Ensimmäisen myyntiprojektin tarjouksen luonti

Transkriptio

1 1 Ensimmäisen myyntiprojektin tarjouksen luonti Johdanto Tarjous on dokumentti, jossa määritellään myytävä tuote tai palvelu, sekä sen hinta. Asiakas voi hyväksyä tarjouksen (jolloin seuraava vaihe on tilausvahvistuksen lähettäminen, sekä laskutus), tai hylätä sen. Ohessa käydään yksityiskohtaisesti läpi tarjouksen tekeminen tapauksessa, jossa asiakas haluaa ostaa 3 kpl tuotteita, joiden yksikköhinta on 500, ja asiakkaalle annetaan tarjousvaiheessa tuotteista 5 % alennus. Myynti / asetukset Myynti moduuli Tarkasta, että Odoo järjestelmässäsi on Myynti moduuli asennettuna ( katso tarkemmin päävalikko, kohta Sovellutuskauppa ). Huomaa myös, että tämä ohje perustuu KGU Engineering tietokantaan, jossa on valmiiksi tehty ohjelman käännös suomen kielelle, lisätty suonalaiset lasku- ja sähköpostipohjat, määritelty sähköpostipalvelimnet jne ). 1

2 2 Salli alennukset tuotteille Alennuksen antaminen jo tarjousvaiheessa yleinen käytäntö, kun halutaan parantaa kaupan samisen mahdollisuuksia. Odoo myyntimoduulin asetuksissa määritellään useita toiminnallisisa vaihtoehtoja, kuten esimerkiksi se, voiko käyttäjä antaa alennusta tuotteiden listahintaan. Tarkasta, että alennuksen antaminen on sallittu myyntimoduulin asetuksissa. Katso tarkemmin kohta: Myynti => Asetukset => Asetukset Valitse ( Allow discounts on sales order lines ), ja talleta muutos valinnalla Käytä 2

3 3 Tarjouksen tekeminen Tarjouksen tekeminen tehdään myyntimoduulin avulla. Valitset: Myynti => Myyntitarjoukset => Luo Täydennä sen jälkeen tarjous alla olevien ohjeiden mukaisesti: Valitaan asiakas ja myytävät tuotteet Jokaisen tarjouksen perusasiat ovat asiakkaan ja tuotteet tiedot, jotka määriteltävä tarjouksen tekemisen on ensimmäisessä vaiheessa. Valitse myyntitarjoukset näytön alasvetovalikosta Asiakas ( esim. KGU Engineering) ja sen jälkeen tuote kohdasta: Tilausrivit => Tuote => Lisää kohta ( esim. päiväveloitteinen työ, 500 /päivä). Kun tuote on valittu, muista lisätä tarjottavien tuotteiden ( työpäivien) lukumäärä kohtaan Tilattu määrä. 3

4 4 Jos Odoo järjestelmässä ei ole vielä valmiina asiakkaan, tai tuotteen tietoja, ne voi luoda myös lennosta suoraa tarjousnäytön kautta : Uusi asiakastieto voidaan lisätä asiakasrekisteriin valitsemalla alasvetovalikosta Asiakas kohta Luo ja muokkaa. Avautuvassa uudessa ikkunassa voi syöttää asiakkaan kaikki tiedot, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, jne. Uusi tuote lisätään vastaavasti valitsemalla Luo ja muokkaa vaihtoehto tuotteen alas vetovalikosta. Avautuvassa uudessa ikkunassa voi syöttää tuotteet tiedot (tuotteen tyyppi, myynti- ja ostohinta, tuotteen kuva, jne. Verot ja alennus Verokannat on valmiiksi talletettu tietokantaan. Oletus ALV voi valmiiksi tallattaa tuotteen tai asiakkaan tietoihin, jolloin se tulee automaattisesti näkyville. Jos ALV tietoa ei ole talletettu, se valitaan Verot alasvetovalikosta. Täytä myös kohta alennus, tässä esimerkissä 5 %. 4

5 5 Maksu- ja toimitusehdot, voimassaoloaika Tarjouksen voimassaoloaika on määriteltävä näytön oikeassa yläkulmassa. Järjestelmään on valmiiksi talletettu joitakin tyypillisiä maksuehtoja. Se voidaan määritellä myös asiakaskohtaisesti, jolloin se tulee automaattisesti näkyville. Jos sitä ei ole aikaisemmin tehty, se tehdään viimeistään nyt tässä vaiheessa. Katso tarkemmin kuva alla. Muista tallettaa tarjous, kun kaikki tiedot on syötetty ja tarkastettu. 5

6 6 Tarkasta ja lähetä tarjous Ennen tarjouksen lähettämistä kannattaa vielä kerran tarkastaa, että kaikki tiedot ovat oikein. Valitse vaihtoehto Tulosta näytön vasemmassa yläreunassa. Odoo tekee pdf muotoisen tarjouksen, jonka voi tallettaa omalle koneelle, ja tarkastaa sen jälkeen. Vinkki Päivitä yrityksesi tiedot, jotka näkyvvät tulosteiden ylä- ja alamarginaalissa. Päivitys tehdään Odoo päävalikon kautta kohdasta: Asetukset => Yleiset asetukset => Konfiguroi yrityksesi tiedot 6

7 7 Lopuksi tarjous on vielä lähetettävä asiakkaalle. Talletetun pdf tiedoton voi tulosta, ja lähettää asiakkaalle, tai sen voi lähettää sähköpostilla suoraa Odoo sta. Valitse Lähetä sähköpostilla, jolloin asiakkaalle lähtee sähköpostiviesti, jonka liitteessä on aiemmin tehty pdf tiedosto. Voit halutessasi lisätä viestiin myös muita liitteitä, sekä tallettaa sen uudeksi sähköpostimalliksi, jos sitä tarvitsee myöhemmin uudelleen. 7