Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) Tarkastuslautakunta

Transkriptio

1 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) Kokoustiedot Aika maanantai klo 13:00-15:00 Paikka Saunakabinetti, Kaupungintalo 3. krs. Lisätietoja Saapuvilla olleet jäsenet Anna Olkkonen, puheenjohtaja Marja Berg, varapuheenjohtaja Pirjo Hentelä-Aho Kalle Keinänen Keijo Laukkanen Pirkko-Liisa Piironen Ate Savolainen Muut saapuvilla olleet Ilkka Koutaniemi Anne Koponen esittelijä pöytäkirjanpitäjä Asiat 1-8 Allekirjoitukset Anna Olkkonen puheenjohtaja Anne Koponen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Seuraavassa kokouksessa Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä stossa Anne Koponen Pöytäkirjanpitäjä Muutoksenhakukiellot Kuntalain 91 :n mukaan ei oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta voi tehdä :ien 1 8 osalta, koska päätökset koskevat vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.

2 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) Käsitellyt asiat Nro Liite/ Otsikko Sivu viite* 1 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjän valinta Tarkastuslautakunnan kokousjärjestelyyn liittyvät asiat Tarkastuslautakuntien jäsenten kotimikrojen hankinta * Tilintarkastuksen kilpailuttaminen valtuustokaudella Tarkastuslautakunnan kokousajankohdat - alkuvuosi Tarkastuslautakunnan koulutustilaisuuksia Tarkastuslautakunnan muut asiat 10

3 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus ehdotus Puheenjohtaja Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) 2 Asianro 682/ /2013 Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjän valinta Tarkastussäännön 3 3 mom:n mukaan tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjänä toimii lautakunnan määräämä viranhaltija. ehdotus Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjänä toimii tarkastussihteeri Anne Koponen. ehdotus hyväksyttiin.

5 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) 3 Asianro 682/ /2013 Tarkastuslautakunnan kokousjärjestelyyn liittyvät asiat Hallintosääntö määrää kokouskutsun lähettämisestä ja varajäsenen kutsumisesta sekä pöytäkirjan tarkastamisesta ja nähtävillä pitämisestä. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä siinä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja niille, joilla on oikeus läsnäoloon, toimielimen päättämällä tavalla. Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. Pöytäkirjanpitäjä kirjoittaa pöytäkirjan puheenjohtajan johdolla. Sen allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Se tarkastetaan ja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa. ehdotus päättää, että - kokouskutsu lähetetään jäsenille ja sekä varajäsenille tiedoksi vähintään 3 pv ennen kokousta hallintosäännön mukaisesti - pääasiassa tarkastuslautakunnan jäsen ilmoittaa varajäsenelle mikäli ei voi osallistua kokoukseen tai jonkin asian käsittelyyn - pöytäkirja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa ellei toisin erikseen päätetä - pöytäkirja pidetään nähtävänä tarkastustoimistossa jokaisen kuukauden viimeisenä keskiviikkona virka-aikana ja jos se on pyhä- tai muu vapaapäivä, seuraavana arkipäivänä. ehdotus hyväksyttiin muilta osin paitsi varajäsenen kutsumisen osalta. Päätettiin, että jäsen voi ilmoittaa tarkastustoimistoon, mikäli ei voi osallistua kokoukseen tai jonkin asian käsittelyyn ja tarkastustoimisto kutsuu varajäsenen kokoukseen.

6 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) 4 Asianro 682/ /2013 Tarkastuslautakuntien jäsenten kotimikrojen hankinta Kuopion kaupungin tarkastuslautakunnan jäsenillä on ollut käytössään kannettavat tietokoneet ja tulostin sekä yhteydet kaupungin verkkoon. Kaupungin kotisivuilla on runsaasti työssä tarvittavaa materiaalia liittyen organisaatioon, johtosääntöihin, toimintasääntöihin, esityslistoihin ja päätöspöytäkirjoihin sekä näiden liitetietoihin. Tarkastuslautakunnan jäsenten vaihtuessa uusille jäsenille vuokrataan tarvittavat atk- laitteet kevättalvella Edellisen kauden tarkastuslautakunnan työ jatkuu toukokuun loppuun, jolloin heiltä jäävät laitteet ovat siirrettävissä/installoitavissa uusille käyttäjille. Vanhojen laitteiden kunto tarkistetaan ja ohjelmistot päivitetään asianmukaisiksi atk-palveluiden toimesta (Istekki Oy). Laitteiden vaihtamisen aikataulua ja uusien toimitusjärjestystä selvitetään kevään kuluessa. ehdotus päättää hankkia atk-keskuksesta jäsenilleen kannettavan tietokoneen ja tulostimen. ehdotus hyväksyttiin.

7 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) 5 Asianro 3418/ /2012 Tilintarkastuksen kilpailuttaminen valtuustokaudella Tarkastussäännön 7 mukaan kaupunginvaltuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman JHTT-tilintarkastajan, tarvittaessa JHTT-varatilintarkastajan tai JHTT-yhteisön. Tarkastussäännön 4 :n mukaan tarkastuslautakunnan on huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa. Tarkastuslautakunnan on kuntalain 71 :n mukaan huolehdittava kaupungin ja tytäryhteisöjen tilintarkastuksen yhteensovittamisesta. Tällä on lain esitöiden mukaan tarkoitettu mm. tytäryhteisöjen tilintarkastuksen kilpailuttamisen järjestämistä vaikkakin valinnasta päättäisi tytäryhteisön toimielin, esimerkiksi osakeyhtiössä yhtiökokous. Valtuustokauden tilintarkastuksen kilpailutuksen valmistelu on tapahtunut kaudelle asetetun tarkastuslautakunnan toimesta. Kilpailuttaminen käsittää Kuopion kaupungin ja kaupunkikonsernin tilintarkastuksen. on linjannut, että konserniyhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastus järjestetään konserniohjeen periaatteita ja omistaja-ohjausjaoston päättämiä linjauksia noudattaen. Kaupungin tytäryhtiöiden tilintarkastus kilpailutetaan kaupungin tilintarkastuspalveluiden kilpailutuksen yhteydessä valtuustokaudeksi. on päättänyt (Asianro 3418/ /2012) kilpailutuksesta. Päätöksen mukaan tarjouspyyntö on lähetetty kaikille JHTT-yhteisöille. Toimikaudelle valittu tarkastuslautakunta tekee valtuustolle valintaehdotuksen tilintarkastajasta. Tarjousaika päättyy Viiteaineisto Viite Tarkastuslautakunnan päätös liitteineen ehdotus Valtuustokauden tarkastuslautakunta hyväksyy tilintarkastuspalveluiden kilpailuttamisen valmistelevat toimenpiteet. ehdotus hyväksyttiin.

8 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) 6 Asianro 682/ /2013 Tarkastuslautakunnan kokousajankohdat - alkuvuosi 2013 Valtuustokauden tarkastuslautakunnan osalta alkuvuoden kokousajankohdat on tarkoituksenmukaista sopia hyvissä ajoin. Keväällä tarkastuslautakunnan tulee huolehtia tilintarkastuksen järjestämisen osalta päätösesitys valtuustolle. Alkuvuonna päätetään valtuustokauden työohjelma ja vuoden 2013 työohjelma. Valtuustokauden tarkastuslautakunta jatkaa toimintaa kesäkuun valtuustokokoukseen saakka, jolloin arviointikertomus ja tilintarkastuskertomus käsitellään kaupunginvaltuustossa. Tarkastuslautakuntien yhteiskokous (kauden ja kauden tarkastuslautakunta) on alustavasti sovittu helmikuulle, klo ehdotus päättää alkuvuonna pidettävien kokousten ajankohdat. Tarkastuslautakunnan kokoukset ovat vanhan ja uuden lautakunnan yhteinen kokous Lisäksi vanha ja uusi tarkastuslautakunta vierailevat Joensuussa kesäkuussa.

9 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) 7 Asianro 2377/ /2012 Tarkastuslautakunnan koulutustilaisuuksia Vuoden 2013 aikana tarkastuslautakunnan koulutustilaisuuksia järjestetään useita paikallisesti ja muualla. Oheisena on luettelo tiedossa olevista tilaisuuksista. Lisäksi vuoden kuluessa varmistuu muitakin koulutustilaisuuksia erityisesti syystalven aikoihin. Liitteet 1 Liite Koulutuksia tarkastuslautakunnalle 2013 ehdotus päättää koulutukseen osallistumisen periaatteista. Päätettiin, että - jäsenet voivat osallistua yhteen hintavampaan koulutukseen, - Kuopiossa järjestettäviä koulutuksia suositaan ja - uusia jäseniä kannustetaan kouluttautumaan. Kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien koulutuspäivään Kuopiossa osallistuvat Ate Savolainen, Keijo Laukkanen, Pirkko-Liisa Piironen ja Anna Olkkonen. Tarkastuslautakuntien koulutuspäivään Kuopiossa osallistuvat Ate Savolainen, Keijo Laukkanen, Kalle Keinänen ja Pirkko-Liisa Piironen. Muiden koulutustilaisuuksien ilmoittautumiseen palataan myöhemmin.

10 Kuopion kaupunki Pöytäkirja 1/ (10) 8 Tarkastuslautakunnan muut asiat Muita asioita ei ollut.