ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA JOHTAMISEN KEHITTÄMINEN

Transkriptio

1 Hallitus LIITE 6 ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HALLINNON JA JOHTAMISEN KEHITTÄMINEN MUUTOSJOHTAMISSTRATEGIA 1. HALLINNON JA JOHTAMISEN KEHITTÄMISEN STRATEGISET TAVOITTEET 2 2. MUUTOSJOHTAMISSTRATEGIAN NÄKÖKULMAT 2 3. HALLINNON JA JOHTAMISEN MUUTOSJOHTAMISEN ARVOT 3 4. HALLINNON JA JOHTAMISEN MUUTOSJOHTAMISSTRATEGIAN PERIAATTEET Rakenteet ja johtaminen uudistetaan prosessilähtöisesti Muutoksen johtamisvastuut Hyvä henkilöstöpolitiikka ja henkilöstön kehittäminen Henkilöstövoimavarojen uudelleen järjestelyt Henkilöstön osaamisen kehittäminen Muutosmenettelyt Yhteisöllisyydelle perustuva muutos Laadunvarmistus 5 4. HALLINNON JA JOHTAMISEN UUDISTAMISEN JA SOPEUTTAMISEN VAIHEET 6 Rovaniemen koulutuskuntayhtymän johtoryhmä,

2 1. HALLINNON JA JOHTAMISEN KEHITTÄMISEN STRATEGISET TAVOITTEET Toiminta-ajatuksensa mukaan Rovaniemen koulutuskuntayhtymä on koulutuksen järjestäjänä koko Lapin asialla luoden ja järjestäen kilpailukykyistä koulutusta ja turvaten osaavan työvoiman sekä työelämää palvelevan tutkimus- ja kehittämistoiminnan saatavuutta Lapin elinkeinoelämälle ja julkisen sektorin tehtäväalueille. Hallinnon ja johtamisen kehittämisen keskeinen strateginen linjaus on, että kuntayhtymä selviää hallitusti vuosiin painottuvista ammatillisen koulutuksen ja ammattikorkeakoululaitoksen kansallisista muutos- ja uudistumisprosesseista. Selviytymisen varmistamiseksi ensi toimenpiteenä hallinto- ja johtamisjärjestelmä sopeutetaan ja uudistetaan reagoimaan tuloksellisesti ulkoisen ja sisäisen toimintaympäristöön ja niissä ennakoitaviin muutoksiin. Koulutuskuntayhtymän hallinnon ja johtamisen sopeuttamisen ja uudistamisen vahvistetut ensisijaistetut tavoitteet ovat: 1. Haastava visio, vahvat priorisoidut strategiset linjaukset sekä selkeät, vastuutetut strategisen johtamisen toimivallat ja - rakenteet. 2. Yhtenäinen, yhteistyölle rakentuva sekä asiakkaille yhdenvertainen ja tasapuolinen toimintakulttuuri. 3. Keskitetyt, madalletut henkilöstö-, talous- ja yleishallintopalvelut (RKK -palvelut) selkeine toimivalta- ja vastuusuhteineen ratkaistaan keskittämällä ne sisäisillä järjestelyillä kuntayhtymäjohtajan alaisuuteen. Palvelut ulottuvat läpi koko koulutuskuntayhtymän ja tuottavat palvelut tehokkaasti ja taloudellisesti. 4. Koulutuksen järjestäjälle kuuluvien ammatillisen koulutuksen, mukaan lukien työelämän kehittämis- ja palvelutoiminta säädöksissä määriteltyjen tehtävien kokonais- ja yhteen sovittava vastuu ja johtaminen ratkaistaan koulutuksen järjestäjäpalvelujen (KJ -palvelut) uusituilla toimivalta- ja vastuurakenteilla. 5. Ammatillisen koulutuksen toimivalta- ja vastuurakenteet uudistetaan kokoamalla ja sovittamalla yhteen toisen asteen ammatillisen koulutuksen johtaminen, tehostamalla ydinprosessien johtamista ja madaltamalla hallintoa. Yhtymähallitus on hyväksynyt hallinnon ja johtamisen sopeuttamisen ja uudistamisen tavoitteellisen kehittämisen linjaukset toimeenpantavaksi. Kehittämislinjaukset perustuvat RKK- ja KJpalvelujen sekä ammatillisen koulutuksen (AO) työryhmien valmisteluaineistoihin. Samassa yhteydessä hallitus päätti, että kehittämislinjauksien toteuttamiseksi laaditaan virkamiestyönä muutosjohtamisstrategia, jota käsitellään hallituksen aamukoulussa ja hallituksen kokouksessa MUUTOSJOHTAMISSTRATEGIAN NÄKÖKULMAT Muutos voi olla strategista, operatiivista, ennakoivaa ja reagoivaa tai kaikkien edellä mainittujen yhdistelmä. Ennakoivan ja strategisen muutoksen johtamisessa korostuu uudelleen suuntautuminen, jolloin kyse on valmistautumisesta organisaation kannalta merkittäviin ulkoisen ja sisäisen toimintaympäristön muutoksiin. Strateginen ja reagoiva muutos vaatii käännejohtamista, jolloin pyritään nopeasti ja määrätietoisesti irrottautumaan aikaisemmista. Operatiivisessa ja ennakoivassa muutoksessa johtamisella virittäydytään jatkuvaan parantamiseen ja toiminnan tehostamiseen. Sopeuttavaa johtamista tarvitaan operatiivisessa ja reagoivassa muutostilanteessa, jolloin toimintamalleja tarkistetaan ulkoisten paineiden vuoksi. Kuvio 1. 2

3 Kuvio 1: Muutoksen johtamisen näkökulmat (sov. Tailormade Conculting Network) ENNAKOIVA MUUTOS REAGOIVA MUUTOS OPERATIIVINEN MUUTOS STRATEGINEN MUUTOS JATKUVA PARANTAMINEN Pyritään lisäämään tuloksellisuutta ja tehokkuutta UUDELLEEN SUUNTAUTUMINEN Organisaation kannalta merkittävien muutosten valmistelua ja toteuttamista SOPEUTTAMINEN Toimintaa tarkistetaan ulkoisten paineiden takia KÄÄNNEJOHTAMINEN Radikaali ja nopea irrottautuminen aikaisemmasta Organisaation liikkumavara kasvaa kapenee Organisaation liikkumavara 3. HALLINNON JA JOHTAMISEN MUUTOSJOHTAMISEN ARVOT Koulutuskuntayhtymän kokonaisuus on olennaisesti erilainen kuin koulutuskuntayhtymää perustettaessa vuonna Menossa oleva hallinnon ja johtamisen kehittäminen ulottuu läpi koko koulutuskuntayhtymän niin organisaationa kuin työyhteisönä. Kehittämistyössä edetään siten, että hallinnon ja johtamisjärjestelmän uudistaminen ja sopeuttaminen sekä ihmisten johtamisen muutoksessa tapahtuvat tasapainossa keskenään. Koulutuskuntayhtymä on sitoutunut toiminnassaan vastuullisuus-, avoimuus- ja oppivuusarvoihin. Yhtymähallitus ja johtoryhmä ovat yhdessä vahvistaneet hallinnon ja johtamisen muutosjohtamiselle arvopohjaa täydentävinä arvoina inhimillisyyden ja yhteisöllisyyden arvot. 4. HALLINNON JA JOHTAMISEN MUUTOSJOHTAMISSTRATEGIAN PERIAATTEET Koulutuskuntayhtymän hallintoa ja johtamisen muutoksen johtaminen toteutetaan tasapainoisesti sen suhteen, miten hallinto- ja johtamisen uudistetaan ja miten henkilökunta ja tulosalueet yhteisönä osallistuvat ja omaksuvat uudistuksen ja sopeuttamisen. Muutosjohtamisen toimintamallin keskiössä ovat prosessit (1), johtaminen (2), henkilöstö (3) ja toimintaa tukevat menettelyt ja järjestelmät (4). 4.1 Rakenteet ja johtaminen uudistetaan prosessilähtöisesti - Palvelut ja prosessit alkavat ja päättyvät aina tunnistettuihin ja määriteltyihin ulkoisiin ja/tai sisäisiin asiakkaisiin. - Palvelukokonaisuudet ja niihin kuuluvat prosessit kuvataan selkeästi. Prosessit ovat primäärisiä ja rakenne- ja organisaatioratkaisut palvelevat prosesseja. Prosessit toteuttavat koulutuskuntayhtymän 3

4 perustehtävää ja ovat keskeistä toiminnan ydintä. Hallinnon ja johtamisen uudistukset rakennetaan seuraaville palvelukokonaisuuksille: 1. Ammattiopistostrategia sekä koulutuskuntayhtymän kokonaisjohtaminen 2. Aluekehityspalvelut 3. Ammattikoulutuspalvelut 4. Ammatillisen koulutuksen ydinprosessit: Koulutus ja työelämän kehittämis- ja palvelutoiminta 5. Talous-, henkilöstö- ja yleishallintopalvelut 6. Kiinteistö- ja IT-palvelut 4.2 Muutoksen johtamisvastuut Hallinnon ja johtamisen sopeuttamisen ja uudistamisen johtamisen vastuut ja läpivienti toteutetaan seuraavasti: - Kokonaisvastuu ja -johtaminen: kuntayhtymän johtaja A. Ylitalo - Kokonaismuutoksen ohjaus ja vastuuhenkilöiden tukeminen sekä tiedottaminen ja viestintä: koulutuskuntayhtymän johtoryhmä - Uudistuksen ja sopeuttamisen vastuu ja läpivienti palvelukokonaisuuksittain: * Strateginen johtaminen: johtaja A. Ylitalo * Talous- henkilöstö- ja yleishallintopalvelut: henkilöstöjohtaja S. Hänninen ja talousjohtaja E-M. Knuuti * Aluekehityspalvelut ja Ammattikoulutuspalvelut: kehitysjohtaja V-P. Laukkanen ja rehtori T. Arkko * Ammatillisen koulutuksen ydinprosessit: rehtori T. Arkko * Kiinteistö- ja ruokahuoltopalvelut: kiinteistöjohtaja H. Kerkelä * IT-palvelut: Tietohallintopäällikkö E. Härkönen * Uudistuksen jalkauttaminen toimipaikoissa: päälliköt 4.3. Hyvä henkilöstöpolitiikka ja henkilöstön kehittäminen Henkilöstövoimavarojen uudelleen järjestelyt Hallinnon ja johtamisen uudelleen järjestelyillä on vaikutuksia koko henkilöstöön. Henkilöstövoimavarojen järjestelyissä noudatetaan seuraavia linjauksia: - Noudatetaan hyvää henkilöstöpolitiikkaa ja vahvistettua henkilöstöstrategiaa - Lapin ammattiopiston ja matkailuopiston toimiala- ja koulusalajohtajien, koulutuspäälliköiden ja aikuiskoulutuspäälliköiden tehtävät lakkautetaan ja perustetaan uudet päällikkötehtävät sekä toimipaikoille että aluekehitys- ja ammattikoulutuspalveluihin. - Aluekehitys- ja ammattikoulutuspalveluihin perustetaan kehittämisryhmät. - Henkilöstö-, talous- ja yleishallinnon uudistetussa rakenteessa hyödynnetään tehdyn henkilöstökyselyn tuloksia ja pyritään osaamiskeskittymiin ja laaditaan tueksi henkilöstösuunnitelma. - Noudatetaan hallituksen hyväksymää periaatetta: Kuntayhtymä ei palkkaa uutta henkilöstöä, mikäli tehtävään on löydettävissä henkilö kuntayhtymän sisältä. - Perustettaviin tehtäviin rekrytoinnissa käytetään sisäistä hakua. - Perustettaviin virkoihin ja tehtäviin määritellään tehtäväkohtaiset palkat. 4

5 - Tehtävien täyttämisessä huolehditaan hyvästä hallintomenettelystä ja sovelletaan voimassa olevia palvelussuhdesopimuksia. - Tuetaan henkilöstöä siirtymään ja suuntautumaan uusiin tehtäviin koulutuskuntayhtymän sisällä. - Määräaikaisesti ja toistaiseksi ottamiseen vahvistetaan yhteiset menettelyohjeet Henkilöstön osaamisen kehittäminen Läpi koko koulutuskuntayhtymän ulottuva hallinnon ja johtamisen uudistaminen edellyttää, että osaava henkilöstö on sitoutunut ja perehdytetty muutoksen toteuttamiseen ja uusiin tehtäviin. Tähänastisessa kehittämistyössä on tunnistettu seuraavat koulutus- ja kehittämistarpeet, joihin järjestetään koulutusta: * Strateginen johtamisen vahvistaminen, jatkoseminaarit, * strategisen tuloksellisuuden laadunvarmistus, * prosessiosaaminen ja niiden kuvaaminen, * tiimityö ja tiimivastaavuus ja * Työyhteisötaidot * Kehityskeskustelut 4.4. Muutosmenettelyt Yhteisöllisyydelle perustuva muutos Yhteisöllisyys perustuu avoimeen vuorovaikutteiseen toimintaan, toimijoiden yhteiseen prosessointiin ja uusien toimintamallien yhteissuunnitteluun. Yhteisöllisyyttä edistetään seuraavasti: - Henkilöstö osallistuu omaa työtään koskevien prosessien kuvaamiseen. - Kehittämis- ja toimipaikkatiimien perustamisen ja työskentelyn periaatteet valmistellaan yhdessä kehittämis- ja toimipaikkapäälliköiden kanssa. - Muutoksen seurantaryhmä nimetään eri henkilöstöryhmistä. Seurantaryhmä toimii muutoksen kaikupohjana läpi muutosprosessin. - Lisätään säännöllistä toimipaikkakohtaista työpaikkademokratiaa - Uudistamisen etenemisestä järjestetään tiedotustilaisuuksia, tiedotetaan Intrassa ja hyödynnetään yhteistä keskustelualustaa. - Johtoryhmän kokouksissa käsitellään säännöllisti muutoksen etenemistä - Hallinnon ja johtamisen uudistamisen ja sopeuttamisen etenemisen seuranta hallituksen iltakouluissa Laadunvarmistus Koulutuskuntayhtymä kehitetään toimiva laadunhallinta ja laadun jatkuvaa parantamista tukeva sekä kustannustehokkuutta lisäävä koulutuksen järjestäjätasoinen laadunhallintajärjestelmä vuoteen 2015 mennessä kansallisen ohjeistuksen ja aikataulun mukaisesti. Hallinnon ja johtamisen sopeuttaminen ja uudistaminen kytketään käynnistyneeseen laadunhallintajärjestelmän kehittämiseen. Kokonaisjohtaminen ja eri palvelukokonaisuudet kuvataan laatuympyrän vaiheiden mukaisesti (suunnittelu, toteuttaminen, arviointi ja parantaminen): - Kokonaisjohtaminen: Strateginen johtaminen, Yhteistyö-, talous-, henkilöstö-, yleishallinto- ja laatu- 5

6 johtaminen (sis. tiedottaminen ja viestintä) - Talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon palvelukokonaisuudet ja prosessit - Aluekehityspalvelut ja prosessit - Ammattikoulutuspalvelut ja prosessit - Kiinteistöpalvelut - IT-palvelut 5. HALLINNON JA JOHTAMISEN UUDISTAMISEN JA SOPETUTTAMISEN AIKATAUL Muutoksen ankkurointi ja hallinta Ke 2014 MADALLETTU, YHTEEN SOVITTAVA JA KOKOAVA HALLINTO- JA JOHTAMISJÄRJESTELMÄ Muutoksen toteuttaminen / Sy Uudistettu ja sopeutettu hallintoa ja johtamista toteutetaan alkaen - Tiimivalmiuskoulutus ja ohjaus jatkuu - TA 2014 uudistetulle organisaatiolle - RKK strategiatyö alkaa - Esimiestyökoulutus Muutokseen valmistautuminen/ke Strateginen tuloksellisuus - koulutus - Koulutustarjonnan sopeuttamissuunnitelmat ja heijastusvaikutukset - RKK-palvelujen keskitettyyn malliin siirtyminen osittain ja henkilöstösuunnitelma - Tiimikoulutus - Tiimien perustamis- ja työskentelylinjaukset - Strategisen tuloksellisuus, työseminaari Muutosedellytysten luominen / Sy2012 (alkanut ke 2012) - Strategisen johtamisen vahvistaminen, jatkoseminaari - Organisaatio ja johtamisjärjestelmän selkiyttämien - Ammatillisen koulutus indikaattorien näkökulmasta - Palvelukokonaisuuksien ja prosessien kuvaaminen - RKK- palvelujen johtamismallin osittaiset muutokset TA Valinnat uusiin tehtäviin OSALLISTAVA VUOROVAIKUTTEINEN MUUTOKSEN JOHTAMINEN sov. Copyright TCN 6