Sisäisen viestinnän mittaamisen käsikirja

Transkriptio

1 Sisäisen viestinnän mittaamisen käsikirja "Nykyisin kaikki on viestintää - johtaminenkin on vain pieni osa viestintää" - Hannu Vuola, viestinnän sekatyömies jo yli 25 vuotta

2 Sisällysluettelo Sivu 3: Olet ottamassa tuottavuusloikkaa, kun mietit sisäisen viestinnän mittaamista Sivu 5: Mittaaminen antaa kestävän pohjan johtamiselle Sivu 6: Miten päästä alkuun sisäisen viestinnän mittaamisessa? Sivu 7: Mikä mittaamisessa on hankalaa? Sivu 8: Nosta mittariston kehittäminen liikkeenjohdon agendalle. Panostus kannattaa! Sivu 9: Tehokas sisäisen viestinnän kehittäminen ja mittaaminen Innostavia lukuhetkiä toivottaa:

3 Olet ottamassa tuottavuusloikkaa, kun mietit sisäisen viestinnän mittaamista Miten sinun organisaatiosi voisi hyötyä sisäisen viestinnän tehostamisesta? Tehokas sisäinen viestintä on tärkeää jokaiselle organisaatiolle. Sisäisen viestinnän mittaaminen on kuitenkin edelleen harvinaista. Näin siitäkin huolimatta, että mittaamalla sisäistä viestintää löydetään ne asiat, joita kehittämällä parannetaan koko organisaation menestystä. Löytämällä sisäisen viestinnän ongelmat saadaan koko organisaation osaaminen tehokkaaseen käyttöön kohti yhteistä menestystä. Kärjistäen voi sanoa, että jopa mies, poika ja pakettiauto yritys voi kaatua, jos miehen ja pojan välinen viestintä ei toimi. Tai ainakin yritys voisi toimia tehokkaammin, jos miehen ja pojan välinen kommunikaatio toimii. Useamman henkilön yrityksessä sisäisen viestinnän rooli kasvaa merkittävästi: sen tehtävä on varmistaa, että tavoitteet ovat yhteiset. Sisäinen viestintä parantaa muutosvalmiutta sekä auttaa organisaatiota innovoimaan ja uudistumaan. Sisäisen viestinnän vaikutuksesta työn tuottavuuteen on paljon tutkimustietoa. Tehokas sisäinen viestintä vaikuttaa suoraan organisaation tuottavuuteen, lisää työtyytyväisyyttä, motivaatiota ja jopa innostusta työpaikalla. Näillä kaikilla asioilla on selkeä yhteys tuottavuuteen. Kuva. Towers Watsonin tutkimuksen mukaan sisäisen viestinnän toimivuudella on suora ja erittäin merkittävä yhteys tuottavuuteen.

4 Sisäistä viestintää ei tällä hetkellä juurikaan mitata. Kannattaisi, sillä Nobicommsin ja Onwayn tekemän tutkimusten mukaan sisäinen viestintä saa heikoimman arvosanat henkilöstökyselyissä. Miksi siis edelleen vaihtoehdot tilanteen parantamiseksi ovat vähissä? Keinojen puuttumiseen on yksi selvä syy: sisäisen viestinnän mittaaminen on ollut hankalaa. Olemme keskustelleet kahden vuoden aikana satojen yritysten kanssa, ja tästä joukosta vain harvat pystyvät seuraamaan sisäisen viestintänsä onnistumista. Yleisimmin seurattavia asioita ovat sähköpostin avaaminen ja intraan julkaistun uutisen kävijämäärä, mutta molemmat antavat vain hataran käsityksen siitä, miten viesti on saavuttanut kohderyhmän. Ne eivät kerro mitään siitä, miten vastaanottajat ovat sitoutuneet viestin sisältöön tai aikovat toimia viestin perusteella. Olemme keskustelleet kahden vuoden aikana satojen yritysten kanssa, ja tästä joukosta vain harvat pystyvät seuraamaan sisäisen viestintänsä onnistumista. -Timo Kaura, perustaja, Nobicomms Oy Vanha viisaus sanoo, että sitä saat mitä mittaat. Koska sisäistä viestintää ei perinteisesti mitata, niin ei sitä pysty johtamaankaan. Ja kun asiaa ei voi johtaa, niin se on tuuliajoilla.

5 Mittaaminen antaa kestävän pohjan johtamiselle Sisäisen viestinnän mittaaminen ei ole kuitenkaan mahdotonta. Jos onnistuu sisäisen viestinnän mittaamisessa, se Antaa keinot tiedonkulun ongelmien löytämiseen ja viestinnän vaikutusten seuraamiseen. Auttaa johtoa tekemään oikeita päätöksiä ja toimenpiteitä. Auttaa koko organisaatiota näkemään, miten päätökset toteutuvat ja muuttuvat tekemiseksi. Oikein asetetut mittarit tukevat kehittämistä ja tekevät sisäisen viestinnän parantamisesta tarkoituksenmukaista. Sisäisen viestinnän mittaamiseen on kaksi tärkeää syytä: oma henkilöstö ja asiakkaat. o Tehokas sisäinen viestintä lisää tuottavuutta ja parantaa työtyytyväisyyttä o Huono sisäinen viestintä nakertaa henkilöstön motivaatiota ja työn arvostusta o Sisäisen viestinnän kehittämisellä saadaan aikaan kuitenkin nopeita tuloksia. Sisäinen viestintä on monitasoinen asia: miten tieto kulkee ylhäältä alas (johtamisviestintä), alhaalta ylös (innovaatiot, ideat, epäkohdat), eri ryhmien sisällä (divisioonat, yksiköt, tiimit,) ja eri ryhmien välillä (työryhmät, projektit). Näistä asioista löytyy aina myös helppoja parannuskohteita. Esimiesviestintä on usein sisäisen viestinnän suurin ongelma. Viestinnän heikkous kumuloituu kerros kerrokselta, jolloin yrityksen hierarkian kolmannella tai neljännellä tasolla erot ovat jo todella isot. Mittaamalla esimiesten toimintaa sisäisessä viestinnässä saadaan myös viestintä tasalaatuiseksi. o Sisäisen toiminnan tehokkuus vaikuttaa suoraan asiakkaiden saamaan palveluun. Kun 50 % päätöksistä jää toteutumatta ja vain 30% muutoshankkeista saavuttaa tavoitteensa, tehottomuus näkyy väistämättä myös asiakkaille. o Tehokasta sisäistä viestintää tekevät yritykset tekevät 1,7 x enemmän tulosta "I truly believe that if you take care of your employees, they will take care of your business". - Sir Richard Branson, Virgin Group

6 Miten päästä alkuun sisäisen viestinnän mittaamisessa? Sisäisen viestinnän mittareita valittaessa on tärkeää muistaa, että sitä saa mitä mittaa. Väärin asetetut mittarit ohjaavat toimintaa väärään suuntaan. Jos esimerkiksi sisäisen viestinnän mittarina on viestinnän määrä, niin tuotoksena saattaa olla infoähky ja koko viestinnän kiinnostavuuden heikkeneminen. Viestinnän määrä mittarina voi toisaalta toimia hyvin yksittäisen esimiehen mittarina. Näin lopputuloksena on tiimissä parempi tiedonkulku. Esimerkiksi seuraavia kymmentä asiaa voidaan mitata. 1. Miten paljon viestitään? 2. Miten montaa kanavaa pitkin viestitään? 3. Miten hyvin sisältö ja kanavat vastaavat kohderyhmän tarpeisiin? 4. Miten viesti saavuttaa kohderyhmän? 5. Miten kohderyhmä sitoutuu viestin sisältöön? 6. Miten kohderyhmä toteuttaa viestittyä asiaa? 7. Miten nopeasti viestitty asia saavuttaa koko kohderyhmän? 8. Miten nopeasti viestitty asia toteutuu tai muuttuu osaksi tekemistä? 9. Miten hyvin viestintä tukee tavoitteiden saavuttamista? 10. Mikä oli sisäisen viestinnän vaikutus saavutettuun tulokseen? Osaa näistä mittareista on helpompaa seurata kuin toisia. Mittareita valitessa kannattaa kuitenkin pitää mielessä se, että niillä täytyy olla selvä linkki toiminnan kehittämiseen.

7 Mikä mittaamisessa on hankalaa? Sisäisen viestinnän mittaamisesta tekee vaikeaa se, että mitattavaa tietoa ei yleensä ole tarjolla. Parhaimmillaan mittaaminen perustuu moniportaiseen ja ajallisesti monessa kohdassa tehtävään käyttäjäkohtaiseen seurantaan, jossa vaaditaan myös käyttäjien vuorovaikutusta. Nykyisin käytettävissä olevat viestintäohjelmistot eivät usein tue käyttäjäkohtaista seurantaa, eikä tieto eri kanavista ole käytettävissä mittaamista varten yhtenäisessä muodossa. Keinoja mittaamisen parantamiseen onneksi löytyy, kunhan vaan tietää keneltä kysyä.

8 Nosta mittariston kehittäminen liikkeenjohdon agendalle. Panostus kannattaa! Sisäisen viestinnän vaikutus yrityksen toimintaan on merkittävä ja selkeästi osoitettu. Esimerkiksi Towers Watsonin tutkimuksessa sisäisessä viestinnässä menestyvät yritykset tekivät 1,7 kertaa enemmän tulosta vertailuyhtiöihin nähden. Sisäisen viestinnän vaikutukset ulottuvat koko yrityksen toimintaan. Tehokas sisäinen viestintä lisää työn tekemisen motivaatiota, työn merkitystä, yksilön yhteenkuuluvuutta ja arvostuksen osoitusta. Parhaimmillaan sisäinen viestintä sujuu avoimesti kaikkiin suuntiin, jolloin työn tekeminen tehostuu, virheet vähenevät, päällekkäisyydet poistuvat ja synergia lisääntyy. Jos sisäiselle viestinnälle ei ole selkeitä ja liiketoiminnan tavoitteisiin sidottuja mittareita niin sen onnistumista ei voida johtaa. Toisaalta, organisaation osaamista pystytään hyödyntämään täysimääräisesti, kun sisäiselle viestinnälle on selkeät mittarit, jotka tukevat yrityksen strategiaa. Tällöin organisaatiota johdetaan oikeaan tietoon perustuen. Towers Watsonin tutkimuksessa sisäisessä viestinnässä menestyvät yritykset tekivät 1,7 kertaa enemmän tulosta vertailuyhtiöihin nähden. Sisäisen viestinnän mittaaminen 1. auttaa löytämään pullonkauloja ja korjaamaan ne. 2. mahdollistaa tasaisen (korkean) laadun varmistamisen kaikille työntekijöille 3. auttaa keskittymään oikeisiin asioihin ja välttämään virheitä sisäisessä viestinnässä, kun tiedetään, että kaikki tietävät samat asiat ja ymmärtävät ne samalla tavalla. 4. vahvistaa henkilöstön sitoutumista, kun todistetaan, että sisäistä viestintää parannetaan määrätietoisesti korjaamalla löydettyjä epäkohtia.

9 Tehokas sisäisen viestinnän kehittäminen ja mittaaminen Sisäisen viestinnän kehittäminen on määrätietoista työtä, jonka kehittäminen vaatii monta vaihetta. Liikkeelle pitää lähteä pohjalta, eli tietää missä ollaan ja mikä on oikea suunta. Vasta sen jälkeen kannattaa lähteä miettimään mitä voidaan ja kannattaa mitata. Usein käy niin, että mittareita ei pystytä alussa toteuttamaan halutulla tavalla, mutta kun tavoitetila on tiedossa, niin asioita voidaan johtaa oikeaan suuntaan. Sisäisen viestinnän kehittäminen mittaamalla etenee yleensä seuraavasti: 1. Selvitä, missä ollaan tällä hetkellä. 2. Hanki tieto siitä mitä pitäisi tehdä tilanteen parantamiseksi. 3. Poimi helpot voitot. Tämä tapahtuu usein kouluttamalla tai ohjeistamalla. 4. Rakenna mittarit kehityksen seurantaa varten. 5. Tee mittaamisesta osa liiketoiminnan seurantaa. 6. Linkitä mittarit yrityksen tavoitteisiin. 7. Kehitä toimintatapoja ja ympäristöä mittareiden perusteella. 8. Kehitä mittaamista tarkemmaksi ja paremmin liiketoimintaa tukevaksi. 9. Muista aina välillä kalibroida mittarit selvittämällä missä ollaan tällä hetkellä ja mitkä ovat tärkeimmät asiat joita pitäisi tehdä tilanteen parantamiseksi Yksittäisinä asioina mittarilista voi kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännön ratkaisua mietittäessä täytyy ottaa huomioon useita eri asioita. Organisaation viestintäkanavat ja kulttuuri sekä toimintatavat ja tietovirtojen suunnat vaihtelevat. Siksi jokaisen organisaation kohdalla toimenpiteiden tärkeysjärjestys on erilainen. Me Nobicommsilla olemme erikoistuneet tämän kokonaisuuden hallintaan ja kehittämiseen. Katso tästä suosituksemme, kuinka lähteä liikkeelle. Sisäisen viestinnän kehittäminen kannattaa. Se parantaa organisaation toimintaa monella tavalla. Jos kiire painaa, niin klikkaa tästä apua avuliaita asiantuntijoita.

10 Tietoa tämän dokumentin tarjoajasta Nobicomms on sisäisen viestinnän onnistumiseen erikoistunut palveluyritys, joka tarjoaa tutkimus-, koulutus- ja konsultointipalveluita, sekä tärkeiden asioiden viestintään erikoistunutta Nobicommsohjelmistoa. Nobicomms Oy on perustettu vuonna Yritys sai alkunsa siitä huomiosta, että organisaatioissa lähetetään paljon tietoa tietämättä, meneekö tieto koskaan perille tai vaikuttaako se organisaation yksilöiden toimintaan. Yrityksen taustalla on yli 50 vuoden kokemus sisäisestä viestinnästä, esimiesviestinnästä ja niiden kehittämisestä. Lisätietoja: Web: Sähköposti Puhelin