SISÄLTÖ. Vuokko Vanhala-Nurmi, 2009 Excel jatko

Transkriptio

1 Excel 2007 Sisällysluettelo SISÄLTÖ LASKENTA AIKA-ARVOILLA... 2 Ajan käsittely kaavoissa... 2 Päiväykset... 2 Vuosi, tunti, päivä... 3 LOOGISET FUNKTIOT... 4 IF-funktio (JOS)... 4 IF-funktion tekeminen funktioluettelon avulla... 4 IF-funktio, useita ehtoja... 5 Tekstitieto... 6 OR (TAI) - ja AND (JA) funktiot... 6 MATEMAATTISIA FUNKTIOITA... 7 COUNTIF-funktio (LASKE.JOS)... 7 SUMIF-funktio (SUMMA.JOS)... 7 Katkaisu ja pyöristäminen (INT, TRUNC, ROUND)... 8 Tulo, Itseisarvo (ABS, PRODUCT)... 9 Jakojäännös, satunnaisluku, neliöjuuri (MOD, RAND, SQRT)... 9 HAKUFUNKTIOITA Pystysuuntainen haku (VLOOKUP, PHAKU) Vaakasuuntainen haku HLOOKUP, VHAKU TEKSTIFUNKTIOT Merkkijonojen poimiminen LEFT(Text, Num_Chars) RIGHT(Text, Num_Chars) MID(text,Start_Num,Num_Chars) FIND(etsittävä merkki, merkkijono josta etsitään) LEN(merkkijono) Merkkijonojen yhdistäminen (CONCATE) Kirjainkoon vaihtaminen Pienet ja isot kirjaimet (LOWER, UPPER) Erisnimi (PROPER) TALOUDELLISET FUNKTIOT PMT-funktio (MAKSU) Tuleva arvo (FV) Nykyarvo (PV) Takaisinmaksuajan laskeminen (NPER)... 16

2 Excel 2007 Laskenta aika-arvoilla 2 LASKENTA AIKA-ARVOILLA Ajan käsittely kaavoissa Excel tallentaa päivämäärät ja kellonajat järjestysnumeroina aloittaen päivämäärästä kello 0:00. Myähäisin päivämäärä Excelissä on Kellonajat tallentuvat desimaaliosina. Päiväykset Tunnit/pv on laskettu erotuksena D6-C6. Tunnit yhteensä on laskettu summa-funktiolla. Tulos on muotoiltu Number-valintataulun Custom-ryhmän muotoilulla [t]:mm. Viikon laskutus on laskettu kaavalla =B14*24*C14. Koska Tunnit/vko on tunteina (37:00) eli aika-arvon järjestysluvun desimaali (1,54..), kaava pitää kertoa 24:llä (kaava on siis 100*24*1,54..). =NOW() (NYT) funktio palauttaa kuluvan päiväyksen ja kellonajan, joka saadaan köyttöjärjestelmän tiedoista. =TODAY() (TÄMÄ.PÄIVÄ) palauttaa päiväyksen. =DATE (vuosi, kuukausi, päivä) (PÄIVÄYS) palauttaa annetun päiväyksen järjestysnumeron eli päiväys ei päivity käyttöjärjestelmän tietojen mukaan kuten edelliset. Tätä voi käyttää esim. kaavassa määräpäivän laskemiseen esim. =DATE(2008;11;12)+14

3 Excel 2007 Laskenta aika-arvoilla 3 Vuosi, tunti, päivä =YEAR(pvm solussa tai sarjanro) (VUOSI) palauttaa vuoden =MONTH(pvm solussa tai sarjanro) (KUUKAUSI) palauttaa kuukauden ja DAY(pvm solussa tai sarjanro) (PÄIVÄ) palauttaa päivän järjestysnumeron.

4 Excel 2007 Funktiot 4 LOOGISET FUNKTIOT IF-funktio (JOS) IF(Jos) -funktiolla on kolme argumenttia: ensimmäinen on ehto, allaolevassa esimerkissä: D4< jos ehto täyttyy eli on tosi, lasketaan toisen argumentin mukaan eli alla kertolasku 2%*D4 jos ehto ei täyty eli on epätosi, arvo määräytyy kolmannen argumentin mukaan eli suoritetaan kertolasku 5%*D4. Esimerkissä on ehto eli jos myynti on alle , bonus on 2 % myynnistä ja jos myynti on tai suurempi, bonus on 5 % myynnistä. Funktio voidaan kirjoittaa suoraan soluun. Kaavat ja numerot kirjoitetaan sellaisenaan. Funktion rakenne on seuraavanlainen =IF(D4<200000;2%*D4;5%*D4) Ehto Tosi Epätosi IF-funktion tekeminen funktioluettelon avulla 1. Vie kohdistin soluun, johon vastaus tulee 2. Napsauta Formulas (Kaavat) välilehdellä Logical (Loogiset) painiketta. 3. Valitse valikosta IF (Jos) 4. Täytä testi- ja ehtokentät. Esimerkissä on kirjoitettu vakiot ja soluviittaukset osoitettu taulukosta.

5 Excel 2007 Funktiot 5 IF-funktio, useita ehtoja IF-funktiossa voi olla sisäkkäisiä IF-funktioita 7. Jos IF-funktiossa on sisällä IF-funktio, se täytyy tehdä kirjoittamalla. Esim. bonus määräytyy seuraavasti: Myynti Bonus myynnistä <= > ja <= % myynnistä > % myynnistä Aina, jos on mahdollista, kannattaa funktiossa tarvittavat tiedot kirjoittaa taulukkoon

6 Excel 2007 Funktiot 6 Tekstitieto Kaavat ja numerot kirjoitetaan sellaisenaan, tekstitieto lainausmerkkien sisään. Esim. jos bonus on < 5000 kirjoitetaan huomautussarakkeeseen Huono, jos bonus on pienempi yhtä suuri kin 20000, kirjoitetaan Tyydyttävä, muutoin Hyvä. OR (TAI) - ja AND (JA) funktiot Jos haluat tutkia onko kaksi (tai useampi) ehtoa voimassa samanaikaisesti, niin käytä funktiota JA (AND) seuraavasti: AND (ehto1; ehto2; ) AND -funktio antaa arvon tosi, jos kaikkien argumenttien arvot ovat tosia ja muutenarvon epätosi Esim. Jos solussa A2 oleva pistemäärä >= 10 ja solussa B2 lukee OK, niin kurssi on hyväksytty, muuten kurssi on hylätty. =IF(AND(A2>=10 ; B2="OK") ; "Hyväksytty" ; "Hylätty") Jos haluat tutkia onko jokin ehdoista voimassa, niin käytä funktiota OR (TAI) seuraavasti: OR(ehto1; ehto2; ) OR-funktio antaa arvon tosi, jos yhdenkin argumentin arvo on tosi ja muuten arvon epätosi Esim. Jos solussa A2 oleva pistemäärä >= 10 tai solussa B2 lukee OK, niin kurssi on hyväksytty, muuten kurssi on hylätty. =IF(OR(A2>=10 ; B2="OK") ; "Hyväksytty" ; "Hylätty")

7 Excel 2007 Funktiot 7 MATEMAATTISIA FUNKTIOITA COUNTIF-funktio (LASKE.JOS) COUNTIF-funktilla voi laskea lukumäärän annetun ehdon mukaan esim. kuinka monta Myynti1 henkilöä luettelossa on 1. Vie kohdistin soluun, johon vastaus tulee 2. Napsauta Formulas (Kaavat) välilehdellä More functions (Lisää funktioita) painiketta. 3. Valitse Statistical (Tilastolliset) 4. Valitse COUNTIF (Laske.Jos) -funktio. SUMIF-funktio (SUMMA.JOS) SUMIF (SUMMA.JOS) -funktioilla voi laskea summan annetun ehdon mukaan. Esim. lasketaan bonusten summa osastoittain.

8 Excel 2007 Funktiot 8 1. Vie kohdistin soluun, johon vastaus tulee 2. Napsauta Formulas (Kaavat) välilehdellä Math&Trig (Matemaattiset) painiketta. 3. Valitse SUMIF (Summa.Jos) -funktio. 4. Napsauta Range-kohtaan ja rajaa alue, jossa on osastojen nimet eli C4:C10, kiinnitä alue, koska kaava kopioidaan alaspäin. 5. Napsauta Criteria-kohdassa soluun, jossa lukee Myynti 1 eli D13 6. Napsauta Sum_range-kohtaan ja rajaa alue, josta summa lasketaan eli E4:E10, kiinnitä alue 7. Napsauta OK. 8. Kopioi kaava muille osastoille. Katkaisu ja pyöristäminen (INT, TRUNC, ROUND) Excel käyttää laskennassa soluun syötettyä lukua tai kaavan tulosta kaikkine desimaaleineen riippumatta siitä, millainen lukumuotoilu solussa on. Esim. jos solun luku 1,57213 on muotoiltu kahden desimaalin tarkkuuteen 1,57, Excel käyttää laskennassa alkuperäistä lukua 1, Aina ei ole tarkoituksenmukaista käyttää luvun tarkkaa arvoa laskennassa. Luku voidaan katkaista tai pyöristää eri tavoilla, jolloin myös laskennassa käytettävä arvo muuttuu. INT(luku) (KOKONAISLUKU) pyöristää luvun alaspäin lähimpään kokonaislukuun TRUNC(luku) (KATKAISE) pudottaa desimaalit pois valitun desimaalimäärän jälkeen. =ROUND(luku, desimaalien määrä) (PYÖRISTÄ) pyöristää luvun ja solun arvo on solussa näkyvä luku toisin kuin desimaalimuotoilulla. =ROUNDUP(luku, desimaalien määrä) (PYÖRISTÄ.DES.YLÖS) pyöristää desimaalit ylöspäin

9 Excel 2007 Funktiot 9 =ROUNDDOWN(luku, desimaalien määrä) (PYÖRISTÄ.DES.ALAS) pyöristää desimaalit alaspäin Tulo, Itseisarvo (ABS, PRODUCT) PRODUCT(luku1; luku2; lukun...) (TULO) palauttaa lukujen tulon =ABS(luku) (ITSEISARVO) palauttaa luvun itseisarvon Jakojäännös, satunnaisluku, neliöjuuri (MOD, RAND, SQRT) =MOD(jaettava, jakaja) (JAKOJ) funktiolla voi laskea jakojäännöksen. Esim. sosiaaliturvatunnuksen viimeisen merkin laskemiseen käytetään MOD-funktiota. Olkoon syntymäaika ja sotun alkuosa (monentenako on syntynyt ko päivänä, naisilla parillinen, miehillä pariton luku) seuraavanlainen: syntymäaika , hetun alkuosa 108 eli se on jaettava, jakaja on aina 31, jolloin jakojäännös on 3. esim. =RAND()*100+1 (SATUNNAISLUKU) palauttaa satunnaisluvun välitä 1-100, joka sisältää myös desimaaliluvut Arvotaan lottorivin 7 kokonaislukua eli erotetaan kokonaisluku tuloksesta =INT(RAND()*40+1). Kopioidaan 7 soluun. =SQRT(luku) neliöjuuri luvusta (NELIÖJUURI) =POWER(luku, exponentti), luku korotettuna potenssiin (POTENSSI)

10 Excel 2007 Funktiot 10 HAKUFUNKTIOITA Pystysuuntainen haku (VLOOKUP, PHAKU) VLOOKUP-funktio (PHAKU) hakee annettua hakuarvoa pystysuuntaisen taulukon ensimmäisestä sarakkeesta. Kun hakuarvo löytyy, haetaan samalta riviltä annetusta sarakkeesta arvo, jonka funktio palauttaa. Hakutaulukko on eräänlainen aputaulukko, jossa laskelmassa tarvittavia tietoja säilytetään ja se voi sijaita samassa taulukossa tai eri taulukossa tai jopa eri työkirjassa. Seuraavassa aputaulukossa on myyjien numerot ja nimet. Haetaan tästä taulusta Myynnit taulukkoon myyjien nimet Myyjät-taulu Myynnit-taulu 1. Vie kohdistin soluun, johon vastaus tulee, tässä B4. Haetaan Myyjättaulukosta B4-soluun Myyjän nimi. 2. Napsauta Formulas (Kaavat) välilehdellä Lookup & Reference painiketta. 3. Valitse VLOOKUP (PHAKU) -funktio. 4. Lookup value-kohtaan määritetään se solu, jonka arvoa haetaan toisesta taulukosta, tässä A4 5. Table array-kohdassa määritetään se alue, jolta arvo haetaan. Jos kaava kopioidaan, alue pitää kiinnittää. 6. Column_index_num kohtaan annetaan sarakkeen numero eli monennestako sarakkeesta tieto haetaan. 7. Viimeiseen tietokenttään kirjoitetaan FALSE, mikäli lähdetaulukon vastineen halutaan vastaavan hakuehtoa täsmällisesti näin toimitaan usein, jos hakuehto on tekstiä a. Viimeiseen tietokenttään kirjoitetaan TRUE (tai se jätetään tyhjäksi), mikäli lähdetaulukon vastineen halutaan löytyvän hakuehdon määrittämästä luokasta näin toimitaan usein, jos hakuehto on luku ja kohdetaulukossa on luokiteltua aineistoa Eli hakufunktio etsii A4-solussa annettua myyjänumeroa 3 vastaavaa arvoa Myyjät-taulukosta alueelta A2:B11 ensimmäisestä eli A-sarakkeesta. Kun arvo löytyy, funktio etsii 2. sarakkeesta sen arvon ja palauttaa sen B4-soluun. Funktio on =VLOOKUP(A4;$A$2:$B$11;2)

11 Excel 2007 Funktiot 11 Vaakasuuntainen haku HLOOKUP, VHAKU Haetaan Myynnit-taulun Provisio-sarakkeeseen Provisio-taulusta kullekin myyjälle myyntiä vastaava provisio-%. Provisio-taulukko on seuraavanlainen. 1. Vie kohdistin soluun, johon kaava tulee, tässä H4 2. Napsauta Formulas (Kaavat) välilehdellä Lookup & Reference painiketta. 3. Valitse HLOOKUP (VHAKU) -funktio. 4. Lookup value-kohtaan määritetään se solu, jonka arvoa haetaan toisesta taulukosta, tässä G4 5. Table array-kohdassa määritetään se alue, jolta arvo haetaan. Jos kaava kopioidaan, alue pitää kiinnittää. 6. Row_index_num kohtaan annetaan rivin numero eli monenneltako riviltä tieto haetaan.

12 Excel 2007 Funktiot 12 TEKSTIFUNKTIOT Merkkijonojen poimiminen LEFT(Text, Num_Chars) VASEN(teksti, merkkien määrä) -funktio poimii vasemmalta annetun määrän merkkejä. Esim. poimitaan sukunimestä 3 ja etunimestä 2 ensimmäistä kirjainta. RIGHT(Text, Num_Chars) OIKEA(teksti, merkkien määrä) -funktio poimii oikealta annetun määrän merkkejä. MID(text,Start_Num,Num_Chars) POIMI.TEKSTI(teksti, aloitusmerkki, merkkien määrä) poimii annetusta paikasta halutun määrän merkkejä. Poimitaan sosiaaliturvatunnuksesta 2 viimeistä merkkiä. MID(C3, 9,2) POIMI.TEKSTI(C3;9;2)

13 Excel 2007 Funktiot 13 FIND(etsittävä merkki, merkkijono josta etsitään) LEN(merkkijono) ETSI-funktiolla etsitään annettua merkkiä tai merkkijonoa toisessa solussa olevan merkkijonon sisältä ja funktio antaa luvun, joka kertoo monesko merkki etsittävä on kohdemerkkijonossa. Merkkikoko otetaan huomioon. Kun solussa D1 on nimi Pertti Mäki, FIND( M ;D1) palauttaa luvun 8. Tällä tavoin tällä funktiolla on vähän käyttöä, mutta sen pääkäyttö onkin funktioiden yhdistelmissä, joten se muistuttaa enemmän ohjelmointikielen käskyä kuin pelkkää funktiota. Nimien erottamisen kaavassa haetaan ensin FIND-funktion avulla välilyöntiä eli solun D2 nimestä haetaan merkki, josta alkaen alkaa sukunimi, kaava on seuraavanlainen PITUUS(merkkijono) kertoo merkkijonon pituuden. Silläkin solussa yksin on harvemmin käyttöä. Kun solussa D5 on merkkijono Pertti Mäki, kaava =LEN(D5) palauttaa luvun 11, mikä on merkkien määrä. LEN(D11)- FIND( ;D11) kertoo, montako merkkiä koko nimestä sukunimi vie. Lisäksi tarvitaan MID-funktio, jolla poimitaan Mäki-sanan M-kirjaimesta niin monta merkkiä, kuin oli löydetty sukunimen pituus, eli kokonaisuudessaan kaava on: =MID(D12;FIND( ;D12) +1; LEN(D112)-FIND( ;D12)) Merkkijonojen yhdistäminen (CONCATE) CONCATENATE (KETJUTA) liittää soluissa olevat merkkijonot samaan soluun. Liitetään sukunimen 3, etunimen 2 kirjainta ja sosiaaliturvatunnuksen 2 viimeistä merkkiä yhdeksi merkkijonoksi.

14 Excel 2007 Funktiot 14 Kirjainkoon vaihtaminen Pienet ja isot kirjaimet (LOWER, UPPER) LOWER (PIENET) funktiolla kirjainkoon voi vaihtaa pieneksi. Muutetaan edellisen esimerkin G-sarakkeen sisältö pieniksi kirjaimiksi. Erisnimi (PROPER) UPPER (ISOT) funktiolla kirjainkoon voi vaihtaa isoksi. Jos saadussa taulukossa nimet eivät ala isoilla kirjaimilla, siihen on funktio PROPER ERISNIMI(merkkijono). Se muuntaa isoksi merkkijonon sanojen ensimmäiset kirjaimet tai ne merkit, jotka seuraavat mitä muuta tahansa merkkiä paitsi aakkosia. Kun solussa D1 on pertti mäki, PROPER(D1) palauttaa Pertti Mäki.

15 Excel 2007 Funktiot 15 TALOUDELLISET FUNKTIOT PMT-funktio (MAKSU) PMT-funktiolla (MAKSU) voi laskea annuiteettilainan kuukausierän, jolla pankit laskee esim. asuntolainan kuukausierän. Funktion muoto on =PMT(rate;nper;pv;fv;type) =MAKSU(korko;kaudet_yht;nykyarvo;ta;laji) Lajilla (type) ilmoitetaan milloin maksu erääntyy. Jos se erääntyy jakson lopussa, type on 0. Jos maksu erääntyy kunkin jakson alussa, type on 1. Funktio antaa lopputulokseksi negatiivisen luvun, koska kyse on kustannuksesta. Käytä funktiota ABS(), suom. ITSEISARVO(), jos haluat poistaa tuloksesta negatiivisen etumerkin tai anna nykyarvo miinusmerkkisenä. 1. Vie kohdistin soluun, johon vastaus tulee 2. Napsauta Formulas (Kaavat) välilehdellä Financial (Taloudelliset) painiketta. 3. Valitse valikosta PMT (Maksu) 4. PMT-funktiossa argumentit ovat Rate Nper Pv korko jaetaan maksuerien lukumäärällä tässä 12:sta, jolloin on kysymys kkkorosta eli D4/D6 maksuerien määrä on (vuosien määrä) * (maksukertojen määrä vuodessa) eli D5*D6 lainan määrä, nykyarvo, joka on miinusmerkkinen, koska kysymys kassastamaksusta -D3 Tuleva arvo (FV) Funktio voidaan kirjoittaa tai tehdä funktioluetteloa hyväksikäyttäen, jolloin argumentit voidaan poimia hiirellä napsauttamalla taulukosta. Laskee investoinnin tulevan arvon, jaksottaisten, vakiosuuruisten maksuerien ja vakiokoron perusteella. Valinnaiset argumentit na ja tyyppi ova 0, jos niitä ei kirjoiteta. =FV(rate,nper,pmt,pv,type) =TULEVA.ARVO(korko;kaudet_yht;erä;nykyarvo;laji) Esim. Aletaan säästää asuntoa varten. Tilillä on Joka kuukauden alussa tilille laitetaan 500. Kuinka paljon tilillä on 3 vuoden päästä, kun korko on 5%.

16 Excel 2007 Funktiot 16 Nykyarvo (PV) Laskee tulevan arvon, kun tiedetään maksuerän suuruus, korko ja maksukertojen määrä. PV(Rate, Nper,Pmt) NA(Korko, jaksojen määrä, määrä) Esim. Kaveri pyytää lainaa 1000, jonka lupaa maksaa vuoden aikana 100 /kk. Oletetaan, että jos et lainaisi tuota rahaa, laittaisit sen tilille, jonka korko olisi 4%. Kannattaako lainata? Nykyarvo-funktion tulos on 1 178,31 eli sinun pitäisi sijoittaa 1178,31, jotta saisit saman tuoton kuin lainaamalla tuon 1000 :n vuodeksi em. ehdoin. Takaisinmaksuajan laskeminen (NPER) NPER-funktiota hyödynnetään investoinnin takaisinmaksuajan määrittämisessä. Takaisinmaksuajan menetelmässä määritetään, kuinka nopeasti investoinnin nettotuotoilla saadaan katettua investoinnin perushankintakustannukset. Funktio palauttaa kausien määrän sijoitukselle, joka perustuu säännöllisiin, kiinteisiin maksueriin ja kiinteään korkoon. =NPER(Rate;Pmt;Pv;Fv;Type) =NJAKSO(korko;erä;nykyarvo;ta;laji) erä ja nykyarvo esitetään negatiivisina lukuina ta = tuleva arvo; laji = 0 tai puuttuu, jos erääntyminen tapahtuu kauden lopussa, mutta 1 jos erääntyminen tapahtuu kauden alussa; Esim.

17 Excel 2007 Funktiot 17 Haluat sijoittaa euron pääoman siten, että voit ostaa jonain päivänä euron auton. Sijoitukselle tarjotaan 5 % vuosikorkoa. Kuinka kauan euron pitää olla sijoitettuna, ennen kuin se on =NPER(5%;;-17000;25000) eli hieman yli 5 vuotta. Tässä tulos on vuosia, koska korko on vuosikorko. Jos korko olisi kuukausikorko, vastaus olisi kuukausina

18 Excel 2007 Makrot 18