Apua vammaispalvelun hankintoihin. Susanna Lehti PTCServices Oy

Transkriptio

1 Apua vammaispalvelun hankintoihin Susanna Lehti PTCServices Oy

2 PTCServices Oy PTCServices Oy on julkisiin hankintoihin ja sopimusoikeuteen erikoistunut asiantuntijatoimisto Hankintayksiköille tarjoamme apua kilpailuttamisen virheettömään läpivientiin ja hyvän hankintasopimuksen tekemiseen Yrityksille tarjoamme julkissektorin myyntityön koulutusta ja tarjouskilpailujen asiantuntijapalveluita Verkkosivut

3 Kilpailuttamisvelvollisuus EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT = EU-hankinnat Tavara/palvelu vähintään keskushallinto muut Rakennusurakat vähintään euroa (alv 0%) KANSALLISET HANKINNAT = Arvo vähintään yli kansallisen kynnysarvon, mutta alle EU-kynnysarvon Kunnat: tavarat ja palvelut Rakennusurakat alle milj. PIENHANKINNAT = Alle kansallisen kynnysarvon eli alle tavarat ja palvelut , sote- palvelut , rakennusurakat e Hankintayksikön omat ohjeet

4 Kilpailutuskehä B-listan avoin 17Jälkiilmoitus (48pv) 1Markkinointi / markkinaseuranta 2Suunnittelu ja ennakkoilmoitus 16Sopiminen ja sopimuskausi 3Tietopyyntö ja vastaus 15Valitusaika (14pv) / odotusaika ([7+]21) pv Ohjeet 14Hankintapäätös ja ilmoittaminen Strategia 4Menettelyvalinta 5Hankintailmoitus 13Tarjousten vertailu ja perustelu Julkisten hankintojen periaatteet 6Tarjouspyyntö 12Täsmennyspyyntö ja vastaukset 7Kysymykset ja vastaukset (4-6pv) 11Tarjousten tarkastus 9Tarjousten avaustilaisuus 10Soveltuvuustarkastus 8Tarjousten jättäminen

5 Suorahankinta sosiaali- ja terveyspalveluissa

6 Pääsääntönä kilpailuttamisvelvollisuus Suorahankinta Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisematta hankintailmoitusta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai usean toimittajan, jonka hankintayksikkö neuvottelee sopimuksen ehdoista HY:n mahdollista julkaista suorahankintailmoitus Huomioi vaikutus valitusaikoihin Ilmoitus 14 vrk, jälki-ilmoitus 30vrk tai ei ilmoitusta 6kk Suorahankinta on mahdollinen vain erikseen laissa säädetyin edellytyksin

7 Sosiaali-, terveys- ja koulutuspalvelujen suorahankinta (67 ) Yksittäisissä tapauksissa sosiaali-, terveys- tai koulutuspalvelujen hankinnoissa jos tarjouskilpailun järjestäminen, neuvottelumenettelyn käyttö tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi.

8 Tulkinta suppeaa Pääsääntönä kilpailuttamisvelvollisuus esim. puitejärjestelyä käyttäen Erityisiin ja poikkeuksellisiin tilanteisiin Yksittäistapauksittain = > asiakaskohtainen harkinta Pelkkä lainkohta ei riitä, vaan tarvitaan yksilöidyt asiakaskohtaiset perustelut

9 Hankintojen haasteita

10 Hankinnan haasteita vammaispalveluissa Palvelut ja asiakkaiden tarpeet eivät kohtaa, eivätkä palvelut jousta Vaihteleviin tarpeisiin ei löydy valmiita ratkaisuja Asiakkaiden itsemääräämisoikeus jää hankinnan jalkoihin Valinnanvaraa on, mutta hinta nousee pilviin Hankintamenettely vie ajan ja voimat

11 Hankintamenettely = kauppakassi Tarpeen ja toiveen mukaisen palvelun hankinta Hyvä renki, mutta huono isäntä Hankintaprosessin haltuunotto! Menettelyjen monipuolinen käyttäminen! Sopimustekniikan hyödyntäminen!

12 Hyvän hankinnan ja sopimuksen lähtökohdat Tieto siitä, mitä tarvitaan = palvelusuunnittelu hyödyntämään Asiakkaan osallisuus prosessissa (asiakasraati) Puitejärjestely osaamisen kehittäminen Suorahankinta silloin kun sille on edellytykset Joustavat sopimusehdot Kumppanuussuhteen hallintaan panostaminen Pohdi neuvottelumenettelyn käyttöä. Se on mainettaan parempi hankintamenettely

13 Tarjouspyyntö ja palvelusopimus

14 Tarjouspyynnön merkitys Määritellään mistä ja millä ehdoin tarjousta pyydetään Olennaista on kohde ja sitä täsmentävät keskeiset ehdot Toimii lähtökohtana sopimukselle Palvelu on vain se, mikä on tarjouspyynnössä määritelty! 14

15 Sopimusehdoista yleisesti Sopimuksen tavoitteen ja sopimustyypin kannalta olennaiset ehdot Kielellinen selkeys ja yksiselitteisyys Riittävän yksilöity Liika yksityiskohtaisuus tekee sopimuksesta vaikeaselkoisen ja raskaan Sama asia vain yhteen kohtaan! 15

16 Aina kirjallinen tarjouspyyntö ja sopimus Suorahankintasopimus Hankintasopimus Puitesopimus Pelkkä tilaus ja tilausvahvistus ei riitä!

17 Miksi kirjallinen sopimus? Laki edellyttää Hankintayksikön asema muuten heikko Viranhaltijan suuri vastuu HUOM! Suullinenkin sopimus sitoo!

18 Jollei sopimusta ole noudatetaan näitä: Lain säännökset (väljiä ja yleisiä) Alan vakiintunut kauppatapa Osapuolten sopimuskäytäntö Tee siis aina edes minimisisältöinen sopimus! Torju palveluntuottajan omat ehdot!

19 Puutteellinen sopimus, kuka päättää? Henkilöstön sopiva koulutus- ja osaamistaso, millainen? Riittävä henkilöstön määrä? Velvollisuus sijaisjärjestelmään? Millainen? Velvollisuus osallistua palvelun kehittämiseen Miten? Oikeus korvaukseen? Käyttäjäasiakkaiden osallisuus palvelun kehittämisessä? 19

20 Yleisten ehtojen käyttö

21 Käytä aina edes näitä: JYSE 2009 Palvelut yleiset sopimusehdot Hyvät ehdot perusasioista, Tutustu at/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/ j ulkis/jyse_2009_palvelut.pdf Täydennettävä vähintään: Hankinnan kohde ja laatutaso Henkilöstöä koskevat ehdot Hinta Sopimuskausi ja päättyminen 21

22 JYSE 2009 Palvelut ehdot Tulevat sovellettavaksi vain jos soveltamisesta maininta tarjouspyynnössä tai sopimuksessa Otetaan AINA sopimuksen liitteeksi Samalla tärkeää sopia etusijajärjestyksestä Sopimus Sen mahdolliset liitteet JYSE Palvelut 2009 ehdot

23 Keskeisiä sopimusehtoja

24 Sopimuksen kohde Sopimuksen kohde on TÄRKEIN SOPIMUSEHTO Todennäköisin riitojen aiheuttaja Palvelunhankinnassa palvelunkuvaus Valmistelu tapahtuu tarjouspyynnön laatimisen yhteydessä 24

25 Palvelunkuvaus Hankintayksikön tarpeet Palvelun kohderyhmä Palvelun sisältö ja laajuus kohderyhmä huomioiden Laatutaso Henkilöstö, tilat ym. Aikataulu, vasteaika Halutut tulokset ja tuloksen muoto Tehtävän rajaukset, tilaajan rooli

26 Ostetaanko toimintaa vai tuloksia palvelunkuvauksen laatiminen

27 Palvelunkuvaus: Kuvataan palveluprosessi Palveluprosessi Palveluntuottajan toimintapa on sidottu valmiiseen prosessiin Lopputulos 1 Lopputulos 2 Lopputulos 3 Sama prosessi voi johtaa moneen eri lopputulokseen.

28 Kuvataan sekä prosessi, että lopputulos Palveluprosessi Kuvataan prosessi ja lopputulos, jolloin molemmat on säännelty. Ratkaisu on turvallinen mutta jäykkä. Lopputulos 1 Lopputulos 2 Lopputulos 3

29 Kuvataan lopputulos Palveluprosessi Lopputulos 1 Lopputulos 2 Lopputulos 3 Kuvataan haluttu lopputulos, jolloin tuottaja valitsee prosessin

30 Tulosten ostaminen Miten tulosten ostaminen onnistuu? Hankintayksikön ja asiakaskunnan kannalta tärkeiden tavoitteiden ja tarpeiden selkeä määrittäminen Mitattavien tavoitteiden hahmottaminen ja mittaamismenetelmät Käyttäjien tarpeiden selvittäminen ja sisään rakentaminen hankintaan Kannustavat hinnoittelumallit, bonukset, sanktiot Markkinoiden kartoittaminen, tietopyyntö, neuvottelumenettelyn käyttäminen Sopimuskaudella: tulosten mittaaminen, esim. Ascot-mittaristolla Vältä tätä Tarjouspyynnöt sitovat etukäteen toimittajien kädet luovuuden käytölle ei ole sijaa Ei osteta liian tarkasti määriteltyjä työsuorituksia Varataan riittävästi aikaa ja resursseja Valvotaan sopimusten toteutumista

31 Laadun asettaminen ja seuranta

32 Laatu asetetaan tarjouspyynnössä Minimivaatimukset ja vertailtavat vaatimukset Esim. tukipalvelun aukioloaika Minimivaatimus ark Lisäpisteitä pidemmästä aukioloajasta pisteitä Esim. pidempi aukioloaika arkisin klo ja viikonloppuisin HUOM!! Minimi- ja vertailtavat vaatimukset pidettävä erillään 32

33 Toteutunut laatu = Tarjotun laadun ja hinnan suhde Potentiaalinen laatu riippuu vaatimusten tasosta! Kokonaistaloudellinen edullisuus Vertailtavat vaatimukset Halvin hinta Hankinnan kohde Vähimmäis- vaatimukset Vähimmäisvaatim ukset 33

34 Puitejärjestelyn mahdollisuudet

35 Puitejärjestely Puitejärjestelyn käyttötilanteita ovat toistuvat hankinnat Sopimus tiettynä ajanjaksona tehtävistä hankinnoista Asumispalvelut, henkilökohtainen apu, apuvälineet Kilpailuttaminen avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen Puitejärjestelyn enimmäispituus pääsääntöisesti 4 vuotta 35

36 Puitesopimuskauden pituus, MAO:573/11 Vammaisten henkilöiden palveluasumista koskeva hankintasopimus Optiokausi mukaan lukien yhdeksän vuoden pituisen sopimuskauden hyväksyttiin koska: kohteena palvelu, jossa tarkoituksena on turvata asukkaiden mahdollisimman itsenäinen selviytyminen turvallisessa ja kodinomaisessa ympäristössä palvelun tuottamiseen tarvittiin investointeja, kuten toimitilat

37 Puitejärjestely tuottamaan monipuolisia palveluita Palveluotteista kohti joustavia palvelukokonaisuuksia = > Palaset eli asiakaskohtaisesti koottava palvelu Sopimuksen ja palvelun kehittämismahdollisuus = joustavat sopimusehdot Asiakaskohtaisten sopimusten jatkumisen ja muuttamisen ehdot => selkeää kaikille, ei turhia suorahankintoja Pitkät puitesopimuskaudet erityisin perustein hankinnan kohteen poikkeuksellisesti edellyttäessä

38 Tyypillinen puitejärjestely: kaikkea kaikille Kiireellinen palvelu Kriisipalvelu Erityisosaamista vaativa palvelu Kiireetön palvelu Moniammatillinen palvelu Peruspalvelu Keveä palvelu Vaativa räätälöitävä palvelu Kallis, hidas riittämätön, ylipalvelu, joustamaton Yhteiset sopimusehdot

39 Ratkaisu: Hankinnan ja sopimusehtojen ryhmittely perusehdot ja erityisehdot 10 % Kiireellinen palvelu. 10 % Räätälöitävä palvelu 10 % 70 % hankinnasta Hyvä peruspalvelu, kohtuullinen toimitusaika ja raportointivelvoite, kohtuulliset sanktiot, riittävä osaaminen ja henkilöstömäärä. Sopiva vasteaika. Vaativa, kriittinen, erityisosaami sta edellyttävä palvelu

40 Puitejärjestelyn sopimuskausi 1/2 Puitejärjestelyn perusteella tehtävän sopimuksen sopimuskausi Sopimuskausi Puitejärjestely vuosia Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat Huoltosopimus? 40

41 Puitejärjestelyn sopimuskausi 2/2 Sopimuskausi Puitejärjestely vuosia Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat Jatkuminen, millä ehdoin? Muutokset, suorahankinta!

42 Joustavat sopimusehdot Mitä tapahtuu, kun puitesopimus päättyy? Ehto asiakaskohtaisen palvelun jatkumisesta sopimuksen päättyessä Ellei ehtoa ole = suorahankinta Joustavat sopimusehdot: Optiot ja muut muutosmahdollisuudet Palvelun ja yhteistyön kehittyminen

43 Sopimuksen seuranta ja reagoiminen ongelmatilanteisiin

44 Kumppanuussuhteen hallinta Jos sopimuksen noudattamista ei valvota se rapautuu Sopimusseuranta on olennainen osa hankintaa! Tavoitteena huolehtia että: Kumppani noudattaa sopimusta ja puutteet huomataan Toiminta kehittyy tarkoitetulla tavalla 44

45 Tilaajan sopimusseuranta edellyttää ainakin että Jokaisella sopimuksella on todellinen vastuuhenkilö Vastuuhenkilön tehtävät on määritelty Uudet vastuuhenkilöt perehdytetään Muistiokäytännöt, tilaajan ja asiakkaiden reklamaatiot, tapaamiset ja näiden dokumentointi 45

46 Mitä siitä, jos seuranta jää? Loistava sopimuskumppani jatkaa uskollisesti sopimuksen noudattamista Muut alkavat hiljalleen lipsua Jotkut käyttävät tilannetta härskisti hyväkseen Hankintayksikkö päätyy todennäköisesti maksamaan ylihintaa 46

47 Uusi kilpailutus: huonoista ei päästä eroon Kun virheistä reklamoidaan, niin huono tarjoaja voidaan pudottaa pelistä ensi kerralla Hyvät eivät pärjää hintakilpailussa Laadusta kiinni pitäminen tukee hyvien pärjäämistä, koska haamutarjoaminen ei ole mahdollista Sopimussakkoa ei saada perittyä ja purku ei onnistu Reklamointi, dokumentointi ja seuranta mahdollistavat sanktiot ja viime kädessä sopimus voidaan purkaa 47

48 KIITOS!