Automaattitilausten hallinta

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Automaattitilausten hallinta"

Eija Pakarinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Automaattitilauksilla voidaan automatisoida kopiotilaukset tuotantolaitokselle. Työkalulla voitte määritellä kansio- sekä tiedostokohtaisia automaattitilauksia. Joka yö SokoPro suorittaa tarkistusajon, joka tarkistaa kaikki päivitykset projektipankissa. Mikäli tiedostoa tai kansiota on päivitetty suunnittelijan toimesta, SokoPro tekee automaattisesti tilauksen kopiolaitokselle. Mikäli projektipankki ei sisällä automaattitilauksia, ota rohkeasti yhteyttä SokoPro Helpdeskiin. Kytkemme toiminnon päälle ja tarvittaessa opastamme sen käytössä. Suunnittelijoille on hyvä ohjeistaa, mitkä jakelut on automatisoitu ja mitkä tilaukset tarvitsee tilata projektipankista käsin. Tämän lisäksi pääkäyttäjän olisi hyvä ohjeistaa suunnittelijoille, mitkä kansiot on merkitty automaattitilausten piiriin, jotta he eivät muuta automatisoitua hakemistorakennetta ja siten myös kopiojakelua. 23

Mikäli tiedostoa tai kansiota on päivitetty suunnittelijan toimesta, SokoPro tekee automaattisesti tilauksen kopiolaitokselle.

2 Vaihe 1 Hakemistokohtaiset automaatit Mene Jakelut ja tilaus -välilehteen ja avaa jakelulistat vasemmalta. Tämän jälkeen klikkaa auki Hakemistokohtaiset automaatit. Vaihe 2 Hakemistokohtaisten automaattien muokkaus Työkalun avulla pääsette muokkaamaan hakemistokohtaisia automaatti-ilmoituksia sekä automaattitilauksia. Automaattitilauksen muut vastaanottajat Mikäli vastaanottaja ei ole tietokannassa, niin lisää henkilö tätä kautta tilauksen vastaanottajaksi. Automaattitilauksen dokumentit Tuo valintakorin kautta haluamasi tiedosto hakemistokohtaiseen automaattitilaukseen. Mikäli haluat määrittää tietylle tiedostolle automaattitilauksen, lue lisää sivulta 29! 24

Automaattitilauksen muut vastaanottajat Mikäli vastaanottaja ei ole tietokannassa, niin lisää henkilö tätä kautta tilauksen vastaanottajaksi.

Vaihe 2 Hakemistot Valitse henkilö, jolle haluat luoda Auto ilm.- tai Auto til. -jakelun. Tarkista että henkilöllä on vähintään lukuoikeudet kansioon. Jakelut ovat kansiokohtaisia! Auto ilm. Hakemistokohtaisten automaattien kautta voit hallinnoida myös automaatti-ilmoituksia.

3 Vaihe 2 Hakemistot Valitse henkilö, jolle haluat luoda Auto ilm.- tai Auto til. -jakelun. Tarkista että henkilöllä on vähintään lukuoikeudet kansioon. Jakelut ovat kansiokohtaisia! Auto ilm. Hakemistokohtaisten automaattien kautta voit hallinnoida myös automaatti-ilmoituksia. Auto til. Merkkaa täppä henkilölle, jolle haluat merkitä automaattitilauksen. Kun hammasrattaiden viereen ilmestyy punaisia huutomerkkejä, klikkaa hammasrattaita ja määrittele vastaanottajalle kopiokäsittely. 25

Hakemistokohtaisten automaattien kautta voit hallinnoida myös automaatti-ilmoituksia. Auto til.

4 Vaihe 3 Hakemistokohtaiset automaatit Kun avaat hammasrattaista asetukset, teille aukeaa alla oleva jakeluikkuna. Asetuksista pääsette määrittelemään vastaanottajan sarjamäärän, taiton, toimitustavan ja kopiolaitoksen. Huomaathan, että nämä asetukset koskevat ainoastaan kansiokohtaisia automaattitilauksia! Lisää jakelu vastaanottajalle Tallenna ja sulje Määrittele jakelut ja tallenna tilaukset 26

Asetuksista pääsette määrittelemään vastaanottajan sarjamäärän, taiton, toimitustavan ja

5 Automaattitilauksen muut vastaanottajat Mikäli vastaanottaja ei ole tietokannassa, klikkaa Automaattitilauksen muut vastaanottajat auki. Sen jälkeen paina Lisää vastaanottaja -nappia. Automaattitilauksen muut vastaanottajat Valitse haluamasi henkilöt jakelun vastaanottajiksi. Voit myös etsiä projektiin liitetyt henkilöt hakukentän kautta. Mikäli haluat lisätä suunnittelijan, joka ei ole projektipankin tietokannassa, klikkaa Lisää muu -painiketta. 27

Automaattitilauksen muut vastaanottajat Valitse haluamasi henkilöt jakelun vastaanottajiksi.

6 Lisää uusi henkilö Mikäli yritys ei löydy tietokannasta, lisää uusi yritys Yrityksen muokkaaminen -ikonista. Lisää yritys tietokantaan ja jatka yhteystietojen syöttämistä. Kun olet syöttänyt pakolliset yhteystiedot, klikkaa Tallenna-nappulaa lisääksesi halutun käyttäjän hakemistokohtaiseen automaattijakeluun. Automaattitilauksen muut vastaanottajat Valitse lisäämäsi vastaanottaja merkkaamalla täppä valintalaatikkoon ja klikkaa Lisää-nappulaa! 28

Kun olet syöttänyt pakolliset yhteystiedot, klikkaa Tallenna-nappulaa lisääksesi halutun käyttäjän

7 Automaattitilauksen tiedostot Voit tuoda yksittäisiä tiedostoja hakemistokohtaisiin automaattitilauksiin valintakorin kautta. Lisää haluamasi tiedosto valintakoriin projektipankista ja mene Jakelut ja tilaus -välilehteen. Avaa hakemistokohtaiset automaatit ja valitse kansio, johon määrittelet automaattitilauksen. Tämän jälkeen klikkaa Automaattitilauksen dokumentit -ikonia ja tuo tiedosto korista. Automaattitilauksen dokumentit Tuo tiedosto korista ja sulje ikkuna. Tiedosto tallentuu hakemistokohtaiseen automaattitilaukseen. Huomioi, että tiedosto lähtee jokaisen automaattitilauksen yhteydessä kopiolaitokselle, vaikka itse tiedostoa ei ole päivitetty! 29

Avaa hakemistokohtaiset automaatit ja valitse kansio, johon määrittelet automaattitilauksen.

8 Automaattitilauksia voi määrittää myös yksittäisille tiedostoille. Tämä edellyttää sitä, että tiedoston nimi on sama ja tallennus tapahtuu samaan kansioon. Avaa Jakelut ja tilaus -välilehti ja valitse hakemistopuusta Automaattitilaukset -kansio. Klikkaa yläpalkista Uusi automaattitilaus -nappia. Tämän jälkeen aukeaa alla oleva ikkuna. Maksutiedot näkyvät oletuksena. Valitse oikeat laskutustiedot ja tallenna asetukset. Tämän jälkeen sulje ikkuna, jotta pääset lisäämään tiedoston ja määrittelemään jakelun. 30

Avaa Jakelut ja tilaus -välilehti ja valitse hakemistopuusta Automaattitilaukset -kansio.

Valitse Dokumentit-välilehti ja lisää tiedosto dokumenttilistaan klikkaamalla Tuo korista -nappulaa.

9 Kun olet syöttänyt laskutustiedot ja sulkenut ikkunan, listan kärkeen ilmestyy viimeisin jakelu. Avaa asetukset hammasrattaasta, jotta pääset lisäämään tiedoston, vastaanottajat sekä dokumentin viimeistelyn. Valitse Dokumentit-välilehti ja lisää tiedosto dokumenttilistaan klikkaamalla Tuo korista -nappulaa. P -valinta Valinta ohittaa tietokannan päivitysajon ja lähettää dokumentin aina päivityksen mukana. Tämän valinnan avulla voit tilata dokumentin päivitetyn työpiirustuksen mukana. 31

10 Lisää automaattitilaukselle jakelutiedot. Dokumentin vastaanottajat haetaan Lisää vastaanottaja -nappulasta. Henkilöiden lisääminen tapahtuu samalla tavalla kuin hakemistokohtaisissa automaattitilauksissa. Eli projektiin liitetyt henkilöt löytyvät oletuksena valintalistasta ja projektipankin ulkopuoliset vastaanottajat tulee lisätä Lisää muu -valikon takaa. Määrittele kopiosarjat, taitto, toimitustapa ja kopiolaitos. Tämän jälkeen tallenna jakelutiedot. Tallennuksen jälkeen voit muokata tiedostokohtaisia automaattitilauksia tai poistaa tilauksen jakelusta. 32

Eli projektiin liitetyt henkilöt löytyvät oletuksena valintalistasta ja projektipankin ulkopuoliset vastaanottajat tulee lisätä Lisää muu

Automaattitilauksien uudistettu käsittely SokoProssa siirrytään tulevaisuudessa uudistettuun automaattitilausten käsittelyyn.

11 Raportit Saat yhteenvedon voimassa olevista automaattitilauksista ja automaatti-ilmoituksista hakemistopuun Raportit-valikon alta. PDF-napista voit ladata koneellesi yhteenvedon tilauksista. Automaattitilauksien uudistettu käsittely SokoProssa siirrytään tulevaisuudessa uudistettuun automaattitilausten käsittelyyn. Automaattitilauksien osalta on uudistettu aiempaa vaiheittain etenevää velho-tyylistä toimintaa selkeämmäksi; yhdestä näkymästä saa nyt kaiken tiedon näkyville kokonaisuutena ja lisäyksiä voidaan tehdä haluttuihin osiin nopeammin. Hakemistopohjainen automaattitilauksien käsittely säilyy edelleen samanlaisena, ja tähän pääsee käsiksi työkaluriviltä valitsemalla Hakemistokohtaiset automaatit -ikonin. 33

Samankaltaiset tiedostot

Automaattitilausten hallinta

Automaattitilausten hallinta Automaattitilauksilla voidaan automatisoida kopiotilaukset tuotantolaitokselle. Työkalulla voitte määritellä kansio- sekä tiedostokohtaisia automaattitilauksia. Joka yö SokoPro