Tämän päivän hyvä johtaja on ennen kaikkea hyvä viestijä

Transkriptio

1 Tämän päivän hyvä johtaja on ennen kaikkea hyvä viestijä Urheilujärjestöjen johtajat suunnittelevat viestintäänsä Vierumäellä Mikään ei muutu, jos kukaan ei suutu, kuuluu vanha sananlasku. Tämän päivän johtamiseen lause istuu huonosti, sillä juuri muutoksien hetkillä johtajan viestintätaidot pääsevät oikeuksiinsa olettaen, että niitä on. 18 urheilujärjestöjohtajaa, viestintäpäällikköä ja urheilutapahtumajärjestäjää ovat toukokuusta saakka pohtineet omaa ja organisaationsa viestintää. Pohdinnan tuotoksena syntyy syksyn aikana jokaisen johtotason viestintäkoulutukseen osallistujan hyppysissä viestintäsuunnitelma. - Aika usein näkee sellaisia viestintäsuunnitelmia, jotka kyllä luettelevat, mitä viestintäsuunnitelmassa ikään kuin pitäisi olla, mutta muuta niissä ei sitten olekaan. Meidän koulutuksemme tähtää siihen, että viestintäsuunnitelmasta tulee todellinen työkalu organisaation johtamiseen. Ei siis riitä, että viestintäsuunnitelma on pelkkä

2 suunnitelma viestintäsuunnitelmasta, toteaa koulutuksen vetäjä, projektipäällikkö Marcus Ziemann. Koulutukseen osallistujat ovat tehneet tarkkaa työtä. On mietitty, miksi organisaatioissa viestitään. Kenelle viestintään? Millä resursseilla? Yksi asia on kirkastunut johtajille ylitse muiden: strategia ja siitä viestiminen. Viestinnän suunnittelu lähtee organisaation toimintastrategiasta. Jossain on vielä sellaisiakin organisaatioita, joiden strategia perustuu siihen, että mitään strategiaa ei ole. Jos ei ole mitään selvää suuntaa, mitä kohti mennään, ei tietenkään tarvita viestinnän suunnitteluakaan, Ziemann sanoo. Viestintä on paljon muutakin kuin satunnainen lehdistötiedote Suomen Liikunnan ja Urheilun viestintäjohtaja Eila Ruuskanen-Himma on ollut alusta saakka mukana suunnittelemassa ensimmäistä nimenomaan urheilujärjestöjohtajille suunnattua viestintäkoulutusta. - Vielä kymmenisen vuotta sitten viestintä käsitettiin meillä SLU:ssakin lähinnä ulkoisena tiedottamisena, johon kuuluivat lehdistötiedotteet ja joillekin sidosryhmille tarkoitetut julkaisut. Nyt viestinnän merkitys johtamisessa ja yleensäkin asioiden eteenpäin viemisessä ymmärretään paljon laajemmin. Ilman viestintää kun ei voi johtaa, Ruuskanen-Himma muistuttaa. Tasokkaalla viestinnällä mahdollistetaan työyhteisön tai vapaaehtoistoimijoiden työskentely yhteisten tavoitteiden eteen. Hyvällä viestinnällä henkilöstöä ja seuratoimijoita motivoidaan, rakennetaan yhteistä identiteettiä ja ennen kaikkea, annetaan tasapuolisesti tietoa. Tiedon vähyys tai sen epätasainen jakaminen ovat perinteisesti organisaatioiden kompastuskiviä. Jos oikeaa tietoa ei ole tarjolla, alkaa ihmisten päässä korvaavan tiedon keksintä. Huhuja liikkuu ja työntekijöiden energiaa kuluu turhaan murehtimiseen ja epävarmuuteen. Tehdyt päätökset pitää myös perustella Hyvät johtajat muistavat myös perustella tekemiään päätöksiä. Juuri muutostilanteissa tämä piirre korostuu. Tehtyihin muutoksiin ei sitouduta, jos niitä ei ymmärretä. Usein

3 päätöksien perustelemattomuus on seurausta siitä, että niitä ei osata oikein perustella itselleenkään, saatikka sitten alaisille. Muutostilanteissa ihmisen järki ja tunteet kulkevat eri tahtia. On hyvin yksilöllistä, milloin järki lopulta saavuttaa karkumatkalle lähteneet tunteet. Esimerkiksi organisaatiomuutoksissa siihen voi huonolla viestinnällä mennä vuosia. - Niska limassa ilman palkkaa puurtavalle seuratoimijalle voi harrastuksen kuolinisku olla se, että organisaatioon palkataan kallispalkkainen markkinointi- tai viestintäpäällikkö pomoksi pomojen joukkoon, vaikka juuri tämän tehtävä olisi miettiä toimenpiteitä, joilla vapaaehtoisia saataisiin organisaatioon lisää yhteistä taakkaa jakamaan. Jos tätä ei muisteta asianosaisille kunnolla perustella, niin väsyneiden toimijoiden joukkopako voi olla edessä, varoittaa Marcus Ziemann. Hyvä johtaja ymmärtää myös sen, että hänelle itselleen täysin merkityksetön asia voi vapaaehtoiselle seuratoimijalle sen sijaan olla hyvinkin merkityksellinen. - Mieleen tulee esimerkiksi sellainen tapaus, jossa hyvin motivoitunut vapaaehtoinen kysyi, voisiko hän mahdollisesti saada pientä rahallista korvausta omalla kännykällään lähettämistään tekstiviesteistä, joilla hän säännöllisesti kutsuu vapaaehtoistoimijoita kokoon. Vastauksekseen hän sai, että liittymänhän voi aina vaihtaa halvempaan. Liittymän sijasta vaihtui harrastus, Ziemann muistelee. Johtaminen voi olla myös turhauttavaa. Sanotaan, että hyvässä organisaatiossa kaikki viestivät. Moni toiminnanjohtaja painii kuitenkin viestinnän tehostamisyrityksiensä kanssa käytännössä yksin. Järjestön luottamusjohto asettaa kyllä toiminnanjohtajalle viestintään, esimerkiksi lehdistönäkyvyyteen, liittyviä vaatimuksia, mutta jättää keinot paremman näkyvyyden saavuttamiseksi yksin toiminnanjohtajan harteille. - Meillä nyrkkeilyliitossa kävi esimerkiksi niin, että hallituksen kokouksessa strategiaan ja tulevaisuuteen liittyvät asiat käsiteltiin viidessä minuutissa ja yhden yksittäisen nyrkkeilijän valinnasta MM-kisoihin taisteltiin kaksi ja puoli tuntia. Ei ole yksinkertaisesti ketään, kenen kanssa näistä asioista voisi sparrailla, sanoo Suomen Nyrkkeilyliiton toiminnanjohtaja Matti Hietanen.

4 Viestintäsuunnitelma auttaa keskittymään olennaiseen Viestintä nähdään organisaatioissa usein teknisenä suorituksena, jolloin viestinnästä tulee helposti liuta toimenpiteitä erilaisin vempaimin. Useimmiten johtajilta puuttuu kuitenkin viestinnän teorian tuntemusta. Vierumäen koulutuksessa teoria on yritetty pukea erilaisiin helposti samaistettaviin esimerkkeihin. Johtaja on todennäköisesti kuullut lukuisia kertoja, että uusia työntekijöitä ja vapaaehtoisia pitää perehdyttää, mutta ei ole koskaan kuullut, miksi sitä todellisuudessa tehdään. Uudelle työntekijälle näytetään kyllä pukukaappi ja kahvinkeitin, mutta hänelle ei kerrota heti alusta lähtien organisaation missiota eli sitä, miksi koko organisaatio on olemassa. - Helposti ajatellaan, että kyllä se työntekijä tai vapaaehtoinen siinä rinnalla ajan kanssa oppii kaikenlaista. Sen jälkeen, kun samainen henkilö lyhyen visiitin jälkeen lähtee pois, todetaan ääneen, että eihän hän oikein koskaan päässyt kuvioihin sisään, sanoo projektipäällikkö Marcus Ziemann. Myös sitoutumiseen ja organisaation identiteettiin eli tapaan toimia, löytyy hyvin laaditusta viestintäsuunnitelmasta apua. Järjestöjohtajien koulutuksessa viestintäsuunnitelma laaditaan samojen periaatteiden mukaan, kuin viestintäpäällikötkin viestintää suunnittelevat. Näkökulma tietysti eroaa sen mukaan, viestiikö johtamisen vai viestinnän johtamisen näkökulmasta. - Meille tärkeää toiminnan alkuvaiheessa on miettiä, miten saisimme tunnettavuuttamme lisättyä ja aktiivisesti hankittua jäseniä. Pitäisi saada viestittyä, että olemme aatteellinen ammattijärjestö liikunnan ammattilaisille, emmekä ay-liike. Siihen eivät riitä pelkästään näyttävät nettisivut, kuvailee tuoreen Suomen Liikunnan Ammattilaiset SLA ry:n toiminnanjohtaja Reijo Häyrinen. Yksi suurimmista voitoista urheilujärjestöjohtajien Vierumäen viestintäkoulutuksessa on johtajien tietoisuus siitä, että organisaatioiden päivittäisessä pyörityksessä itsestään selviä asioita ei ole. - Kun viestitään avoimesti koko organisaatiolle, täytyy aina tiedostaa, että itsestään selvät asiat ovat itsestään selviä vain henkilölle itselleen, muistuttaa Marcus Ziemann.

5 SLU:n viestintäjohtaja Eila Ruuskanen-Himma toivoo nyt saatujen kokemusten perusteella, että jatkossakin järjestöjohtajat kokevat viestinnän opiskelun arvoisena. - Johtotason viestintäkoulutusta tarvitaan ilman muuta myös tulevina vuosina. Sen jälkeen, kun järjestöjohtajat ovat asiaan vihkiytyneitä, voitaisiin seuraavaksi miettiä, millaista koulutusta voisi kehittää seuratasolle. Kuvateksti: Suomen Urheiluopiston rehtori Erkka Westerlund vieraili ensimmäisessä urheilujärjestöjen johtotason viestintäkoulutuksessa toukokuussa. Kuvateksti: Suomen voimisteluliiton Svolin tuore viestintäpäällikkö Sanna Mönkkönen selvisi kunnialla myös koulutuksen keppijumppaosuudesta. Nyt entisellä toimittajalla on edessään viestintäsuunnitelman verran paperitöitä.