Tiedolla johtaminen Ylä-Savon koulutuskuntayhtymässä - mitä, miksi, miten?

Transkriptio

1 Tiedolla johtaminen Ylä-Savon koulutuskuntayhtymässä - mitä, miksi, miten? Kari Puumalainen, kuntayhtymän johtaja, Kari.puumalainen@ysao.fi /

2 Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä Omistajakuntien maantieteellinen pinta-ala: 9310 km2 (vrt. Uusimaa n km2) Väestöpohja: n asukasta Ylä-Savon ammattiopisto on monialainen, mutta samalla erikoistunut ammatillinen oppilaitos Vahvoja aloja mm. maanrakennus, logistiikka ja luonnonvara-ala, joissa opiskelijoita ympäri Suomea Opiskelijoita hakeutuu n. 150 kunnasta ympäri Suomen EduSavo Oy - Perustettu Liikevaihto 2017, n eur, (2018 n. 1M, 2019 n. 1,2 M ) - Ei ns. hankintayksikkö / sidosyksikkö

3 YSAO lukuina v Vuosiopiskelijoita 1623,4 (volyymi sama kuin 2016) Henkilöstömäärä: 205 Liikevaihto: 20,31 M Suoritetut tutkinnot: 850 kpl Läpäisyaste (PT) %: 74,3 % Omistajat: Ylä-Savon kunnat ja Rautavaara

4 Miksi tehtiin?

5 Taustaa Vuosina OKM sekä TEM ovat leikanneet ammatillisten koulutuksen, työvoimakoulutuksen ja muiden palveluiden hankintoja. Julkisuudessa keskustelua on pääasiassa käyty vain tämän vaalikauden aikaisista leikkauksista ja vain OKM:n hallinnonalasta. Leikkaukset ovat kohdelleet järjestäjiä eri tavalla. Joidenkin järjestäjien osalta rahoitusta ei ole juurikaan vähennetty, mutta heidän opiskelijamääräänsä on lisätty Osalla järjestäjiä kuten Ylä-Savon koulutuskuntayhtymällä leikkausaste on ollut n. 30% (YSAO:lla n. 30% / yli 8 miljoonaa euroa) Samanaikaisesti opiskelijamäärissä on tapahtunut n. 10% lasku (paikkaleikkaus) Tällä hetkellä YSAO kouluttaa n opiskelijavuotta/vuosi, mutta saa rahoituksen n opiskelijavuoden osalta. Yhden vuoden arvo on n euroa > tästä syntyvä rahoitusvaje n euroa.

6

7

8 Miksi tiedolla johtamista YSAO:lla Toimintaympäristö oli muuttumassa nopeasti, isosti ja peruuttamattomasti -> pienillä vanhan toiminnan korjausliikkeillä ei olisi saatu aikaan sellaisia muutoksia, joiden avulla olisimme myös jatkossa kilpailukykyinen ja laadukas ammatillisen koulutuksen järjestäjä. v.2014 tiedolla johtaminen nostettiin yhdeksi keskeiseksi toiminnan kehityskohteeksi - osana kokonaismuutosta ja kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyötä. Organisaation toimintamallia muutettiin perinteisestä funktionaalisesta organisaatiosta prosessiorganisaatioksi. Vanhat prosessit unohdettiin ja uudet prosessit rakennettiin. Jälkikäteen ajateltuna, teimme juuri oikeita asioita oikeaan aikaan. Mikäli muutostyö pitäisi käynnistää nyt, kun rahat on viety olisi tarvittavien päätösten läpivienti paljon vaikeampaa ja hyödyt saataisiin vasta vuosien päästä.

9 YSAO:n toimintamallin muutos Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän johtamisjärjestelmä oli vuoteen 2012 saakka hyvin perinteinen funktionaalinen johtamisjärjestelmä Toimintaa ohjattiin vahvasti ylhäältä alas putkissa Haasteena mm. Toiminnan kehittäminen Asiat kehittyivät organisaatiossa eri tahdissa, riippuen tulosalueen/yksikön johtajasta/päälliköstä Yksiköt sinällään hyvin tehokkaita, mutta yksikköjen välinen yhteistoiminta välillä haasteellista Kaikilla omat resurssit (henkilöstö, hankinnat, yms.) Osaoptimointiongelmat Näkemys asioiden tilasta subjektiivinen (riippuu johtajasta/päälliköstä)

10 Muutoksen tavoitteita Toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen / kehittyminen Pois yksikkökohtaisesta osaoptimoinnista Nopeampi asioiden läpimenoaika Kehittämisvastuun jakaminen laajemmalle organisaatioon Näkemys asioiden tilasta objektiivinen (ei riipu johtajasta/päälliköstä) Toiminnallisten ja laadullisten tulosten parantaminen

11 Johtaja Tulosalue Tulosalue Tulosalue Tulosalue Tulosalue Johtaja Johtaja Johtaja Johtaja Johtaja Tiedon kulku vahvaa Tulosyksikkö Päällikkö Tulosyksikkö Päällikkö Tulosyksikkö Päällikkö Tiedon kulku heikkoa

12 Kokonaisarkkitehtuurista YSAO käynnisti kokonaisarkkitehtuurihankkeen Liiketoiminta-arkkitehtuuri = YSAO:n prosessimalli YSAO ei ole toteuttanut kokonaisarkkitehtuurityötä JHS:n suosituksia orjallisesti noudattaen, vaan on joutunut tekemään valintoja haasteellisten taloudellisten reunaehtojen vallitessa Tekemisessä on poimittu rusinat pullasta, kokonaisarkkitehtuurimallin periaatteita on hyödynnetty ja sovellettu useissa vaiheissa Liiketoiminta-arkkitehtuuri on tarkkaan mallinnettu Tietojärjestelmäarkkitehtuuria jonkin verran Tietoarkkitehtuuria niiltä osin kuin on ollut pakko, jotta järjestelmiä on saatu vietyä eteenpäin. Tämä on jatkuvan työn alla ja uusi kehitysloikka on käynnistetty ja lisäresurssia palkattu Teknologia-arkkitehtuuria on mallinnettu osittain Samalla on tehty tietoisia riski valintoja, joidenkin asioiden mallintamisen keveyden osalta Käytetään paljon iteratiivisia prosesseja, joissa kehitystyötä ja suunnittelua tehdään yhtä aikaa

13 Lähtökohta Oikea ja ajantasainen tieto toiminnan nykytilasta sekä realistinen ennuste tulevasta on tehokkaan johtamisen keskeinen työväline ja päätöksenteon perusta. Tavoite Jokaisella työntekijällä on pääsy työssä tarvittaviin asiakirjoihin ja tietoihin käsiksi mahdollisimman helposti. Jokainen henkilöstön jäsen suunnittelee ja ohjaa työskentelyään käytettävissä olevan tiedon perusteella.

14 Käytössämme on monipuoliset sähköiset työkalut strategiatyön jalkauttamiseen ja seurantaan (tuloskorttiin integroitu strategiatyökalu) tietoaineistojen hyödyntämiseen (M-Files asianhallintajärjestelmä kokonaisuus, DOHA) tulostiedon reaaliaikaiseen hyödyntämiseen (sähköinen tuloskortti) tulosten analysointiin ja eri asioiden syy-yhteyksien määrittämiseen (TCD Analytics) Koko henkilöstö saa käyttöönsä työnsä kannalta tarpeelliset laitteet ja pääsee käsiksi kaikkeen tietoaineistoon ajasta ja paikasta riippumattomasti pc-laitteilla, tableteilla ja älypuhelimilla. Samanaikaisesti on tehty muutoksia fyysiseen toimintaympäristöön omista työpisteistä pääsääntöisesti luovuttu uudistetuissa työtiloissa Uudet tilat eivät mahdollista suuren paperimäärän säilyttämistä työpisteessä Asianhallintaprojekti nro 2 on käynnistetty Tavoitteena täysin sähköistetty asianhallinta Sähköinen arkistointi Tilanne tällä hetkellä Dynastysta luopuminen (M-Files korvaa)

15 Mitä tehtiin?

16 Toiminnan kuvaaminen ja määrittely / asioiden väliset yhteydet QL Laatutoiminta Oy Viitekehys: Liiketoiminnan dokumentoinnin ja kytkentöjen hierarkia Liiketoimintastrategia ja suunnitelma yleiset pelisäännöt ja menettelyt, arviointi Liiketoimintamalli, prosessikartta Vaatimusstandardit ja arviointikriteeristöt Menetelmä-/ käyttöohjeet Tiedot ja asiakirjat - prosessi Prosessistrategia ja suunnitelma pelisäännöt, menettelyt, arviointi Prosessistrategia ja suunnitelma pelisäännöt, menettelyt, arviointi Prosessistrategia ja suunnitelma pelisäännöt, menettelyt, arviointi Prosessikuvas Tarve Toiminto Toiminto Toiminto Prosessikuvaus Tarve Toiminto Toiminto Toiminto Prosessikuvaus Tarve Toiminto Toiminto Toiminto Hyöty Hyöty Hyöty Toiminta- /työohjeet Toiminta- /työohjeet Toiminta- /työohjeet

17 Toiminnan kuvaaminen ja määrittely / asioiden väliset yhteydet QL Laatutoiminta Oy Viitekehys: Liiketoiminnan vaatimustenmukaisuuden osoittaminen Laadunhallinta Liikeidea ja strategia Hyvät käytännöt: Vaatimukset: YSAOn palvelut ja palvelutarjonta Vastaavuus Näkökulma Vastaavuus Liiketoiminta vaatimustenmukaisuus, pieni vaihtelu ja virheettömyys Näyttö Tallenteet: Liiketoiminnan tulokset OKM:n laadunhallintakriteeristö OPH:n laadunhallintasuositus Viranomaisvaatimukset, lait ja asetukset Tapahtumat, merkinnät, suoritukset, tarkastukset, muistiot, jne. ns. laatutiedostot )

18 Toiminnan kuvaaminen ja määrittely / asioiden väliset yhteydet QL Laatutoiminta Oy Viitekehys: Tietämyksen hallinnan hierarkia Toiminta prosesseissa Tiedot ja asiakirjat - prosessi Kehittämisen hallinnan prosessit Datasta jalostettu informaatio - Numeroista/merkeistä tuotettu ilmiötä selittävä raportti, analyysi, taulukko, grafiikka Ilmiöstä mitattu data - Mittaustulos, informaation raaka-aine - Numeroina/merkkeinä näkyväksi tehty ilmiö Liiketoiminnassa vaikuttava ilmiö - Ilmiöiden tunnistaminen - Mitattavissa oleva asia/tapahtuma Kokemuksista jalostunut viisaus - Ymmärrys käyttää tietoa hyödyksi - kokemus - Oppiminen, oivallus, soveltaminen, sosiaalisuus Tiedosta omaksumisesta syntynyt ymmärrys - Sisäistetty tieto, taito ja osaaminen - Halu ja motivaatio Toiminnassa käytettävä tieto - Informaatiosta koottu tilannesidonnainen työssä tarvittava resurssi, asiakirja, muistio, ohje

19 QL Laatutoiminta Oy

20 YSAOn liiketoimintamalli - Prosessien välinen vuorovaikutus QL Laatutoiminta Oy Prosessikartta: Prosessien vuorovaikutus Asiakkaat ja markkinat Asiakkuuksien hallinta Suunnittelun hallinta HOKS-palvelut Opiskelija Resurssien hallinta Sisäiset palvelut Kehittämisen hallinta Johtamisen hallinta Toimittajat Strateginen johtaminen (liiketoiminnan suunnittelu) Tarve Strategia Viestintä YSAOpalvelukori ammatillinen koulutus sopimuskoulutus yritys-, yhteisö ja yleisöpalvelut Palvelukuvaukset Palvelun kehittäminen etsii palveluja Operatiivinen johtaminen Edunvalvonta Palvelukuvaus: Henkilöstö, tieto-, tila-, tekniikkaresurssit Turvallisuus Markkinointi Henkilöstö Tiedot ja asiakirjat Kilpailuttaa hankintoja Kilpailutuksiin osallistuminen Koulutuksen suunnittelu ja johtaminen Hankinta /puitesopimus Henkilökohtaistaminen ja perehdytys opiskelija sitoutuu HOKSiin Opiskelijan hyvinvoinnin turvaaminen elää opiskelijan arkea ja voi hyvin Tieto- ja viestintätekniikka Hankinnat Hankkii/ostaa palveluja Hakeutuminen ja opiskelijavalinta Tila Alihankintapalvelut, materiaalit, tarvikkeet, laitteet, jne. Opiskelusopimus tai myyntisopimus hyödyntää palveluja Palvelumyynti ja - tuotanto Kuljetus ja varastointi Ruoka Opetusvälineet, kalusto, materiaalit ja tarvikkeet Opiskelumateriaalit Kalusto Eläimet Vaatteet ja turvavarusteet Aluekehittäminen valmistuu Toiminnan kehitys Toiminnan tulokset Asiakkuuden hoito Osaamisen osoittaminen ja arviointi Palautteet ja reklamaatiot Laadunhallinta Hyöty Koulutuksen toteutussuunnitelma Oppimisen ohjaus ja palaute osaamisen kehittymisestä Opiskelija opiskelee ja oppii eri oppimisympäristöissä sekä osoittaa osaamisensa Eväitä työelämään ja jatkoopintoihin Talous Tulokset Sidosryhmät EU, valtio, Pohjois-Savon ja Ylä-Savon toimijat, omistajakunnat, verkostot, rahoittajat, ammatti- ja toimialajärjestöt, jne.

21 Työnjako Prosessinomistajat yhdessä prosessiryhmän ja asiantuntijoiden kanssa luovat pelisäännöt kyseisen prosessin toteuttamiseksi. Jokaisen YSAOlaisen vastuulla on toimia prosessin mukaisesti. Linjaorganisaation esimiesten tehtävänä on varmistaa, että ohjeiden mukaan toimitaan.

22 Esim. Toiminnan kehittäminen QL Laatutoiminta Oy

23 Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä / Ylä-Savon ammattiopisto: uusi organisaatiomalli versio 1.0 QL Laatutoiminta Oy Asiakkuus- ja opiskelijahankinnan osaamisalue Asiakkuuksien hallinta Kehitysjohtaja Asiakas ja opiskelijahankinta Opetustoiminnan osaamisalue Suunnittelun hallinta Palvelujen hallinta Koulutusjohtaja Teknologian- ja liikenteen osaamisalue Liiketoiminnan ja hyvinvoinnin osaamisalue Koulutusjohtaja Kuntayhtymä Johtamisen hallinta Yhtymähallitus Yhtymävaltuusto Kuntayhtymän johtaja / rehtori Henkilöstöosaamisen osaamisalue Henkilöstön hallinta Henkilöstöjohtaja Henkilöstö, henkilöstön kohdentuminen, osaaminen Resurssien hallinnan osaamisalue Resurssien hallinta Talous, kiinteistöt, laitteet, materiaalit Talousjohtaja Sisäisten palvelujen osaamisalue Sisäiset palvelut Hankinnat, hyvinvointi, turvallisuus, viestintä, ruoka, kuljetus- ja varastointi Kehittämisen osaamisalue Kehittämisen hallinta Uudet palvelut, kehittämisprojektit Tarkastuslautakunta Laadunhallinnan osaamisalue Laadunhallinta Kehitysjohtaja Laaduntuottokyky, tulosseuranta Kuntayhtymän johtoryhmä Päälliköt, osaamisalayksiköt /ryhmät/tiimit

24 Tiedolla johtaminen prosessina Tietotarpeiden tunnistaminen Tiedon varastointi Tiedon hankinta Tiedon jakelu Tiedon käyttö Muutokset toiminnassa

25 Käytössä olevia työkaluja

26

27

28

29 Sähköinen tuloskortti Ajantasainen tieto tietovarastosta kaikkien saatavilla myös mobiililaitteilla Kehittämisideoiden ja palautteiden työnkulut sekä hankerekisteri ja dokumentit DOHAssa Kerätyn tiedon analysointi TCD Analytics - ohjelmalla

30

31 Mittarikohtainen tarkastelu kuukausittain, verrattuna tavoitteeseen, luokiteltuna jne

32 Porautuvuus YSAO-tasolta koulutusala/ryhmätasolle

33 Tuloskortin käyttö Tieto itsessään ei tuo organisaatiolle lisäarvoa, vaan vaaditaan taho, joka käyttää hyväkseen tuotettua tietoa, raportteja ja analyyseja Koulutusalakohtaiset tulokset tarkastellaan vähintään kuukausittain koulutusalojen palavereissa KY-tasolla tarkastelu kuukausittain johdon katselmuksen yhteydessä

34 Kerätyn tiedon analysointi Mikä vaikuttaa opiskelijan vastukseen OPIX-kyselyn väittämään Opettajat ovat kiinnostuneita siitä, mitä minulle kuuluu, (p<0,005)

35 Edut ja rajoitteet Työssä tarvittavat tiedot ovat kaikkien työntekijöiden saatavilla myös mobiilisti Tuloskortti ei selittele -> ongelmiin puututaan ripeästi! Paraskaan järjestelmä, tietovarasto tai tuloskortti ei ole minkään arvoinen, jos sinne syötetyt tiedot eivät ole kunnossa!

36 Keskeisiä järjestelmiä, joiden avulla toimintaa ohjataan Talousjärjestelmä Oppilashallinto Primus Tietovarasto - Mittaristo - Strategiatyökalu - Personoidut käyttäjänäkymät M-Files (DOHA) - Asianhallinta - Asiakkuudenhallinta - Sopimukset - Työnkulut - Ohjeet - Yms.. CQ (ennakointi, osaamisarvionnit, rekrytointi) Työajanseuranta Intranet Ajasta ja paikasta riippumaton tapa saavuttaa tieto = Erilaiset päätelaitteet: - pc/kannettavat - Tabletit - matkapuhelimet Langaton esitystekniikka (Kramer) + älynäytöt /-tykit

37 Mitä tavoitellaan (osa on jo käytössä) Palautejärjestelmät CQ (ennakointi) CRM (tuleva työ = tarjouskanta) Suoritetietojen ja muutosten kirjaus reaaliajassa TIETOVARASTO Työn suunnittelu (Primus,TAS) (=miten se mitä on tulossa aiotaan toteuttaa) PRIMUS Opiskelijatiedot, suoritetiedot, suunnitelmat TAS Työajanseuranta Mittaritiedot + laskentamallit = ennusteet Miten meillä menee ja miten tulee käymään Talouden suunnittelu Talousjärjestelmät Skenaariot Käyttäjälähtöisten näkymien jatkokehittäminen

38 Onnistumisen edellytykset Motivoitunut henkilöstö Asian tärkeyden ymmärtänyt virka- ja luottamusmiesjohto Hyvät yhteistyökumppanit: QL-Laatutoiminta Oy, Seppo Mattila TCD consulting Oy, Jukka Soininen Itä-suomalaisten koulutuksenjärjestäjien verkosto

39 Mitä saatiin aikaan?

40 Laatupalkinto Ylä-Savon koulutuskuntayhtymälle myönnettiin Ammatillisen koulutuksen laatupalkinto 2017, kilpailun erityisteemana oli tiedolla johtaminen. Keskeiset toimintaa mittaavat tunnusluvut: - Tutkinnot - Kassan riittävyys - Opiskelijapalautteet - Tutkintojen määrä / opiskelijavuodet Ovat parantuneet huolimatta merkittävästä (n. 30%) pienemmistä taloudellisista resursseista.