YHTYMÄHALLITUKSEN SELVITYS VUODEN 2013 ARVIOINTIKERTOMUKSEEN LIITTYVISTÄ TOIMENPITEISTÄ

Transkriptio

1 1 YHTYMÄVALTUUSTO YHTYMÄHALLITUKSEN SELVITYS VUODEN 2013 ARVIOINTIKERTOMUKSEEN LIITTYVISTÄ TOIMENPITEISTÄ Savon koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuusto edellytti pitämässään tilinpäätöskokouksessa, että yhtymähallitus antaa vuoden 2013 arviointikertomukseen liittyvän selvityksen syyskuun loppuun mennessä tarkastuslautakunnalle ja edelleen yhtymävaltuustolle ( 17). Aluksi on todettava, että esille tulleita kehittämistoimenpiteitä on huomioitu jo vuosien talous- ja toimintasuunnitelman valmistelun yhteydessä. Yhtymähallitus on hyväksynyt kuntayhtymän strategiset toimenpiteet vuosille Savon koulutuskuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelmassa todetaan, että suunnitelmakauden tärkeimmäksi tehtäväksi tulee sopeuttaa toimintaamme vakaalle pohjalle tulorahoituksen vähentymisen edellyttämällä tavalla siten, että se turvaa jatkossakin perustehtävämme Pohjois-Savossa ja luo myös edellytykset toimintamme kehittämiseen. Keskiössä tulee olla opiskelijan ja alueen työelämän ammattitaidon ja osaamisen kehittyminen. Savon koulutuskuntayhtymän tulevaisuus rakennetaan yhteistyössä omistajien, henkilöstön, opiskelijoiden, työelämän ja sidosryhmien kanssa. Kuntayhtymässä on käynnistetty vuoden 2013 lopulla strategiaprosessi. Prosessin tavoitteena on ollut valmistautua tulevaisuuteen kuvaamalla kuntayhtymän toimintaympäristö, päivittämällä perustehtävä, visio, ja arvot, määrittelemällä keskeiset strategiset toimenpiteet ja uudistamalla organisaatio tukemaan perustehtävää. Yhtymähallituksen selvitys arviointikertomuksen pohjalta tarkastuslautakunnan tekemistä havainnoista: 3. Vuoden 2012 arviointikertomuksen johdosta tehtyjen toimenpiteiden arviointi Laatupalkinnon hakemisen toteuttamatta jättämisen perustelut. Laatupalkintoa ei haettu, koska kevääseen 2012 ajoittui useita johtohenkilöstöä työllistäneitä selvityksiä (mm. kiinteistöselvitys). Laatupalkintohakemuksen sijaan toteutettiin alustava itsearviointi. Vuoden 2012 toimintakertomus: Päätettiin, että ei haeta laatupalkintoa vuodelle Todettiin, että Savon koulutuskuntayhtymässä on meneillään useita kehittämishankkeita, jotka sitovat työyhteisön voimavaroja kehittämistyöhön Kuntayhtymän toiminnan ohjauksen tavoitteet Ennakointi Millaisia tuloksia palautejärjestelmien ja sidosryhmäkyselyiden kautta on saatu ja kuinka niiden perusteella varaudutaan OKM:n päätösten johdosta sopeuttamaan koulutustarjontaa ? Savon koulutuskuntayhtymän keräämä palautetieto kootaan ja käsitellään koulutusaloilla tai keskitetysti sen mukaan minkä laajuisesta tiedonkeruusta on kyse. Opiskelijapalautteet käsitellään koulutuspalveluiden johtoryhmässä ja palautteen löydökset käsitellään ja niihin reagoidaan koulutusaloilla opiskelijaryhmätasolla. Tulokset ovat näkyvissä AMKE:n

2 2 YHTYMÄVALTUUSTO mittariportaalissa, missä ne ovat vertailussa n. 15 muun koulutuksen järjestäjän vastaavien tietojen kanssa. Henkilöstöpalaute käsitellään henkilöstön kanssa esimiesalueittain. Elinkeinoelämältä / yrityksiltä saatu kyselypalaute analysoidaan johtoryhmätasolla ja vaikutukset näkyvät TTS:ssa. Työelämältä saatu palaute koulutuksen suuntaamisesta on hyvin paljon saman suuntainen ELY-keskuksen ja Pohjois-Savon liiton ennakointitulosten kanssa. Yritysten näkemyksissä korostuvat vahvasti myös ajankohtaiset suhdanteet ja niihin liittyvät odotukset. Maakunnan toimialarakenne sekä osaamisrakenne muuttuvat hitaasti. Osaamisvaatimukset sen sijaan muuttuvat nopeammin. Osaamisvaatimuksina korostuvat moniosaaminen, yrittäjämäinen työote sekä kansainvälisyysvalmiudet. Koulutusrakenteelle ennakointitulokset eivät juurikaan aseta muutospaineita, mutta opetussuunnitelmien ajantasaisuuteen tulee kiinnittää jatkuvasti huomiota. Varauduttaessa sopeuttamaan koulutusmääriä on työelämän ja sen organisaatioiden näkemykset otettu huomioon, mutta myös pyritty leikkaamaan pois koulutusaloittaiset päällekkäisyydet (esim. kulttuuriala). Myös koulutuksen vetovoima on vaikuttanut suunnitteluun. Merkittävimpiä muutoksia vuodesta 2013 vuoteen 2015 nuorten koulutustarjonnassa ovat seuraavat. kulttuurialalla puu-, ja vaatetusalan tarjonnan lopettaminen matkailualan perustutkinnon tarjonnan lopettaminen luonto- ja ympäristöalan tarjonnan muuttaminen metsäkonealan tarjonnaksi liiketalouden perustutkintotarjonnan lisääminen 4.3. Toiminnalliset tavoitteet Koulutuspalvelujen toiminnalliset tavoitteet Työelämäpalvelujen opiskelijapalautteen perusteella kehittämistä on erityisesti opiskeluun ja näyttötutkinnon suorittamiseen liittyvässä ohjauksessa. Kyselyn (Aipal) vastausten mukaan 37 % tutkinnon suorittajista ei ollut saanut tähän liittyvää tietoa. Valtakunnallinen tulos oli 29 %. Valtakunnallinen tulos on samansuuntainen kuin Savon koulutuskuntayhtymän tulos Tuleva organisaatio tulee vahvistamaan näyttötutkintojen suorittamisen prosessia Taloudelliset tavoitteet ja tilanne Tavoitteet tulisi asettaa siten, etteivät ne olisi alimitoitetut ja että tavoitteet pystytään mittamaan asetetuilla mittareilla. Vuonna 2014 on kuntayhtymässä otettu käyttöön sekä kuntayhtymä- että tulosaluekohtaiset tuloskortit, joissa on esitetty toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä niille asetetut mittarit.

3 3 YHTYMÄVALTUUSTO Investoinnit Kuntayhtymässä on ollut käytäntönä budjetoida investointiosaan määrärahaa kohdentamattomille hankkeille. Menettelyllä on varauduttu vuoden aikana mahdollisesti toimitilaratkaisujen muutosten vaatimiin joustaviin investointeihin. Kohdentamattomille varatut investoinnit ovat jääneet tekemättä, koska toimitilaratkaisujen selvitykset ovat vielä kesken. Menettely muutetaan vuoden talousarviossa ja -suunnitelmassa. 5. Henkilöstö Virka- ja vakanssiluettelon ajan tasalle saattaminen Virka- ja vakanssiluettelo on saatettu ajan tasalle. Luettelossa löytyvät kuntayhtymän virat numerojärjestyksessä sekä muut vakanssit luettelona. Organisaatiomuutosten selvittyä laaditaan luettelo uuden tilanteen mukaiseksi ja nämä tiedot viedään ylläpidettäviksi Populus-henkilöstönohjausjärjestelmään. Henkilöstösuunnitelma ja kertomus Henkilöstökertomusta kehitetään noudattaen Kuntatyönantajan 2013 julkaisemaa suositusta henkilöstöraportoinnin kehittämisestä. Tavoitteena on tiivistää raportointia siten, että se tukee strategista henkilöstöjohtamista sekä henkilöstön ja työyhteisöjen jatkuvaa kehittämistä. Oleellista on, että henkilöstökertomuksessa raportoidaan ja mitataan niitä asioita, joita on sisällytetty henkilöstösuunnitelmaan. Henkilöstösuunnitelman 2015 laadintavaiheessa emme vielä tiedä tarkalleen uuden organisaation tuomista muutoksista. Olemassa olevilla tiedoilla suunnitelma laaditaan huomioiden henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaan voimaan tulleet lakimuutokset. Keskeiset tavoitteet henkilöstösuunnitelmaan liittyvät Savon koulutuskuntayhtymän hallituksen hyväksymiin strategisiin toimenpiteisiin vuosille Henkilöstökertomuksessa huomioitavia kehittämiskohteita Onko vuonna 2012 päivitetty yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelma otettu käyttöön? Kuntayhtymän yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelmaa viedään hallituksen hyväksyttäväksi syksyllä Suunnitelman pohjaksi on henkilöstölle tehty tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysely. Tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta arvioidaan laajemmin kolmen vuoden välein. Arviointi tehdään jatkossa työolobarometrikyselyn (TOB) yhteyteen liitetyllä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskyselyllä.

4 4 YHTYMÄVALTUUSTO Osaamisenhallintajärjestelmän (HRM/Osaaminen) tuomat hyödyt, dokumentoidut kehityskeskustelut Osaamisenhallintajärjestelmä (HRM/Osaaminen) on otettu käyttöön vuoden 2013 aikana kaikilla koulutusaloilla. Osaamisen kartoittamisessa tarvittavat ala- ja tehtäväkohtaiset osaamiskartat on tehty ja joillakin aloilla jo aiemmin tehtyjä karttoja päivitettiin vuoden 2013 aikana. Osaamiskarttojen tavoitteena on kuvata sitä osaamista, jota perustehtävän onnistunut toteuttaminen meiltä edellyttää nyt ja tulevaisuudessa. Henkilökohtaisen osaamiskartoituksen jälkeen syntyvistä osaamisprofiileista voidaan nähdä, millä tasolla osaamisemme on ja mitä osaamista pitäisi vahvistaa. Vuoden 2013 kehityskeskustelun teemana oli osaamisen kehittäminen työn hallinnan näkökulmasta. HRM/Osaaminen -järjestelmästä löytyvä kehityskeskustelumuistio ohjasi osaamisprofiilien hyödyntämiseen kehottamalla käymään aiemmin tehty osaamisprofiili läpi yhdessä esimiehen kanssa ja pohtimaan, onko esimies samaa mieltä arvioinneista. Yhdessä esimiehen kanssa tuli pohtia myös, mitkä osaamisalueet ovat vahvuuksia ja mitä alueita olisi tarpeen vahvistaa. Tämän keskustelun pohjalta tuli määritellä, minkälaisia osaamisen kehittämisen toimia tarvitaan ja onko tarpeen osallistua koulutukseen. Tätä tietoa voitiin hyödyntää kuntayhtymän yhteisten koulutusten suunnittelussa. Henkilöstöstä n. 70 % oli laatinut osaamisprofiilinsa vuoden 2013 loppuun mennessä. Koska dokumentoitujen kehityskeskustelujen määrä oli 60 % henkilöstöstä, ei ole todennettavissa, että edes kaikkia laadittuja osaamisprofiileja olisi hyödynnetty täysimääräisesti. Kehityskeskustelujen toteuttamisessa ja myös osaamisprofiilien laatimisessa on selviä alakohtaisia vaihteluja. Joillakin aloilla kehityskeskusteluja käydään ja osaamista arvioidaan kattavasti, joillakin aloilla taas jäädään reilusti alle puoleen tavoitteesta. Koska dokumentoitujen kehityskeskustelujen määrä on jatkossa yksi kuntayhtymän tuloskortin mittareista, tullaan kehityskeskustelujen toteuttamista seuraamaan vuoden aikana vastuualueittain ja muistuttamaan kehityskeskustelujen käymisen tärkeydestä, jos tilanne sitä vaatii. Osaamisenhallintajärjestelmän käytöstä ja osaamisprofiilien hyödynnettävyydestä tehdään kysely kaikille esimiehille syksyn 2014 aikana. Muutamaa esimiestä ja opettajaa myös haastatellaan osaamisen hallintaan ja kehittämiseen liittyen ja näiden tulosten pohjalta voidaan kehittää osaamisenhallintajärjestelmää ja ohjeistaa järjestelmän tarjoaman tuen parempaan hyödyntämiseen. 6. Tarkastuslautakunnan muut havainnot ja suositukset Lautakunta pitää tärkeänä, että opiskelijoiden ääntä kuullaan ja heille annetaan riittävästi vaikutusmahdollisuuksia myös tulevaisuudessa. Kuntayhtymän johtoryhmään kuuluu jatkossa myös opiskelijoiden edustaja, jonka opiskelijakunta valitsee. Kuntayhtymän johtoryhmä ja opiskelijakunnan hallitus järjestää jatkossa säännöllisiä yhteispalavereita. Hyödynnetäänkö toiminnan suunnittelussa riittävästi opiskelijakyselyiden tuloksia?

5 5 YHTYMÄVALTUUSTO Opiskelijapalautteiden ja erilaisten kuntayhtymän ja oppilaitosten sisäisten arviointien ja palautteiden sekä valtakunnallisten arviointien tuloksien tehokkaampaa hyödyntämistä varten käynnistettiin toimialuekohtainen laatuvastaavatoiminta. Rehtoreiden toimialueille nimettiin laatuvastaavat, joiden tehtävänä on mm. lisätä opiskelijakyselyihin vastaamista opettajien ja ryhmänohjaajien ohjauksen avulla ja laatia toimialueilla opiskelijapalautteiden tuloksista yhteenvetoja ja käydä niitä läpi henkilöstön kanssa. Kaikilla toimialueilla pidettiin rehtorin ja laatuvastaavan kesken v 2012 aikana neuvottelu laatuvastaavan työnkuvasta ja tavoitteista. Laatuvastaavat ovat laatineet kyselyiden tuloksista yhteenvetoja ja esitelleet niitä alan henkilöstökokoukissa. Tekniikan- ja liikenteen/kulttuurin toimialueella tulokset on käyty läpi esimieskokouksessa. Palautteita käydään läpi osittain myös toimialueiden ja koulutusalojen suunnittelu- ja kehittämispäivillä. Edelleen on kehittämistä niin kyselyiden kuin muidenkin palautteiden sekä arviointien hyödyntämisessä. Kuntayhtymän laatuvastaavan ja tietohallinto- ja laatupäällikön sekä toimialueiden laatuvastaavien säännöllisissä tapaamisissa on käsitelty opiskelijakyselyitä ja niiden tulosten hyödyntämistä säännöllisesti. Opiskelijapalautteiden tuloksia on käyty läpi myös mm. ammattiosaamisen toimielimessä sekä Salkku ry:n kanssa. Keväällä 2014 tehdyssä Opetushallituksen toteuttamassa pilottiarvioinnissa arvioitiin kuntayhtymän laadunhallintaa ja laadun jatkuvaa parantamista tukevaa järjestelmää itsearvioinnin ja ulkoisen arvioinnin (Oph) avulla. Tämän arvioinnin tulosten pohjalta osallisuus, niin opiskelijoiden kuin henkilöstön ja sidosryhmien ja kumppaneiden, on kuntayhtymässä kehittämisalueena. Tämän arvioinnin sekä Laatupalkintokilpailun 2014 hakemuksen pohjalta käynnistetään kehittämistoimenpiteitä lukuvuoden aikana. LOISTE-hankkeessa (Laatua oppivien itä-suomalaisten tekemänä) vuoden 2014 painopistealueeksi on valittu opiskelijoiden osallisuus. Kyselyiden tuloksia ja niiden käsittelyä on esitelty laajemmin Laatupalkintokilpailu 2014 hakemuksessa (intra). Vuoden 2013 aikana järjestettiin useita opiskelijoiden tulevaisuustyöpajoja eri teemojen ympärille Tilivelvollisuudet on määritelty, mutta arvioinnin perusteella jaettua johtajuutta ei edelleen ole riittävästi sisäistetty. Toiminnan tasolla koulutusaloilla on toimintaa tiimiytetty jaetun johtajuuden periaatteen mukaisesti. Uusi organisaatio tulee voimaan , jonka yhteydessä uudistetaan johtosääntö. Johtosäännöllä tuetaan tiimiytymistä. Opettajien osallistumisaktiivisuutta työelämäjaksoille tulisi lisätä ja mahdollistaa työelämäjaksojen valvonnan kautta tapahtuva osaamisen kehittäminen paremmin. Opettajia työelämäjaksoille vuonna 2013 on osallistunut 37, keskimäärin 2 kuukauden pituisille jaksoille. Työelämäjaksoille osallistumisesta päätökset on tehnyt pedagoginen johtaja, päätösten mukaisesti työelämäjaksojen toteutuneet kustannukset katetaan tuloksellisuusrahasta. Tuloksellisuusrahasta työelämäjaksoja varten oli varattu euroa, joista käytettiin 63 %.

6 6 YHTYMÄVALTUUSTO Jatkossa opettajien työelämäjaksoille asetetaan tuloskortissa tavoitteet. Tarkastuslautakunta pitää kuntayhtymän johtavien viranhaltijoiden korkeita ja tasasuuruisia hankintarajoja epäloogisina. Hankintarajat tulisi määritellä vastuutason mukaisesti. Hankintaosaaminen on niin iso ja tärkeä asia, että sen keskittämistä tulisi harkita vakavasti. Kuntayhtymässä ollaan laatimassa hyväksyttyjen linjausten mukaisesti kokonaisvaltaista hankintastrategiaa. Hankintastrategia tulee sisältämään myös uudet hankintarajat vastuutasojen mukaisesti. Hankintamenettelyä tullaan myös uudistamaan. Valtuustotasoisten toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden sitovuustasoon ja toteutumiseen on kiinnitettävä enemmän huomiota. Tavoitteiden tulisi olla yksiselitteisiä ja ymmärrettäviä. Tavoitteet tulisi asettaa ja ilmaista niin täsmällisesti, että niiden saavuttaminen voidaan todeta. Päämäärätyyppisten tavoitteiden osalta päämäärän suunta on kyettävä toteamaan. Tavoitteet asetetaan jatkossa kuntayhtymässä hyväksyttyjen strategisten linjausten mukaisesti ja ne näkyvät yksiselitteisesti sekä selkeästi tuloskortissa. Asunto-osakeyhtiö Siilinjärven Haaparinteen tapauksen osalta tarkastuslautakunta toteaa, että laina on maksettu ja yhtiöjärjestys vahvistettu, mutta hallinnon luovutus on edelleen kesken. Yhtymähallitus on hyväksynyt hallinnon luovutuksen välitilinpäätöksineen (luovutustase) Asunto-osakeyhtiö Siilinjärven Haaparinteelle. Rakennusaikainen välitilinpäätös eli luovutustase on saatettu loppuun Lopuksi Tilintarkastajien lausunnossa todetaan, että vuoden 2013 tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot kuntayhtymän tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista.