NEPTON JÄSENTIETO-KOULUTUS TAMPEREELLA PÄÄKIRJASTO METSOSSA - aihealueita ja muistiinpanot

Transkriptio

1 NEPTON JÄSENTIETO-KOULUTUS TAMPEREELLA PÄÄKIRJASTO METSOSSA - aihealueita ja muistiinpanot Markkinointi & tiedottaminen Henkilöryhmät ja rajatut käyttöoikeudet esim. ohjaajille Liikuntasetelien kirjaaminen Laskuraportit Maksumuistutus vs muistutuslasku Kausien henkilökoonnit vuositilaston apuna Sekalaisia vinkkejä MARKKINOINTI NETTISIVUILLE NÄKYVIIN RYHMIEN ILMOITTAUTUMISTILANNE (RYHMÄKALENTERI) Seuran nettisivuille voi upottaa Jäsentiedosta näkymän, jossa näkyy ryhmien nimet ja niiden paikkatilanne. Etuna on se, että henkilön ei tarvitse rekisteröityä Jäsentietoon nähdäkseen onko ryhmissä tilaa. Voit käydä katsomassa miltä ryhmäkalenteri nettisivuilla näyttää esim. Voimisteluseuran Kiepin sivulta : Seurat voivat ottaa tämän ominaisuuden käyttöön itse ohjeet löytyvät liiton nettisivuilta: Jäsentiedossa ryhmän tietoihin voidaan ruksata, että ryhmä ei näy ryhmäkalenterissa (esimerkiksi valmennusryhmät). TIEDOTTAMINEN Tänä vuonna on tehty ohjelmapäivitys yli/alikäyttäjätoimintoon: Lasku lähtee aina ylikäyttäjän sähköpostiin kun ylikäyttäjälle on annettu sähköposti. Jos käyttää perintäpalveluja, niin laskun tulee olla osoitettu täysi-ikäiselle, muuten lasku ei ole perintäkelpoinen. Jos asetuksissa on määritelty henkilön lisätietokenttä esim. valokuvauskielto, näkyy tämä tieto näkyy henkilölistassa suoraan (ilman excel-siirtoa) mutta ryhmien osallistujalistassa vain excelsiirrossa. Henkilölistassa henkilöitä voi hakea useilla eri kriteereillä esim. sähköpostilla tai henkilöryhmillä, sähköpostiviestintää varten: Klikkaa lisätoiminnot auki:

2 Sähköpostilla toimitettaviin laskuihin voi lisätä liitteitä esimerkiksi seuran tiedotteen: Viestit lähtevät roskapostiin? vinkkejä löytyy asetuksista. TEKSTIVIESTIT MAKSULLINEN LISÄPALVELU TILATTAVISSA NEPTONISTA Jäsentiedon avulla voidaan lähettää sähköpostien lisäksi tekstiviestejä esim. ryhmän osallistujille äkillisissä ohjaajan sairaustapauksissa. Jos seura haluaa tämän lisäpalvelun käyttöön, tilataan palvelu Neptonista: asiakaspalvelu(at)nepton.fi.

3 Palvelun hinta: 1000 tekstiviestiä maksaa 80 euroa + tilausmaksu 10 euroa. (ilman alv?) Jäsentiedon lisäasetuksista löytyy kohta, jossa puhelinnumeron antamisen voi asettaa pakolliseksi: HENKILÖRYHMIEN HYÖDYNTÄMIEN Henkilöryhmiä voi hyödyntää esimerkiksi tiedottamiseen, rajattuihin ilmoittautumisiin ja käyttöoikeuksiin: Ryhmiin ilmoittautuminen voidaan asettaa näkyviksi ainoastaan tietylle henkilöryhmälle. Näin esimerkiksi valmennusryhmien ilmoittautuminen voidaan rajata näkyväksi vain henkilöryhmään- valmennus kuuluville jäsenille. Oletustietona ryhmissä on, että kaikki henkilöryhmät voivat ilmoittautua kaikkiin ryhmiin kts. alla, Tässä on määritelty ryhmän tietojen taakse, että vain hlöryhmään kiltalaiset liitetyt henkilöt voivat ilmoittautua jumppa1 ryhmään. Voit määritellä ryhmän tietojen taakse, että ko. ryhmään ilmoittautuva liitetään myös henkilöryhmään x. (Ryhmät lisäasetukset). Esimerkkinä useat valmennusryhmät/ niiden osallistujat- voidaan koota yhdeksi henkilöryhmäksi valmennettavat. Tiedottaminen on helpompaa, kun ei tarvitse lähettää viestiä usealle ryhmälle tai koko jäsenistölle. Tai jos seura vakuuttaa Jumppaturvalla vain lapset, niin kaikki lasten ryhmiin ilmoittautuvat voidaan kerätä omaan henkilöryhmään, josta saadaan yksi listaus. Rajatut käyttöoikeudet esim. ohjaajille Henkilöryhmälistauksessa sinisellä pohjalla näkyvät ne hlöryhmät, joille on annettu rekisteriin käyttöoikeuksia. Esimerkkinä ohjaajille perustettu henkilöryhmä, jossa ohjaajille määritellään, että he voivat nähdä oman ryhmänsä osallistujat ja lähettää näille esim sähköposteja. Oikeuksia ei kannata antaa liian laajoina, eli esim henkilön ja laskujen poistaminen kannattaa antaa vain seuran rekisterin pääkäyttäjälle /ylläpitäjille.

4 Ryhmää perustettaessa valitaan vastuuhenkilö ko. ohjaajahlöryhmään liitetyistä henkilöistä. HUOM seuran pääkäyttäjä(t) joka on liitetty oikeusryhmään ylläpitäjä saa kaikki oikeudet. Samaa henkilöä ei kannata liittää toiseen alempia oikeuksia sisältävään henkilöryhmään, esim. ohjaajahenkilöryhmään. Jos henkilöllä on voimassa sekä ylemmät ja alemmat oikeudet, tämä aiheuttaa ongelmia eri sivujen näkymissä. LIIKUNTASETELIN KÄYTTÖ MAKSUVÄLINEENÄ Liikuntaseteleillä voi maksaa kausimaksuja (mutta ei jäsenmaksun osuutta verottajan linjauksen mukaan ( kts verottajan sivuilta )

5 Liikuntasetelin käyttö maksuvälineenä Esimerkki miten merkitään Neptoniin: Asiakas tuo laskun ja 40 euron arvosta liikuntaseteleitä, ja haluaa maksaa sillä osan 120 euron laskusta. Neptonissa: Lasku maksusuoritukset- maksutyyppi muu 40 euroa, lisätiedoksi liikuntaseteli Kirjaa. Laskulle jää auki 80 euroa, jonka asiakas maksaa käteisellä tai pankkiin laskun viitteellä. Kuitin voi muodostaa ja printata tai lähettää asiakkaan sähköpostiin kuitit välilehdeltä. Maksutyyppinä näkyy liikuntaseteli. MISTÄ SAA NÄKYVIIN ESIM MAKSAMATTOMIEN LASKUJEN SALDON? Laskut välilehdellä rajaa ensin maksamattomat laskut päivämäärään asti. Avointen laskujen saldoa ei näe suoraan laskut-välilehdellä, vaan lista pitää siirtää exceliin (raportit ja aineistot- noutotapa lataus

6 - ja summan ja raportin saa excel-listalta. LASKUTUSRAPORTTI KAUDEN TIEDOISTA Kauden takaa saa näkyviin kaikki ko. kauden ja kaudelle liitettyjen ryhmien laskut ja maksut ja näiden yhteissumman. (Kaudet - avaa kausi suurennuslasilla raportit- laskutusraportti) Kauden takana on valittavissa useita muitakin raporttimalleja, esim kauden osallistujat.

7 KIRJANPITOTILIN JA KUSTANNUSPAIKAN NÄKYMINEN LASKULISTOILLA Seurat ovat käyttäneet laskun viitenumeroita erottelemaan eri tuottolajeja kirjanpitoa varten. Kirjanpitoa helpottamaan on tehty uusi ominaisuus jolla voi erotella laskutettavat erät, jotka kirjanpidossa viedään eri tileille (esim. jäsenmaksut, kausimaksut, valmennusmaksut). Lisäksi seuran kirjanpidossa voi olla käytössä sisäistä raportointia varten eri seurantoja/kohteita/kustannuspaikkoja (esim. lasten toiminta, valmennustoiminta, aikuisten liikunta). Myös kustannuspaikka voidaan määritellä ryhmien, kausien, lomakkeiden ja erikseen luotavien laskujen taakse. Käytössä olevat kirjanpidon tilit ja kustannuspaikat perustetaan ensin asetuksiin / laskutusasetukset: Arvo= kirjanpidon tili esim valmennusmaksut tai kustannuspaikka esim. 300 aikuiset. Ryhmiä jne luodessa voi valita mille kirjanpidon tilille (ja kustannuspaikalle) ko. ryhmän laskut kuuluvat. Laskut- toiminnossa, laskulistojen excel-siirroissa /laskurivit- raportti, saa laskujen kirjanpidon tilit ja kustannuspaikat raportille näkyviin, ja excelissä helposti järjesteltäviksi.

8 MAKSUMUISTUTUS VAI MUISTUTUSLASKU: Maksumuistutus toiminnolla asiakkaalle voi lähettää sähköpostilla ilmoituksen, että aiemmin luotu lasku on maksamatta. Muistutuslasku luo kokonaan uuden laskun, johon voi määrittää erääntyneen laskun päälle muistuslisän ja viivästyskoron.tätä toimintoa käytettäessä pitää muistaa poistaa toinen lasku, kun maksusuoritus on saatu. Lasku ei poistu järjestelmästä koskaan kokonaan, vaan sen saa näkyviin valitsemalla poistetut laskut kohdan alasvetovalikosta. KAUSIEN HENKILÖKOONTI - YHDISTÄMINEN ESIM. SEURAN JÄSENMÄÄRÄN LASKEMISTA VARTEN Kausien henkilökoonti ominaisuutta voi käyttää jäsenkorttien hallinnan lisäksi esim vuositilaston jäsenmäärälaskentaan. Toiminnon avulla voi yhdistää kahden eri kauden osallistujat siten, että sama henkilö on mukana listalla vain kerran. Tässä on perustettu koonti vuositilasto johon on valittu kaudet syksy 2014 ja kevät Osallistujat välilehdellä voi valita lisäksi, että listaukselle tulevat esim. kaikki hlöt jotka ovat ilmoittautuneet ko kaudelle/ ryhmiin aikavälillä LOMAKKEIDEN HYÖDYNTÄMINEN Seurat ovat käyttäneet lomakkeita leirien, seuran kilpailuiden, tapahtumien ilmoittautumisissa ja tuotetilauksissa esim seuraverkkarit. Tapahtumaan / tilaukseen voi liittyä laskutettavaa tai ei. Lomakkeen laskutus voi tapahtuma heti ilmoittautumisen yhteydessä tai ylläpitäjän toimesta könttänä (esim. jos leiri ei toteudu liian vähän osallistujia)

9 SEKALAISIA VINKKEJÄ Valmiita alennusmalleja on määritelty kauden taakse, esim. sisaralennus. Alennuksia on mahdollista tehdä myös miinushintaisina ryhminä, mutta ongelma on niiden valvominen, koska kuka tahansa voi valita ilmoittautuessa ryhmän, vaikkei olisi oikeutettu ko. alennukseen. Seuralle on saattanut aikojen kuluessa muodostua kirjava alennuskäytäntö jota on hankala hallita. Kannattaa miettiä alennusten todellinen tarve ja etu jäsenen ja seuran kannalta ja tarvittaessa yksinkertaistaa, poistaakin. Alennuksen voi lisätä myös laskun lähettämisen jälkeen - esimerkiksi jos seuran ehdoissa on, että vain opiskelijakortin esittämällä saa alennuksen. Tällöin ylläpitäjä muokkaa ja lisää laskulle alennusrivin miinuksena, ja antaa uuden muutetun laskun asiakkaalle. Jos ylikäyttäjän ilmoittaessa alikäyttäjää ryhmään tulee ilmoitus, ettei henkilö kuulu ikäryhmään (vaikka varmasti kuuluu), voi selaimen muistin tyhjennys tai selaimen vaihto esim. Google Chromeen auttaa. Jollekin on auttanut se,, että painaa useamman kerran valitse nappia. Laskutoiminnoissa pankin sähköisten viitteiden poikkeuslistan saa helposti printattua ko. näkymässä painamalla hiiren oikeaa näppäintä ja siitä print. Rekisteröitymisen / Ilmoittautumisen voi nettisivuilla linkittää suoraan omaan Jäsentietoversioon kokeile ja katso malli esim Kaikissa listanäkymissä sarakkeet saa järjestettyä tuplaklikkaamalla sarakkeen nimeä. Henkilölistan lisätoiminnoissa voi tehdä henkilöiden yhdistämistä, kun sama ihminen on rekisteröitynyt kahdesti tai useammin (tuplarekisteröinnin poisto) Yhdistettäessä kannattaa säilyttää tuoreempi rekisteröityminen.