehtoja Tiedetäänkö hankinnan kohteesta ja markkinoista tarpeeksi? Ellei, kartoitetaan markkinoita ja toimittajaehdokkaita Markkinakartoitus ( tekninen vuoropuhelu ) Kaikenlainen markkinoiden kartoittaminen on sallittua, kunhan tehdään ennen hankintailmoituksen julkaisemista avoimuus ja syrjimättömyysperiaate huomioitava Hankintamenettely käynnistyy lainsäädännön näkökulmasta vasta hankintailmoituksen julkaisemisella Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen vuoropuhelua on rajoitettava Menetelmät; messut, netti + muu toimittajien markkinointimateriaali, kyselyt toimittajille, esittelytilaisuudet, toimittajatapaamiset Infotilaisuus tarjoajille Tarjouspyyntöluonnoksen kommentointikierros!

7 Tietopyyntö - yksi tapa selvittää Tietopyyntö Hilmassa Julkaistaan ennakkoilmoitukset - pohjalla Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan tietopyyntö. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä tätä tietopyyntöä koskevan hankinnan aloittamiseen. Tietopyyntö myös vapaamuotoisesti!

8 Tietopyyntö Tietopyyntöä apuna käyttäen voidaan selvittää kaikkia mahdollisia hankinnan kohteeseen liittyviä seikkoja Tarjonta / toteutusvaihtoehdot Toimitusajat Hinnat Työmääräarviot Alalla käytettävät sopimusehdot Tietopyynnön avulla hankintayksikkö saa käsityksen potentiaalisista tarjoajista voi vaikuttaa esim. menettelytavan valintaan

9 Hankintaprosessi Hankinnan suunnittelu ja valmistelu Hankinnan kohteen määrittäminen Markkinaselvitys Toteutustavan valinta Kilpailutusprosessi Tarjouspyynnön laatiminen Hankintamenettelyn valinta Hankinnasta ilmoittaminen, tarjouspyyntöjen lähettäminen Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Hankintapäätöksen tekeminen Hankintapäätöksen tiedoksianto Sopimusprosessi Sopimuksen tekeminen Tilauksen tekeminen, valvonta ja vastaanotto Sopimusaikainen yhteistyö Hankintalaki Tilaajavastuulaki

10 Hankintalainsäädännön rajoite + mahdollisuus Säätää, miten itse kilpailutusprosessi on toteutettava Ei määrää, mitä hankitaan tai millaisin ehdoin hankitaan

11 Kynnysarvot ja hankintalain soveltamisala Kuvio hankintal Hankinnan arvo Joustavammat menettelyt Direktiivin mukaiset menettelyt Hankintaohjeet Hankintalaki Kansallinen kynnysarvo EU kynnysarvo

12 Laissa olevat kynnysarvot Tavarat Palvelut EU-hankinta Keskushallinto EU-hankinta Paikallishallinto EU-hankinta Keskushallinto EU-hankinta Paikallishallinto < < Kansallinen hankinta Pienhankinta hankintalain ulkopuolelle SOTE-palvelut, tietyt työvoimahallinnon aikuiskoulpalvelut

13 Laissa olevat kynnysarvot Rakennusurakat EU-hankinta Keskus- ja paikallishallinto < Kansallinen hankinta < Pienhankinta hankintalain ulkopuolelle

14 Hankintalain lähtökohtia pienhankintojen osalta Pyrkimys helpottaa, yksinkertaistaa ja joustavoittaa pienten hankintojen toteuttamista Hankintalain määräykset eivät koske pienhankintoja (ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen!) Hankintaoikaisu mahdollinen Hankintayksikön omat ohjeet määrittelee miten pienhankintoja toteutetaan EY perustamissopimuksen periaatteita myös noudatettava: tarjoajien tasapuolisuus ja syrjimättömyys avoimuusperiaate suhteellisuusperiaate

15 Hankintamenettelyt

16 Hankintamenettelyt Ensisijaisia Vain kun edellytykset täyttyvät Avoin Rajoitettu Neuvottelumenettely Suora hankinta Kilpailullinen neuvottelumenettely Suunnittelukilpailu Dynaaminen hankintajärjestelmä Puitejärjestely Kesto enintään 4 vuotta uusi Sähköinen huutokauppa

17 Avoimen menettelyn käyttö Hankintalaissa ei ole avoimen menettelyn käytölle käyttöedellytyksiä, vaan avointa menettelyä voi käyttää aina Tarjoajien määrää ei voi rajoittaa Kuka tahansa saa osallistua Tarjouspyyntöä ei voi olla antamatta sitä pyytävälle Hankinnan sisällöstä ja sopimusehdoista ei voida neuvotella -> ratkaisu perustuu pääsääntöisesti asiakirjojen vaihtoon

18 Avoin menettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Markkinoiden kartoitus Hankintailmoitus Tarjouspyynnön pyytämin. ja lähetys Tarjoukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarjouspyynnönmuka i-suuden arviointi Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu Hankintapäätös Päätökse n tiedoksianto Päätös vertailuun hyväksytyistä ja mahd. tiedoksianto

19 Rajoitettu menettely Kaksivaiheinen menettely Osallistujat on valittava osallistumishakemuksen tehneiden joukosta ja ainoastaan hankintayksikön valitsemat vähimmäis-vaatimukset täyttävät ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen Vähintään 5 ehdokasta kutsuttava, jos soveliaita on riittävästi Voidaan ennalta rajata tarjouskilpailuun osallistujien ehdokkaiden lukumäärää hankintailmoituksessa ilmoitettavilla tarjoajien arviointiperusteilla Voidaan kohdistaa tarjouskilpailuun osallistuminen saatujen selvitysten perusteella soveltuviin eli taloudellisesti ja teknisesti suorituskykyisiin ja osaaviin tarjoajiin Rajoitetussa menettelyssä ei voida neuvotella tarjoajien kanssa

20 Rajoitettu menettely Markkinoiden kartoitus Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua; ainoastaan valitut ehdokkaat voivat tehdä tarjoukset. Hankintailmoitus Osallistumis - hakemukset Ehdokkaiden soveltuvuude n arviointi ja valinta Tarjous -pyyntö Tarjoukse t Tarjousten tarjouspyynnönmukaisu uden arviointi Mahdolliset tarkennukse t ja tarjousten vertailu Päätös tarjouspyyn nön saajista ja mahdollinen tiedoksianto Päätös vertailuun hyväksytyistä, mahd tiedoksianto Hankintapäätös Tiedoksiant o

21 Neuvottelumenettely Monivaiheinen menettely Edellyttää aina neuvottelumenettelyn käyttöedellytyksen olemassaoloa. Perusteltava hankintapäätöksessä. Perusteet lueteltu tyhjentävästi (kansalliset ja EU-perusteet) Osallistujat on valittava osallistumishakemuksen tehneiden joukosta ja ainoastaan hankintayksikön valitsemat vähimmäis-vaatimukset täyttävät ehdokkaat voidaan kutsua neuvotteluihin Vähintään 3 ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän Voidaan ennalta rajata tarjouskilpailuun osallistujien ehdokkaiden lukumäärää hankintailmoituksessa ilmoitettavilla tarjoajien vähimmäisvaatimuksilla ja arviointiperusteilla

22 Suorahankinnan perusteet (27, 28 ) Tarjouskilpailulla ei aiemmin ole Tavara valmistetaan tutkimuskokeilu- tai tuotekehitys- tai saatu lainkaan tai osallistumishakemuksia tai tieteellistä tarkoitusta varten tarjouksia tai ei sopivia tarjouksia tietyin edellytyksin Ennalta arvaamaton hankintayksiköstä riippumaton äärimmäinen kiire Raaka-ainemarkkinoilla noteeratut ja sieltä hankittavat tuotteet Teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeuteen liittyvistä syistä vain yksi toimittaja kyseeseen Hankinta toimintansa lopettavalta tavarantoimittajalta Palvelunhankinta suunnittelukilpailun voittajalta Sote- ja koulutushankinnat tietyin edellytyksin Lisähankinnat / optiot Perusteet lueteltu tyhjentävästi hankintalaissa, ei voi keksiä itse perustetta!!

23 Sopimuksen ennakoidun arvon määrittäminen ja hankinnoista ilmoittaminen

24 Sopimuksen ennakoitu arvo Miksi? Sen arvioimiseksi, miten hankinta tulee kilpailuttaa EY-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat säännökset Kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat säännökset Hankinta hankintalain soveltamisalan ulkopuolella -> pienhankinnat (EU:n perustamissopimuksen perusperiaatteet + hankintayksikön sisäiset ohjeet) Mitä? Arvo ilman arvonlisäveroa Mukaan myös optio- ja pidennysehdot sekä eri vaihtoehtojen ennakoidut arvot

25 Sopimuksen ennakoitu arvo Jos samanaikaisesti erillisinä osina, osien ennakoitu arvo laskettava yhteen. Kokonaisarvo määrää noudatettavan menettelyn Paras, perusteltu arvio hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön lähetyshetkellä Arvion tekemisessä toimittava huolellisesti Markkinoiden kartoittaminen ja hinnannousun ennakoiminen Kynnysarvolle osuva hankinta kannattaa kilpailuttaa hankintalain mukaan varmuuden vuoksi Jos ylitys harkinnan jälkeen tulee yllätyksenä, perusteltava asiakirjoihin Jos ei tehty hankintailmoitusta, vaikka arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, on hankinta valituskelpoinen, jos asiakirjoissa ei ole perusteltua syytä pienhankinta-arviolle

26 Sopimuksen ennakoitu arvo Miten lasken? Tavara- ja palveluhankinta (yksittäinen hankinta) sopimuksen arvonlisäveroton kokonaisarvo Tavarahankinta vuokraamalla, leasing-sopimuksella tai osamaksulla Määräaikainen sopimus, sopimuksen arvioitu kokonaisarvo toistaiseksi voimassa oleva sopimus, sopimuksen kuukausiarvo x 48

27 Hankinnan pilkkomiskielto Hankintaa ei saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säädösten soveltamisen välttämiseksi Eli ei saa pilkkoa pienempiin osiin! EU-hankintojen kynnysarvo Kansallinen kynnysarvo lain soveltamiseksi Kansallisen neuvottelumenettelyn kynnysarvo Huomaa! Valitusmahdollisuus MAO:een hankinnan pilkkomisesta ja säädösten kiertämisestä, vaikka hankinnan arvo alle kansallisen kynnysarvon; yleensä pienhankinnoissa ei Tarvittaessa velvollisuus osoittaa, ettei hankintoja ole jaettu kansallisen kynnysarvon alittamiseksi ja toteutettu suorahankintana kilpailuttamisvelvoitteen välttämiseksi HY:n oma arviointi ratkaisee, mikäli se on ollut objektiivinen (MAO 476/08)

28 Ennakoidun arvon laskeminen Kunnossapitopalvelun vuosisopimus v > -> Työasemia = kpl /vuosi à > -> X-koneiden vuokrasopimus toistaiseksi /kk -> -> Säännöllisesti toistuva ammattikirjahankinta = kirjaa/v à > ->

29 Hankintailmoitus Pakollinen ilmoitusvelvollisuus kansallisissa ja Eu hankinnoissa Edellytys hankintaprosessin käynnistymiselle muissa kuin suorahankinoissa (HUOM! Vapaaehtoinen suorahankintailmoitus) Sisältää keskeiset hankintaa koskevat tiedot Virheetön ilmoitus edellytyksenä ilmoitusvelvollisuuden täyttymiselle Virheellinen hankintailmoitus johtaa virheelliseen menettelytapaan purkuperuste HILMAssa oikein tehty ilmoitus täyttää lainsäädännön ilmoittamisvelvollisuudet

30 Määräajat EU-hankinnoissa Määräaikojen lyhentäminen sähköisillä menettelyillä mahdollista! Menettelytapa Ei ennakkoilmoitusta Ennakkoilmoitus julkaistu Avoin menettely tavara, palvelu, rak.urakka Tarjousten jättäminen Jos hankintailmoitus sähköisesti Jos tarjouspyyntö sähköis. kotisivuilla Rajoitettu, neuvott. ja kilp. neuvottelumenettely Osallistumishakemuksen jättäminen Jos hankintailmoitus sähköisesti Tarjousten jättäminen raj. menettely Jos tarjouspyyntö sähköis. kotisivuilla Nopeutettu raj. tai neuv.menettely Osallistumishakemuksen jättäminen Jos hankintailmoitus sähköisesti Tarjousten jättäminen raj. menenettely Käyttöoikeusurakat Osallistumishak. jättäminen Aliurakoiden osallistumihak. Tarjousten jättäminen Kaikki ajat vähimmäisaikoja! 52 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 45 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 40 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 37 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 30 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 40 pv tarj.pyynnön lähettämisestä 35 pv ilm. julkaisupäivästä 15 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 10 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 10 pv tarj.pyynnön lähett. 52 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 37 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 40 pv tarj.pyynnön lähettämisestä 22 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 22 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 22 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 37 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 30 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 22 pv tarj.pyynnön lähettämisestä 22 pv ilm. julkaisupäivästä 15 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 10 pv ilm. lähettämistä seur. pvstä 10 pv tarj.pyynnön lähett. Jälki-ilmoitus 48 pv sopimuksen syntymisestä 48 pv sopimuksen syntymisestä

31 Kansalliset määräajat Hankintailmoituksen tulee olla näkyvillä kohtuullisen ajan Tarjouspyyntöasiakirjat on toimitettava viipymättä tai asetettava saatavaksi hankintailmoituksessa mainittuun internet-osoitteeseen Tarjousajan tulee olla riittävä hankinnan kokoon nähden Suositus: Vähintään viikkoa tuoteryhmäkohtaisesti harkiten Yli kuukausi, jos on paljon laskettavaa ja kirjoitettavaa

32 Tavara, palvelu vai urakka? Arviointi Hankintalain Liitteet Mistä maksetaan mitä on enemmistössä, ensisijainen tarkoitus CPV koodit Pääkohde + lisäkohde (esim. yhdistelmä palvelua ja tavaraa) Tehdasvalmisteisen laitteen asennus ei urakka

33 Tarjouspyyntö

34 Tarjouspyynnön sisältö Samat tiedot, jotka ovat hankintailmoituksessa! Pakolliset tiedot Hankinnan perustiedot Hankinnan kohde ja määrä Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja selvitykset Tarjouksen valintaperuste, vertailuperusteet ja niiden tärkeysjärjestys Sopimusehdot Tarjouksenteko-ohjeet Määräaika tarjouksen tekemiselle Tarjouksen jättöosoite Tarjousten voimassaoloaika Pakolliset tiedot, EU- hankinta lisäksi Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen Vertailuperusteiden painoarvot pakollisia Tarjouksentekokieli Lisäksi kummassakin tarjouspyynnössä on ilmoitettava myös muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä

35 Hankinnan kohteen määrittely Sidosryhmien tarpeiden huomioiminen Laitteen käyttäjä Loppukäyttäjä, asiakas Tekninen asiantuntija Hankinnan hyväksyjä Kaupallinen/ juridinen asiantuntija Logistiikka, asennus, huolto, varaosat, jätehuolto Kouluttaja

36 Hyvä hankinnan kuvaus Kertoo vaatimukset selkeästi ja loogisesti Mihin tuotetta tullaan käyttämään? Sisältää riittävästi informaatiota, jotta nämä voivat päättää Minkälaisia tavararoita ja palveluja he voivat tarjota? Mitä odotetaan laatutasolta? Mitä odotetaan hinnalta? Muodostaa sopimuksen perustan Ei passiivia (kahvihuoneen pöytä kannetaan alakertaan) Tekniset eritelmät voidaan esittää viittaamalla standardeihin tai suorituskykyyn ja toiminnallisiin ominaisuuksiin

37 Vaatimusten määrittely - tekniset eritelmät Liityttävä hankinnan kohteeseen Teknisten eritelmien annettava yhtäläiset mahdollisuudet tarjoajille osallistua tarjouskilpailuun Teknisissä eritelmissä ei saa mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita Ei saa viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tuotetyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmän tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia tai tavaroita Viittaus poikkeuksellisesti sallittu vain, jos hankintasopimuksen kohdetta ei ole mahdollista riittävän täsmällisesti ja selvästi kuvata muutoin => perusteltava Viittaukseen liitettävä ilmaisu "tai vastaava"

38 Esimerkki teknisestä eritelmästä, laitehankinta Käsitteiden määrittely tarvittaessa Käyttötarkoitus ja käyttäjät Hankinnan kohteen yksityiskohtainen kuvaus Ehdottomat ominaisuudet, vaatimukset mittayksiköineen, jotka hyväksyttävällä laitteella on oltava = TUOTTEEN EHDOTTOMAT VAATIMUKSET Lisäksi laitteen vertailtavat ominaisuudet, jotka otetaan huomioon eri tarjottujen laitteiden keskinäisessä vertailussa = TUOTTEEN VERTAILTAVAT VAATIMUKSET ESIMERKIKSI: Lisälaitteet, varaosat, liitännät Lisäominaisuudet, optiot Kokonaisuus, jossa toimii, rajapinnat ja kytkennät Toiminta-/käyttöympäristövaatimukset mm. käyttötila, lämpö, kosteus, tärinä Asennusjärjestelyt (kuka, mihin, mitä edellyttää) Koulutus (kuinka monelle, missä, kesto, mikä sisältö, mitä edellyttää) Huolto- ja ylläpitojärjestelyt (takuun sisältö ja kesto?)

39 Mitä vaatimuksia voidaan tarjoajalle asettaa?

40 Tarjoajan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset Hankintakohtaiset vähimmäisvaatimukset ja selvitykset on suhteutettava hankinnan kohteeseen on liityttävä ehdokkaan tai tarjoajan eli yrityksen mahdollisuuksiin toteuttaa hankinta on ilmoitettava hankintailmoituksessa rekisteröityminen, rahoituksellinen ja taloudellinen tilanne, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys tai laatuun liittyvät ominaisuudet

41 Tarjoajan soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia Rekisteröityminen (selvitä itse Y-tunnuksella) -> kaupparekisteri, ennakkoperintärekisteri työnantajarekisteri, arvonlisäverovelvollisten rekisteri, tilaajavastuulaki Rahoituksellinen ja taloudellinen tilanne on riittävä liikevaihto, tilinpäätöstiedot, luottokelpoisuus, -> verojen ja eläkemaksujen maksaminen, pyydettävä Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys on riittävä selvitys johdon sekä palvelun, urakan suorittamisesta vastaavan henkilöstön koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä selvitys palvelun tarjoajan, urakoitsijan keskimääräisestä työvoimasta ja johtohenkilöiden lukumäärästä sekä selvitys alihankkijoista selvitys palveluntarjoajan urakoitsijan työvälineistä, kalustosta ja teknisistä laitteista referenssit eli aikaisemmat toimitukset selvitys laadunvalvonnasta vastaavista tahoista kuvaus laadunvarmistuksen ja ympäristönhallinnan järjestelmistä näytteet, kuvaukset, valokuvat, selvitykset vaatimustenmukaisuudesta Muuta lakisääteiset luvat noudatettava työehtosopimus, tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus

42 Ehdokkaan /Tarjoajan soveltuvuuden arviointi 1. Rikolliseen toimintaan syyllistyneiden poissulkeminen (Pakollinen poissulkemisperuste) 2. Konkurssi, liiketoimintakielto, verojen tai sosiaaliturvamaksujen laiminlyönti ym. (Harkinnanvarainen poissulkemisperuste) 3. Taloudelliselle, tekniselle, ammatilliselle pätevyydelle voidaan asettaa vaatimuksia. (Hylättävä, jos ei täytä asetettuja vaatimuksia.)

43 Esimerkiksi: Taloudellinen soveltuvuus Esim. rakennusurakoissa liikevaihdon oltava vähintään 1,5 kertaa hankinnan arvo Tekninen soveltuvuus Esim. vaadittavan kaluston minimitaso, tiloilta edellytettävä taso ja referenssit Ammatillinen soveltuvuus Esim. minimi koulutustaso Vaatimukset asetettava tarjouspyynnössä / hankintailmoituksessa Uuden oikeuskäytännön perusteella soveltuvuusehdot on määriteltävä tarkemmin kuin ennen (esim. riittävät näytöt ei käy ) Hylättävä, jos ei täytä asetettuja vaatimuksia

44 Soveltuvuuden arviointi - yhteenveto Tarjoajaa/ehdokas on aina suljettava pois kilpailusta, jos asetetut soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset eivät täyty tai kyse on 53 :ssä tarkoitetuista pakollisista poissulkemisperusteista Hankintayksiköllä on oikeus sulkea pois tarjoaja/ehdokas, jonka tarjouksesta puuttuu pyydetty, lainmukainen selvitys. Tarjoajaa/ehdokasta voi pyytää täydentämään tai täsmentämään vaadittuja selvityksiä mutta velvollisuutta ei ole Tarjoajaa/ehdokasta ei voi sulkea kilpailusta, jos puute johtuu hankintayksiköstä

45 Avoin menettely Hankintailmoitus Tarjouspyyntö Tarjoukset Pyydetään sitoumus tilaajavastuulain velvoitteiden täyttymisestä Ilmoitetaan tilaajavastuulain selvitysten pyytämisestä hankintapäätöksen tekemisen jälkeen Tarjousten avaaminen ja käsittely Vertailu Hankintapä ätös, tiedoksianto Tilaajavastuulain mukaisten selvitysten hankinta Tarkistetaan sopimuspuolen lakisääteisten velvoitteiden täytyminen Hankintasop imus

46 Mitkä ovat hankinnan valinta- ja vertailuperusteita

47 Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet Hankinnan valintaperusteet Käsitteet tulee yksilöidä tarjouspyynnössä Halvin hinta Kokonaistaloudellinen edullisuus Halvin hinta tai Kokonaistaloudellinen edullisuus Tarjousten vertailuperusteet Jos valitaan kokonaistaloudellinen edullisuus, tulee määrittää vertailuperusteet, jotka liittyvät hankinnan kohteeseen Esimerkiksi hinta, laatu, tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, ympäristöystävällisyys, käyttökustannukset, kustannustehokkuus, myynnin jälkeiset palvelut ja tekninen tuki, huoltopalvelut, toimituspäivä, toimitusaika toteutusaika tai elinkaarikustannukset Myös yleisen edun mukaisia taloudellisia tai laadullisia tekijöitä kuten ympäristövaatimusten täyttymiseen liittyviä tekijöitä tai sosiaalisia tekijöitä voidaan käyttää (energiatehokkuus, kierrätettävyys)

48 Tarjousten vertailuperusteet Markkinaoikeuden vuoden 2013 päätöksissä liian yleisiä ja yksilöimättömiä vertailuperusteita, esimerkiksi Pakkausmateriaalien valikoiman laajuus Työohjelma, aikataulu Henkilöstön tunnistaminen Raportointi Kalusto vähiten päästöjä (vertaillaan ilmoitettujen päästöjen keskiarvolla) Asiakaspalaute Saatu palaute Kokemus vastaavista töistä Huolto ja varaosien saatavuus Toimitusvarmuus Vakiintunut oikeuskäytäntö: Liikevaihto, vakavaraisuus tai koko yrityksen henkilökunnan määrä eivät lähtökohtaisesti ole hyväksyttäviä tarjousten vertailuperusteita.

49 Vertailuperusteiden painotus Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden painotuksen ilmoittaminen Kansalliset hankinnat: vertailuperusteiden painotus kerrotaan ilmoittamalla perusteiden tärkeysjärjestys EU-hankinnat: Painoarvojen tai painoarvojen vaihteluvälin ilmoittaminen on pääsääntöisesti pakollista Poikkeuksellisissa tapauksissa voidaan ilmoittaa tärkeysjärjestys Perusteltava

50 Sopimus on tärkeä osa tarjouspyyntöä

51 Miksi kirjallinen sopimus? Julkiset hankinnat: laki edellyttää Viranomaisen oikeudellinen asema on muuten heikko Viranhaltijan suuri vastuu Suorahankintasopimus Hankintasopimus Puitesopimus Pelkkä tilaus ja tilausvahvistus ei riitä! Suullinenkin sopimus sitoo mutta mikä on sen sisältö?

52 Tarjoajan omat sopimusehdot?opimusehdot Tarjouspyynnöissä säännönmukaisesti ehto, siitä, ettei tarjoajan omia (vakio) sopimusehtoja tule liittää tarjoukseen Jos tarjoaja kuitenkin liittää, joudutaan tarjous yleensä hylkäämään Tarjouspyyntöä vastaamaton Ristiriita tarjouspyynnön sopimusehtojen kanssa Ei täsmentämismahdollisuutta

53 Tarjous julkisessa hankinnassa Tarjouskilpailussa annetut tarjoukset ovat normaalilla tavalla sitovia Tarjouksen selonotto tapahtuu tarjousten avaamistilaisuudessa, joten tarjouksen tekijä voi vapaasti peruuttaa tarjouksensa tätä ennen Tarjouskartellit kiellettyjä: elinkeinonharjoittajat eivät saa etukäteen sopia tarjouksista Kun yksi tarjous hyväksytään, muut tarjoukset lähtökohtaisesti raukeavat => ellei erityistä ehtoa Kaikkien tarjousten hylkääminen on mahdollista mutta Tarjouskilpailua ei saa käyttää pelkästään kustannustason selvittämiseen, vaan tarjouksia pyytävällä tulee olla aito tarkoitus tehdä sopimus

54 Sopimuksen solminen julkisessa hankinnassa EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintapäätöksen tekimisen / valitusajan kulumisen jälkeen EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa, 21 päivän kuluttua päätöksen tiedoksisaannista Pakollinen odotusaika Ei valitusta vireillä EU-kynnysarvot ylittävä suorahankinta => 14 päivää hankintailmoituksen julkaisemisesta Ei valitusta vireillä

55 Jyse ehdot pääpiirteissään ja niiden käyttö

56 JYSE 2014 julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 Tavarat / palvelut yleiset sopimusehdot Hyvät ehdot perusasioista, Tutustu kis/jyse_2014_tavarat.pdf Täydennettävä vähintään: Hankinnan kohde ja laatutaso Henkilöstöä koskevat ehdot Hinta Sopimuskausi ja päättyminen Olennaisia muutoksia edellisiin JYSE ehtoihin: Hinta kiinteä ensimmäiset 12 kk Sopijapuolen korvausvastuu max. 5 krt hankinnan arvo

57 Yleiset ehdot osana sopimusta 2/2 Kun vakioehdot liitetään yksittäiseen sopimukseen Viitataan sopimuksessa Esim. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, sopimukseen sovelletaan Jyse 2009 Palvelut -ehtoja. Ehtojen käyttäjän tulee nimenomaisesti ilmaista tekevänsä sopimuksen vakioehdoin Toisella osapuolella tulee olla mahdollisuus tutustua vakioehtoihin Käytännössä vakioehdot otetaan sopimuksen liitteeksi. Vähintään linkkimuodossa jo tarjouspyyntöön.

58 JYSE-ehtojen käyttö Hankintayksikkö arvioi tarjouspyyntöä laatiessaan, onko hankinnassa pääosin kyse tavara- vai palveluhankinnasta Käytettävät ehdot JYSE Tavarat tai JYSE Palvelut Valitaan sen mukaan Ehdot kannattaa ottaa kokonaisuudessaan osaksi hankintasopimusta Hankinnan kohteesta riippuen mietittävä soveltuvatko kaikki kohdat omaan hankintaan

59 JYSE 2009 ja JYSE 2014 keskeiset erot Korvausvastuun enimmäismäärä on viisi kertaa hankintasopimuksen arvo Aikaisemmin vahingonkorvauksella ei ollut ylärajaa JYSE 2014 PALVELUT -ehdoissa on uusi kohta, jonka mukaan palveluntuottajalla on velvollisuus korvata sopimuksen vastaisella menettelyllä kolmannelle aiheuttamansa vahinko Tähän vastuuseen ei sovelleta vahingonkorvauksen ylärajaa Ehdon tarkoituksena on selkeyttää palveluntuottajan korvausvastuuta Tarkoitus on, että palveluntuottaja hoitaa asian suoraan vahingonkärsijän kanssa => ei tilaajaa välikätenä Esim. yksityisen, toimeksiannon saaneet palveluntuottajan julkishallinnon asiakkaalle aiheuttama vahinko.

60 Hintaehto ja hinnan tarkistaminen JYSE 2009 ja JYSE 2014 JYSE ehdoissa hinta on kiinteä, ellei toisin ollut sovittu Hinnan muuttaminen oli mahdollista vain, jos osapuolet ottavat sopimuksen ehdon hinnan muutoksista JYSE ehtojen mukaan hinta on kiinteä ainoastaan ensimmäiset 12 kuukautta Tämän jälkeen sopijapuolet voivat ehdottaa palvelun yleistä kustannuskehitystä vastaavaa hinnanmuutosta Sopijapuolilla on kolme kuukautta aikaa neuvotella hinnoista Jyse 2014 mukaan molemmilla sopijapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus hinnanmuutosneuvotteluiden kariuduttua Hinnanmuutos ei tule voimaan, jos sopimus irtisanotaan ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa ja irtisanomisajalla noudatetaan voimassa olevia hintoja

61 Tavara, palvelu vai urakka? Arviointi Hankintalain Liitteet Mistä maksetaan mitä on enemmistössä, ensisijainen tarkoitus CPV koodit Pääkohde + lisäkohde (esim. yhdistelmä palvelua ja tavaraa) Tehdasvalmisteisen laitteen asennus ei urakka

62 Tarjousten käsittely, arviointi ja tarjousten vertailu

63 Tarjousten arviointi ja vertailu 1.Vaihe - Vastaanottaminen 2.Vaihe 3.Vaihe 4.Vaihe - Avaaminen - Avauspöytäkirja Ehdokkaan ja tarjoajan soveltuvuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjousten vertailu

64 Tarjousten vastaanottaminen Tarjouksia pyydetään yleensä lähettämään Sähköpostilla sähköpostiosoitteeseen (vast.) Huolehdittava, ettei niitä käsitellä ennen määräaikaa Postitse Postiosoitteeseen (PL xx, 00x01 Xxxxxxxx) Tuomaan perille Katuosoitteeseen Aina lähettäjän vastuulla, että tulee määräajassa

65 Myöhästynyt tarjous tai osallistumishakemus Myöhästynyt eli määräajan jälkeen tullut tarjous tai osallistumishakemus tulee hylätä Palautetaan avaamattomana takaisin tarjoajalle, kun hankintapäätös ja sopimus on tehty Tarjousten tai osallistumishakemusten määräaika on ehdoton! Jättöajan jälkeen, mutta ennen avaamista tullutta tarjousta ei hyväksytä (MAO 2001/04) Postinkulun viiveen vuoksi myöhästynyttä tarjousta ei hyväksytä (MAO 116/04) Teknisen vian vuoksi myöhästynyttä tarjousta ei hyväksytä (MAO 109/05) KHO taltio 39 ja KHO taltio 810

66 Tarjousten arviointi ja vertailu

67 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Hankintalaki 46 Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjouksen on suljettava tarjouskilpailusta MAO:n ja KHO:n kanta: Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hylkääminen ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen hylkäämään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tarjousvertailussa Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, ettei kenellekään tarjoajalle anneta mahdollisuutta parantaa tarjoustaan Hankintayksiköllä on tarvittaessa velvollisuus saattaa tarjoukset vertailukelpoisiksi, jotta tarjousten vertailukelvottomuus ei vaarantaisi tarjoajien tasapuolisen ja syrjimätöntä kohtelua vertailussa Hankintayksiköllä on ts. joissakin tapauksissa oikeus pyytää tarjoajilta täsmennyksiä tarjouksiin

68 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tärkeää erottaa eri tilanteet! Tarjous on ehdoiltaan tarjouspyynnön vastainen (tarjous on lähtökohtaisesti hylättävä) Tarjouksesta puuttuu tieto, jolla ei ole merkitystä tarjousten vertailukelpoisuuteen ja tieto ei muutenkaan ole olennainen (tarjousta ei lähtökohtaisesti hylätä) Puutteellisen tarjouksen saa sulkea pois (mutta ei velvollisuutta) jos puuttuva tieto on hankintayksikön kannalta olennainen, vaikka puute ei vaikuta vertailuun Tarjous on epäselvä eli sitä ei voida todeta tarjouspyynnön mukaiseksi eikä tarjouspyynnön vastaiseksi (tarjoajalta pyydetään ensisijaisesti selvennystä)

69 Tarjouksen tarjouksenpyynnön mukaisuus Milloin tarjous on tarjouspyynnön vastainen - on suljettava tarjouskilpailusta? Esimerkkejä oikeuskäytännöstä: Tarjous on myöhässä Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset eivät täyty Tarjouksen toimitusaika poikkeava tp:stä Tarjouksen kieli Tarjottu tuote/palvelu ei vastaa ehdottomia vaatimuksia Hinnoittelussa on virhe/puute joka vaikuttaa vertailuun ja tasapuoliseen kohteluun Hintalomake puuttuu kokonaan Osa hintatiedoista on jätetty antamatta Hinnat eivät ole kiinteitä tai hintoja koskee varauma Maksuaika Toimitusaika. -ehdot ja paikka Sopimusehdot (tarjoaja käyttää esim. omia)