Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/2016 1

Transkriptio

1 Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/ Tarkastuslautakunta Aika klo 18:00-20:50 Paikka Kunnantalo Ervastintie 2, kokoustila Herman 4. krs. Läsnäolijat Seppälä Ulla puheenjohtaja Salonen Antti varapuheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä 4 Ahlberg Siv jäsen Blomfelt Juha jäsen Dibbets Ramon jäsen Tanskanen Matti jäsen Rehn Krister JHTT-tilintarkastaja, pöytäkirjanpitäjä klo 18:00-18:08 ja 19:17-20:50 Muut läsnäolijat Toivanen Oili hankintapäällikkö klo :17, 4 Poissa Hautamäki Pia jäsen Kauhanen Heli jäsen Allekirjoitukset Ulla Seppälä Krister Rehn, :t 1-3, 5-6 puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Antti Salonen pöytäkirjanpitäjä, 4 Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty Juha Blomfelt pöytäkirjantarkastaja Matti Tanskanen pöytäkirjantarkastaja Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä Kirkkonummen kunnantalon palvelupisteessä, Ervastintie 2 Krister Rehn pöytäkirjanpitäjä

2 Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/ Käsitellyt asiat :t Otsikko sivu 33 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 34 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen 4 35 Esteellisyydet 5 36 Kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden sopimuksen päättyminen ja optiokaudet tilannekatsaus ja eteneminen 6 37 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastajan raportointi 8

3 Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunta Tarkastussäännön mukaan tarkastuslautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Ehdotus Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen Tarkastuslautakunta Hallintosäännön 46 :n mukaan kokouksen pöytäkirja rakentuu esityslistan pohjalle. Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös sähköisesti. Sähköisen tarkastamisen käyttöönotosta ja tarkemmasta menettelytavasta päättää asianomainen toimielin. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa tai valitusosoituksessa annetaan tarpeelliset ohjeet muutosvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Salassa pidettäviin asiakirjoihin on merkittävä, mihin lainkohtaan salassapito perustuu. Pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa tai valita pöytäkirjantarkastajat. Kiireellisessä tapauksessa pöytäkirja voidaan tarkastaa samassa kokouksessa. On päätetty, että pöytäkirjat tarkastetaan sähköisesti. Kokouksissa valitaan erikseen pöytäkirjantarkastajat. Ehdotus Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan seuraavaan keskiviikkoon mennessä. Pöytäkirja asetetaan nähtäväksi tarkastuspäivää seuraavana arkipäivänä. Päätös Hyväksyttiin. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Juha Blomfelt ja Matti Tanskanen. Päätettiin, että 4:n pöytäkirjanpitäjänä toimii varapuheenjohtaja Antti Salonen.

5 Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/ Tarkastuslautakunta Esteellisyydet Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Edellisissä kokouksissa on todettu ns. pysyvät esteellisyydet, esim. jäse-nyydet muissa lautakunnissa. Ehdotus Tarkastetaan esteellisyydet. Päätös Esteellisyyksiä ei ilmoitettu JHTT tilintarkastaja Krister Rehn poistui esteellisenä kokouksesta 4:n käsittelyn ajaksi klo

6 Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/ Tarkastuslautakunta Kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden sopimuksen päättyminen ja optiokaudet tilannekatsaus ja eteneminen Tarkastuslautakunta Kirkkonummen kunta kilpailutti keväällä 2013 EU-hankintana kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut sekä kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelut. Kunnanvaltuusto teki hankintapäätöksen Kunnan tilintarkastusyhteisöksi valittiin BDO Audiator Oy. Kirkkonummen kunta ja BDO Audiator Oy solmivat sopimuksen dnro 376/ /2013 kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista sekä kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluista koskien tarkastusvuosia Sopimus päättyy, kun tarkastusvuoden 2016 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös hyväksytty, ellei Kirkkonummen kunta käytä sopimuksessa olevia optiokausia. Kokouksessa käydään läpi sopimuksen toteuttamisen tilanne sekä etenemisvaihtoehdot ja aikataulut liittyen optiokauden käyttämiseen tai sopimuksen päättämiseen. BDO Audiator Oy / tarkastuslautakunnan sihteeri ei osallistu tämän kohdan käsittelyyn, ellei erikseen pyydetä. Esittelijänä toimii tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja läsnä käsittelyn aikana on kunnan hankintapäällikkö. Päätös: Tarkastuslautakunta kävi läpi sopimuksen toteuttamisen tilanteen sekä keskusteli etenemisvaihtoehdoista. Ennen kuin otetaan kantaa mahdolliseen optiokauden käyttöön, BDO Audiator Oy:n tulee toimittaa sopimuksen mukaisesti tiedot tilintarkastusvuoden 2017 hinnoista. Tarkastuslautakunta esittää, että hinnat ovat käytössä vuoden 2017 talousarviokäsittelyä varten JHTT tilintarkastaja Krister Rehn saapui uudestaan kokoukseen tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 19.17

7 Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastuskertomus 2015 Tarkastuslautakunta Kunnanhallitus on allekirjoittanut vuoden 2015 tilinpäätöksen ja antanut sen tilintarkastajalle tarkastettavaksi. Kuntalain 125 mukaan tilintarkastaja antaa valtuustolle tilintarkastuskertomuksen jossa annetaan selostus tarkastuksen tuloksesta. Kertomuksessa todetaan voidaanko tilinpäätös hyväksyä ja voidaan tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus. Ehdotus: Tarkastuslautakunta saattaa tilintarkastuskertomuksen tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä ottaa kantaa siihen voidaanko: a) vuoden 2015 tilinpäätös hyväksyä ja voidaanko b) vastuuvapaus myöntää kunnan hallintoa hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille tilikaudelta Päätös: Tarkastuslautakunta saattaa tilintarkastuskertomuksen tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä ehdottaa että: a) vuoden 2015 tilinpäätös hyväksytään ja b) vastuuvapaus myönnetään kunnan hallintoa hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille tilikaudelta

8 Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 6/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan raportointi Tarkastuslautakunta JHTT-tilintarkastaja Krister Rehn esittelee tilintarkastuksen loppuraportin vuodelta Ehdotus: Päätös: Merkitään tiedoksi ja toimitetaan eteenpäin operatiiviselle johdolle. Hyväksyttiin.