Puheenjohtaja avasi kokouksen ajassa Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Transkriptio

1 Hallituksen järjestäytymiskokous Aika klo Paikka Kalastajankatu Osallistujat: Mira Tahvanainen Ida Swahne Anu Arosanervo Iina Ahokas Jenni Järvinen Eeva Kalliomaa Nora Kettunen Jere Lehtosaari Konsta Pälvi Emmi Rissanen Ville Saali Jenni Soininen Puheenjohtaja Sihteeri Poissa Poissa Esityslista 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ajassa Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Esityslistan hyväksyminen Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi seuraavin muutoksin: Poistetaan kohta 4 puhe- ja läsnäolo-oikeuden myöntäminen ja lisätään kohta 18 NESU-sitsit. Muutettiin kohdan 17 NESU-Dagen sisältöä siten, että keskustellaan NESU-Dageneista ja päätetään optimilaisten kiintiöstä NESU-dageneille. 4 Kokouskäytännöt Keskustellaan kokouskäytännöistä.

2 Keskusteltiin kokouskäytännöistä. 5 Hallituspaidat Keskustellaan paitatilauksesta. Paitatilaus on suoritettu ja tilauksen tulisi saapua tammikuun loppuun mennessä. 6 Hallituskuvat Keskustellaan hallituskuvien ottamisesta. Kuvausajankohdaksi ehdotettu alustavasti keskiviikko päivä klo Keskusteltiin mahdollisista kuvaajavaihtoehdoista. 7 Puhelin ja puhelinliittymä Keskustellaan puhelimen käytöstä. Puhelinliittymä siirretään Mira Tahvanaisen nimiin. Puhelin säilytetään toimistolla, josta hallituksen jäsenet voivat lainata sitä käyttöön. 8 Kulkulätkät Päätetään kulkulätkien saajat. Kulkulätkät päätettiin antaa Mira Tahvanaiselle, Jenni Soiniselle ja Emmi Rissaselle. Jos käyttöön saadaan neljäs kulkulätkä, annetaan se Ida Swahnelle. 9 Pankkikortit ja tilinkäyttöoikeudet Valitaan pankkikorttien saajat ja myönnetään tilinkäyttöoikeudet. Laajat tilinkäyttöoikeudet myönnetään Jenni Soiniselle (XXXXXX-XXXX). Pankkikortit päätettiin myöntää Iina Ahokkaalle (XXXXXX-XXXX), Emmi Rissaselle (XXXXXX-XXXX), Mira Tahvanaiselle (XXXXXX-XXXX) ja Ida Swahnelle (XXXXXX-XXXX). Laajat tilinkäyttöoikeudet päätettiin poistaa Mira Tahvanaiselta ja pankkikortit Petri Makkoselta, Jenni Soiniselta, Jenni Järviseltä ja Elisa Immoselta. 10 Toimisto ja toimistopäivystys Keskustellaan toimistopäivystyksestä ja sen ajankohdasta.

3 Toimistopäivystys pidetään klo pääasiassa keskiviikkoisin, mutta poikkeustapauksissa maanantaisin tai tiistaisin. Ida esitteli toimistopäivystyslistan, joka on nähtävissä Groupsitella ja toimiston ovessa. Jenni Soininen järjestää perehdytyksen uusille jäsenille. 11 Viestintästrategia Keskustellaan Optimin ulkoisesta sekä sisäisestä viestinnästä. Hyväksytään viestintästrategia vuodelle Hyväksyttiin viestintästrategia seuraavin muutoksin: Poikkeuksellisissa tilanteissa kiireellinen kokouskutsu voidaan lähettää lyhyemmässä ajassa kuin 7 päivää ennen kokousta. Poikkitieteellisten tapahtumien markkinointitoimet tulee aloittaa vähintään kolme viikkoa ennen tapahtumaa. 12 Taloustilanne Keskustellaan yhdistyksen taloustilanteesta. Pyritään noudattamaan budjettia ja huolehtimaan taloustilanteesta. Jenni S. esitteli talousohjeet, joissa on tarkemmin kerrottu toimintatavoista. Kokoustauko alkoi ajassa Kokoustako päättyi ajassa Investoinnit Keskustellaan ja päätetään ghettoblasterin hankinnasta. Päätettiin ostaa ghettoblaster Petteri Lauroselta maksimissaan 130 euron hintaan. 14 SEFE- mökkireissu Tahkolle Keskustellaan SEFE -mökkireissusta. Keskusteltiin tulevasta mökkireissusta Tahkolle, johon osallistuu myös Preemio ry:n hallitus. 15 Alumnitoiminta Keskustellaan Optimin alumnitoiminnasta.

4 Keskusteltiin alumnitoiminnan kehittämisestä sekä alumnitapahtuman ajankohdasta ja paikasta. 16 Kevätkauden avajaiset Keskustellaan kevätkauden avajaisista. Keskusteltiin kevätkauden avajaisista. Kevätkauden avajaisten paikkana toimii Pakkahuone, joka on vuokrattuna klo Kevätkauden avajaisten jatkopaikkana toimii Ilona, jonne osallistujilla on ilmainen sisäänpääsy. 17 NESU-Dagen Keskustellaan NESU-Dageneista ja päätetään optimilaisten kiintiöstä NESUdageneille. NESU-Dagenit järjestetään Hammaslahdessa Optimin hallitus on töissä NESU-Dageneilla, mutta NESU-tiimi suunnittelee tapahtuman. Optimilaisten kiintiöksi NESU-dageneille päätettiin 6 henkeä. Kiintiöpaikkojen määrää lisätään mahdollisuuksien mukaan. 18 NESU-sitsit Keskustellaan NESU-sitsien mahdollisesta ajankohdasta NESU-sitsien ajankohdaksi ehdotettii NESU:n vappurundia tai maaliskuuta, jolloin sitsit järjestettäisiin peräkkäisinä päivinä Preemio ry:n kanssa. 19 SEFE- ja Kylteripäivät Keskustellaan SEFE- ja kylteripäivistä. Keskusteltiin SEFE- ja kylteripäivien aikatauluista sekä meno- ja paluukyydeistä. 20 Laivareissu Tallinnaan Keskustellaan Kylteripäivien jälkeisestä Tallinnan laivareissusta. Päätettiin, että Jere ja Iina tekevät laivareissun Tallinnaan 2.2. ja ostavat sieltä juomia vuosijuhlien sillistä varten. 21 SEFE:n liittokokous

5 Valitaan edustajat SEFE:n liittokokoukseen. Varsinainen edustaja on puheenjohtaja Mira Tahvanainen. Ensimmäiseksi varaedustajaksi valittiin Anu Arosanervo ja toiseksi varaedustajaksi Iina Ahokas. 22 Haalaribileet Keskustellaan haalaribileistä. Päätettiin järjestää Haalaribileet 6.2 viihdemaailma Ilonassa. Keskusteltiin kevään toisista haalaribileistä, mutta ei päätetty vielä niiden tarkkaa ajankohtaa. 23 Alkuvuoden tapahtumat Ystävänpäiväkahvitukset ja sitsit Keskustellaan alkuvuoden tapahtumista. Ystävänpäiväkahvitus järjestetään tiistaina Aurora-rakennuksessa. Keskusteltiin alkuvuonna järjestettävistä sitseistä, muttei päätetty vielä niiden tarkkaa ajankohtaa. 24 Yhdistyksen nettisivut Keskustellaan mahdollisista muutoksista. Keskusteltiin nettisivujen selkeyttämisestä sekä yhteistyökumppanisivujen kehittämisestä. 25 Yrityssuhteet Keskustellaan yrityssuhteista. Jere kertoi yhteistyösopimusasioiden etenemisestä. Keskusteltiin yhteistyön jatkumisesta PKO:n kanssa. 26 Kabinetti Keskustellaan kabinetista. Päätettiin hakea kabinettiehdotuksia jäsenistöltä. Budjetista riippuen vuosijuhlaviikolla voidaan järjestää 1-2 kabinettia. 27 Vuosijuhlat

6 Vuosijuhlat Keskustellaan vuosijuhlaviikon ohjelmasta ja järjestelyistä. Iina Ahokas kertoi vuosijuhlajärjestelyiden etenemisestä. Vuosijuhlapaikka on Teatteriravintola.Seremoniamestarina on Topi Kärkkäinen. Sillispaikka on varattu alustavasti. 28 Kopo-asiat Keskustellaan koulutuspoliittisista asioista. Anu kertoi kopo -asioista. Abi-tiimin tarpeellisuutta tarkastellaan myöhemmin keväällä. 29 Osavuosikatsaus Keskustellaan Osavuosikatsauksesta. Jenni J. kertoi Osavuosikatsaukseen liittyvistä asioista. Jatkokertomus päätettiin jättää pois Osavuosikatsauksesta. 30 Tiimitoiminta Keskustellaan tiimien toiminnasta. Keskusteltiin eri tiimien toiminnasta ja päätettiin kehittää tiimitoimintaa ja panostaa etenkin tiimien palkitsemiseen. 31 Vuosijuhlaedustus Keskustellaan osallistumisesta muiden ainejärjestöjen vuosijuhlille. Keskusteltiin jäsenien halukkuudesta osallistua muiden kylteriainejärjestöjen vuosijuhlille. Päätettiin olla lähettämättä edustusta SHS:n vuosijuhlille. Kiitoskortin lähettämisestä vastaa sihteeri. 32 Tiedotusasiat Mira Tahvanainen kävi keskiviikkona 9.1. Kauppakamarin aamukahveilla edustamassa Optimi ry:tä ja palaveerasi Legio ry:n puheenjohtajan Ilari Nevalaisen kanssa tiistaina 8.1. Tiedotettiin ISYY:n vuosijuhlista, jotka järjestetään lauantaina 16.3.

7 33 META Keskusteltiin Optimi ry:lle saaduista tiloista Regialla ja niiden käytöstä. 34 Seuraavien kokouksien ajankohdat Keskustellaan seuraavien kokouksien ajankohdista. Päätettiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi keskiviikko klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ajassa Pöytäkirjan vakuudeksi Mira Tahvanainen Puheenjohtaja Ida Swahne Sihteeri