Yritystason lähestyminen tiedostojen mobiilikäyttöön ja jakamiseen

Transkriptio

1 White Paper 1 Yritystason lähestyminen tiedostojen mobiilikäyttöön ja jakamiseen Yritykset tarvitsevat kuluttajistumisen ja mobiliteetin aikakaudella yritystason ratkaisun tiedostojen joustavaan käyttöön ja jakamiseen. Tiedostojen pitää olla työntekijöiden käytettävissä turvallisesti ja helposti myös älypuhelimilla sekä tableteilla koko organisaation laajuisesti. Lisääntyvä omien tietokoneiden käyttö (BYOD) luo myös paineita tiedostojen käytön laajentamiselle ja nykyaikaistamiselle. Työntekijät käyttävät yritystiedostoihin pääsyyn ja niiden jakamiseen mobiilisti yhä enemmän kuluttajille tarkoitettuja pilvipalveluita, kuten Dropboxia ja Google Drivea. Osa käyttää yritystason pilvitallennusratkaisuja ja osa hybrid-ratkaisuja. Yritystason kriteerejä, kuten korkealuokkaista tietoturvaa ja integroitumista tiedostojärjestelmiin, ne eivät täytä. Pilvipalveluihin tallennetut tiedostot eivät ole aina turvassa, kuten viimeaikaisista uutisista olemme saanneet kuulla ja lukea.

2 White Paper 2 Oikean ratkaisun valintaan kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Monet markkinoilla olevat vaihtoehdot, kuten kuluttajapilvipalvelut sekä erilaiset yritystason pilviratkaisut ja hybrid-ratkaisut, eivät ole yrityksille se paras vaihtoehto. Ne sisältävät tietoturvauhkia sekä tuottavuutta ja käyttäjäkokemusta heikentäviä ominaisuuksia. Tietohallinnon työkuorma kasvaa, eivätkä ratkaisut integroidu suoraan yrityksen tiedostojärjestelmiin. Kuluttajapilvi on vakava tietoturvariski Kuluttajapilvipalveluiden kasvava suosio perustuu siihen, että ne tarjoavat työntekijöille helpon tavan päästä käsiksi ja jakaa yrityksen tiedostoja myös älypuhelimilla ja tableteilla. Palveluiden käyttö vaarantaa kuitenkin määräystenmukaisuuden ja tietoturvan, eikä niihin ulotu yrityksen pääsynhallinta. SkyDox kysyi kesällä 2012 yli 4000 työntekijältä kuluttajapilven käytöstä, ja vastaajista kaksi kolmesta (66 %) kertoi käyttäneensä kuluttajille tarkoitettuja pilvipalveluita yrityksen tiedostojen jakamiseen. Organisaatioissa, joissa työntekijät ovat ottaneet vapauden käyttää mobiilisti parhaiksi katsomiaan tiedostojakojärjestelmiä, on valinta kohdistunut esimerkiksi Dropboxiin, Google Driveen ja SkyDriveen. Suurten kuluttajamassojen tarpeisiin tarkoitetut pilvipalvelut eivät sovellu yrityksen tiedostojakojärjestelmiksi. Tietohallinto ei pysty turvaamaan kuluttajapilveen tallennettua tietopääomaa, eikä estämään tietovuotoja. Mitä tapahtuu yrityksen tiedostoille, jotka työntekijä on tallentanut kuluttajapilveen lopettaessaan palvelun käytön tai vaihtaessaan kilpailevan yrityksen palvelukseen? Työntekijät turvautuvat aikaa säästäviin ja työn tehokkuutta parantaviin ratkaisuihin. He eivät välttämättä tiedosta tai eivät yksinkertaisesti välitä riskeistä, joita aiheutuu yrityksen tiedostojen tallentamisesta kuluttajapilveen. Kuluttajapilvipalveluiden käyttö tulee edelleen kasvamaan, mikäli yritysten it-yksiköt eivät tarjoa työntekijöille parempaa vaihtoehtoa. Yritystason erillispilvi kuormittaa tietohallintoa Palveluntarjoajat ovat tuoneet markkinoille erilaisia yritystason erillisiä pilvipalveluita, joita käyttämällä päästään käsiksi ja voidaan jakaa yrityksen tiedostoja mobiilisti. Ratkaisuissa tiedostot tallennetaan palveluntarjoajan toteuttamaan pilvipalveluun, joilla on pyritty tarjoamaan parempaa vaihtoehtoa heikon tietoturvan kuluttajapilvipalveluille. Yrityspilviratkaisujen osalta on havaittu kolme merkittävää haastetta: Tietohallinnon työmäärä on kasvanut merkittävästi kun mm. erilaiset tietoturvapolitiikat joudutaan käymään läpi ja uudistamaan. Suurimpana ongelmana on noussut esille datan ja tiedostojen migraatio yrityksen it-ympäristöstä työntekijöiden mobiililaitteisiin. Kannattaa arvioida:

3 White Paper 3 Kuinka paljon aikaa palaa yrityksesi tiedostojen siirtämiseen uuteen pilvitallennusratkaisuun? Puhutaanko useista viikoista ja pitääkö kaikki tiedostot siirtää vai vain osa niistä? Mistä tiedät mitä tiedostoja työntekijät haluavat lopulta käyttää ja jakaa mobiililaitteilla? Yrityspilviratkaisuun tallennetuista tiedostoista muodostuu todennäköisesti useita eri versioita. Käyttäjäkokemus ja työn tuottavuus heikkenee, koska käyttäjät eivät tiedä mikä tiedostoversio on tallennettu pilveen. Yritystason pilvipalvelua hankittaessa kannattaa huomioida, että ratkaisu integroituu osaksi palveluntarjoajalta ostettavaa kokonaisratkaisua. Hybrideissä haasteena integraatio Osa teknologiatoimittajista on ryhtynyt tarjoamaan hybrid-ratkaisuja tiedostoihin pääsyyn ja jakamiseen mobiililaitteilla. Näissä vaihtoehdoissa ollaan jo lähempänä turvallista ja tarpeeksi helppokäyttöistä ratkaisua, mutta myös näiden käyttöön liittyy haasteita. Yrityksen tiedostojen siirtäminen sen omasta kenties jo vanhenevasta tallennusarkkitehtuurista ei suju yhtä tehokkaasti kuin siirtämällä tiedostoja verkon yli. Näistä ratkaisuista puuttuu useimmiten tehokas integraatio yrityksen jo käyttämiin ratkaisuihin, kuten esimerkiksi Microsoft Active Directoryyn. Tietohallinto joutuu myös määrittämään uusiksi tietoturvakäytäntöjä. Hybrid-ratkaisuissa tietohallinnon on pohdittava tärkeitä kysymyksiä: Mitä tiedostoja siirretään ja kuka siirtää? Miten varmistetaan käyttäjille oikeat tiedostoversiot ja vältetään turhaa työtä? Miten toteutetaan mobiililaitteilla käytettävien tiedostojen varmistukset? Novellin yritystason ratkaisu Novell tarjoaa tiedostoihin pääsyyn ja niiden jakamiseen mobiilisti Novell Filr -ratkaisun. Kyseessä on yritystason ratkaisu, jossa yrityksen tiedostojakojärjestelmä voidaan laajentaa kattamaan myös mobiililaitteet. Se on yhteensopiva seuraavien käyttöjärjestelmien laitteissa: Windows, Mac, ios, Android ja BlackBerry. Ratkaisun käyttö on tehty helpoksi, tietoturvalliseksi ja kustannustehokkaaksi. Työntekijät pääsevät joustavasti käsiksi yrityksen tiedostoihin ja voivat jakaa tiedostoja tehokkaasti laitteista ja paikasta riippumatta. Se tarjoaa tietohallinnolle kontrollin tiedostoihin pääsyyn ja jakamiseen, tietohallinnon työmäärää lisäämättä. Integraatio yrityksen tiedostojärjestelmään Novell Filr voidaan integroida yrityksen nykyiseen tiedostojärjestelmään, ja sillä voidaan käyttää yrityksen tiedostoja myös mobiilisti turvallisesti ja määräystenmukaisesti. Tiedostot ovat koko ajan yrityksen omilla palvelimilla sisäisessä verkossa, kattaen mm. pääsynhallinnan, varmistuksen ja palomuurit.

4 White Paper 4 Tietohallinto voi määritellä tiedostopalvelimet, tiedostot ja tiedostojärjestelmiin liittyvät käyttöoikeudet. Novell Filr toimii ratkaisuna yrityksen palvelimien ja työntekijöiden päätelaitteiden välillä: Käyttöönotto ei edellytä erillisiä palvelinohjelmistoja (server agents) ja laajennuksia. Integroituu Microsoft Active Directory ja NetIQ edirectory käyttäjä- ja pääsynhallintaan. Tiedostojärjestelmän integroituminen Microsoft Windows Server - ja Novell Open Enterprise Server -palvelinkäyttöjärjestelmiin. Tiedostot ovat yrityksen palvelimilla ja niiden jakaminen onnistuu turvallisesti sisäisesti ja ulkoisesti, jolloin niitä ei tarvitse siirtää tai monistaa. Saumaton integraatio käyttäjien nykyisiin kansioihin ja henkilökohtaisiin tiedostoihin. Kattavat käyttäjän käyttöoikeuksiin perustuvat hakutoiminnot koko organisaation laajuisesti. Turvaa tiedostot yrityksen määrittelemän tietoturvapolitiikan sekä käytäntöjen puitteissa. Yritys voi itse määritellä kenellä on oikeus päästä käsiksi ja mihin tiedostoihin. Työntekijöiden välitön pääsy kaikkiin yritysverkon tiedostoihin, joihin on oikeudet. Käyttäjät pääsevät tiedostoihin vaikka eivät ole kirjautuneena yritysverkkoon. Tiedostojen synkronointi tapahtuu käyttäjän kirjautuessa seuraavan kerran verkkoon. Jaettujen verkkokansioiden käyttömahdollisuudet. Kattavat ominaisuudet kontrolloida ja toteuttaa tiedostojen jakaminen sisäisesti sekä ulkoisesti. Kontrolli tiedostojen jakamisesta pysyy kaikissa tilanteissa yrityksellä, ja yritys voi itse määritellä kontrollin tason. Novell Filr perustuu korkealuokkaiseen arkkitehtuuriin, sisältäen kolme integroitua ja yleisimmille virtualisointialustoille sertifioitua virtuaalista palvelua: Novell Filr, Novell MySQL Database ja Novell Search Index. MySQL-tietokanta sisältää tietoa yrityksen Filr toteutuksesta ja käyttäjistä, kattaen rakenteeseen ja tiedon tunnistamiseen tarvittavan tiedon kansioista ja tiedostoista sekä käyttäjien profiilitiedoista. Filr voidaan konfiguroida myös yrityksen jo olemassa olevaan MyS- QL-tietokantaan. Käsiksi viimeisimpään tiedostoversioon Novell Filrillä on myös mahdollista luoda indeksi olemassaolevista tiedostoista. Novell Search Index on tehokas hakukone, joka osaa lukea ja indeksoida tiedostoja nopeasti ja tehokkaasti, pitäen kirjaa myös tiedoston käyttöoikeuksista. Hakuja on tällöin mahdollista tehdä tiedoston metadataan ja sisältöön, eikä käyttäjälle näytetä tiedostoja, joihin hänellä ei ole oikeuksia. Haku voidaan tehdä myös tiedostojen kommentteihin.

5 White Paper 5 Lisää tuottavuutta hallitusti Novell Filr tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden päästä tiedostoihin ja kansioihin tietokoneella, tabletilla, älypuhelimella tai selaimella: iphone ja ipad (ios 5.x tai uudempi). Android-puhelimet ja tabletit (Android 2.3 tai uudempi). BlackBerry PlayBook. Windows-clientin työasemiin ja kannettaviin. Mac-clientin työasemiin ja kannettaviin. Web-selaimet Internet Explorer, Firefox ja Crome. Novell Filr sisältää korkealuokkaiset tietoturvaominaisuudet, kattaen mm. SSL:n suojaamaan kaiken tietoliikenteen. Käyttämällä Novel Flir -ratkaisua työntekijät voivat turvallisesti jakaa tiedostoja organisaation sisällä tai sen ulkopuolella ja tehostaa työn tuottavuutta sekä keskinäistä kanssakäymistä. Tiedostoja voidaan muokata ja niihin voidaan lisätä kommentteja. Käyttöliittymä on helppokäyttöinen riippumatta siitä käytetäänkö ratkaisua tietokoneella, selaimella, tabletilla vai älypuhelimella. Ratkaisun asennus on nopeaa ja helppoa, kattaen kolme virtuaalista palvelua: Novell Filr, Novell MySQL ja Novell Search Index. Novell Filr soveltuu jopa useita tuhansia käyttäjiä kattavien ympäristöjen toteutukseen. V V Microsoft Active Directory Tiedostopalvelimet KÄYTTÄJÄT Windows XP, 7, 8 MAC OS X 10.7, ios 5.x, 6.x, 7.x Android 2.3, 4.x Selainkäyttö FILR Softa-applianssi (Xen, Hyper-V, VMware) LDAP käyttäjien ja ryhmien provisointi Kotihakemistojen ja verkkojakojen integraatio Sääntöpohjainen jakamisen ohjaus Web pohjainen hallinta Ulkoinen MySQL and haku-toiminto PALVELIMET Windows 2003 tai uudempi NAS OES 2 SP3 tai uudempi Ei palvelinagenttia tai scheman laajennusta Kaikki tiedostojärjestelmän oikeudet ja quotat pysyvät voimassa Novellin yritystason mobiilitulostus Novell tarjoaa myös yritystason skaalautuvan Novell iprint -ratkaisun mobiilitulostukseen. Sillä voidaan yhdistää yrityksen tulostimet kaikkiin organisaation työntekijöiden käytössä oleviin tietokoneisiin, tabletteihin ja älypuhelimiin. Se on integroitavissa Microsoft Active Directory - ja NetIQ edirectory -alustoihin. Tulostaminen voidaan toteuttaa mm. Windows-, Mac-, ios- ja Android -käyttöjärjestelmän laitteilla. It-yksikkö voi hallita tulostusta koko organisaation laajuisesti yhden konsolin kautta.

6 Lisätietoja Novellin white papereista, ratkaisuista ja mobiilistrategiasta osoitteessa: Seppo Hartikainen Novell Suomi puh ,