Keskiviikkona Kouvolan kaupungintalon yhteispalvelupisteessä.

Transkriptio

1 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Aika klo 16:08-18:30 Paikka Hallinnon kh 316 Läsnä Luettelon mukaan Pykälät Allekirjoitukset Jari Suomela puheenjohtaja Katriina Lankinen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Allekirjoitukset Sari Melkko Marja Pulkkinen Pöytäkirja on yleisesti nähtävillä Todistaa Keskiviikkona Kouvolan kaupungintalon yhteispalvelupisteessä. Sirkku Ahvo-Lehtinen tarkastuspäällikkö

2 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Osallistujat Jäsenet Suomela Jari puheenjohtaja Päivärinta Juha varapuheenjohtaja Konka Reino jäsen Melkko Sari jäsen Peltola Jari jäsen Pulkkinen Marja jäsen Raunio Milla jäsen Muut Ahvo-Lehtinen Sirkku tarkastuspäällikkö Lankinen Katriina Kumpu Arja Kristeri Kari tarkastussihteeri hyvinvointipalvelujen johtaja poistui kokouksesta 59 käsittelyn jälkeen saapui kokoukseen klo 16:30 ja poistui kokouksesta 59 aikana klo 17:45 Poissa Helminen Harri valtuuston puheenjohtaja Tuomela Ulla-Maija vastuunalainen tilintarkastaja

3 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Sivu 57 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta Hyvinvointipalvelujen toimialan kuuleminen Tilintarkastuspalveluiden hankinta kaupunkikonsernille Sähköisesti tapahtuvan tarkastuslautakunnan pöytäkirjan 118 tarkastaminen 62 Ilmoitusasiat Muut esille tulevat asiat 120

4 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tala 57 Hallintosäännön 42 :n mukaan avattuaan kokouksen puheenjohtajan on todettava läsnä olevat sekä missä ominaisuudessa kukin on läsnä. Li säk si puheenjohtajan on todettava kokouksen laillisuus ja pää tös val tai suus. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päätöksellään ottaa käsiteltäväkseen sel lai sen kin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Tarkastuspäällikön ehdotus: Puheenjohtaja toteaa läsnäolijat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Tarkastuslautakunnan päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

5 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastajien valinta Tala 58 Hallintosäännön 51 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättä mäl lä tavalla. Tarkastuslautakunta on päättänyt , että pöytäkirja tar kas tetaan kokousta seuraavan viikon tiistaina Kouvolan kaupungintalon yh teispal ve lu pis tees sä, Torikatu 10. Tarkastettu pöytäkirja pidetään ylei ses ti nähtävänä kokousta seuraavan viikon keskiviikkona Kouvolan kau pun ginta lon yhteispalvelupisteessä. Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka ovat Sari Melkko ja Marja Pulkkinen. Tarkastuslautakunnan päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin.

6 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Hyvinvointipalvelujen toimialan kuuleminen 5592/ /2014 Tala 59 Hyvinvointipalvelujen asiakaslähtöisyys ja saatavuus Työohjelman mukaisesti tarkastuslautakunta haluaa kuulla hy vin voin ti palve lu jen asiakaslähtöisyydestä ja saatavuudesta vuoden 2016 aikana. Tarkas te lu rajataan terveyspalveluihin. Hyvinvointijohtaja Arja Kumpu esit te lee asiaa kokouksessa. Asiakaslähtöisyys Asiakaslähtöinen toiminta on kaupunkistrategian päämäärä. Valtuusto hyväk syi Kouvolan hyvinvointiohjelman vuosille , jol la tuetaan asiakaslähtöinen toiminta-päämäärän ja siihen liittyvien stra te giava lin to jen toteutusta. Strategiavalinnoille asetettuja tavoitteita ovat: hyvinvointivaikutusten arviointi ennalta merkittävien asioiden päätös vaih to eh dois ta olosuhteiden ja mahdollisuuksien luonti kuntalaisten ak ti voi tu mi seen oman ja läheisten hyvinvoinnin edistämiseksi ennaltaehkäisyn ja varhaisen tuen sisällyttäminen asia kas pro ses seihin järjestöjen, vertaisten ja/tai yritysten roolin vahvistuminen pal ve luiden tuotannossa asiakkaiden osallistamisen ja kuulemisen toimintamalli käytössä. Askelprojekti Hiljattain loppuraportin antaneella Askelprojektilla haettiin uutta asia kas lähtöis tä toimintamallia ja asiakasymmärrystä palvelutuotannon oh jaa mi seen. Projektin tavoitteena oli tuottaa kuntalaisille nykyistä parempia asia kas tulok sia (vaikuttavuus, asiakaskokemus) alhaisemmilla tai samoilla kus tannuk sil la (resurssitehokkuus) eli parantaa tuottavuutta. Projektin tar koi tukse na oli tukea hyvinvointipalveluiden siirtymistä perinteisestä tuo tan to lähtöi ses tä asiakaslähtöiseen toimintamalliin, jolloin asiakastietoon pe rus tuval la päätöksenteolla kohdennetaan kaupunginresursseja ny kyis tä tehokkaammin palvelutuotantoon. Projektissa oli tarkoitus arvioida nykyisen palvelujärjestelmän kyky vas ta ta kuntalaisten tarpeisiin ja arvioinnin perusteella muokata nykyisiä ja in novoi da uusia palveluja. Projektin aikana asiakassuuntautunut toi min ta kulttuu ri piti vahvistua ja syntyä johtamisen tueksi keinoja johtaa toi min taa asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti. Kilpailuttaminen Kouvolan kaupunginhallitus on linjannut, että Kouvolan sote-palvelut tuo tetaan ensisijaisesti julkisina palveluina, mutta palvelujen tur vaa mi sek si on käynnistetty toissijaisena vaihtoehtona myös palvelujen kil pai lut ta mi nen yhteisyritysmallilla. Mikäli hankinta toteutetaan, osan Kou vo lan sote palveluista tuottaa yhteisyritys, josta Kouvolan kaupunki omis tai si 49 %. Kilpailutus perustuu määriteltyihin laatukriteereihin eli kil pai lu tuk sen voittaa

7 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta se, joka tarjoaa kiinteällä hinnalla parasta laatua. Val mis te lussa huomioidaan sote-uudistuksen eteneminen ja kilpailutus voi daan keskeyttää missä vaiheessa tahansa. Kouvolan kaupunki on lähettänyt tarjouspyynnöt sote-palvelujen tuot ta mises ta kolmelle ryhmittymälle: Mehiläinen, Pihlajalinna sekä Ter veys ta lo. Tarjousten palautus on , jonka jälkeen tehdään tar jous ten vertailu laadun ja sisällön osalta. Kaupunginhallitus päättää va lit ta vas ta palveluntuottajasta tammikuussa Mahdollinen yhteisyritys käynnistyisi syksyllä 2017 ja sen tuottaman pal velu ko ko nai suu den hankintahinta vuositasolla on noin 84 milj.. Han kin tame net te ly koskee noin tuhatta kaupungin työntekijää, ml. va ki nai nen ja määräaikainen henkilöstö. Siirtyminen uuden työnantajan pal ve luk seen tapahtuisi liikkeenluovutusperiaatteiden mukaisesti entisin pal ve lus suh teen ehdoin. Hankintamenettelyyn sisältyvät palvelut: terveysasemien vastaanotto, perus ter vey den huol lon osastohoito, hoitotarvikepalvelu, suun ter vey den huolto, aikuispsykiatrian avopalvelut, lääkinnällinen kuntoutus, ter vey den huollon päivystys, erikoissairaanhoidon vastaanottotoiminta ja osas to hoi to, anestesia- ja leikkaushoito, kotiutusyksiköt, kotiutustiimi, päih de pal ve lut sekä työterveyspalvelut. Hyvinvointijohtajalta toivotaan vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Miten terveyspalveluiden kysyntä ja tarjonta ovat kohdanneet ja miten hoito- ja palvelutakuut ovat toteutuneet? Millainen on POKS:n ja terveyskeskuksen vuodeosastojen ti lan ne? Hyvinvointipalvelujen talouden ja vuoden 2016 tavoitteiden en na koitu toteutuminen? Asiakaslähtöisyyden tilanne ja Askelprojektin tulokset Sotepalveluiden kilpailutus. Palvelujen saatavuus Hoito- ja palvelutakuun toteutuminen vaivattomasti voidaan todeta Kou volan kaupungin sivuilta vain Pohjois-Kymen sairaalan osalta. Muiden pal velu jen osalta tiedon saaminen on hankalampaa. Lisätietoja: hyvinvointipalvelujen johtaja Arja Kumpu, puh , arja.kumpu(a)kouvola.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään hyvinvointipalvelujen johtajan katsaus tiedoksi. Tarkastuslautakunnan päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Vs. terveysjohtaja Kari Kristeri saapui kokoukseen tämän asian kä sit te lyn aikana klo 16:30 ja poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ai ka na klo 17:45.

8 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Hyvinvointipalvelujen johtaja Arja Kumpu poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo

9 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastuspalveluiden hankinta kaupunkikonsernille / /2016 Tala 60 Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tarkastuslautakunnan vas tuul le kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä. Ny kyinen tilintarkastussopimus BDO Audiator Oy:n kanssa päättyy vuoden 2016 tilikauden jälkeen, minkä vuoksi ulkoinen tarkastus on käyn nis tä nyt kilpailutuksen valmistelun yhteistyössä hankintojen kanssa. Kuntalain mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista var ten rekisteröidyn tilintarkastusyhteisön. Kaupungin tytäryhteisöjen ti lintar kas ta jak si on valittava sama tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poik kea miseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Täl lä kilpailutuksella kilpailutetaan koko kaupunkikonsernin ti lin tar kas tus pal velut, koska kaupungin tytäryhteisöjen osalta ei ole perusteltua tar kas tuk sen järjestämiseen liittyvää syytä olla valitsematta kaupungin ti lin tar kas tus yhtei söä myös tytäryhteisön tilintarkastajaksi. Tytäryhteisöjen osalta päätöksen tilintarkastajan valinnasta tekee ty tär yhtei sön yhtiökokous. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä kaupungin vastuunalaiseksi ti lin tarkas ta jak si julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHT/JHTT-ti lin tar kas ta ja). Sellaisessa yhteisössä ja säätiössä, jossa kaupun gil la on määräysvalta, voidaan vastuulliseksi tilintarkastajaksi va li ta KHT-, HT- tai JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastusyhteisön toimikausi ei ole sidottu tarkastuslautakunnan ja valtuus ton toimikauteen. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Toi mikau den pituus tuodaan valtuustolle ratkaistavaksi tilintarkastajan va lin nan yhteydessä. Laajoista keskeneräisistä valtakunnallisista uudistuksista johtuen, ti lin tarkas tus ehdotetaan kilpailutettavan vain vuosille Lisäksi pyy detään optioita tarkastuspalveluista vuosille 2019 ja Lakisääteisten tilintarkastuspalveluiden lisäksi kilpailutetaan samalla tarjous pyyn nöl lä EU-projektien ja muiden hankkeiden tarkastukset sekä muut tilintarkastukseen liittyvät palvelut (ICT-, alv- ja so pi mus tar kas tuk set yms.). Tilintarkastajan tehtävät Tilintarkastajan on toukokuun loppuun mennessä tarkastettava jul kis hal linnon hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kir jan pito ja tilinpäätös. Tilintarkastajan on tarkastettava: 1) onko kunnan hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mu kai ses ti; 2) antavatko kunnan tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös ti linpää tök sen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mu kai ses ti

10 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta oikeat ja riittävät tiedot kunnan tuloksesta, taloudellisesta asemasta, ra hoituk ses ta ja toiminnasta; 3) ovatko valtionosuuksien perusteista annetut tiedot oikeita; 4) onko kunnan sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä kon ser ni val von ta järjestetty asianmukaisesti. Tilintarkastajan tulee noudattaa valtuuston ja tarkastuslautakunnan an tamia ohjeita, jolleivat ne ole ristiriidassa lain, hallintosäännön tai jul kis hal linnon hyvän tilintarkastustavan kanssa. Havaitsemistaan olennaisista epäkohdista tilintarkastajan on il moi tet ta va viipymättä kunnanhallitukselle annettavassa ti lin tar kas tus pöy tä kir jas sa. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Tarjouspyynnössä on määriteltävä tarkastuspäivien lukumäärä. Tar kas tuksen sisältöön ja laajuuteen vaikuttavat mm. kunnan konsernirakenne ja palvelutuotannon järjestämistavat. Keskeneräisten sote- ja maakuntauudistusten vuoksi on tar kas tus pal ve luiden tarvetta vaikea arvioida tulevina vuosina. Sotepalveluiden mah dol li nen siirtyminen kaupungin ja yksityisen palvelutuottajan yhteiselle yri tyk sel le vuoden 2017 aikana ei ole huomioitu arvioiduissa tar kas tus päi vis sä. Tarjouspyynnössä Kouvolan kaupungin lakisääteisen tilintarkastuksen tarkas tus päi vien määrä on 80 pv/v, eli 160 pv sopimuskausi, tässä on huomioi tu mm. liikelaitosten purkaminen. Tytäryhtiöiden tilintarkastuksen laajuudeksi on arvioitu 65 pv/v, 130pv/ sopi mus kau si - Kaakkois-Suomen Tieto Oy 3 pv / v - Kouvola Innovation -konserni 10 pv / v - Kouvolan Asunnot Oy 7 pv / v - Kouvolan Teatteri Oy 2 pv / v - KSS Energia -konserni 20 pv / v - Kouvolan Vesi Oy 13 pv/ v - muut pienet kiinteistö- ja asuntoyhtiöt 10 pv/v Lopullisten tarkastuspäivien määrä voi poiketa tarjouspyynnön arvioista, kos ka todellisten tarkastuspäivien lukumäärä perustuu tilintarkastajan teke mään riskienarviointiin ja sen edellyttämään tarkastustyön määrään. Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta päättää kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut Kouvolan kaupunkikonsernille vuosille sekä optioina vuosille 2019 ja hyväksyä ulkoisen tarkastuksen ja hankintatoimen kanssa yhteistyössä laatiman liitteen mukaisen tarjouspyynnön ja valtuuttaa käynnistämään kilpailutuksen. päättää julkaista tarkastuslautakunnan jäsenille kokouksessa

11 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta jaettavan tilintarkastusta koskevan tarjouspyynnön HILMA ilmoituskanavassa. Tarkastustoimistolle annetaan oikeus tehdä teknisiä korjauksia tarjouspyyntöön sekä tehdä tarvittavat lisäykset siihen (esim. tarjouksen liitteet). Lisätietoja: tarkastuspäällikkö Sirkku Ahvo-Lehtinen, puh , sirkku.ahvo-lehtinen(a)kouvola.fi ja hankintapäällikkö Marja-Liisa Jyrkilä, puh , marja-liisa.jyrkila(a)kouvola.fi Tarkastuspäällikön muutettu päätösehdotus: Tarjouspyynnön valmistelua tilintarkastuspalveluiden hankinnasta kaupunkikonsernille vuosille jatketaan. Tarkastuslautakunnan päätös: Tarkastuspäällikön muutettu päätösehdotus hyväksyttiin.

12 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Sähköisesti tapahtuvan tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastaminen Tala 61 Kouvolan kaupungin hallintosäännön 51 mukaan pöytäkirja tar kas te taan toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunta on päättänyt , että pöytäkirja tar kas tetaan kokousta seuraavan viikon tiistaina Kouvolan kaupungintalon yh teispal ve lu pis tees sä, Torikatu 10. Tarkastuslautakunta on käsitellyt kustannustehokasta, säh köis tä pöy tä kirjan tarkastamistapaa kokouksessaan Pöytäkirja lähetetään sähköpostilla puheenjohtajan ja pöytäkirjan tar kas tajien tarkastettavaksi. Puheenjohtaja ja pöytäkirjan tarkastajat vas taa vat säh kö pos til la pöytäkirjan tarkastamisesta. Pöytäkirjan tar kis ta mi nen katsotaan tapahtuneen puheenjohtajan ja tarkastajien säh kö pos ti vas tauksel la.varsinaisesti pöytäkirja al le kir joi te taan seuraavassa ko kouk ses sa. Päätöksen tiedoksianto Uuden Kuntalain mukaan kunnan jäsenen ja 137 :n 2 momentissa tar koite tun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päi vän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Toistaiseksi tarkastuslautakunnan tarkastettu pöytäkirja pidetään jul ki ses ti näh tä vä nä kokousta seuraavan viikon keskiviikkona kello tai, jos se on pyhä- tai muu vapaapäivä, seuraavana ar ki päi vä nä Kouvolan kau pun gin ta lon yhteispalvelupisteessä, Torikatu 10, Kou vo la sekä pöytäkirja julkaistaan Kouvolan kaupungin internetsivulla. Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta päättää ottaa käyttöön sähköisesti tapahtuvan pöy täkir jan tarkastamisen ja noudattaa esittelytekstin mukaista käy tön töä päätösten tiedoksiannossa. Tarkastuslautakunnan päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin.

13 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Ilmoitusasiat Tala 62 Ilmoitusasioita ei ollut.

14 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ Tarkastuslautakunta Muut esille tulevat asiat Tala 63 Tarkastuslautakunnan päätös: Muita asioita ei ollut.

15 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 11/ MUUTOKSENHAKUOHJEET MUUTOKSENHAKUKIELTO Pöytäkirjan :t. Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea muutos ta. Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 91 (365/1995).