Keskiviikkona Kouvolan kaupungintalon yhteispalvelupisteessä.

Transkriptio

1 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Aika klo 16:14-19:17 Paikka Läsnä Kouvolan kaupungintalo, Torikatu 10, kokoushuone Aimo 2. krs Luettelon mukaan Pykälät Allekirjoitukset Jari Suomela puheenjohtaja Katriina Lankinen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Allekirjoitukset Reino Konka Jari Peltola Pöytäkirja on yleisesti nähtävillä Todistaa Keskiviikkona Kouvolan kaupungintalon yhteispalvelupisteessä. Sirkku Ahvo-Lehtinen tarkastuspäällikkö

2 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Osallistujat Jäsenet Suomela Jari puheenjohtaja Konka Reino Melkko Sari Peltola Jari Pulkkinen Marja Raunio Milla jäsen jäsen jäsen jäsen jäsen Nikkanen Seppo varajäsen poistui kokouksesta klo 17:41 17 käsittelyn jälkeen Muut Ahvo-Lehtinen Sirkku tarkastuspäällikkö Lankinen Katriina Kunnas Hellevi tarkastussihteeri vs. talous- ja rahoitusjohtaja poistui kokouksesta klo 16:51 16 käsittelyn jälkeen Karhu Päivi henkilöstöpäällikkö saapui kokoukseen klo 16:52 17 käsittelyyn ja poistui kokouksesta klo 17:57 18 käsittelyn jälkeen Tuomela Ulla-Maija vastuunalainen tilintarkastaja Poissa Päivärinta Juha varapuheenjohtaja Helminen Harri valtuuston puheenjohtaja

3 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Sivu 14 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta Talous ja omistajaohjauksen katsaus Henkilöstöpalvelujen katsaus Kouvolan kaupungin etätyöohjeet Tilintarkastusyhteisön toinen väliraportti Ilmoitusasiat Muut esille tulevat asiat 40

4 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tala 14 Hallintosäännön 41 :n mukaan avattuaan kokouksen puheenjohtajan on todettava läsnä olevat sekä missä ominaisuudessa kukin on läsnä. Li säk si puheenjohtajan on todettava kokouksen laillisuus ja pää tös val tai suus. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päätöksellään ottaa käsiteltäväkseen sel lai sen kin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Tarkastuspäällikön ehdotus: Puheenjohtaja toteaa läsnäolijat sekä kokouksen laillisuuden ja pää tös valtai suu den. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

5 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastajien valinta Tala 15 Kouvolan kaupungin hallintosäännön 50 mukaan pöytäkirja tar kas te taan toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka ovat Reino Konka ja Jari Peltola. Päätösehdotus hyväksyttiin.

6 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Talous ja omistajaohjauksen katsaus 5592/ /2014 Tala 16 Kaupungin tilinpäätös 2016 ja sisäisen tarkastuksen raportointi Vs. talous- ja rahoitusjohtaja on kutsuttu työohjelman mukaisesti ko koukseen esittelemään kaupungin vuoden 2016 tilinpäätöksen. Lisäksi hän esittelee BDO Oy:n raportin konserni- ja omistajaohjauksen toteutumisesta sekä riskienhallinnan arvioinnista. Tilinpäätösmateriaali jaetaan sähköpostilla lautakunnan jäsenille. Lisätietoja: vs. talous- ja rahoitusjohtaja Hellevi Kunnas, puh , hellevi.kunnas(a)kouvola.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään saatu katsaus tiedoksi ja aineistoa hyödynnetään ar vi oi ti ker tomuk ses sa. Päätösehdotus hyväksyttiin. Vs. talous- ja rahoitusjohtaja poistui kokouksesta klo 16:51 tämän asian käsittelyn jälkeen.

7 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Henkilöstöpalvelujen katsaus 5592/ /2014 Tala 17 Henkilöstöjohtaja on kutsuttu kokoukseen työohjelman mukaisesti. Kokouk ses sa käsitellään henkilöstökertomus vuodelta 2016 ja hen ki lös töl le tehty työhyvinvointikysely. Henkilöstökertomus tukee strategista henkilöstöjohtamista, pää tök sen tekoa sekä henkilöstön ja työyhteisöjen kehittämistä. Hen ki lös tö ker to muksen tarkoituksena on henkilöstöä koskevien tunnuslukujen ja niiden analyy sien lisäksi antaa mahdollisimman kattava kuvaus vuoden 2016 hen kilös tö työn painopisteistä. Seurattavia tunnuslukuja ovat mm. hen ki lös tö meno jen kehitys, eläköityminen ja sen hyödyntäminen hen ki lös tö mää rän sopeuttamisessa, sairaspoissaolojen kehitys ja työhyvinvointia edis tä vät toimenpiteet. Työhyvinvointikysely toteutettiin marraskuussa Kysely lähetettiin kaikil le työntekijöille henkilökohtaiseen sähköpostiin. Kyselyyn oli mah dol lis ta vastata myös paperilomakkeella, jotka tallennettiin jär jes tel mään henkilöstöpalveluissa. Kyselyyn vastattiin nimettömästi ja sen to teut ti Webropol Oy. Kyselyyn vastasi työntekijää eli vastausprosentti oli 60. Kon ser ni palve lui den vastausprosentti oli 55, Hyvinvointipalveluiden 61 sekä Tek niik kaja ympäristöpalveluiden 56. Työelämän laatu 2016 (työhyvinvointikysely henkilöstölle) on hyväksytty kau pun gin henkilöstöjaostossa Kokouksessa kuullaan työ hy vinvoin ti kyselyn tulokset. Kokousmateriaali jaetaan lautakunnan jäsenille sähköpostilla. Lisätietoja: henkilöstöjohtaja Päivi Karhu, puh , paivi.karhu(a)kouvola.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään katsaus tiedoksi ja saatua materiaalia käytetään hyödyksi ar vioint ker to muk ses sa. Päätösehdotus hyväksyttiin. Henkilöstöjohtaja saapui kokoukseen klo tämän asian käsittelyyn. Varajäsen Seppo Nikkanen poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo

8 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto Tarkastuslautakunta Kouvolan kaupungin etätyöohjeet Khhj Kouvolan kaupungilla ei ole ollut vielä tähän mennessä käytössä etä työ tä. Tarve etätyön käyttöön on kuitenkin kasvanut ja samalla myös tie to tek niset valmiudet sen käyttöönottoon ovat parantuneet. Etä työ on joustava työn organisointimalli. Etätyö on työtä, jota voitaisiin teh dä työnantajan tiloissa, mutta jota tehdään tietotekniikkaa käyttäen varsi nai sen työpaikan ulkopuolella. Etätyö lisää työn tuottavuutta ja työ jär jeste ly jen joustavuutta sekä parantaa työhyvinvointia. Se mah dol lis taa samalla työn ja perhe-elämän joustavamman yhteensovittamisen. Etä työn käyttö parantaa myös työnantajaimagoa ja helpottaa asian tun ti joi den rekrytointia. Etätyötä tarjoava työpaikka on moderni ja ke hit ty nyt tä tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävä organisaatio. Etätyön piiriin on tarkoitus kuulua kaikki kaupungin vi ran hal ti jat/työn te ki jät, joiden työ teh tä viä voidaan työnantajan mielestä tehdä etätyönä. Teh tä vät, jot ka edellyttävät henkilön jatkuvaa työpanosta ja läsnäoloa työ yk si kös sä, es tä vät etätyön tekemisen. Esimies harkitsee etätyön käyt tö mah dol li suudet aina työtehtävien ja toiminnan näkökulmasta ot taen huomioon myös henkilöstön yhdenvertaisen ja tasapuolisen koh te lun. Kun etätyötä otetaan ensimmäisen kerran käyttöön, on hyvä rajata etä työpäivien määrää. Tar koi tuk se na on, että etä työ tä tehdään sa tun nai ses ti yksittäisinä työpäivinä tai sään nöl li ses ti si ten, että etätyötä on enin tään yksi (1) työpäivä/viikko. Mikäli kyse on määräaikaisesta pro jek ti teh tä väs sä työskentelevästä, voidaan etätyötä kuitenkin tehdä kaksi (2) työpäivää/viikko. Ainoastaan erittäin poikkeuksellisesta ja pe rus tel lus ta syystä etätyötä voi tehdä sovitun määräajan yhtäjaksoisesti. Etätyö perustuu vapaaehtoisuuteen ja luottamukseen. Kenelläkään ei ole ehdotonta oikeutta etätyön tekemiseen eikä työnantaja voi toisaalta pa kottaa ketään etätyöhön. Etätyöhön tarvitaan aina molempien osa puol ten suostumus. Työnantaja päättää viime kädessä etätyön te ke mi ses tä ottamalla huomioon työn luonteen ja etätyöhön halukkaan työn te ki jän ominaisuudet selvitä etätyönä suoritettavista tehtävistä. Etätyöstä sovitaan työnantajan ja viranhaltijan/työntekijän kesken kir jal lisel la etä työ so pi muk sel la. Etätyösopimus laaditaan Sympa HR-jär jes telmäs sä, jolloin on mahdollista seurata etätyötä tekevien määrää ja sen kehitystä. Etä työ so pi mus voidaan tehdä joko toistaiseksi tai mää rä ai kaisek si. Etätyössä noudatetaan Kouvolan kaupungin kulloinkin voi mas sa olevia etätyöohjeita. Etätyöntekijä kuuluu työnantajan työnjohdon ja valvonnan piiriin. Etä työ tä johdetaan seuraamalla työn tuloksia. Esimiehen tehtävänä on valvoa työn tuloksellisuutta ja sitä, että työmäärä pysyy kohtuullisena. Etä työ hön käytetyn työajan seurannan perusteena on oltava mo lem min puo li nen luottamus, koska etätyössä työajan seurantaa ei voida sähköisten jär jestel mien avulla tehdä. Työntekijä on velvollinen osallistumaan esi mie hen tai työtehtävien edellyttämiin palavereihin tai kokouksiin myös etä työ päi vä nä.

9 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto Tarkastuslautakunta Etätyössä olevien työtehtäviä ei saa myöskään siirtyä var si nai sel la työpaikalla oleville työntekijöille lisäkuormaksi. Etätyötä teh dään normaalin säännöllisen työajan puitteissa. Liukuvassa työ ajas sa olevilla työaikasaldoa ei kerry etäpäivinä eikä lisä- tai ylityön te ke mi nen ole mahdollista. Lähtökohtana on, että työntekijä on myös etä työ päi vi nä tavoitettavissa työaikana. Työntekijän tulee noudattaa etätyössä kaupungin tietoturvasta ja tie to suojas ta antamia ohjeita sekä raportoida mahdollista tietoturvaa vaa ran ta vis ta seikoista esimiehelleen ja/tai tietohallinnolle. Etätyötä te ke vän tulee kiinnittää huomiota tietoturvallisiin menettelytapoihin toi mies saan työpaikan toimitilojen ulkopuolella. Työsuojelua ja työturvallisuutta koskevia määräyksiä sovelletaan pää sääntöi ses ti myös kotona tehtävään työhön. Työnantajalla on kuitenkin vain rajallinen mahdollisuus valvoa työolosuhteita etätyössä. Työntekijä vas taa työskentelytiloista ja niiden tarkoituksenmukaisuudesta. Hän vas taa myös työturvallisuuteen liittyvien ohjeiden noudattamisesta. Lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa myös etätyössä. Etä työs sä sattuvat tapaturmat luokitellaan työtapaturmiksi vain silloin, kun ne liittyvät kiinteästi työhön. Etätyön käytön laajuutta on tarkoitus seurata Sympa HR -järjestelmän kaut ta. Etätyön käytöstä on tarkoitus kerätä palautetta vuoden 2017 lo pussa, jonka jälkeen ohjeita tarkistetaan tarvittaessa. Etätyöohjeet ovat liitteenä nro 2. Etätyösopimuslomake on liitteenä nro 3. Henkilöstöpalvelut muokkaavat etätyösopimusta tarvittaessa. Etätyöohjeet on käsitelty kaupungin yhteistyöryhmässä Lisätietoja: Henkilöstöjohtaja Päivi Karhu, puh , paivi.karhu(a)kouvola.fi. Henkilöstöjohtajan ehdotus: Kouvolan kaupungin etätyöohjeet hyväksytään. Kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Tala 18 Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto on käsitellyt etätyöohjeet

10 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto Tarkastuslautakunta Tarkastuspäällikön ehdotus: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kaupungin etätyöohjeet. Päätösehdotus hyväksyttiin. Henkilöstöjohtaja poistui kokouksesta klo tämän asian käsittelyn jälkeen.

11 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tilintarkastusyhteisön toinen väliraportti 4786/ /2014 Tala 12 Sopimuksen ja tilintarkastuksen työohjelman mukaisesti ti lin tar kas tus yh teisö antaa toisen väliraportin helmikuun 2017 kokouksessa. Vastuunalainen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela raportoi tehdyistä tarkas tuk sis ta lautakunnalle. Tilintarkastajien tarkastusmuistiot on nähtävänä kokouksessa. Toinen väliraportti jaetaan lautakunnan jäsenille kokouksen alussa. Lisätietoja: vastuunalainen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela, ul la-maija.tuomela(a)bdo.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään tiedoksi vastuunalaisen tilintarkastajan antama toinen vä li ra portti. Tarkastuslautakunta päätti, että tilintarkastusyhteisön toinen väliraportti käsitellään lau ta kun nan maaliskuun kokouksessa. Tala 19 Lautakunnan päätöksen mukaisesti vastuunalainen ti lin tar kas taja raportoi tehdyistä tarkastuksista. Toinen väliraportti on jaettu lautakunnan jäsenille. Lisätietoja: vastuunalainen tilintarkastaja Ulla-Maija Tuomela, ul la-maija.tuomela(a)bdo.fi. Tarkastuspäällikön ehdotus: Merkitään tiedoksi vastuunalaisen tilintarkastajan antama toinen vä li ra portti. Päätösehdotus hyväksyttiin.

12 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Ilmoitusasiat Tala 20 Ilmoitusasioita ei ollut.

13 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ Tarkastuslautakunta Muut esille tulevat asiat Tala 21 Merkittiin tiedoksi vuoden 2016 arviointikertomuksen sisältöasioita.

14 Kouvolan kaupunki Pöytäkirja 3/ MUUTOKSENHAKUOHJEET MUUTOKSENHAKUKIELTO Pöytäkirjan :t. Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea muutos ta. Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 91 (365/1995).