Liikearkistopäivät 2007 Tietohallintostrategia työkaluna. Professori Mikko Ruohonen

Transkriptio

1 Liikearkistopäivät 2007 Tietohallintostrategia työkaluna Professori Mikko Ruohonen University of Tampere, (03) , Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 1

2 Outline Mistä tulemme, minne menemme? Tietohallintostrategia työkaluna Sähköisen tiedonhallinnan haasteista Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 2

3 Tietojärjestelmien ja tietohallinnon merkityksen muutos Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 3

4 ICT liiketoiminnan mantroissa Management mantras Competitiveness Network mgmt Matrix management customer systems Mass production management reporting basic IT Core processes logistics systems Knowledge mgmt knowledge systems network/web systems Focus and applications of ICT Learning industries crossindustry portals Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 4

5 Tietoyhteiskunnan muutos? Tekniikan vaikutuksen muuttuminen Eristyneet tietokoneet Hajautettu/kytketty tietojenkäsittely Integroidut verkot Yli organisaatiorajojen Muutosvauhdin rajoituksena Laitteisto Ohjelmisto Visio Osaaminen Operaatioiden muuttuminen Kaukana käyttäjistä Tietojenkäsittelypalvelun säätelemä Käytettävissä paikalla Käytössä joka paikassa Järjestelmätyön muuttuminen Tekniset asiat Tukee käyttäjien tiedonhallintaa Liittyy strategiaan Parantaa yritysverkostoa Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 5

6 Eli minne menossa? Tekniikan käytön päähyötynä? Kustannussäästö Liiketoimintatuki Mahdollistaa liiketoiminnan Luo uusia prosesseja ja rakenteita Iskulauseena Slogan Tekniikka Käyttäjät Business Oppiminen Järjestelmien muuttuminen Valvottu Sopeutuva Joustava Muokkautuva Tyypilliset järjestelmät Sisäiset järjestelmät Valvontajärjestelmät Ulkoiset järjestelmät Yhteistyöjärjestelmät Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 6

7 Neljä strategista avainaluetta Investoinnit vuorovaikutussuhteeseen Merkittävä osaamisen vaihto ja jakaminen Toisiaan täydentävien ja harvinaisten kyvykkyyksien yhdistäminen Kilpailevia kerhoja alhaisemmat liiketapahtumakustannukset, tehokas yhteistyön hallinnointi Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 7

8 Tietohallintostrategia työkaluna (ks Ruohonen & Salmela 1999) Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 8

9 Tietohallinnon määritelmä Tietohallinto on johdon työtehtäväkokonaisuus Määritelmät (Reponen et al. 1995): Tietohallinto on yrityksen tai muun organisaation tietoresurssien hyväksikäytön suunnittelua, johtamista, toteutusta ja valvontaa. Tietoresurssien johtamisstrategia on pitkän aikavälin suunnitelma tietoresurssien hyväksikäytön suunnittelua, johtamista, toteutusta ja valvontaa varten Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 9

10 Tietoresurssit Tietoresursseja ovat kaikki yrityksen tiedot ja osaaaminen riippumatta siitä millä tavalla ne on tallennettu ja hyödynnetty yrityksessä Tietokantojen sisältämän tiedon lisäksi myös yrityksen henkilöstön itselleen omaksuma tieto, jota ei ole voitu tallentaa millekään tietovälineelle. Tietohallinnon johtaminen ulottuu siis myös henkilöstöhallinnon eri alueille, kuten koulutus ja rekrytointi, yhteisöviestintä jne Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 10

11 Johdon on arvioitava... oman vastuuyksikkönsä liiketoiminnan kehittyminen ja sen asema koko toimialan tilanteeseen, tietotekniikan hyväksikäytön tilanne eli tarvittavien tietojärjestelmäsovellusten tarve omassa yrityksessään/vastuualueellaan, tarvittavat päätökset tietojärjestelmäsovellusten kehittämisestä ja/tai hankkimisesta (make or buy) Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 11

12 Johdon on. varmistettava tietojärjestelmien tehokas ja vaikuttava hyväksikäyttö ts. vaikuttamaan henkilöstön tietoihin ja taitoihin, seurattava tietotekniikan hyväksikäytön tilannetta yrityksessään ja toimialalla yleensä, päätettävä tietojärjestelmien investoinneista ja niihin liittyvän muutoksen johtamisen aikatauluista ja.. Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 12

13 Strategia kokoaa nipun... koottava kaikkiin edellisiin liittyvät päätökset, suuntaviivat ja ohjeet yrityksen tietohallintostrategiaksi Strategisen painopisteen kehitys atk-strategia tietotekniikkastrategia tietojärjestelmästrategia tietohallintostrategia tietostrategia Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 13

14 Erot? tietotekniikkastrategiassa määritellään ja päätetään yrityksen teknisen arkkitehtuurin kehittäminen (laitteet, verkot) tietojärjestelmästrategiassa sovellukset (ohjelmistot ja niiden käyttö) tietohallintostrategia ottaa huomioon edellisten lisäksi myös tähän toimintaan liittyvät organisatoriset (kuka tekee?), taloudelliset (kuka maksaa?) ja johtamisen (kuka vastaa?) kysymykset Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 14

15 Monialaisuus tietohallinnon johtaminen on monialainen haaste tekniikan arvioinnin lisäksi vaatimus ymmärtää liiketoimintaa ja organisaation muutosta samanaikaisesti tietohallintostrategia on perusteltava organisaation rakenteen, kulttuurin ja henkilöresurssien avulla Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 15

16 Tietohallinnon suunnittelu Suunnitteluprosessista usein kirjallinen suunnitelma kirjattu liiketoiminnan ja tietotekniikan hyväksikäytön kannalta tärkeät tavoitteet tietojärjestelmähankkeiden etenemissuunnitelma rahat ja aikataulut Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 16

17 Kaunis päältä? Suunnitelmien sisältö vaihtelee huomattavasti strategia voi olla kopio toisen yrityksen suunnitelmasta laitetoimittajan näkemys yrityksen tietohallinnosta Parhaimmassa tapauksessa suunnitelma sinetöi ja vakiiinnuttaa organisaation suuntaa liiketoiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisen valmentaa uuteen ajattelutapaan Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 17

18 Tietohallinnon organisointi Suunnitelma pitää toteuttaa ja tähän liittyy tietohallinnon johtamisen seuraava työkenttä: Tietohallinnon organisoinnilla tarkoitetaan suunnittelun täytäntöönpanoa niin, että yritysjohto pystyy valitsemaan vastuualueensa tai yrityksensä kannalta parhaimman vaihtoehdon tietohallinnon palvelujen hankkimiseksi Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 18

19 Tietohallinnon organisointi. johdon on pystyttävä arvioimaan ulkoisten toimittajien markkinatarjontaa, muodostettava käsitys tietotekniikan infrastruktuurista, organisoitava yksikkönsä sisäiset tietojenkäsittelypalvelut, rekrytoitava tai muulla tavoin hankittava asianmukaista henkilökuntaa lopulta päätettävä ulkoisten palvelujen hankinnasta Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 19

20 Tietohallinnon organisointi yritysjohto joutuu tekemään merkittäviä investointeja ja ottamaan riskejä järjestelmien toteuttamiseksi organisointi voi ulottua useiden vuosien ajaksi pääsääntöisesti edellyttää tinkimätöntä sitoutumista asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 20

21 Miksi organisointia? organisointia haittaavat monet ulkoiset ja sisäiset tekijät: laite/ohjelmistotoimittajalle voi tulla ongelmia itse soveltava organisaatio voi muuttua liian hitaasti, henkilöstön vaihtuminen hidastaa oppimista taloudellinen tilanne muuttaa investointien aikataulua. hyväkään strategiasuunnitelma ei vielä takaa tietohallinnon onnistunutta organisointia Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 21

22 Tietohallinnon valvonta Yritysjohdolle palaute siitä, kuinka tietohallinnon johtamisessa on onnistuttu. Tietohallinnon valvonnalla tarkoitetaan täytääntöönpanon ja toteutettujen tietojärjestelmien sekä muiden palvelujen arviointia ja kontrollia seuraavien kehitystoimenpiteiden varalle Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 22

23 Tietohallinnon valvonta... johdon on pystyttävä arvioimaan hankitun tietotekniikan palveluinfrastruktuurin laitteet, ohjelmistot, verkot, tukihenkilöstö ja palvelut vaikutukset eri tasoilla tietojärjestelmien laatu tuotetun palvelun laatu tarvittavien jatkotoimenpiteiden laajuus Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 23

24 Kolme tehtävää tasapainossa Kaikki kolme tehtäväaluetta ovat välttämättömiä tasapainoisen tietohallinnon johtamisen kannalta johto voi käyttää apunaan erilaisia suunnittelun ja arvioinnin konsulttipalveluja, johtamista ei voida ulkoistaa tietotekniikan merkitys yrityksen toimintaan ja prosesseihin on yleensä liian merkittävä tai jopa strateginen Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 24

25 Mitä jatkossa? tietohallinnon suunnittelun tarve edelleen luonne muuttuu enemmän aikaisempiin päätöksiin nojaavaksi ja liiketoiminnan kehityksen mukaan joustavaksi harva liikkeelle ns. puhtaalta pöydältä huomioitava tietotekniikka-arkkitehtuuri, johtamiskäytännöt ja järjestelmien osaaminen Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 25

26 Sähköisen tiedonhallinnan haasteista -yhteisöllisyys - yli rajojen! - avoimet ympäristöt Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 26

27 Asiakasvuorovaikutus muuttuu markkinoinnin ja viestinnän kenttä on muuttumassa viestinnän kulutustottumukset monikanavainen sisällöltään erilaistunut viestintä asiakas mukana sisällön (arkiston?) luonnissa tietotekniikan sijasta asiakasuskollisuus asiakkaat sitoutuvat toimintatapaan tai palveluun, johon erilaisia vaihtoehtoja customer co-creation! Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 27

28 (Kangas et al. 2007) Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 28

29 Allianssissa oppiminen? Yhteisen osaamisen luominen allianssissa on avain menestykseen Osaamisen/tietämyksen oltava läpinäkyvää partnereille Osapuolten oltava vastaanottokykyisiä, toisiltaan oppivia Edellyttää luottamusta ja aikaa, muuten epäonnistuu Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 29

30 Sisältöjen räätälöinti (Piiroinen) Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 30

31 Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 31

32 Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 32

33 Miten luodaan yhteisö? Käytäntöyhteisön luomisen kolme elementtiä (Wenger 2000): mikä osaamisalue? osaamisen alue joka antaa jäsenille yhteisyyden kokemuksen ja tuo heidät vuorovaikutukseen, yhteisön toimintatavat? ne sosiaaliset tavat, joilla jäsenet kohtaavat toisensa, ja mitä kyvykkyyksiä käytäntö on luonut? yhteiset resurssit jotka jäsenet ovat kehittäneet ajan myötä vuorovaikutuksessa (rutiinit, opitut asiat, luomukset (artefaktit), standardit, työkalut, tarinat, hakemistot, luettelot, tyylit) Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 33

34 Kiitos! ja lisätietoa Riihimaa & Ruohonen (2002) Sähköisestä kaupasta osaamisliike-toimintaan. MET-Kustannus. Nicholson, P., Thompson, B., Ruohonen, M. & Multisilta, J. (eds) (2005) E-training Practices for Professional Organisations. Kluwer. Ruohonen, M. (2005) Networked Economy Effects On Organisational Development and the Role of Education In Van Weert, Tom (Ed) (2005) Education and the Knowledge Society. Kluwer. Ruohonen, M., Riihimaa, J., and Mäkipää, M. (2006). Knowledge Based Mass Customization Strategies - Cases from Finnish Metal and Electronic Industries. International Journal of Mass Customization Ruohonen, M. (2006) Changing Leadership Cultures In E-Commerce Service Industry. In Gray, C. & Zappala, S. (eds) (2006) Impact of E-commerce on Consumers and Small Firms. Ashgate. Seppä, M., Rissanen, T, Mäkipää, M., Ruohonen, M., Hannula, M. & Mäkinen, S. (2005) Selvitys sähköisen liiketoiminnan nykytilasta ja tulevaisuuden haasteista sekä kansallisen strategian tarpeista. Loppuraportti kauppa- ja teollisuusministeriön hankkeesta dnro 20/430/2004 Ahoniemi et al. (2007) Massaräätälöinnillä kilpailukykyä. Teknologiainfo Teknova Oy Mäkipää, M., Ahoniemi, L., Mertanen, M., Sievänen, M., Peltonen, L. & Ruohonen, M.(2007) The State-of-the Art of Mass Customization Practices in Finland. Full paper to be presented at the MCPC2007, Boston USA, October Mikko Ruohonen, Tampereen yliopisto 34