Excel 2007 jatkokurssi

Transkriptio

1 Excel 2007 jatkokurssi Suomenkielinen materiaali, suomenkielinen ohjelma

2 Excel 2007 fi-fi 2 / 31 SISÄLLYSLUETTELO SISÄLLYSLUETTELO... 2 Tiedostomuodot... 3 Pikatyökalurivin mukauttaminen... 4 Excelin asetukset... 5 Käyttäjän asetukset... 5 Lisäasetukset... 6 Valvontakeskus... 6 Funktiot... 7 Yleistä funktioista... 7 Funktiokaavan luominen... 8 JOS (IF) funktio SUMMA.JOS (SUMIF) funktio LASKE.JOS (COUNTIF)-funktio LASKE (COUNT), LASKE.A (COUNTA) ja LASKE.TYHJÄT (COUNTBLANK) funktiot ITSEISARVO (ABS) funktio KETJUTA (CONCATENATE) funktio PIENI (SMALL) ja SUURI (LARGE) funktiot TULO (PRODUCT) funktio PYÖRISTÄ (ROUND) funktio Phaku (VLOOKUP) funktio Vhaku (HLOOKUP) funktio MAKSU (PMT) funktio JA (AND) funktio TAI (OR) funktio NYT (NOW) funktio TÄMÄ.PÄIVÄ (TODAY) funktio Päivämäärät ja ajat Päivämäärien ja ajan käsittely Päivämäärän ja ajan muotoilukoodit Laskentataulukon suojaus Ehdollinen muotoilu Syöttörajoitteet kelpoisuustarkistus Malli (template)... 30

3 Excel 2007 fi-fi 3 / 31 Tiedostomuodot Microsoft Excel 2007 tallentaa tiedostot, omassa uudessa tallennusmuodossa. Tallennusmuoto ei ole yhteensopiva Excelin aikaisempien versioiden kanssa. Tiedostomuoto.xlsx.xlsm.xltm.xlam.xlsb.xls,.xlt Kommentit Oletustiedostomuoto Työkirja ei voi sisältää makroja Työkirja voi sisältää makroja Excel 2007 mallityökirja Excel 2007 mallityökirja joka voi sisältää makroja Binäärinen tallennusmuoto. Avautuu nopeammin kuin.xlsx-tiedosto. Ero näkyy isoilla tiedostoilla. Vanhoja (Excel ) tiedostomuotoja. Vanhoilla ohjelmaversioilla tehdyt työkirjat avautuvat tähän muotoon (yhteensopivuustila). Tallentaminen PDF-tiedostona Vanhoihin Office-versioihin on saatavissa lisäohjelma (FileFormatConverters.exe) jonka avulla niillä voi käsitellä Office 2007 / Excel 2007 tiedostoja. Microsoftin sivuilta on ladattavissa lisäohjelma (SaveAsPDFandXPS.exe) jonka avulla tiedoston voi tallentaa myös PDF-muodossa. Tallennus tapahtuu tavalliseen tapaan, tiedostomuodoksi valitaan.pdf. PDF (Portabel Document Format) tiedostot ovat luettavissa esim. Acrobat Reader-ohjelmalla.

4 Excel 2007 fi-fi 4 / 31 Pikatyökalurivin mukauttaminen Pikatyökaluriville voidaan tuoda uusia painikkeita seuraavalla tavalla 1. Napsauta hiiren oikealla painikkeella pikatyökalurivin päällä. 2. Valitse pikavalikosta vaihtoehto Mukauta pikatyökaluriviä. 3. Valitse komento jonka haluat lisätä pikatyökaluriville. 4. Napsauta Lisää-painiketta. 5. Siirrä tarvittaessa komentoa ylös/alaspäin oikean alareunan ylös- tai alas-painikkeilla. Pikatyökaluriville on lisätty muutamia painikkeita

5 Excel 2007 fi-fi 5 / 31 Excelin asetukset Käyttäjän asetukset Excelin asetukset löytyvät Office-valikon napsauttamalla alareunan Ecxelin asetukset -painiketta. Näytä pikavalikoima valinnan yhteydessä. Napsautettaessa hiiren oikeaa painiketta valinnan päällä pikavalikon lisäksi tulee esiin pikavalikoima työkaluja. Ota reaaliaikainen esikatselu käyttöön. Erilaiset muotoilujen vaikutus taulukon ulkonäköön näytetään jo valinnan aikana. Näytä kehitystyökalut valintanauhassa. Jos työskentelet makro-ohjelmoinnin kanssa, haluat ehkä pitää tämän valintanauhan näkyvissä. Asetus vaikuttaa kaikkiin MS Office-ohjelmiin. Omat luettelot-painike Voit lisätä omia luetteloita. Ohjelmassa on alun perin Windowsin maa-asetusten kielen mukaan viikonpäivät ja kuukaudet. Voit lisätä oman luettelon kirjoittamalla sen Luettelon osat-kenttään ja napsauttamalla Lisää-painiketta.

6 Excel 2007 fi-fi 6 / 31 Lisäasetukset Näytä nolla soluissa, jotka sisältävät nolla-arvon. Poistamalla valinnan voit piilottaa taulukosta siinä turhaan näkyvät nolla-arvot (esim. matkalasku-lomakkeesta). Valvontakeskus Napsauta Excelin asetukset, Valvontakeskus, Valvontakeskuksen asetukset, Makrojen asetukset. Valitse vaihtoehto Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita.

7 Excel 2007 fi-fi 7 / 31 Funktiot Yleistä funktioista Ohjelma sisältää suuren joukon funktioita esim. matematiikan, ja rahoituksen alueelta. Funktiot yksinkertaistavat vaativien laskutoimitusten suorittamista. Kaavat-välilehdellä on näkyvissä funktioihin liittyviä painikkeita. Esim. =KESKIARVO(A5:C20) Palauttaa alueella A5:C20 olevien lukujen keskiarvon. Funktioitten ketjuttaminen =MAKSU(10%;36;40000) Yksi tai useampi argumentti. Argumentit erotetaan toisistaan puolipisteellä ; Argumentit sijoitetaan sulkujen sisään. Funktion nimi Yhtäsuuruusmerkki MAKSU-funktio palauttaa annuiteettilainan maksuerän suuruuden. Argumentteina voidaan käyttää soluviittauksia (esim. A5) tai vakioita (esim. lukua 36). Argumenttina voi myös olla kaava tai toinen funktio. Funktion kirjoitussääntöjä (syntaksia) on noudatettava. Funktiokaavassa ei saa olla välilyöntejä. Jos funktion nimi on virheellinen näytetään solussa virheilmoitus #NIMI? Yleisimmät funktiot löytyvät myös napsauttamalla Aloita-välilehdellä Summapainikkeen oikealla puolella olevaa nuolta. Esimerkki Sisäkkäiset funktiot Esimerkki Suurimman ja pienimmän luvun erotus =MAKS(B10:H19)-MIN(B10:H19) JA-funktiota käytetään Jos-funktion sisällä osana totuus-testiä. =JOS(JA(B2="x";B3="x");"Erikoisalennus";"Ei lisäalennusta")

8 Excel 2007 fi-fi 8 / 31 Funktiokaavan luominen Ohjattu funktion luominen Valitse solu johon haluat luoda kaavan. Napsauta Lisää funktio-painiketta kaavarivillä. Valitse funktio jota haluat käyttää. Määrittele funktion argumentit. Ikkunan alaosassa näkyy valittuun argumenttiin liittyviä ohjeita. Funktion palauttama lopputulos näkyy argumenttiluettelon alapuolella. Kaavan lopputulos näkyy ikkunan alaosassa. Kun kaava on hyväksytty OK-painikkeella, lopputulos näkyy kaavasolussa. Kaava on näkyvissä kaavarivillä.

9 Excel 2007 fi-fi 9 / 31 Funktion täydentäminen kaavaa kirjoitettaessa Funktiokaava voidaan luoda myös kirjoittamalla. Kirjoittamisen aikana kaavaa on mahdollista täydentää ohjelman näyttämillä vaihtoehdoilla. Kirjoittamisen aikana on myös näkyvissä funktioon liittyvä ohjeteksti ja argumenttiluettelo. Kaavan kirjoittaminen on aloitettu. Kaavaluettelo on näkyvissä, haluttu vaihtoehto voidaan valita luettelosta. Kaavan kirjoittaminen jatkuu, korko-argumentti on määritelty ja kirjoitettu puolipiste (;). Solu B5 on valittu, ohjeteksti näyttää argumentin nimen. Kaava on valmis hyväksyttäväksi.

10 Excel 2007 fi-fi 10 / 31 JOS (IF) funktio Laskennan yhteydessä tulee usein esille tilanteita jossa lähtöarvot vaikuttavat siihen miten lopputulos lasketaan. Esim. kantaasiakassaa suuremman alennuksen kuin muut asiakkaat jne. Jos sinun pitää laskennassa huomioida tällaisia asioita voit käyttää funktiota JOS (IF). =JOS(Totuus_testi;arvo_jos_tosi;arvo_jos_epätosi) Funktiossa käytetään kolmea argumenttia: Totuustesti Totuustesti tehdään käyttämällä vertailuoperaattoreita. Vertailuoperaattorit > suurempi kuin >= suurempi tai yhtäsuuri kuin < pienempi kuin <= pienempi tai yhtäsuuri kuin = yhtäsuuri kuin <> erisuuri kuin Totuustesti palauttaa on loogisen arvon TOSI EPÄTOSI jos ehto täyttyy (eng. true) jos ehto ei täyty (eng. false) Esimerkkejä Testi Lopputulos =10 > 2 TOSI =10 < 2 EPÄTOSI =A5 > B15 Antaa tuloksen TOSI jos solun arvo on suurempi kuin solun B15 arvo. ="a" > "b" EPÄTOSI, kirjaimen a koodi on pienempi kuin b-kirjaimen

11 Excel 2007 fi-fi 11 / 31 Arvo_jos_tosi Tämä osa funktiokaavasta toteutetaan jos totuustesti antaalopputulokseksi arvon TOSI. Argumenttina voi olla esimerkiksikaava jonka lopputulos näytetään solussa. Argumentiksi voidaan myös antaa merkkijono (teksti) joka näytetään jos ehto täyttyy. Arvo_jos_epätosi Tämä osa funktiokaavasta toteutetaan jos totuustesti antaa lopputulokseksi arvon EPÄTOSI. Esimerkkejä =JOS(A5>B6;"Tavoite saavutettu";"ei onnistunut") Kaavasolussa näytetään teksti "Tavoite saavutettu" jos solun A5 arvo on suurempi kuin solun B6 arvo. Muuten solussa näytetään teksti "Ei onnistunut". Huomaa että merkkijonot (teksti), joka näytetään solussa, kirjoitetaan lainausmerkkeihin. =JOS(A5=>5000;10;0) kaavasoluun palautetaan luku 10 jos solun A5 sisältö täyttää kaavassa olevan ehdon. Muuten soluun palautetaan luku 0. Luku voi olla esim. alennusprosentti ja solussa A5 on laskun loppusumma. =JOS(A5>5000:A5*0,1;0) Jos kaavassa oleva ehto täyttyy, soluun palautetaan kaavan A5*0,1 lopputulos. Muuten soluun palautetaan luku 0. =JOS(A5= x ; Kanta-asiakas ; ) Jos solussa A5 on merkki x kaava palauttaa tekstin Kantaasiakas. Jos solussa ei ole merkkiä x saavat peräkkäiset lainausmerkit saavat solun näyttämään tyhjältä. (Solu ei kuitenkaan ole tyhjä siinä on kaava joka on joissain tapauksissa otettava huomioon).

12 Excel 2007 fi-fi 12 / 31 SUMMA.JOS (SUMIF) funktio SUMMA.JOS-funktio laskee ehdot täyttävien solujen summan. =SUMMA.JOS(alue;ehdot;summa_alue) Alue Ehdot on tarkasteltava alue. voivat olla lukuja, lausekkeita tai tekstiä. Ehdot määrittävät, mitkä solut lasketaan summaan. Ehtona voi olla esimerkiksi 32, ">32", "<="&F1 tai "autot". Summa_alue sisältää yhteenlaskettavat solut. Tämän argumentin solujen arvot lasketaan yhteen, jos argumentin alue sisältämät solut vastaavat antamiasi ehtoja. Jos argumenttia summa_alue ei määritetä, funktio laskee yhteen argumentin alue määrittämät solut. Esimerkki Esimerkissä on laskettu eri tuotteiden myynti yhteensä. Alue-argumenttina on tuotteiden nimet (A2:A8). Ehto on tuotteen nimi esim. Pöytä. Summa-alue on myynti euroina sarakkeen tiedot (C2:C8) Kun funktio löytää alue-argumentin solusta ehdon täyttävä tiedon se lisää yhteissummaan summa-alueen vastaavalta riviltä löytyvän luvun.

13 Excel 2007 fi-fi 13 / 31 LASKE.JOS (COUNTIF)-funktio Palauttaa määritellyltä alueelta niitten solujen lukumäärän joitten sisältö vastaa antamiasi ehtoja. =LASKE.JOS(alue;ehto) Alue Ehto on solualue jonka solujen sisältö tutkitaan on ehto jonka pitää täyttyä jotta laskurin arvoa kasvatettaisiin. Esimerkkejä =LASKE.JOS(B10:B15;"KKC") Solussa näytetään luku 2 jos kahdessa alueen B10:B15 solussa on merkkijono (teksti) KKC. =LASKE.JOS(B10:B15;">100") Solussa näytetään luku 3 jos solujen B10:B15 sisältönä on 67, 102, 134, 99, 106. =LASKE.JOS(B10:B15;">"&A3) Laskee alueelta B10:B15 niiden solujen lukumäärän joiden arvo on suurempi kuin solussa A3 oleva arvo. HUOM! "&"-merkki soluviittauksen yhteydessä yllä olevassa kaavassa.

14 Excel 2007 fi-fi 14 / 31 LASKE (COUNT), LASKE.A (COUNTA) ja LASKE.TYHJÄT (COUNTBLANK) funktiot =LASKE(alue) Palauttaa sellaisten alueella olevien solujen lukumäärän joissa on luku. =LASKE.A(alue) Palauttaa niitten alueella olevien solujen lukumäärän joihin on syötetty tietoja (lukuja, tekstiä, kaavoja). =LASKE.TYHJÄT(alue) Palauttaa alueella olevien tyhjien solujen lukumäärän HUOM! Solun arvo 0 ei ole tyhjä solu. Kaavasolu ei myöskään ole tyhjä solu. Alueen tiedot B B26 20 B27 Ville B28 B29 0 B B Kaava =LASKE(B25:B31) =LASKE.A(B25:B31) =LASKE.TYHJÄT(B25:B31) Palauttaa 5 6 1

15 Excel 2007 fi-fi 15 / 31 ITSEISARVO (ABS) funktio Itseisarvo palauttaa luvun itseisarvon eli luvun ilman etumerkkiä. Esimerkki =ITSEISARVO(-35) palauttaa arvon 35 =ITSEISARVO(C5) palauttaa solussa C5 olevan luvun ilman etumerkkiä. KETJUTA (CONCATENATE) funktio Ketjuta funktion avulla voidaan yhdistää erillisiä merkkijonoja yhdeksi yhtenäiseksi merkkijonoksi. Esimerkki Solu B2 C2 Tieto Ville Virtanen =KETJUTA(B2;" ";C2) Palauttaa soluun tuloksen: Ville Virtanen Huomaa että myös välilyönti on esimerkissä ketjutettu! Yhdistämisoperaattori Sama lopputulos saataisiin yhdistämisoperaattorilla &. =B2& &C2

16 Excel 2007 fi-fi 16 / 31 PIENI (SMALL) ja SUURI (LARGE) funktiot =PIENI(matriisi;k) Palautta alueelta "matriisi" k:nneksi pienimmän arvon. =SUURI(matriisi;k) Palauttaa alueelta "matriisi" k:nneksi suurimman arvon Esimerkki Alueella B10:B15 on seuraavat arvot: 12, 35, 7, 189, 56, 256 =PIENI(B10:B15;2) palauttaa toiseksi pienimmän arvon = 12 =SUURI(B10:B15;3) palauttaa 3. suurimman arvon = 56 TULO (PRODUCT) funktio =TULO (luku1;luku2 ) Palauttaa valittujen lukujen tulon Luku1 ja Luku2 voivat olla useampia lukuja sisältäviä alueita. Esimerkki Alueella B10:B13 on seuraavat arvot: 2, 3, 6, 2. =TULO(B10:B13) palauttaa lukujen tulon: = 2*3*6*2 = 72

17 Excel 2007 fi-fi 17 / 31 PYÖRISTÄ (ROUND) funktio Muotoilu Solujen sisällön muotoilu vaikuttaa ainoastaan tietojen esitys tapaan, esim. siten että luvut näytetään ja tulostetaan kahden desimaalin tarkkuudella. Lukujen laskentatarkkuuteen muotoilu ei vaikuta, sisäisesti laskenta tapahtuu 14 desimaalin tarkkuudella. Pyöristäminen Pyöristäminen voidaan tehdä PYÖRISTÄ (ROUND)-funktiolla. Pyöristettäessä luku katkaistaan haluttuun tarkkuuteen ja laskennassa käytetään pyöristettyä, epätarkempaa arvoa. Pyöristämistä tarvitaan esim. laskun loppusuman pyöristyksessä. Funktion käyttäminen =PYÖRISTÄ(luku;numerot) Luku Numerot pyöristettävä luku tarkkuus, desimaalien lukumäärä 0 pyöristää lähimpään kokonaislukuun negatiivinen luku pyöristää lähimpään10, 100, 1000-lukuun jne. Esimerkkejä =PYÖRISTÄ(23,567;2) lopputulos 23,57 =PYÖRISTÄ(23,567;0) lopputulos 24 (joka voidaan muotoilla siten, että luku näytetään kahden desimaalin tarkkuudella 24,00). =PYÖRISTÄ(14267;-3) lopputulos

18 Excel 2007 fi-fi 18 / 31 Phaku (VLOOKUP) funktio =PHAKU(hakuarvo;taulukko_alue;sar_indeksi_nro;alue_haku) Hakee taulukkoalueen ensimmäisestä sarakkeesta hakuarvon perusteella tiedon joka samalla rivillä johon haku pysähtyy. Arvo palautetaan sarakeindeksin mukaisesta sarakkeesta. Hakuarvo Taulukko_alue Sar_indeksi_nro Alue_haku Huom! Arvo jonka perusteella taulukko_alueelta haetaan vastaus. Taulukkoalue jolta tiedot haetaan. Sen sarakkeen numero josta vastaus haetaan. Sarakenumero lasketaan taulukkoalueen sisällä. TOSI = hakuarvoa lähinnä pienempi arvo palautetaan. Oletusarvo jos argumenttia ei määritellä. EPÄTOSI = vain hakuarvon kanssa täysin sama arvo hyväksytään. Taulukko kannattaa lajitella siten että 1. sarakkeen tiedot ovat nousevassa järjestyksessä. Vhaku (HLOOKUP) funktio Hakuarvon (B3) mukaisesti tutkitaan hakusaraketta ylhäältä alaspäin. Kun hakusarakkeesta löytyy ensimmäinen arvo joka on suurempi kuin hakuarvo, palataan yksi rivi ylöspäin. Vastauksena palautetaan samalta riviltä taulukkoalueen sarakeindeksin osoittamasta sarakkeesta arvo. =VHAKU(hakuarvo;taulukko_alue;rivi_indeksi_nro;alue_haku) Toimii samalla tavoin kuin PHAKU mutta taulukkoaluetta tutkitaan riveittäin.

19 Excel 2007 fi-fi 19 / 31 MAKSU (PMT) funktio Annuiteettilainan maksuerän suuruuden voit laskea Excelin funktiolla MAKSU. Annuiteettilainan maksuerän suuruus on sama koko luoton takaisinmaksuajan. Maksuerä koostuu lyhennyksestä ja korosta. =MAKSU(korko;erien_lukumäärä;nykyarvo;loppuarvo;tyyppi) Korko Erien_lukumäärä Maksuerän pituuden mukainen korko. Jos maksut tapahtuvat kuukausittain käytetään kuukausikorkoa. Korko ilmoitetaan desimaalilukuna esim. vuosikorko 9% ilmoitetaan lukuna 0,09. Maksuerien lukumäärä. Jos maksut tapahtuvat vuosittain vuosien lukumäärä. Jos maksut tapahtuvat kuukausittain käytetään kuukausien lukumäärää erien lukumääränä.. Koron ilmoittamistavan ja erien lukumäärän on vastattava toisiaan. Nykyarvo Loppuarvo Tyyppi Lainasumma euroina. Lainan (maksun) suuruus laina-ajan lopussa. Yleensä 0 jolloin tämä argumentti voidaan jättää huomioimatta. Yleensä 0 jolloin tämä argumentti voidaan jättää huomioimatta. Esim. =MAKSU(12/100;5;25000) Vuosikorko 12% Laina-aika 5 vuotta Lainan suuruus Maksut kerran vuodessa =MAKSU(12/100/12;5*12;25000) Sama laina mutta nyt maksut tapahtuvat kerran kuukaudessa.

20 Excel 2007 fi-fi 20 / 31 JA (AND) funktio Palauttaa arvon TOSI, jos kaikki funktion argumentit ovat tosia, ja arvon EPÄTOSI, jos yhden tai useamman argumentin arvo on EPÄTOSI. =JA(totuus1;totuus2; ) Esimerkki =JA(TOSI; TOSI) Kaikkien argumenttien arvo on TOSI. =JA(TOSI; EPÄTOSI) Yhden argumentin arvo on EPÄTOSI. =JA(2+2=4; 2+3=5) Kaikki argumentit antavat tulokseksi arvon TOSI. TAI (OR) funktio Palauttaa totuusarvon TOSI, jos jokin argumentti on TOSI, ja totuusarvon EPÄTOSI, jos kaikkien argumenttien arvo on EPÄTOSI. =TAI(totuus1;totuus2; ) Esimerkkejä =TAI(TOSI) Yksi argumentti on TOSI. =TAI(1+1=1;2+2=5) Kaikkien argumenttien arvo on EPÄTOSI. TAI ja JA funktioita käytetään usein toisten funktioitten sisällä. JOS-funktion totuustesti argumentin on palautettava arvo TOSI, jotta asiakas saisi Erikoisalennuksen. JA-funktio palauttaa arvon tosi jos kumpikin ehto on voimassa samanaikaisesti. Kaava solussa B5. JOS-funktion totuustesti argumentin on palautettava arvo TOSI, jotta asiakas saisi alennuksen. TAI-funktio palauttaa arvon tosi jos jompikumpi ehto on voimassa. Kaava solussa B12.

21 Excel 2007 fi-fi 21 / 31 NYT (NOW) funktio Funktio palauttaa tämän hetken päiväyksen ja kellonajan. Funktiolle ei määritellä argumentteja. =NYT() NYT funktion palauttamaa päivämäärä / aikatieto voidaan muotoilla halutulla tavalla. Solussa voi siten näkyä esimerkiksi päivämäärä tai kellonaika. TÄMÄ.PÄIVÄ (TODAY) funktio Funktio palauttaa tämän hetken päiväyksen. Funktiolle ei määritellä argumentteja. =TÄMÄ.PÄIVÄ() Kummankin funktion palauttama arvo päivitetään aina kun laskentataulukon kaavat lasketaan uudelleen (tietoja syötetään tai muutetaan taulukossa, työkirja avataan jne.)

22 Excel 2007 fi-fi 22 / 31 Päivämäärät ja ajat Kalenterifunktioiden avulla voidaan tehdä päivämääriin ja kellonaikoihin perustuvia laskutoimituksia. Taulukkolaskentaohjelmat tallentavat päivämäärät järjestysnumeroina (lukuina). Yleisesti käytetään ns järjestelmää jossa Järjestysnumero Päivämäärä Kokonaislukuosa ilmaisee päivämäärään ja desimaaliosa kellonajan. Päivämäärän järjestysnumero muotoiltuna siten, että päivämäärä ja aika on näkyvissä. Funktioluokassa kalenteri on mm. seuraavia funktioita. Muuttuva päiväys laiteta =TÄMÄ.PÄIVÄ() Palauttaa kuluvan päivän järjestysnumeron. Sulkujen sisään ei argumentteja. Muuttuva päiväys kellonajalla =NYT() Palauttaa kuluvan päivän ja kellonajan järjestysnumeron. Sulkujen sisään ei laiteta argumentteja Muuttuvien kalenterifunktioiden palauttama arvo päivitetään aina kun taulukko lasketaan uudestaan (esim. tietojen muuttuessa). Päivämäärän ja ajan syöttäminen Päivämäärissä päivä, kuukausi ja vuosi erotetaan toisistaan pisteellä, esim Kellonajoissa tunnit, minuutit ja sekunnit erotetaan toisistaan kaksoispisteellä, esim. 13:36.

23 Excel 2007 fi-fi 23 / 31 Päivämäärien ja ajan käsittely Kahden päivämäärä välinen aika, kellonaikojen erotus Päivämäärälaskuissa näytetään kaavasolussa usein päivämäärä. Muotoile vastaus käyttäen tavallista lukumuotoilua. Tunteina ja minuutteina ilmoitetun aja muuttaminen luvuksi Solussa oleva aika ilmoitetaan desimaalilukuna jossa luku 1 vastaa 24 tuntia. Jos olet laskenut esim. kuluneen ajan 6:13 tuntia, on solussa itse asiassa luku 0, Jos haluat muuntaa tämän tunneiksi se on kerrottava luvulla 24. Aikojen yhteenlasku 24 tunnin sääntö Jos yhteenlaskettavat ajat ylittävät 24 tuntia siirrytään seuraavan vuorokauden puolelle. Jos kaavasolu muotoillaan muotoilukoodilla [t]:mm ohjelma ei ota huomioon vuorokauden vaihtumista.

24 Excel 2007 fi-fi 24 / 31 Päivämäärien ja aikojen kirjoittaminen kaavoihin Jos aikoja ja päivämääriä kirjoitetaan suoraan kaavaan, ne on syötettävä kaavaan oikeassa muodossa. Päivämäärä on myös syötettävä kokonaisuudessaan. =LASKE.JOS(H5:H15; < ) Päivämäärän ja ajan muotoilukoodit Myös päivämäärän muotoilulle voidaan tehdä oma muotoilukoodi. Päivät, kuukaudet ja vuodet erotetaan toisistaan pisteellä. Koodi haluttu esitysmuoto: k kuukaudet muodossa 1-12 kk kuukaudet muodossa kkk kuukaudet muodossa tammi-joulu kkkk kuukaudet muodossa tammikuu-joulukuu kkkkk kuukauden ensimmäinen kirjain näkyy p päivät muodossa 1-31 pp päivät muodossa ppp päivät muodossa ma-su pppp päivät muodossa maanantai-sunnuntai vv vuodet muodossa vvvv vuodet muodossa Myös tunneille, minuuteille ja sekunneille voidaan tehdä oma esitystapa. Tunnit, minuutit ja sekunnit erotetaan toisistaan kaksoispisteellä. t tunnit muodossa 0-23 tt tunnit muodossa m minuutit muodossa 0-59 mm minuutit muodossa s sekunnit muodossa 0-59 ss sekunnit muodossa [t]:mm kulunut aika tunneissa [mm]:ss kulunut aika minuuteissa [ss] kulunut aika sekunneissa Samaa päivämäärää on muotoiltu eri tavoin

25 Excel 2007 fi-fi 25 / 31 Laskentataulukon suojaus Laskentataulukon solut voidaan lukita tahattomia muutoksia vastaan. Voit myös määritellä solut joita ei lukita kun taulukko suojataan. Tällä tavoin voit luoda taulukon johon käyttäjät voivat syöttää tietoja vain määrättyihin soluihin mutta esim. kaavasolujen sisällön muuttaminen ei onnistu. Solujen lukitusmäärittelyn muuttaminen Kaikki taulukon solut lukitaan jos laskentataulukko suojataan. Tämän takia sinun on ensin määriteltävä ne solut joihin tietoja saa muuttaa. Solujen suojaus 1. Valitse solu tai solualue joiden tietoja haluat muuttaa myös taulukon suojauksen jälkeen. 2. Valitse solun /solualueen pikavalikosta komento [Muotoile solut ] ja klikkaa Suojaus-välilehteä. Poista Lukittu-valinta. Jos haluat, etteivät kaavat näy kaavarivillä valitse Piilotettu. Klikkaa OK-painiketta. Taulukon suojaus Klikkaa Tarkista nauhan muutokset ryhmän Suojaa taulukko painiketta. Valitse mitkä taulukon osat haluat suojata. Voit myös antaa salasanan jota tarvitaan kun suojaus puretaan. Suojauksen poistaminen Klikkaa muutokset ryhmän Poista taulukon suojaus painiketta.

26 Excel 2007 fi-fi 26 / 31 Ehdollinen muotoilu Ehdollisen muotoilun avulla voit tehdä muotoilun joka vaihtuu solun sisällön muuttuessa. Tällä tavoin voit esim. tehdä muotoilun joka tuo esiin toleranssialueen ylittävät ja alittavat arvot punaisella. 1. Valitse solu tai solualue jonka haluat muotoilla. 2. Ehdollinen muotoilu löytyy Aloitus välilehden Tyyli-ryhmästä. 3. Valitse tilanteeseen sopiva solujen korostussääntö. 4. Kirjoita arvo tai klikkaa solua jossa raja-arvo on. 5. Valitse muotoilu valmiista vaihtoehdoista tai mukauta muotoilua. Samalle alueelle voi kohdistua useita eri sääntöjä.

27 Excel 2007 fi-fi 27 / 31 Sääntöjen hallitseminen Ehdollinen muotoilun valikon viimeisillä vaihtoehdoilla voidaan hallita ehdollisen muotoilun sääntöjä. Poista säännöt vaihtoehdolla voidaan säännöt poistaa valitulta alueelta tai koko laskentataulukosta. Hallitse sääntöjä vaihtoehdolla voit muuttaa tai poistaa samalle alueelle kohdistuvia yksittäisiä sääntöjä.

28 Excel 2007 fi-fi 28 / 31 Syöttörajoitteet kelpoisuustarkistus Kelpoisuustarkistuksen avulla voidaan soluun syötettävää tietoa rajoittaa määrättyjen sääntöjen mukaan ja siten vähentää virheellisten tietojen määrää laskentataulukossa. 1. Valitse solu tai solualue johon haluat määritellä kelpoisuustarkistuksen. 2. Valitse Tiedot välilehden Datatyökalut ryhmästä Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen painikkeen valikosta vaihtoehto Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen. Lukuarvon rajoittaminen Valitulle solualueelle voidaan syöttää lukuja välillä 0-0,17 (0 % - 17 %). Päivämäärän rajoittaminen Valitulle solualueelle voidaan syöttää päivämääriä välillä tämä päivämäärä.

29 Excel 2007 fi-fi 29 / 31 Tekstisyötön rajoittaminen luettelon avulla Esimerkissä soluun syötettävä tieto on luettelon avulla rajoitettu arvoihin Karjaa, Tammisaari ja Pohja. Lähde on taulukon alue johon hyväksyttävät arvot on syötetty allekkain. Sanoma välilehdellä voidaan kirjoittaa sanoma (ohje) joka tulee näkyviin soluun siirryttäessä. Virhesanoma välilehdelle kirjoitetaan sanoma joka tulee näkyviin jos syöttö ei täytä ehtoja. Tyyli kohdasta voidaan valita mihin syöttövirhe johtaa. Lopetus/Varoitus/Tiedotus

30 Excel 2007 fi-fi 30 / 31 Malli (template) Yrityksissä tehdään usein samanlaisina toistuvia taulukoita. Tällaisia ovat esimerkiksi - matkalaskut - tuntilistat - laskut - erilaiset viikko, kuukausi- jne. raportit - tilaukset Työskentelyä nopeuttaa huomattavasti jos kaikilla on käytettävissä valmis mallitaulukko johon tiedot täytetään. Malliin voidaan tehdä valmiiksi lomakemuotoilut, tiedon syöttöä helpottavat asetukset, suojaukset jne. Samoin mallien avulla voidaan yhdenmukaistaa raportointia ja työskentelyä yleensäkin. Mallin luominen Tee työkirjan taulukoihin haluamasi laskentapohjat, syötä muuttuvat arvot ja kaikki alkuarvot sekä toistuva teksti valmiiksi, lisää myös kuvat. Laadi soluihin tarvittavat kaavat ja tee muut haluamasi muotoilut ja asetukset valmiiksi. Poista lopuksi kaikki muuttuvat arvot. Jätä vakioarvot ja kaavat taulukkoon. Poista tarpeettomat taulukot ja suojaa tarvittavat taulukot, tallenna työkirja mallina (template). Mallin tallentaminen Mallin tallennusmuoto onexcel-malli.xltx (tai.xltm jos makrot ovat käytössä). Tallennettaessa mallia sen oletustallennuspaikka vaihtelee Windows-käyttöjärjestelmästä ja lähiverkkoratkaisusta riippuen. Yksittäisessä koneessa jossa on Winodws XP käyttöjärjestelmä, tallennuspaikka on kansiossa C:\Document and Settings \ käyttäjätunnus \Application Data \Microsoft\Templates. Tallennettaessa tähän kansioon malli tulee näkyviin suoraan Officevalikon komennolla Uusi / omat mallit. Malli voidaan myös tallentaa lähiverkon jaettuun kansioon josta kaikki voivat käyttää sitä.

31 Excel 2007 fi-fi 31 / 31 Mallin käyttäminen Klikkaa Office-painiketta ja valitse Uusi. Klikkaa omat mallitvaihtoehtoa ikkunan vasemmassa laidassa. Kun klikkaat ok-painiketta, valitsemastasi mallista luodaan kopio, jonka kanssa työskentelet. Mallin avaaminen ja muokkaaminen Jos sinun pitää muuttaa mallia voita avata sen tavalliseen tapaan Office-painikkeen avaa-komennolla.