FlowIT virtaa IT-hankintoihin

Transkriptio

1 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski, Matti Gröhn, Kirsi Jääskeläinen, Tiina Kalliomäki-Levanto, Jani Lukander, Kristian Lukander, Jarno Turunen, Teppo Valtonen, Tiina Vihtonen, Tuija Virtanen & Kiti Müller Työterveyslaitos Marko Nieminen, Mikael Runonen & Sampo Teräs Aalto-yliopisto Tekes strateginen tutkimusavaus : Kysyntä edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä 2

2 Tietojärjestelmän suunnittelu ja hankinta työn kehittämisprosessina Tuija Virtanen Työn kehittäminen FlowIT-seminaari Tuija Virtanen

3 Tietojärjestelmän suunnittelu ja hankinta työn kehittämis- ja oppimisprosessina Tietojärjestelmien suunnittelu ei ole pelkästään työstä saatavan tiedon mallintamista ja muuttamista digitaaliseen muotoon, vaan se on myös työn kehittämisen ja oppimisen prosessi, jossa muuttuvat sekä kehitettävä tietojärjestelmä että työtoiminta. Järjestelmien käyttöönotossa on huolehdittava teknisen osaamisen lisäksi myös siitä, miten ratkaistaan uusien ja vanhojen työtapojen mahdollinen yhteentörmäys ja se, miten tietojärjestelmä ja sen käyttö saadaan tukemaan työn kokonaisuutta ja sen kehittymistä. Lisäksi on huomioitava se, miten organisaation toiminnan muutos vaikuttaa myös asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden toimintaan. Tuija Virtanen Työn kehittäminen

4 Tietojärjestelmä organisaation toiminnan tueksi 5. Uuden käytännön arviointi ja vakiinnuttaminen - törmäykset ympäröivien toimintojen kanssa - kehittämistyö yhteistyötahojen kanssa 4. Käytännön muuttaminen - uuden ratkaisun törmäys vanhan toimintatavan elementteihin - uuden ratkaisun jatkokehittely - uuden aikaansaama innostus, vanhasta luopumisen vaikeus Koulutus järjestelmän tekniseen käyttöön, miten tavoittaa itse toiminnan ja työtavat? (Engeström 1995, Mäkitalo 2003 muokattu; Virtanen 2014) UUSI VAKIINTUNUT VAIHE 0. Edellinen vakiintunut vaihe Uuden ratkaisun käyttöönotto, kokeilut Uusi tietojärjestelmä ja sen kehittely 1. Kehittämistarpeen viriäminen - yleistä tyytymättömyyttä - muutospaine heikko 2. Vanhan toimintatavan umpikuja - mahdottomia tehtäviä, häiriöitä, virheitä, jne. - muutospaine pakottava Yhdistyvät organisaatiot. Tietojärjestelmä ei vastaa enää tarpeita 3. Uusien ratkaisujen hakeminen - vanhan kyseenalaistaminen ja analyysi - kehityssuunnan hakeminen - uuden ratkaisun etsiminen ja kehittely Päätös tietojärjestelmän hankinnasta, kilpailutuksen suunnittelu, markkinakartoitus Konseptisuunnittelu, arkkitehtuuri, vaatimusmäärittely, kilpailutus, tarjouspyyntö/tarjous sopimukset Tuija Virtanen Työn kehittäminen

5 Tietojärjestelmän suunnittelu ja hankinta työn kehittämis- ja oppimisprosessina Kyse on monien eri näkökulmien yhteensovittamisesta, dialogista, jota käydään erilaisin säännöin, välinein, työnjaoin ja kokeiluin yhteisen ymmärryksen rakentamiseksi siitä, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Lisäksi kehittämisen eri vaiheissa on tarpeen huomioida sekä itse kehittämistyön ja hankinnan kustannukset sekä itse työtoiminnan muutoksen taloudelliset vaikutukset. Tuija Virtanen Työn kehittämien

6 Yhteisen kohteen hahmottaminen ja työskentelytavasta/projektisuunnitelmasta sopiminen: tietojärjestelmän muokkaus organisaation toiminnan ja käyttäjän tarpeisiin Välineet YHTEINEN TYÖN KOHDE: tietojärjestelmän kehittely: Välineet Ostaja Säännöt Yhteisö Kohde Työnjako Havainnoiduissa kehittelykokouksissa ymmärrys rakentui kysymysten, tarkennusten, kyseenalaistamisten, esimerkkien, demojen ja kokeilujen avulla Tuija Virtanen Työn kehittäminen Aineiston yhteinen ja vastavuoroinen käsittely ja sen muuntelu yhteisen ymmärryksen luomiseksi Työnjako Kohde Yhteisö Toimittaja Säännöt

7 Miten kehittelyssä otetaan huomioon ostajaorganisaation toiminnan tasot? : kohde tärkeä 1. Miten järjestelmä tukee liiketoimintakonseptia/ koko organisaation toimintaa ja sen muutosta? kolmio, konseptimäärittely, arkkitehtuuri Prosessin laajempi merkitys toiminnan tasolla Asiakastarpeeseen vaikuttaminen, motiivi Yhteiskunnallisesti muuttuvat (asiakas)tarpeet 2. Miten järjestelmä tukee käyttäjän työprosessia? Miten eri prosessit liittyvät yhteen? Kolmio, prosessikuvaus Työn mielekkyys Prosessin konkreettinen kohde Palveluprosessin tavoite ja näkyvä tulos Henkilöryhmä, jota varten palvelu tuotetaan Minne? Miksi? Miten? 3. Miten järjestelmä tukee päivittäisen työn sujuvuutta: Käyttöliittymän käyttö Kolmio, tehtävien kuvaus Yksittäiset prosessiin/työhön liittyvät tehtävät ja operaatiot Työvaiheen konkreettinen tavoite ja näkyvä tulos Toiminto (tai henkilö) jota varten tämä työtehtävä tehtiin Mitä, kuka, milloin? Tuija Virtanen, Työn kehittäminen tiimi

8 Ostajaorganisaation edustajan/omistajan/koordinaattorin/ryhmän rooli - on tärkeä suhteessa toimittajaorganisaatioon, mutta myös suhteessa omaan organisaatioon ja sen verkostoihin - Toimittajayhteistyö kehittämisvaiheessa vaatii kokoaikaista työskentelyä ja saavutettavuutta projektissa - Tunnettava hyvin kyseinen työ ja jos epäselvää, tiedettävä, keneltä tai mistä kysyä, mistä saa tukea? Pystyttävä myös kyseenalaistamaan nykyiset toimintatavat - Ymmärrettävä, mitä muuta organisaatiossa on meneillään: yksityiskohtien merkitys suhteessa kokonaisuuteen (sekä taloudellinen että toiminnallinen merkitys) - Vastuu ja valta: mistä voi päättää itse? Johto ei välttämättä pysty ottamaan kantaa yksityiskohtiin ja johtoryhmän kokouksia on harvoin - Kuinka kauan jatkaa yksityiskohtien hiomista, mikä on riittävää? (vaihtoarvo käyttöarvo) - Käyttäjäryhmän tuntemus, keiden kaikkien töihin järjestelmä vaikuttaa? Miten ja millaisin menetelmin käyttäjiltä saadaan tietoa? Myös ulkopuoliset kumppanit. - Miten perehdyttää ja valmistaa käyttäjiä koko prosessin eri vaiheissa? Miten organisoida käyttäjien koulutus sekä tekninen että työn muutokseen liittyvä? Miten organisoidaan työn kehittämiseen liittyvä toiminta? Millaisin välinein kehittämistä tehdään? Tuija Virtanen Työn kehittäminen tiimi

9 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski 10