Aika: klo Keski-Suomen Yrittäjien toimisto, Keski-Suomen talo

Transkriptio

1 HANKINTAFOORUMI MUISTIO Aika: klo Paikka: Keski-Suomen Yrittäjien toimisto, Keski-Suomen talo Osallistujat: Timo Koivisto Antero Kiviniemi Jouko Mustalampi Perttu Hietanen Petri Salminen Hannu Kauppinen Seppo Turunen Petrikki Tukiainen Tomi Jylänki Ari Hiltunen Marjo Laine Katri Löytty puheenjohtaja poissa 1. Puheenjohtaja Timo Koivisto avasi kokouksen. 2. Kokouksen asialista hyväksyttiin. 3. Edellisen kokouksen muistio on toimitettu etukäteen. Siihen ei kenelläkään huomautettavaa. Hyväksyttiin sellaisenaan. 4. Hankintailtojen kehittäminen Keskusteltiin hankintailtojen kehittämisestä siten, että tulevia kilpailutuksia käytäisi läpi aloittain jaoteltuna kahdessa osassa. Kaksi erillistä iltaa ei tarkoituksenmukaista kustannukset ja ajankäyttö huomioon ottaen. Sovittiin, että joulukuun hankintaillasta alkaen illan rakennetta muutetaan siten, että aluksi käydään läpi teknisen alan tulevia kilpailutuksia, jonka jälkeen on yhteinen osuus ja viimeisenä sosiaali- ja terveysalan tulevat kilpailutukset. Myös tulevia pienhankintoja pyritään tuomaan mukaan keskusteluun. Hankintaillasta tiedotetaan K-S Yrittäjien kautta tehokkaasti. 5. Hankinta-asiamiespalveluhankkeen rahoitus Kiviniemi kävi läpi päivitettyä hankesuunnitelmaa erityisesti rahoituksen näkökulmasta. Jyväskylän kaupunki pystyy sitoutumaan rahoitusosuuteensa. Muiden mukaan lähtevien kuntien rahoitusosuudet varmistuvat kuntien lukumäärän varmistuttua. 6. Hankinta-asiamiehen rekrytointi

2 Hankinta-asiamiehen rekrytoinnissa päätettiin edetä niin, että rekrytointi valmistellaan mahdollisimman valmiiksi ja välittömästi rahoituspäätöksen jälkeen rekrytointia lähdetään toteuttamaan. 7. Hankintafoorumin jatkokehitys Keskusteltiin hankintatoimen mittaroinnista. Hankintatoimen mittarit ovat Jyväskylän kaupungissa valmistelussa ja mittareita mietitään, työ on kuitenkin vasta alussa. En mittareiden kehittämistä on mietittävä tavoitteet, joiden toteutumista niiden halutaan mittaavan. Mittaamista tarkasteltava pelkän kilpailuttamisen sijaan koko sopimuskauden näkökulmasta. Suomen yrittäjät on ollut kiinnostunut hankintatoimen mittaroinnista erityisesti pkyritysten näkökulmasta ja tarjonnut tukeaan kehitystyöhön. Mittaaminen voisi kohdistua esimerkiksi osaamisen kehittämiseen, yhteistyöhön, pienhankintaohjeistuksen ja -kanavan vaikuttavuuteen sekä mielikuviin liittyen hankintatoimeen. Laine esittelee mittareita mahdollisesti jossain kevään kokouksessa. Ennen sitä ajatusten vaihtoa ja työstämistä tehdään sähköpostin välityksellä. Hankintafoorumin muusta jatkokehityksestä. Foorumin työskentelylle olisi hyvä asettaa tavoitteet, joiden täyttymistä seurataan, esimerkiksi hankinta-asiamieshankkeen eteneminen yhteisenä projektina. 8. Hankintaosaamisen koulutukset Hankintafoorumin perehdytysmahdollisuuksia mietitään ja totutetaan mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi muille ryhmille annettavan koulutuksen yhteydessä. Yrittäjien kouluttamisesta yleisesti. Tarvetta olisi edelleen tilaisuuksille, jossa saman alan yritykset ja tilaajatahot olisivat paikalla. Yrittäjille paras koulutuksen tapa on käyttää esimerkkejä yrittäjien itsensä kertomana. Tavoitteena olisi hankintojen osalta hyvien toimintamallien ja uusien ajatusten monistaminen alalta toiselle. Uudet hankintadirektiivit odottavat edelleen Euroopan parlamentinlopullista hyväksyntää. Lopullisen sisällön varmistuttua hankintafoorumilaisille pidetään lyhyitä infoja kokousten yhteydessä ensi vuonna. Tarkoituksena on tulla tutuiksi suuntaviivojen kanssa, jotta kansallisen hankintalain uudistus ei aikanaan tule yllätyksenä. 9. Muut asiat Jyväskylän kaupunginhallitus on palauttanut palvelualoitemallin uudelleenvalmisteluun. Asia on käsiteltävä kaupunginhallituksessa vuoden Käsittelyssä hankintojen ohjausryhmässä ja kaupunginhallituksessa Annettavia lausuntoja mietitään yhdessä. Tapaaminen ajoitetaan YRVA-ryhmän kokouksen yhteyteen , Tomi Jylänki kutsuu koolle. YRVA-lausunto oltava käsittelyssä hankintojen ohjausryhmän kokouksessa

3 Laine kertoi, että Jyväskylässä on valmisteilla sosiaalisten näkökohtien huomioon ottamisesta hankinnoissa, yrittäjien ja järjestöjen ajatuksia asian suhteen otetaan vastaan. Keskustelussa esiin nousi mm. se, että työllistäminen on kustannustehokkuuden kannalta haasteellista erityisesti pienten yritysten näkökulmasta. Teemasta keskustellaan seuraavassa hankintafoorumin kokouksessa tarkemmin. Jyväskylän pienhankintakanavan käyttöönotto on otettu yrittäjäkentässä vastaan positiivisesti. 10. Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Seuraava kokous päätettiin pitää klo Marjo Laine lähettää kutsun. Aiheina palvelualoite, sosiaaliset kriteerit ja mahdollisesti alustavia ajatuksia ensi vuoden työskentelykalenterista. Muistion laati Katri Löytty

4 Valmistelu Sopimuskausi Hankintaprosessi Kilpailutusvaihe Valmistelu VAIHE HANKINTAYKSIKKÖ TARJOAJA/TOIMITTAJA Tarvekartoitus Markkinakartoitus Tarjouspyyntö Ilmoittaminen ja tarjousaika Hankintapäätös Hankintasopimus Sopimuskausi -Tarpeiden selvittäminen - Hankintarengasyhteistyö konserni / seutukunta -Alan yritysten ja tarjonnan yleinen kartoittaminen -Yritysten edustajien tapaaminen -Kilpailutusmenettelyn valinta -Tarjouspyynnön laadinta tarpeiden pohjalta, tarjonta huomioiden -Ilmoitusvelvollisuudesta huolehtiminen -Muu avoimuus -Tarjousten käsittely ja hankintapäätöksen asianmukainen perusteleminen sekä tiedoksianto -Sopimuksen viimeistely -Sopimuskauden käynnistymisen organisointi -Sopimusseuranta -Seuraavaan kilpailutukseen valmistautuminen - Sopimuskumppanina osallistuminen tarpeiden selvittämiseen -Ennakkoilmoitusten seuraaminen -Olennaisen tiedon antaminen - Tarjouspyynnön kommentointi pyydettäessä -Hankintailmoitusten seuraaminen -Huolellinen tutustuminen tarjouspyyntöön -Päätökseen tutustuminen -Mahdollinen muutoksenhaku - Sopimuskauden käynnistymisestä huolehtiminen -Raportointi

5 Tuoreet kasvikset, kala ja mansikat VAIHE Tarvekartoitus Markkinakartoitus Tarjouspyyntö - Hankintarenkaassa 8 hankintayksikköä -Yhteistyötä toimittajien, keittiöiden ja hankintarenkaan kanssa -Ennakoitu arvo noin euroa, mansikoiden osatarjous noin euroa satokaudessa -Keski-Suomen alueen lähiruokatuottajien kartoitus yhteistyössä mm. Jykesin ja Ely-keskuksen kanssa -Yhteydenotto 71 keskisuomalaiseen viljelijään, kalastajaan ja alan yritykseen -Vuoropuhelua tapaamisin ja sähköpostitse -Puitejärjestely -Osatarjoukset -Vaatimukset ja pisteytysperusteet osatarjouksittain