Verkkotiedottaja työyhteisöviestinnän ja kulttuurimurroksen viestinviejänä Heli Alanko Tiedottaja, Kelan viestintä

Transkriptio

1 Verkkotiedottaja työyhteisöviestinnän ja kulttuurimurroksen viestinviejänä Heli Alanko Tiedottaja, Kelan viestintä

2 Kelanetistä Sinettiin Kelassa siirrytään SharePoint-maailmaan tämän vuoden aikana. SP2013 alustalle toteutetaan Sinetti eli viestinnällinen intranet, Oma Sinetti (My Site) ja työtilat. SharePoint out of the box vs. räätälöinnit. Taustaselvityksiä on tehty syksystä 2012 lähtien, toteutusprojekti alkoi määrittelytyöpajoilla tammikuussa Release 1:n julkaisutavoite on syksyllä

3 Sinetin visio Kelalaiset löytävät tarpeisiinsa sopivat yhteydenpitokeinot, tiedonjakamisen mallit ja nopean ja vaivattoman tavan löytää ja seurata itselle ja ammattiprofiilille tarpeellista tietoa. Kelalaisten osaamispääoma kasvaa ja työstä tulee hallittavampaa. 3

4 Sinetin missio Sinetti mahdollistaa ihmisten, työn ja tiedon liikkumista muuttamalla kommunikoinnin, palaveeraamisen ja tiedon hankinnan malleja monipuolisemmiksi sekä luomalla parhaat hallintatavat tavoitettavuudelle. 4

5 Projektin tavoitteet 1. Teknisen alustan vaihtaminen kestävälle ja kehittyvälle pohjalle 2. Viestinnällisen intranetin uudistaminen 3. Työtapojen uudistaminen ja työn sujuvoittaminen 4. Tiedon laadun ja löydettävyyden parantaminen 5. Työkalujen käytettävyyden parantaminen Päätavoitteet tukevat toisiaan ja niillä on yhteisiä elementtejä. 5

6 Tavoitteet: Viestinnällinen intranet Intranetin aseman vahvistaminen keskeisimmäksi sisäiseksi viestintäkanavaksi. Tiedon löydettävyyden parantaminen. Ensijulkaisuna intranet tulee olemaan varsin perinteinen tiedon majakka. Konseptin kehittäminen siintää kuitenkin tulevaisuudessa. Jatkokehitys. 6

7 Tavoitteet: Tiedon laadun ja löydettävyyden parantaminen 7 Kattavat hakupalvelut parantavat tiedon löydettävyyttä ja ylläpitävät sen laatua. Haku on tiedon säilytyspaikasta riippumaton. Metatietojen hyödyntäminen oikein. Intranetin rakenne on uudistettu tukemaan tiedon laadun hallintaa ja löydettävyyttä. Tiedon avoimuusperiaate tukee tavoitteen saavuttamista. Dokumenttien ja tietojen hallintaa parannetaan. Samaa tietoa tai dokumenttia ei julkaista erikseen moneen paikkaan, vaan se pysyy ajan tasalla kaikissa julkaisu- ja käyttökohteissaan. Henkilöt ja heidän tietonsa löytyvät sekä erillisinä että eri asioiden yhteydestä.

8 Työtapojen uudistaminen ja työn sujuvoittaminen Yhtenäiset ja johdonmukaiset työtavat, ei tarvitse opetella aina uusille tavoille. Valmiit mallit toimintatapoihin. Työkulttuuria muutetaan asteittain kohti uusia työtapoja. Esim. avoimuus, yhteisöllisyys, tiedon jakaminen. Kelalaiset tekevät hyvin erilaisia töitä, joilla on erilaiset tavoitteet. Henkilöstön teknisissä valmiuksissa ja odotuksissa on suuriakin eroja. Ratkaisun pitää palvella kaikkia. Luotetaan pitkälti valitun tuotteen valmiisiin toiminnallisuuksiin. Työtilat, MySite, SkyDrivePro, Lync ja Outlook osana kokonaisuutta 8

9 Viestintä linkkiasemana Viestintä on ratkaisevan tärkeää. Ideointi ja visiointi. Viestinnän edustajat ovat usein myös loppukäyttäjän ja maalaisjärjen äänenä. 9

10 6 teesiä intrauudistuksesta

11 1. Kuuntele yhteisöäsi Sinetin taustaselvitykset aloitettiin hyvissä ajoin. Tekninen ratkaisu päätettiin 2010 Sisällöntuotannon ja käyttöliittymän suunnittelu aloitettiin 2012 syksyllä Konsepti syntyi vuosi sitten Eri tapoja kuunnella ja osallistaa. Työryhmätyöskentely Infot Blogi Nimikilpailu Käytettävyystestit Ketä pitäisi kuunnella? 11

12 2. Johda muutosta Muutos tuntuu hyvältä ja pahalta. Tunnista vastarannankiiskit ja vastalauseet. Intrauudistuksen ratkaisuehdotukset voi myydä sisäisesti vain kytkemällä ne sisäisesti hyväksyttyihin tavoitteisiin. Ihmisten kuunteleminen! 12

13 2. Johda muutosta Sinetin hyödyt Vuorovaikutus helpottuu, ihmisten ja asioiden seuraaminen. Yhteistyö oman yksiköt, projektin tai osaamisryhmän välillä helpottuu. Tieto löytyy nopeammin. Sisällöntuotanto helpottuu, mm. dynaamiset listat ja nostot. Kelalaisten oma käsitys Kelasta modernina työpaikkana paranee. 13

14 3. Tunnista sidosryhmät ja niiden merkitys Intraprojektin sidosryhmät ovat pääosin sisäisiä, myös kumppanit otettava huomioon Kuunteleva, vaikuttava vai osallistuva sidosryhmä? Yksittäiset henkilöt, organisaatioryhmät, projektit 14

15 4. Avainhenkilöiden ja -ryhmien huomioiminen Aktiivinen ja muutokseen valmistava viestintä koko henkilöstölle. Muutosagentit, johto, läheiset projektit. Keskusteleminen ja osallistaminen. Suunnannäyttäjät Oman Sinetin ja työtilojen käytössä. Hyötynäkökulma omassa kontekstissa tarjoa valmiita paketteja. Osaamisryhmille voi tarjota uutta mahdollisuutta tiedonjakoon työtilojen kautta. It-tuki tärkeä sisäinen kumppani jo projektivaiheessa uuden työkalun tuki sisällöntuottajille. 15

16 5. Sisällöntuottajien rooli Hajautettu sisällöntuotanto, oto-sisällöntuottajia kokonaisuudessaan yli 100. Projektin aikana yhteisten osioiden sisällöntuotannossa n. 40 pääasiassa keskushallinnon asiantuntijaa mukana. Toteuttavat käytännössä uudistetut sisällöntuotannon linjaukset, jotka tulevat palvelemaan kaikkia kelalaisia. Ruohonjuuritason vaikuttajat organisaatiossa. Innostusta tuettava, jottei se jää työkuorman jalkoihin. 16

17 5. Sisällöntuottajien rooli Koulutusta ja tukea sisällöntuottajille Koulutukset sisällöntuotantoon ja järjestelmän käyttöön Kirjoitustyyliopas Näin kirjoitan Sinettiin Pilottityötilassa ohjeita, keskustelupalsta jne. Infot ja klinikat Sisällöntuotantolomake 17

18 6. Älä lopeta julkaisuun Visio vx.x Visio vx.x SharePoint vx.x? SharePoint /2014 Visio v Leimasin V1 201x Leimasin V2 201x Leimasin V3