Imatran kaupungin hankintastrategia vuosille Hankintasääntö ja Toimenpideohjelma

Transkriptio

1 Imatran kaupungin hankintastrategia vuosille Hankintasääntö ja Toimenpideohjelma

2 Imatran kaupungin hankintastrategia vuosille sekä Hankintasääntö Toimenpideohjelma Sisältö 1. Johdanto Muuttuvan toimintaympäristön merkitys kuntien hankinnoissa Imatran kaupungin hankintastrategian viitekehys Hankintatoiminnan organisointi Imatran kaupungissa Strategiset linjaukset hankinnoissa Hankintatoiminnalle asetettavat tavoitteet ja päämäärät Kaupungin strategiaan perustuvat hankintatoiminnan tavoitteet Palvelustrategiaan perustuvat hankintatoiminnan tavoitteet Hankintastrategiset päämäärät ja niiden toimeenpano Hankintojen strateginen luokittelu Hankintastrategian toimeenpano ja seuranta...5 Liitteet 1. Imatran kaupungin hankintasääntö 2. Hankintojen toimenpideohjelma

3 1 / 5 1. Johdanto 1.1 Muuttuvan toimintaympäristön merkitys kuntien hankinnoissa Kuntien toimintaympäristössä tapahtuu kiihtyvällä tahdilla muutoksia, jotka pakottavat kunnat muuttamaan ja kehittämään kunnallisten palvelujen tuottamisen tapoja. Hankintastrategiatyöllä pyritään osaltaan vastaamaan toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten asettamiin haasteisiin. Kaupungin palvelutuotannon monimuotoisuuden toteuttamiseksi kaupungin hankintojen tulee perustua markkinoiden ja teknologian hyödyntämiseen sekä innovatiivisiin ratkaisuihin. Julkisten hankintojen toteuttaminen edellyttää entistä laaja-alaisempaa asiantuntemusta paitsi hankintojen suunnittelun ja sisältömäärittelyn toteuttamisen näkökulmasta, myös kaupallisen, kilpailutus- ja sopimusjuridisen asiantuntemuksen näkökulmasta. Julkisten hankintojen toteuttamiselle asettavat lisääntyviä vaatimuksia myös kansallinen ja kansainvälinen sääntely, sekä kansalaisten arvopohjassa tapahtuvat muutokset. Perinteisten kilpailullisten tavoitteiden lisäksi hankinnoissa painottuvat yhä enenevissä määrin ympäristönäkökohtiin ja sosiaaliseen oikeudenmukaisuuteen liittyvät tavoitteet. 1.2 Imatran kaupungin hankintastrategian viitekehys Hankintastrategialla on tarkoitus ohjata koko kaupunkikonsernin hankintatoimintaa. Mitä tässä strategiassa todetaan Imatran kaupungista, koskee soveltuvin osin kaikkia kaupunkikonsernissa toimivia hankintayksiköitä. Tytäryhteisöjen hankintojen tarkempi johtaminen ja valvonta tapahtuu konserniohjauksen puitteissa siten kuin konsernijohtamisesta on erikseen linjattu. Hankintatoiminnalla tarkoitetaan tässä strategiassa kaikkia hankintojen ja ostojen suunnitteluun, kilpailuttamiseen sekä hankintojen toteuttamiseen liittyviä toimintoja, mukaan lukien hankintasopimukset ja niiden hallinta. Kaupungin hankintastrategia on jatkumoa Imatran kaupungin aiemmalle hankintastrategiatyölle. Vuoden 2007 hankintastrategiatyön yhteydessä vahvistetut vuotta 2012 koskevat visiot Imatran kaupungin laadukkaasta hankintatyöstä ovat olleet: Organisaation henkilöstö: osaavat ja motivoituneet hankintatoimijat Prosessit: rutiinihankinnat sujuvat vaivatta ja keskitytään strategisiin hankintoihin Kuntalaiset: kustannustehokasta ja laadukasta palvelua Talous: hankintojen hoitaminen kustannustehokkaasti. Tässä hankintastrategiassa määritellään Imatran kaupungin hankintatoiminnan kehittämissuunta, organisointi ja hankintojen luokittelun periaatteet. Hankintaluokittelun, hankintojen seurannan sekä niitä koskevan analyysityön avulla tavoitellaan oikeaan ja ajantasaiseen tietoon perustuvaa hankintojen johtamista (ns. tietojohtamista). Hankintastrategia on valmisteltu yhtä aikaa ja yhteistyössä kaupungin palvelustrategian valmistelutyön kanssa. Imatran kaupungin palvelustrategia sisältää palvelujen tuotantotapoja määrittävät linjaukset. Palvelustrategian perusteella tehdään ratkaisut, mitkä palvelut kaupunki tuottaa omana toimintanaan, mitkä palvelut hankitaan organisaation ulkopuoliselta sopimustoimittajalta, sekä määritellään muut palvelujen tuot-

4 2 / 5 tamistavat. Hankinta- ja palvelustrategia muodostavat yhdessä kiinteän kokonaisuuden. Imatran kaupungin hankintastrategia noudattelee osaltaan myös maakunnallista (Etelä-Karjalan hankintapalveluiden) hankintastrategiaa. Maakunnallisen hankintastrategian päätavoitteeksi on asetettu maakunnan talouden tehostaminen ja hankintojen laadun parantaminen. 2. Hankintatoiminnan organisointi Imatran kaupungissa Imatran kaupungissa hankintatoimintaa toteutetaan hajautetusti toimialoilla. Hankintoja johdetaan ja tuetaan keskitetyllä hankintaohjauksella. Hankintaohjauksesta ja hankintatoiminnan linjauksista vastaa ns. hankintajohto (hankintatyöryhmä). Hankintatyöryhmää johtaa kaupunginlakimies. Lisäksi hankintatyöryhmään kuuluu kaupunginkanslian hankinta-asiantuntija, sekä toimialojen erikseen tehtävään nimetyt hankintavastaavat. Jokainen Imatran kaupungin hankintoja toteuttava on omalta osaltaan viimekätisessä vastuussa siitä, että hankinnoissa noudatetaan Imatran kaupungin hankintasääntöä (liite 1) sekä kaupungin hankintajohdon antamaa muuta hankintaohjeistusta. 3. Strategiset linjaukset hankinnoissa 3.1 Hankintatoiminnalle asetettavat tavoitteet ja päämäärät Imatran kaupungin hankintastrategialla tavoitellaan suunnitelmallista, koordinoitua ja laadukasta hankintatoimintaa, jolla tuetaan kaupungin strategiaan perustuvien avaintavoitteiden sekä palvelustrategiassa asetettujen strategisten tavoitteiden tehokasta toteutumista. Hankintastrategia tukee osaltaan tehokkaasti myös muiden strategisten tavoitteiden toteutumista kaupungissa (henkilöstö- ja riskienhallintastrategiat) Kaupungin strategiaan perustuvat hankintatoiminnan tavoitteet Imatran kaupungin strategiassa määritellyt avaintavoitteet huomioon ottaen Imatran kaupungin hankintatoiminnalla 1. luodaan toimintaedellytyksiä vireälle elinkeinoelämälle ja uusille työpaikoille, 2. edistetään laadukkaiden kuntapalveluiden järjestämistä asukkaille, taloudellisesti ja tehokkaasti asukasmäärään ja väestörakenteeseen mitoittaen, 3. luodaan myönteistä Imatra-kuvaa, 4. edistetään ympäristöä vaalivan ja energiaa säästävän toimintatavan omaksumista osaksi kaupunkikonsernin toimintaa, 5. vahvistetaan maakunnallista ja seudullista edunvalvontaa ja yhteistyötä Palvelustrategiaan perustuvat hankintatoiminnan tavoitteet Imatran kaupungin palvelustrategiassa määritellyt palvelujen järjestämisen strategiset tavoitteet huomioon ottaen Imatran kaupungin hankintatoiminnalla tuetaan ja edistetään

5 3 / 5 1. palvelujen järjestämisen asiakaslähtöisyyttä, hyvää asiakastyytyväisyyttä, asiakkaiden yhdenvertaisuutta sekä laadukasta asiakaspalvelua, 2. asukkaiden osallisuutta ja aktiivista kansalaisuutta, 3. palvelujen tuottamistapojen monipuolisuutta ja monialaisuutta, 4. palvelujen ehkäisevän työn painottamista kuntalaisten hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseksi, 5. sitä, että palvelujen järjestämisessä painopiste on avopalvelujen tarjonnassa ja kehittämisessä, 6. toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta, 7. kestävän kehityksen näkökulmien huomioon ottamista toiminnassa Hankintastrategiset päämäärät ja niiden toimeenpano Imatran kaupungin hankintatoimintaa kehitetään siten, että sillä voidaan tukea parhaalla mahdollisella tavalla kaupungin strategisia tavoitteita. Tavoitteena on hankintatoiminnan jatkuva laadun parantaminen ja toiminnan tehostaminen. Laadukkaalle hankintatoiminnalle sekä hankintojen kehittämis- ja johtamistyölle asetettavat päämäärät: 1. Vahvistetaan hankintatoiminnan ohjausta ja tiedonkulkua: Otetaan käyttöön yhteiset ja yhdenmukaistetut käytännöt ja linjaukset, jollei yksittäisen hankintayksikön erityistarpeista muuta johdu. Hankintatoiminnassa panostetaan aktiiviseen hankintaohjaukseen, hankintatoimijoiden osaamiseen ja tietojohtamiseen. Tiedonkulku eri hankintatoimijoiden välillä on joustavaa ja sujuvaa, ja organisaation sisäinen tietojen tallentaminen yhdenmukaista. Tietojen järjestelmällinen ja yhdenmukainen tallentaminen takaa työvälineet hankintojen johtamiselle ja seurannalle. Keskeisten hankintatoimintoihin osallistuvien henkilöiden roolit ja vastuut organisaatiossa määritellään. 2. Laajennetaan yhteishankintojen ja organisaatiossa keskitetysti toteutettavien hankintojen käyttöä: Lisätään yhteistyötä hankintatoimijoiden välillä paitsi maakunnallisesti, myös sisäisesti koko kaupunkikonsernissa, erityisesti sisäisten tietopyyntöjen ja hankintojen yhdistämisen muodossa. 3. Vahvistetaan hankintojen suunnitelmallisuutta: Hankintojen suunnittelu ja toteutus on ennakoivaa, suunnitelmallista ja pitkäjänteistä. Luodaan ja kehitetään työkäytänteitä ja -välineitä, joilla toteutetaan suunnitelmallista ja ennakoivaa hankintojen toteuttamista. 4. Tuetaan hankintatoimijoita ottamaan huomioon entistä paremmin kestävän kehityksen periaatteet, innovatiiviset ratkaisumallit ja kehittyvät palvelumuodot:

6 4 / 5 Kestävän kehityksen kriteerien huomioon ottamista hankinnoissa lisätään sisäisen ohjeistuksen ja koulutuksen keinoin. Ympäristövaikutukset huomioidaan ja arvioidaan kaikissa hankinnoissa. Hankintojen sosiaalisen kestävyyden vaikutukset arvioidaan. Hankinnoilla tuetaan esimerkiksi työttömien ja toimintakyvyltään rajoittuneiden ja muiden vastaavien ryhmien työllistämistä. Hyödynnetään erilaisten kilpailutusmenetelmien tarjoamat mahdollisuudet tehokkaasti ja pyritään löytämään innovatiivisia hankintaratkaisuja. 5. Vahvistetaan sopimusosaamista ja sopimushallintaa Sopimusosaaminen otetaan osaksi hankintaosaamista ja osaamista lisätään sisäisin koulutuksen keinoin. Toteutetaan tehokasta sopimustenhallintaa. Otetaan käyttöön toimivat sopimustenhallinnan käytännöt ja sitä tukeva tietojärjestelmä. Laaditaan sopimuskäyntänteisiin kattava ohjeistus. Hankintastrategian toimeenpanoa ja hankintatoiminnan kehittämistä koskevat suunnitelmat on kuvattu tämän strategian liitteessä Hankintojen strateginen luokittelu Hankintojen strategisen johtamisen avuksi hankinnat on luokiteltu yleisesti alla olevan nelikenttämallin mukaisesti. Imatran kaupungin hankinnat on luokiteltu mallin mukaisesti vuonna Muuttunut toimintaympäristö vaatii luokittelun ajantasaistamisen ja huomioimaan hankinta- ja palvelustrategiset linjaukset. Hankinnan volyymi Volyymituotteet ja -palvelut taloudellisesti merkittäviä toimittajia paljon toimittajan vaihtamiskustannukset vähäiset Tavoitteena mm. hinnan alaspainaminen volyymin hyödyntäminen (esim. kivimateriaalit, elintarvikkeet, IT, kuljetuspalvelut) Strategiset tuotteet ja -palvelut taloudellisesti merkittäviä toimittajia vähän toimittajan vaihtaminen työlästä/kallista tiiviin yhteistyön rakentaminen toimijoiden lisääminen viestintä (esim. soster pitkäkestoiset palvelusopimukset, tekniset elinkaarihankkeet, laajat tietojärjestelmät) Hankinnan volyymi Rutiinituotteet ja -palvelut taloudellisesti ei-merkittäviä kaikkien käyttämiä toimittajia paljon hankintaprosessin virtaviivaistaminen tarpeiden yhdistäminen volyymin kasvattaminen (esim. toimistotarvikkeet, päivittäistavarat, pesulapalvelut) Helppo (ostajan markkinat) Pullonkaulatuotteet ja -palvelut taloudellisesti ei-merkittäviä toimittajia vähän saatavuuden varmistaminen yhdestä toimittajasta riippuvuuden minimointi (esim. matka- ja majoituspalvelut, päiväkotihoito)) Vaikea (toimittajan markkinat) Toimittajamarkkinoiden hallittavuus Strategisesti merkittävillä hankinnoilla tarkoitetaan pitkäaikaisesti ja merkittävästi budjettia sitovia hankintoja, jotka toteuttamismuotonsa tai taloudellisen painoarvonsa

7 5 / 5 vuoksi taikka muulla tavoin vaikuttavat huomattavasti kaupungin muihin strategisiin toimintoihin sekä toimintavaihtoehtoihin. Hankintojen johtamista kehitetään strategian liitteenä olevassa toimenpideohjelmassa määriteltyjen kehittämistoimenpiteiden mukaisesti muun muassa määrittelemällä painopistealueita, toimintamalleja, sekä kilpailutuksen toteutukseen liittyviä linjauksia eri hankintatyypeille. 4. Hankintastrategian toimeenpano ja seuranta Hankintajohto seuraa ja kehittää hankintojen toteutusta, sekä raportoi johdolle hankintojen ja niihin liittyvien strategisten tavoitteiden toteutumisesta. Tässä hankintastrategiassa asetettujen tavoitteiden toteuttamista tukee liitteenä 1 oleva kaupungin hankintasääntö sekä liitteenä 2 oleva toimenpideohjelma. Seurannan mittarit ja raportoinnin muodot määritellään hankintojen luokittelun kehitystyön yhteydessä. Strategian päivitystarkastus tehdään ainakin valtuustokausittain.