SISÄLTÖ. Vuokko Vanhala-Nurmi, 2013 Excel jatko

Transkriptio

1 Excel 2013 Sisällysluettelo SISÄLTÖ PIVOT-TAULUKKO... 2 Pivot-taulukkoraportti... 2 Pivot-taulukon kokoaminen... 2 Pivot-taulukon muokkaaminen... 4 Kenttien otsikoiden ja jäsentelypainikkeiden piilottaminen... 4 Raportin asettelu... 5 Pivot-taulukon kaavat... 6 Funktio riviotsikoksi... 6 Raporttisuodatin... 7 Pivot-taulukon päivitys... 7

2 Excel 2013 Pivot 2 PIVOT-TAULUKKO Pivot-taulukkoraporteilla voit tehdä vuorovaikutteisesti yhteenvetoja suurista tietomääristä. Pivot-taulukkoraportin avulla voit analysoida numeerisia tietoja syvällisesti ja vastata tietoja koskeviin odottamattomiin kysymyksiin. Pivot-taulukkoraportit on suunniteltu erityisesti seuraavia toimintoja varten: kyselyiden suorittaminen suurista tietomääristä numeeristen tietojen välisummien laskeminen ja yhdistäminen, tietojen yhteenvedon muodostaminen luokkien ja aliluokkien avulla sekä mukautettujen laskutoimitusten ja kaavojen muodostaminen tulosten tarkasteleminen tietotasoja laajentamalla ja tiivistämällä sekä omien kiinnostuksenkohteiden tutkiminen yhteenvetotietoja yksityiskohtaisemmalla tasolla lähdetietojen erilaisten yhteenvetojen tarkasteleminen siirtämällä rivit sarakkeeseen tai sarakkeet riveille (pivotointi) kiinnostaviin tietoihin keskittyminen suodattamalla, lajittelemalla, ryhmittelemällä ja ehdollisesti muotoilemalla tärkeimmät ja kiinnostavimmat tietojen alijoukot Yksinkertaisten, houkuttelevien ja huomautuksilla varustettujen online-raporttien tai tulostettujen raporttien esittämiseen. Pivot-taulukkoraportti Käytä pivot-taulukkoraporttia, kun haluat analysoida toisiinsa liittyviä loppusummia, varsinkin jos yhteen laskettavia lukuja on paljon ja haluat verrata lukujen tietoja keskenään useilla eri tavoilla. Pivot-taulukon kokoaminen 1. Avaa työkirja ASUNNOT.XLS 2. Napsauta kohdistin taulukon alueelle 3. Napsauta Insert (Lisää) välilehdellä olevaa PivotTable (Pivot-taulukko) painiketta

3 Excel 2013 Pivot 3 4. Valitse mihin sijoitat uuden Pivot-taulukon 5. Ohjelmaikkunan oikeaan reunaan avautuu tehtäväruutu Pivot-taulukon tekemistä varten. 6. Report Filter (Raporttisuodatin) kohtaan lisätään tiedot, joiden perusteella suodatus toteutetaan. 7. Column Labels (Sarakeotsikot) kohtaan vedetään se kenttä, josta tulee sarakeotsikot. Tässä Kotipaikka. 8. Row labels (Riviotsikot) kohtaan vedetään kenttä, josta tulee riviotsikot, tässä Tyyppi-kenttä 9. Values (Arvot) kohtaan vedetään se/ne kentät, josta halutaan laskea arvot. Tässä Vuokra 10. Muutetaan sarakeotsikon nimeä ja valitaan haluttu funktio: napsauta Values-luettelon kentän päällä ja valitse Value Field Settings (Arvokentän asetukset) 11. Kirjoita sarakkeelle uusi otsikko ja valitse funktio.

4 Excel 2013 Pivot 4 1. Määritä Number Format -valintataulusta lukumuotoilu, tässä 2 desimaalia 2. Ohjelma luo seuraavanlaisen Pivot-taulukon Pivot-taulukon muokkaaminen Kenttien otsikoiden ja jäsentelypainikkeiden piilottaminen 1. Analyze välilehdellä oikean reunan painikkeella Field Headers (Kenttien otsikot) voi piilottaa kenttien otsikot esim. Row Labels, Column Labels. 2. +/- Buttons (Painikkeet) -painikkeella voi piilottaa/näyttää kenttäluettelon Seuraavassa mallissa on vedetty Row Labels-luetteloon kaksi kenttää, piilotettu + -painikkeet sekä Row Labels -otsikot

5 Excel 2013 Pivot 5 Raportin asettelu Design (Rakenne)-välilehdellä, voi muuttaa asettelua ja lisätä tyhjän rivin 1. Napsauta Report Layout (Raportin asettelu) 2. Valitse Show item labels in tabular form (Näytä taulukkomuodossa) 3. Lisää tyhjä rivi jokaisen ryhmän jälkeen: napsauta Blank Rows ja valitse Insert blank line after item label

6 Excel 2013 Pivot 6 Pivot-taulukon kaavat 1. Lasketaan vuokrattavien asuntojen posentuaaliset osuudet. Lisää Values-luetteloon esim. Tyyppi-kenttä (tässä mikä tahansa). 2. Valitse ensimmäiseltä välilehdeltä funktio, tässä COUNT, joka laskee lukumäärän 3. Valitse seuraavalta Show values as (Näytä arvot muodossa) -välilehdeltä % of colum (Prosenttia sarakkeesta) Funktio riviotsikoksi 1. Lisää Row Labels-luetteloon Koko-kenttä 2. Napsauta kenttää ja valitse Move to Values. 3. Jos ohjelma siirtää luomansa Σ Values kentän johonkin muuhun ryhmään, vedä se takaisin Row Labels ryhmään. 4. Sen jälkeen ohjelma luo Σ Values-kentän otsikoista riviotsikot

7 Excel 2013 Pivot 7 Raporttisuodatin Seuraavassa esimerkissä Raporttisuodattimeksi on valittu Merkki-kenttä, jolloin vasemman yläkulman valikosta voidaan suodattaa vain halutun merkin autot Pivot-taulukon päivitys Refresh (Päivitä tiedot) -painikkeella voit päivittää pivot-taulukon ajan tasalle, jos lähdetiedoissa on tapahtunut muutoksia. Jos alkuperäiseen taulukkoon lisätään uusia rivejä, jotka eivät kuulu alkuperäisen Pivot-taulukon alueeseen, täytyy Pivot-taulukon lähdealuetta muuttaa 1. Lisää alkuperäiseen taulukkoon uusi rivi loppuun 5. Napsauta Pivot-taulukkoon 6. Napsauta Options (Asetukset) välilehdellä Change Data Source (Muuta tietoalue) painiketta. 7. Korjaa aluevalinta niin, että se kattaa lisätyt tiedot. Napsauta Refresh (Päivitä tiedot) painikketta

8 Excel 2013 Pivot 8 Ennen lisäystä Lisäyksen jälkeen

9 Excel 2013 Pivot 9