Johtamisen ja organisoitumisen haasteet uudistuvassa yliopistossa! - UEF prosessin aikana syntyneitä ajatuksia

Transkriptio

1 Johtamisen ja organisoitumisen haasteet uudistuvassa yliopistossa! - UEF prosessin aikana syntyneitä ajatuksia Päivi Nerg, Itä-Suomen yliopisto projektijohtaja, Kuopion yliopisto hallintojohtaja Jyväskylä

2 Itä-Suomen yliopisto (UEF) yhteinen hallitus yhteinen operatiivinen johto yhteinen talous yhteinen henkilöstö yhteiset opiskelijat yhteinen hallintokeskus, yhteiset palvelulaitokset, ilman yhtä pääkonttoria yksi organisaatio, jossa sekä yhden että kahden kampuksen rakenteita

3 Vuorovaikutusilmapiirin kehityskaari rehellisyys luottamus avoimuus erilaisuuden hyväksyminen luovuus muutoskykyisyys

4 HUIPPUSUORITUKSIIN PYRKIVÄ ORGANISAATIO tunnistaa mahdollisuuksia suunnistaa strategisesti luo verkostoja ja siihen liittyy kokonaisvaltainen johtaminen ENNAKOIVA ORGANISAATIO omaa merkityksellisen tehtävän (mission) suunnittelee pitkällä aikavälillä hallitsee suorituksen kehittää organisaatiota ja siihen kuuluu muutoksen johtaminen VASTAANOTTAVAINEN ORGANISAATIO asettaa päämääriä suunnittelee toimenpiteitä ratkaisee ongelmia rakentaa tiimejä ja siihen liittyy tilanteen mukainen johtamistapa REAKTIIVINEN ORGANISAATIO taistelee olemassaolostaan on itseään suojaava virheitä ja syyllisiä etsivä itsekeskeinen ja sille on ominaista käskyttävä ja rankaiseva johtaminen (Nelson&Burns 1984)

5 Muutos vaatii johtajuutta John P. Kotter Kahdeksan asiaa, jotka tulisi aina käydä lävitse, jos aiotaan todella jotakin uutta saada aikaan Muutosten välttämättömyyden ymmärtäminen Vahvan ohjaavan tiimin muodostaminen Vision ja strategian laatiminen Muutosvisiosta viestiminen Henkilöstön valtuuttaminen vision mukaiseen toimintaan Lyhyen aikavälin onnistumisen varmistaminen Parannusten vakiinnuttaminen ja uusien muutosten toteuttaminen Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin

6 Johtaminen vaati eniten poikkeustilanteissa Kitka nykytilan ja tahtotilan välillä Ristiriita säilyttämisen halun ja muutospaineiden välillä Epätasapaino resurssien ja tulosodotusten välillä Tiedon muuttuminen ja osaamisen kehittämisen tarve

7 Strategian kriittiset ominaisuudet: 1. Päähuomio tulevaisuudessa: Miten varmistamme, että UEF menestyy ja tekee tulosta huomenna 2. Strategia on meille kaikkein tärkeimpien ja olennaisimpien asioiden etsimistä 3. Strategia edellyttää kykyä muodostaa näkemyksiä hyvinkin suuresta massasta asioita 4. Strategia edellyttää kykyä ajatella käsitteellisesti, abstraktisti, mutta lopullisten strategioiden tulee olla hyvin konkreettisia ja käytännönläheisiä

8 5. Strategian tehtävä on erottuminen kilpailijoista 6. Strategian tekeminen edellyttää kykyä ja rohkeutta tehdä tietoista valintaa hyvienkin vaihtoehtojen välillä ja sanoa ei myös monille hyville asioille 7. Strategia on ikuinen kehitysprosessi. Jatkuvien muutostenkin keskellä on pystyttävä luomaan pysyvyyttä 8. Tosiasioiden tunnistaminen ja tunnustaminen on viisauden alku myös strategiatyöskentelyssä.

9 Johtajuudessa kyse luottamuksesta "Kun keskinäinen luottamus murenee, lähestytään usein umpikujaa. Tällaisessa tilanteessa johtajuus nousee aivan keskeiseen asemaan. Johtajuudessa on perimmiltään kyse luottamuksen rakentamisesta ihmisten välille" Jorma Ollila

10 Asiantuntijaorganisaation toiminnan haasteet Riittävä toiminta- ja luomisen vapaus sekä itsenäisyys työn tekemisessä työyhteisön jäsenille ja samalla Riittävä yhtenäisyys ja yhdensuuntaisuus toiminnassa. Käytännön tasolla myös Riitta Viitala, Vaasan yliopisto yhteiset pelinsäännöt

11 Rakenteellinen kehittäminen Yliopistojen rakenteellisessa kehittämisessä tulee keskittyä, ei hallintoon, ei rakenteisiin, vaan sellaisen asiantuntijaorganisaation toimintamallin ja johtamisjärjestelmän luomiseen, jossa mahdollistuu ylivoimaisuuden ja innovatiivisuuden etsintä, mutta myös työn ilo

12 Itä-Suomen yliopiston organisoituminen: Rakenteellisen, hallinnollisen ja johtamisen organisoitumisen tavoitteena rakenteet, jotka tukevat opetus- ja tutkimustoimintaa Miten jäsennetään perusyksikköjen toiminta ja varmistetaan akateeminen monimuotoisuus ja erikoistuminen (tämä erityisesti laitosten, opettajien ja tutkijoiden haaste) Miten saadaan sekä suuruuden ekonomian että pienuuden hyödyt rakenteilla

13 UEF:n rakenteellinen organisoituminen Yhtenäinen organisaatio Perusyliopistomalli Yliopisto, tiedekunta, laitos, oppiaine/koulutusohjelma/tutkimusryhmä Eriytynyt organisaatio Liittoyliopistomalli Yliopisto (keskushallinto), school, laitokset/ oppiaine/koulutusohjelma/tutkimusryhmä

14 UEF:n hallinnollinen organisoituminen Keskeisiä teemoja: Hallinnon keskittäminen/hajauttaminen --> Mikä on hallinnollinen perusyksikkö? Yleisjohtaminen ja akateeminen johtaminen, hallinto ja päätöksenteko Tulosyksikkö? Toimintayksiköiden vapausasteet Toimintayksiköiden johtamisen ja päätöksenteon rakenteet (valmistelu ja päättäminen)

15 UEF- uusi yliopisto Valtio-oikeushenkilöstä julkisoikeudelliseksi oikeushenkilöksi Yhtenäisestä (yksi hallitus) eriytyneeseen päätöksentekoon ja johtamiseen Suomalaiseen perinteeseen nähden uusi johtamisja päätöksentekomalli Kaksi hallitusta: Johtokunta (ylin päättävä elin) Konsistori (akateemiset asiat) Toimeenpaneva johto Rehtori, johtoryhmä

16 Hallitus ylin päättävä elin strategiat, lausunnot tts, talousarvio koulutusvastuut periaatteelliset sopimukset organisoituminen tulossopimuksen hyväksyminen rehtorin nimittäminen? huolehtia laskentatoimen ja varainhoidon järjestämisestä

17 Hallituksen jäsenten vaateet kollektiivinen toimija, hallituksen sisäinen vuorovaikutus tärkeää erilaisia relevantteja taustoja, toisiaan täydentävää tietoa ja osaamista: vuorovaikutus eri sidosryhmien kanssa oleellista perusvelvollisuudet: lojaalisuus, huolellisuus, aktiivisuus, selonottovelvollisuus

18 kunkin jäsenen velvollisuus on tasapuolisesti valvoa koko yhteisön etua miten yliopiston hallitus noudattaa corporate governance-suosituksia? Tulisiko miettiä myös yliopistomaailmassa? kokoonpano?

19 Konsistori/akateeminen senaatti tieteellisen toimintaan liittyvä valmistelu ja päätöksenteko päättää opetukseen ja tutkimukseen liittyvistä säännöistä opetuksen yleiset periaatteet kokoonpano?

20 Rakenteelliset vaihtoehdot - joita UEFssä selvitetty 1. Schoolmalli 2. Kampusmalli 3. Tiedekuntamalli 4. Laitosmalli

21 Luonnos schoolmallin rakenteeksi Johtokunta Yliopistotaso Schooltaso Suuri konsistori II Rehtori Talouspäällikkö Hallintopäällikkö Opintopäällikkö ym. Johtava rehtori Johtoryhmä Vararehtori Alakonsistori H A L L 9/37 I N T O K E S K U S Johtoryhmä Laitostaso Laitoshallinto Laitoksen johtaja Laitosneuvosto

22 School-malli Keskushallinnolla strategiset asiat, työnantajatoiminta, taloudellinen vastuu, opetuksen koordinaatio jne. koko keskushallinto prosessiorganisaationa kahdella kampuksella ja schoolien ja laitosten hallinto osana sitä Schooleille tehtäviä sekä keskushallinnosta että tiedekunnista Schooleissa koordinoiva hallinto, ovat tulosyksiköitä: talousasiat, henkilöstöasiat, opintoasiat jne. (hallintopalvelukeskukset) Schooleissa vararehtorin johtama akateeminen hallitus (konsistori) Yksiköillä (tdk/laitos) operatiivinen hallinto, tulosyksiköitä schoolin sisällä palvelutoiminnot yhteisiä ja keskitettyjä aikuiskoulutus yhteinen koko UEFlle, LTY myös mukana Tutkimuslaitokset ovat sijoitettavissa schooleihin

23 Luonnos tiedekuntamallin Yliopistotaso Tiedekuntataso rakenteeksi 19/37 Tiedekuntahallinto Tiedekuntaneuvosto Johtokunta Rehtori, vararehtorit Konsistori Johtoryhmä H A L L I N T O K E S K U S Johtoryhmä Laitostaso Kevyt projektihallinto Laitoksen johtaja Laitoskokous

24 Luonnos kampusmallin rakenteeksi Yliopistotaso Kampustaso Kampushallinto/palvelukeskukset Alakonsistori Suuri konsistori Johtokunta Rehtori Johtoryhmä H A L L I N T O K E S K U S 31/37 Tiedekuntataso Tiedekuntaneuvosto Laitostaso Kevyt projektihallinto Laitoksen johtaja Laitoskokous

25 Luonnos laitosmallin rakenteeksi Yliopistotaso Johtokunta Rehtori, vararehtorit Konsistori Johtoryhmä H A L L I N T O K E S K U S 35/37 Laitostaso Laitoshallinto Laitoksen johtaja Laitosneuvosto Johtoryhmä