Yhteisöllinen tapa työskennellä

Transkriptio

1 Yhteisöllinen tapa työskennellä Pilvipalvelu mahdollistaa uudenlaisten työtapojen täysipainoisen hyödyntämisen yrityksissä Digitalisoituminen ei ainoastaan muuta tapaamme työskennellä. Se muuttaa meitä paljon syvällisemmällä tavalla kuin ehkä edes tulemme ajatelleeksi. Ei ole liioittelua sanoa, että sosiaalinen media on synnyttänyt uudenlaisen ihmisen, jolla on uudenlaisia tarpeita ja jonka käyttäytyminen ja toimintatavat poikkeavat siitä, mihin toimintavat ja käytännöt useimmissa organisaatioissa edelleen perustuvat. Se, miten ja millä välineillä olemme jo oppineet ja tottuneet kommunikoimaan ja tekemään yhteistyötä vapaa-ajallamme, ei voi olla vaikuttamatta siihen, mitä odotamme vastaisuudessa myös työnteolta ja työvälineiltä. Jakamisesta on tullut elämäntapa, ja yhä enemmän tämä näkyy myös tavassamme tehdä töitä. Sitä mukaa, kun työn ja vapaa-ajan raja-aidat madaltuvat, myös työn mielekkyyttä aletaan verrata yhä hanakammin vapaa-aikaan. Itseilmaisun ohella keskeisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi mahdollisuus säädellä omaa ajankäyttöä tai mahdollisuus päättää omista työtavoistaan ja -välineistään. Työyhteisöjen on tulevaisuudessa kyettävä sopeutumaan työntekijöiden mukaan ei työntekijöiden työyhteisön mukaan.

2 Kohti ihmiskeskeisempää työelämää Sosiaalisen median käytännöt muuttavat työelämän toimintatapoja epämuodollisemmiksi ja välittömämmiksi. Yksilöiden johtamisesta yhdessä tekemiseen Organisaatiosta yhteisöksi Ylhäältä ohjatusta spontaaniksi Organisaatiokaaviosta verkostoksi Hierarkisesta horisontaaliseksi Kun puhutaan yhteisöllisestä tavasta työskennellä, on olennaista ymmärtää, että kyse ei ole vain prosessien suunnittelusta, tekijöiden ohjeistamisesta ja tehtävien jakamisesta. Kyse on yhdessä tapahtuvasta ajattelemisesta ja tehtävien suorittamisesta. Yhteisöllinen tapa työskennellä on tehokkaampi, tuottavampi ja ketterämpi Uusien yhteisöllisten työskentelytapojen käyttöönotto ja yleistyminen työyhteisöissä on tullut mahdolliseksi uusien pilvipalveluun perustuvien teknologioiden, kuten Microsoft Office 365 -palvelun, avulla. Käyttäjillä on myös aiempaa enemmän laitteita käytössään, mikä tekee pilvipalveluiden laajamittaisen hyödyntämisen mahdolliseksi. Tiedolle on tyypillistä, että mitä enemmän sitä jakaa, sitä enemmän se lisääntyy. Jakamiseen perustuva yhteisöllinen tapa työskennellä onkin ennen kaikkea tuottavampi tapa työskennellä. Muita syitä pilvipalveluiden kasvavaan suosioon ovat liiketoiminnan ketteryyden parantaminen, uusimpien ohjelmistoversioiden saatavuus ja liikkuvien työntekijöiden työn tehostaminen. Lyhyesti sanottuna pilvipalvelut tarjoavat enemmän vastinetta rahalle ja enemmän aikaa keskittyä itse bisneksen tekemiseen.

3 Suomen suosituimman saat nyt myös pilvipalveluna Microsoft Office 365 on pilvipalvelu, joka mahdollistaa tiedon saumattoman jakamisen ja yhteistyön tekemisen ajasta, paikasta ja päätelaitteista riippumatta, turvallisesti ja joustavasti. Se sisältää tutut ja monipuoliset Office-sovellukset, jotka ovat yrityksesi työntekijöiden käytössä sekä verkossa että offline-tilassa tietokoneella, älypuhelimella ja tabletilla. Seuraavassa kymmenen kohtaa, jotka kannattaa käydä läpi pilviratkaisua ja yhteistyökumppania valitessasi. Jotta uudet työvälineet tuottaisivat parhaan mahdollisen hyödyn niin liiketaloudellisesti kuin työntekijöiden tyytyväisyydellä mitattuna, kannattaa pitää huolta siitä, että valittu ratkaisu todella vastaa yrityksesi tarpeita ja kykenee myös kasvamaan ja kehittymään yrityksesi mukana. 1. Valitse luotettava kumppani Kun on kyse yrityksen liiketoimintakriittisistä toiminnoista, kuten sähköpostista, kalentereista sekä tiedon jakamisesta ja yhteistyöstä, kannattaa valita kumppani, jolle yritysten tuottavuutta lisäävien työkalujen tarjoaminen on toiminnan ytimessä. Microsoftin tuotteet on suunniteltu ammattikäyttöön. Me emme myy mainostilaa tai tutki sähköpostiesi sisältöjä. Office 365 on täysverinen ammattikäyttöön tehty työkalu, jonka turvallisuus, yksityisyys, luotettavuus ja hallittavuus ovat tehneet siitä Suomen suosituimman. 2. Huolehdi tietoturvasta ja yksityisyydensuojasta Office 365 pitää tietosi turvassa Microsoftin tarkasti valvotuissa palvelinkeskuksissa. Tiedät aina missä tietojasi säilytetään ja voit määritellä täsmälleen kuka ja mihin tarkoitukseen voi tietojasi käyttää. Tietojasi ei missään vaiheessa kierrätetä mainostarkoituksiin. Office 365:n sisäänrakennetut tietoturvaominaisuudet on kehitetty yli vuosikymmenen kokemuksella verkkopalveluiden tarjonnasta ja suojaamisesta. Microsoftin yrityksille ja julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettujen pilvipalveluiden sopimukset täyttävät EU:n tietosuojadirektiivin tiukat vaatimukset. Microsoft on ensimmäinen ja toistaiseksi ainoa yhtiö, joka on saanut tämän hyväksyvän lausunnon. Palvelumme täyttävät todistetusti myös ISO standardin, EU-mallilausekkeiden, HIPAA-BAA-sopimuksen ja FISMA-lain vaatimukset. Tietoturva-, tietosuoja- ja tietojen käsittelykäytännöt on määritelty tietojenkäsittelysopimuksessa.

4 3. Vapaudu ajasta, paikasta ja verkosta Sama yhtenäinen käyttökokemus päätelaitteesta, käyttöjärjestelmästä tai selaimesta riippumatta tekee Office 365:stä saumattoman tehokkaan työvälineen myös offline-tilassa. Silloinkin kun verkkoyhteyttä ei ole, voit työskennellä normaalisti arkistoitujen sähköpostien ja dokumenttien kanssa. 4. Älä tingi ominaisuuksista Microsoft on ollut toimisto-ohjelmistojen kehittämisessä edelläkävijä jo vuosikymmeniä, ja Office 365 on viimeisin vaihe tässä menestystarinassa. Tutut, markkinoiden monipuolisimmat ominaisuudet tarjoava Microsoft Office on ominaisuuksiltaan ylivoimainen myös pilvipalveluna. Verkon yli toimivat yhteydepito- ja yhteistyötyökalut toimivat saumattomasti yhdessä muiden Office-ohjelmistojen kanssa, myös työpöydälle asennettujen. 5. Tee käyttöönotosta helppoa Pilvipalveluun siirtymisen yhtenä tavoitteena on tehostaa ja helpottaa työntekoa. Koska Office 365:n käyttäminen ei poikkea tutuista Office-työkaluista, käy myös sen käyttöön ottaminen nopeasti ja helposti ilman aikaa vieviä koulutuksia ja työtehoa syövää opetteluvaihetta. Sujuva käyttöönotto ja käyttö auttavat myös pitämään työntekijät tyytyväisinä ja vähentävät IT-tuen kuormitusta. 6. Valitse itse mitä kaikkea haluat siirtää pilveen ja milloin Aina ei ole tarkoituksenmukaista siirtää kaikkea tietoa kerralla pilveen. Office 365:n etuna on mahdollisuus valita joustavasti tarpeen mukaan puhtaasti pilveen perustuva ratkaisu tai hybridi, jossa yhdistyvät pilvipalvelu ja oma infrastruktuuri. Näin vaikka osa käyttäjistä voidaan siirtää pilveen ja osa pitää yrityksen omilla palvelimilla. Silti kaikki toimivat saumattomasti yhdessä.

5 7. Vaadi takuu toimivuudesta Koska kyseessä on liiketoiminnalle kriittinen palvelu, olemme sitä mieltä että vastuullisen palveluntarjoajan tulee vastata myös taloudellisesti siitä, että palvelu toimii ilman katkoksia. Siksi myönnämme hyvityksiin perustuvan takuun sille, että Office 365:n saatavuus on vähintään 99,9 %. 8. Varmista jatkuvuus Liiketoiminnassa on voitava luottaa siihen, että käytetyt työkalut ovat saatavilla myös pitkällä tähtäimellä, eikä niiden ominaisuuksia muuteta ilman ennakkovaroitusta. Office 365:n kehitys tapahtuu yleisesti saatavilla olevan tiekartan mukaan, ja kaikista merkittävistä muutoksista tiedotetaan käyttäjille 12 kuukautta etukäteen. 9. Tiedä mistä maksat ja paljonko maksat Palvelumme perustuvat aina selkeisiin sopimuksiin. Näin kustannukset ovat ennakoitavia. Asiakkaanamme saat sitä mitä tilaat ilman ylimääräisiä piilokustannuksia tai yllätyksiä. 10. Näytä hyvältä asiakkaidesi silmissä Microsoft Office -tiedostojen muotoilu pysyy aina samana riippumatta siitä käytätkö niitä itse sovelluksessa vai verkon välityksellä. Koska Microsoft Office on Suomen suosituin tuottavuusohjelma (MarketVisio: Työasemien käyttöjärjestelmät 2012), dokumentit ovat mitä todennäköisimmin yhteensopivia myös asiakkaidesi ohjelmistojen kanssa. Näin varmistat, että huolella laatimasi dokumentit myös näyttävät siltä. Oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkastustyökalut auttavat välttämään noloja virheitä, ja varmasti toimiva kalenterien synkronointi auttaa varmistamaan, että olet oikeassa paikassa oikeaan aikaan.