Tarjouspyyntö HS-Vesi

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö HS-Vesi Kankaantaustan aluesaneeraus

2 SISÄLLYSLUETTELO: 1. RAKENNUSHANKKEEN YHTEYSTIEDOT 1 2. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE 1 3. TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT 2 4. NEUVOTTELUT 2 5. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Lisätiedot Selvitysten antaminen Tarjousasiakirjojen julkisuus Vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjousten voimassaolo 3 6. HANKINTAMENETTELY Urakoitsijan valinta 4 7. TARJOUKSEN LAADINTA Kahden kuoren menettely Suunnittelupalkkion maksaminen 5 8. TARJOUSTEN ARVIOINTI Tarjousten avaus Arvioinnin kulku Kokonaistaloudellisuuden arviointi Laatupisteet Hintapisteet 9 9. KOKONAISTALOUDELLISESTI EDULLISIN TARJOUS SOPIMUKSEN SYNTYMINEN 10

3 1. RAKENNUSHANKKEEN YHTEYSTIEDOT Rakennuttajana toimii Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy (jäljempänä HS-Vesi). Yhteystiedot: HS-Vesi Puhelin: Paroistentie 7 Faksi: Hämeenlinna Sähköposti: etunimi.sukunimi@hsvesi.fi Y-tunnus: Kotisivu: Rakennuttajan edustajina toimivat: Hallinto- ja sopimusasiat: Ensijaisesti: Varahenkilö: Toimitusjohtaja Jukka Meriluoto Verkostopäällikkö Leo Aspholm Puh Puh Tekniset asiat ja työmaavalvonta: Ensisijaisesti: Varahenkilö: Työmaainsinööri Marko Männynsalo Putkimestari Karri Lehto Puh Puh TARJOUSPYYNNÖN KOHDE (Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-järjestelmässä ) HS-Vesi pyytää teiltä tarjousta Hämeenlinnan kaupungissa sijaitsevan Kankaantaustan alueen vesijohtojen ja viemäreiden saneeraustöistä kokonaishintaurakkana tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Aluesaneeraushankkeen laajuus kattaa nykyisen vesijohtoverkoston saneeraamisen n. 2,12 km matkalta ja vastaavasti nykyisen jätevesiverkoston saneeraamisen n. 1,83 km matkalta (taulukko 1). Hankkeeseen saattaa sisältyä myös uuden hulevesiverkoston rakentamista urakkatarjousvaiheessa annettavien tarkennusten mukaisesti. Valittu urakoitsija laatii alla esitettyjen erilliskohteiden katukohtaiset saneeraussuunnitelmat tilaajan suunnitteluohjeiden ja mitoitusvaatimusten mukaisesti sekä hyväksyttää valmiit suunnitelmat tilaajalla ennen saneeraustöihin ryhtymistä. Taulukko 1. Aluesaneerauksen yhteydessä saneerattavat vesihuoltolinjat.

4 Urakkasopimus laaditaan kumppanuussopimushengessä. Kumppanuussopimuksen piirteitä ovat yhteistyö, yhteiset arvot, luottamus sekä toiminnan avoimuus. Tavoitteena on löytää kumppani, joka on valmis kehittämään yhdessä HS-Veden kanssa vesihuollon saneerauksen työtapoja ja menetelmiä, joilla saavutetaan paras mahdollinen laatu, tehokkuus ja asiakastyytyväisyys. Kumppanit keskittyvät ongelmien ratkaisuun ja ovat valmiita hyödyntämään omaa ja muiden asiantuntijuutta projektissa. 3. TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT - tämä tarjouspyyntökirje liitteineen (tarjouspyyntö ja hintalomakkeet) xx.xx lähtötietoaineisto muistitikulla toimitettuna yhteenveto xx.-xx.xx.2016 tarjouspyyntöneuvotteluissa esiin tulleissa asioissa HS-Veden ohjeet kartta- ja lähtöaineistot 4. NEUVOTTELUT Neuvottelut on käyty HS-Veden tiloissa urakoitsijaehdokkaiden kanssa seuraavasti: urakoitsija 1, xx.xx.2016 urakoitsija 2, xx.xx TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjouspyynnön saatuaan tarjoajan on esitettävä välittömästi tilaajalle sähköpostiosoite, johon mahdolliset lisätiedot voidaan toimittaa. Tarjous on jätettävä suljetussa tarjouskuoressa varustettuna merkillä Kankaantaustan aluesaneeraus Tarjous tulee eritellä kahteen kirjekuoreen seuraavasti: KIRJE 1: LAATU Selvitys tarjouspyynnössä vaadituista laatukriteereistä: o saneeraustöiden organisoiminen o saneeraustöiden suoritus ja kehittäminen o asiakastyytyväisyyden turvaaminen KIRJE 2: HINTA Tarjouslomake 1: tavoite-/vertailuhinta Tarjouslomake 2: määräperusteiset ja katukohtaiset kustannusarviot Tarjouslomake 3: yksikköhintaluettelo

5 Tarjous on toimitettava xx.xx.2016 klo mennessä osoitteeseen: HS-Vesi Paroistentie Hämeenlinna Sähköisesti annettua tarjousta ei hyväksytä. Tarjoajan tulee toimittaa tämän tarjouspyynnön kohdassa Laatupisteet vaaditut laatudokumentit tarjouksensa yhteydessä (KIRJE 1: LAATU). Tarjous tulee tehdä käyttäen tämän tarjouspyynnön liitteenä olevia tarjouslomakkeita 1-3 (KIRJE 2: HINTA). Urakoitsijan on varmennettava hintatarjouksensa jokainen sivu leimalla ja/tai nimikirjoituksella. 5.1 Lisätiedot Tarjouksen antaja voi pyytää, tai tilaaja lähettää, tarjouspyyntöasiakirjoja koskevia muutoksia, lisäselvityksiä ja tulkintoja. Tarjouksen antajan on esitettävä pyyntönsä kirjallisesti ja sen on saavuttava tilaajalle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen tarjouksen antamista varten ilmoitetun määräajan päättymistä (xx.xx.2016 mennessä). Tilaaja antaa vastauksensa kirjallisesti kaikille tarjouksen antajille yhteisesti seitsemää (7) vuorokautta ennen sisäänjättöajan umpeutumista (xx.xx.2016 mennessä). Urakkalaskennassa mahdollisesti tarvittavat lisätietopyynnöt osoitetaan HS-Veden verkostopäällikkö Leo Aspholmille (leo.aspholm@hsvesi.fi) SEKÄ työmaainsinööri Marko Männynsalolle (marko.mannynsalo@hsvesi.fi). Vain tilaajan kirjallisesti antamat lisätiedot ovat tilaajaa sitovia. 5.2 Selvitysten antaminen Urakoitsijan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen urakkasopimuksen allekirjoittamista uudelleen osallistumishakemuksensa yhteydessä lähettämänsä ja päivitetyt selvitykset nro Urakoitsijan tulee esittää tilaajalle alihankkijoiden vastaavat tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Tilaajalla on oikeus hylätä sellainen urakoitsija/aliurakoitsija, joka ei ole ennen sopimuksen allekirjoittamista toimittanut vaadittuja selvityksiä. 5.3 Tarjousasiakirjojen julkisuus Jos urakoitsija katsoo, että joku osa tarjousta on liikesalaisuuden luontoinen ja sellaisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja merkitä tarjoukseen sisältyvä asiakirja salassa pidettäväksi. 5.4 Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 5.5 Tarjousten voimassaolo Tarjoukset ovat sitovia, kunnes jonkun kanssa on allekirjoitettu urakkasopimus, mutta kuitenkin enintään 90 päivää tarjousten jättämiselle asetetun määräajan yli.

6 6. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, jossa esivalinnan perusteella valitaan ehdokkaat neuvotteluihin ja varsinaiseen tarjouskilpailuun. Menettelyn kulku on esitetty kuvassa 1. Kuva 1. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulku Hankintamenettelyn alustava aikataulutus: - hankintailmoitus Hilmaan, viikko 8 - osallistumisvaiheen nähtävillä olo, viikot urakoitsijoiden valinnat neuvottelumenettelyihin, viikot neuvottelumenettelyt, viikko 14 - tarjousvaihe, viikot urakoitsijan valinta, viikko 18 - töiden aloitus, viikko 22 - hankkeen urakka-aika: urakkasopimuksen allekirjoittamisesta saakka Kun kyseessä on erityisalojen julkinen hankinta, menetellään hankinnasta ilmoittamisella erityisalojen hankintalaissa (349/2007) säädetyllä tavalla. 6.1 Urakoitsijan valinta Urakoitsijan valinnassa ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisuuden arviointi perustuu - laatupisteisiin (painoarvo 60 %) ja - hintapisteisiin (painoarvo 40 %) Tilaaja pidättää oikeuden supistaa urakan laajuutta tai jättää kaikki tarjoukset hyväksymättä.

7 7. TARJOUKSEN LAADINTA Tarjous tulee tehdä pyydetyssä muodossa käyttäen tarjouspyynnön liitteenä olevia tarjouslomakkeita tämän tarjouspyynnön kohdan 5 Tarjouksen jättäminen mukaisesti. Tarjoushintojen tulee perustua asiakirjoissa ilmoitettuun ja kuvattuun tarjoushetken suoritusvelvollisuuteen. Tarjouksessa tulee antaa tiedot kaikkiin pyydettyihin kohtiin. Puutteellisesti täytetyt tarjouslomakkeet johtavat tarjouksen hylkäämiseen. 7.1 Kahden kuoren menettely Tarjous annetaan ns. kahden kuoren menettelyä käyttäen. Ensimmäisessä kirjeessä (KIRJE 1: LAATU) esitetään urakoitsijan toiminnan sisällön kuvaus, jonka arviointi muodostaa urakoitsijan laatupisteytyksen. Toinen kirje (KIRJE 2: HINTA) sisältää urakoitsijan hintatarjouksen ja se avataan vasta laatuarvioinnin suorittamisen jälkeen. 7.2 Suunnittelupalkkion maksaminen Osallistumisilmoituksen jättäneille urakoitsijoille ei makseta erillistä suunnittelu-/tarjouspalkkiota. Tarjouskilpailuvaiheeseen sisältyy euron (alv 0 %) suuruinen suunnittelu-/tarjouspalkkio. Palkkio maksetaan urakkasopimuksen synnyttyä tarjouskilpailussa hävinneille osapuolille. Hankkeeseen valitulle urakoitsijalle ei makseta erillistä suunnittelu-/tarjouspalkkiota. 8. TARJOUSTEN ARVIOINTI 8.1 Tarjousten avaus Tarjousten avaaminen tehdään tilaajan suljetussa avaamistilaisuudessa. Tarjoustenavaamiseen ja käsittelyyn osallistuu 3 5 tilaajan tai tilaajan asiantuntijaorganisaation asiaan perehtynyttä henkilöä. Tarjousten käsittelyyn tilaaja saa käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita. Tarjouksista avataan tai käsitellään vain ne, jotka on toimitettu tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Myöhässä jätetty tarjous palautetaan tarjoajalle avaamattomana. Tarjouksista tarkastetaan sisältävätkö ne tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Saatujen tarjousten avaustilaisuudesta pidetään pöytäkirjaa. Mahdolliset tarjouksen hylkäämisen syyt perustellaan hankintapäätöksessä. Hyväksymiskelpoisista tarjouksista tehdään tarjousvertailu kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen löytämiseksi. Tarjoukset eivät ole julkisia, ennen kuin joku tarjouksista on hyväksytty ja urakkasopimus syntynyt tai kaikki kun tarjoukset on hylätty. Tarjousta koskevasta julkisuudesta on mainittu kohdassa 5.3.

8 8.2 Arvioinnin kulku Kokonaistaloudellisuuden arviointi Kokonaistaloudellisuuden arviointi tapahtuu kahdessa käsittelyvaiheessa. Ensimmäisessä käsittelyvaiheessa arvostellaan saneeraustöiden organisoimiseen, suorittamiseen ja kehittämiseen sekä asiakastyytyväisyyteen liittyvät tarjousasiakirjat ja annetaan laatupisteet. Toisessa käsittelyvaiheessa lasketaan urakoitsijoiden hintapisteet Laatupisteet Saneeraustöiden toteutuksen sisällön vaatimukset ja painoarvot Seuraavassa on esitetty toiminnan sisältöä koskevia vaatimuksia, jotka arvostellaan tarjousten ensimmäisessä käsittelyvaiheessa. Arvioinnin perusteella muodostetaan urakoitsijan laadunarviointipisteet ja sitä kautta tarjouksen laatupisteet jäljempänä esitetyn mukaisesti. LAADUNARVIOINTIPISTEIDEN MUODOSTUMINEN, ARVIOINTIKOHTEET PAINOARVOT SANEERAUSTÖIDEN ORGANISOIMINEN Hankkeen aikataulutus 15 Kolmansien osapuolien huomioiminen 10 Organisaation osaaminen ja sitoutuminen 15 yhteensä 40 SANEERAUSTÖIDEN SUORITUS JA KEHITTÄMINEN Hankkeen toteutussuunnitelma ja dokumentointi 20 Työkohtainen/menetelmäkohtainen laadunvarmistus ja sen kehittäminen sekä kumppanuustoiminnan kehittäminen 25 yhteensä 45 ASUKASTYYTYVÄISYYDEN TURVAAMINEN Kuvaus asukastyytyväisyyden varmistamisesta 15 yhteensä 15 YHTEENSÄ 100 Taulukko 2. Laadunarviointipisteiden muodostuminen. Annetut tiedot ovat urakoitsijaa sitovia koko sopimusajan.

9 Arviointikohteet Arviointikohdissa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin. SANEERAUSTÖIDEN ORGANISOIMINEN Hankkeen aikataulutus hankkeen aikataulu ja jakaminen osakokonaisuuksiin (mm. tiedottaminen, työmaakokoukset, dokumentointi, vastaanotto jne.) kuvaus, millä menetelmillä aikataulussa pysyminen varmistetaan kuvaus, miten aikataululla turvataan työnlaatu, asiakastyytyväisyys ja kustannustaso Kolmansien osapuolien huomioiminen suunnitelma saneerausalueella sijaitsevien tonttijohtojen saneeraustarpeiden sekä kiinteistönomistajien saneeraushalukkuuden selvittämisestä ja edistämisestä toimintatavat kolmansien osapuolien kanssa tehtävästä yhteistoiminnasta liikenteenohjauksessa, työmaaturvallisuudessa ja rakentamistyön haittojen minimoimisessa toimintatavat muiden mahdollisten operaattoreiden (ml. katu) huomioimisessa Organisaation osaaminen ja sitoutuminen luettelo projektiin osallistuvista henkilöistä, heidän vastuualueistaan, ajankäytöstä projektissa, sekä heidän CV:t, joista käy ilmi kokemus vastaavista hankkeista, koulutustaso ja mahdolliset pätevyydet (mm. vesihygieniapassi, Tieturva-koulutukset, muoviputkien hitsauspätevyys yms.) varahenkilöiden nimet aliurakoitsijoiden tiedot ja tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet sekä vastuualueet ko. hankkeessa yksityiskohtaisesti määriteltynä organisaatiokaavio, jossa on esitetty myös työn laadun omaehtoisen valvonnan ja sisäisen laatujärjestelmän soveltamisen vastuutahot työyhteenliittymän osalta myös liittymän osakkaiden erilliset kuvaukset, yhtiömuoto ja Y-tunnus, joista esitetty yhteenveto on koostettu kuvaus, millä menetelmillä tarjoaja varmistaa tarjottujen henkilöiden pysymisen käytettävissä hankeen ajan SANEERAUSTÖIDEN SUORITUS JA KEHITTÄMINEN Hankkeen toteutussuunnitelma ja dokumentointi kuvaus hankkeen teknisestä toteutuksesta ja saneerausratkaisuista osakokonaisuuksittain (tekninen yleissuunnitelma) kuvaus tonttijohtosaneerausten teknisestä toteutuksesta kuvaus hankkeen ongelmakohdista sekä riskeistä kuvaus työkohtaisen raportoinnin toteuttamisesta esim. työmaapäiväkirja, laaturaportit, poikkeamaraportit, määrämitattavat työt, ympäristöraportointi (melu, tärinä yms.), asiakaspalautteet, vahingot kolmansille osapuolille ja kolmansien aiheuttamat vahingot kuvaus työturvallisuuden varmistamisesta kuvaus tiedottamisperiaatteista erilaisissa tilanteissa

10 Työkohtainen/menetelmäkohtainen laadunvarmistus ja sen kehittäminen sekä kumppanuustoiminnan kehittäminen kuvaus, miten urakoitsija osoittaa tilaajalle, että laatuvaatimusten mukainen yhtenäinen laatutaso (lopputuotteen) saavutetaan ja miten vältetään laatutason vaihtelut, toiminta poikkeamatapauksessa ja korjaavat toimenpiteet sekä poikkeaman ehkäisy, sekä laatu- ja määrämittausten suorittaminen ja dokumentointi kuvaus, miten urakoitsija tulee kehittämään työprosessejaan ja laadun tuottoaan sekä yhteistyötä ja kumppanuutta tilaajan kanssa kuvaus yhteystyöstä asiakas urakoitsija vesihuoltolaitos tonttijohtojen saneerauksesta ASUKASTYYTYVÄISYYDEN TURVAAMINEN kuvaus, miten asukastyytyväisyys turvataan kuvaus, miten väliaikainen vedenjakelu, liikennejärjestelyt, tiedotus, melu, palaute ym. asukastyytyväisyyteen vaikuttavat seikat varmistetaan Saneeraustöiden toteutuksen arviointi Saneeraustöiden toteutus pisteytetään laatupisteiksi. Pisteet määritetään vain tarjousasiakirjoista ilmenevien tietojen perusteella. Tarjousten sisältö arvostellaan taulukossa 2 mainittujen arviointikokonaisuuksien mukaisesti. Jokaisen tarjoajan tiedot arvioidaan itsenäisesti arviointikohde kerrallaan useamman arvioijan toimesta. Samasta arviointikohteesta voi saman pistemäärän saada useampi tarjoaja. Laadunarviointipisteiden keskiarvo muodostaa tarjoajan lopulliset laatupisteet. Laadunarviointipisteet muutetaan laatupisteiksi siten, että 100 laadunarviointipistettä antaa 60 laatupistettä ja 60 laadunarviointipistettä antaa 0 laatupistettä. Em. pisteiden välillä laatupisteiden pisteytys on suoraviivainen (kuva 2). Mikäli tarjoaja saa lopputulokseksi alle 60 laadunarviointipistettä, tarjous hylätään. 60,0 Laatupisteet 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0, Kuva 2. Laatupisteiden muodostuminen.

11 8.2.3 Hintapisteet Toisessa käsittelyvaiheessa avataan tarjoajien hintatarjoukset. Mikäli tarjoaja hylätään laatupisteiden arviointivaiheessa, hänen hintakuortaan ei avata eikä hintatarjousta arvioida. Saneeraustöiden tarjousten vertailuhintana on tarjottu yksikköhintaperusteinen kokonaishinta. Tarjoushintojen pisteytys (kuva 3) tehdään seuraavan periaatteen mukaisesti: halvin tavoitehinta antaa enimmäispistemäärän 40 muiden tarjoajien hinnat suhteutetaan alhaisimman tarjouksenantajan hintaan tarjoushinnan pisteytys on suoraviivainen em. pisteiden välillä Halvin hinta antaa 40 hintapistettä ja 100 % kalliimpi hinta antaa 0 hintapistettä Hintapisteet Kuva 3. Hintapisteiden muodostuminen. 9. KOKONAISTALOUDELLISESTI EDULLISIN TARJOUS Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt urakoitsija, joka on saanut suurimman yhteispistemäärän (laatupisteet + hintapisteet). Valitun urakoitsijan ja tilaajan kesken laaditaan koko hanketta koskeva kvr-urakkasopimus. Mikäli tarjoajat saavat saman yhteispistemäärän (vertailupistemäärän) edullisimmaksi katsotaan se tarjoaja, jolla on paremmat pisteet kohdassa Saneeraustöiden suoritus ja kehittäminen sen jälkeen se, jolla on paremmat pisteet kohdassa Saneeraustöiden organisoiminen

12 10. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Sopimus syntyy kun urakkasopimus on molemmin puolin allekirjoitettu. xx.xx.2016 X Jukka Meriluoto Toimitusjohtaja, HS-Vesi