OY WOIKOSKI AB SERTIFIOINNIN TIETOPÄIVÄ MARISA PALMBERG

Transkriptio

1 OY WOIKOSKI AB SERTIFIOINNIN TIETOPÄIVÄ MARISA PALMBERG

2 Vuonna 1882 perustettu perheyritys Suomen vanhin kaasualan yritys

3 Arvot OMISTA OIVALLA ONNISTU

4 TEOLLISTEN, ELINTARVIKE, LÄÄKKEELLISTEN, JA ERIKOIS KAASUJEN VALMISTUS, MYYNTI, JAKELU SEKÄ PALVELU JA LAITEMYYNTI

5

6 SUOMI HENGITTÄÄ

7 SUOMI HENGITTÄÄ Woikoski Suomi hengittää

8 TOIMIALUE KOKO SUOMI + Pohjoismaat, Venäjä, Baltia ja muu Eurooppa

9 LIIKEVAIHTO 58,6 MEUR (V. 2017)

10 HENKILÖKUNTA 200 WOIKOSKELAISTA ASIAKASTA

11 KAASUPULLOJA KPL

12 NESTEMÄISTEN KAASUJEN SÄILIÖITÄ 250 KPL

13 NESTEMÄISTEN KAASUJEN KULJETUSYKSIKÖITÄ 24 KPL

14 ULKOPUOLISIA KULJETUSLIIKKEITÄ N. 20 KPL

15

16 MIKSI RAKENTAA LAATUJÄRJESTELMÄ?

17 MIKSI RAKENTAA LAATUJÄRJESTELMÄ? Kaasualan liiketoimintaympäristö; tiukat viranomaisten asettamat vaatimukset, lainsäädäntö, sekä kotimainen että EU lainsäädäntö Edeltävä laatujärjestelmä oli käytössä ensisijaisesti lääkkeellisellä puolella. Asiakkaidemme turvallisen toiminnan mahdollistaja ja ylläpitäjä ISO 9001 mukainen laatujärjestelmä on aina strateginen päätös Johtamisjärjestelmä

18 MIKSI RAKENTAA LAATUJÄRJESTELMÄ? Asiakkaiden vaatimus Tänä päivänä asiakkaat edellyttävät että toimittajalla on sertifioitu laatujärjestelmä. Siirtyminen nykypäivään ISO 9001 laatujärjestelmä on kokonaisvaltainen johtamisjärjestelmä.

19 RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Ensimmäisenä vaaditaan ylimmän johdon hyväksyntä ja tuki Projektin on perustuttava johtoryhmän strategiseen valintaan Tarvittiin projektin markkinointi Ylin johto Keskijohto Henkilöstö Mitkä muut osastot/ryhmät tarvitsevat laatujärjestelmää Woikoskella myynti

20 RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Laadunhallintaohjelman valinta Woikoskella laatu ja ICT yhdessä ICT puolen vastuut Resurssit ohjelman implementointiin Woikoskella laatu Woikoskella laatuosasto sai määräaikaisen henkilön laadunhallintaohjelmaa varten Woikoskella admin oikeudet laatuhenkilöillä Ohjelman testaus Woikoskella laatuosasto

21 LAADUNHALLINTAOHJELMAN VALITSEMINEN JA SPEXIT Ohjelman soveltuvuus ja rajoitteet Mitä tarvitsemme, mitä kuvaamme? Mitä priorisoimme Millaisen dokumenttien hallintaohjelman tarvitsemme? Woikoskella priorisoitiin prosessien piirtäminen ja muokkaaminen Priorisointilistan kärjessä myös sähköinen reklamaatiolomake Toimintaa koskevat viranomaisvaatimukset (Lääk. Ja elintarvikepuoli) Dokumenttien versionpäivitys ja muutoslogi

22 RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Resurssien määritys Onko projektilla johtajaa/vetäjää Ydinryhmän määrittäminen Woikoskella projektin vetäjä, laatupäällikkö sekä laatuasiantuntija Koko laatuosaston tuki Muut tarvittavat resurssit Kuka tekee ja kuka tukee?

23 RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Mihin tarvitsemme ulkopuolista apua Ulkopuolisten koulutusten tarpeen määritys Laadunhallintaohjelman käytön koulutus Tekninen tuki Ulkopuolisen avun tarpeen määrittäminen ja kilpailuttaminen

24 RAKENTAMINEN FIRST THINGS FIRST Kick off ja henkilöstön informointi ISO 9001 mukainen laatujärjestelmä koskee jokaisen työntekijän jokaista työsuoritusta ja vaikuttaa mm seuraaviin: Työn suorittamisen kuvaaminen (ohjeet, riskit, turvallisuus etc) Palaverit vakioagendat, reklamaatioiden läpikäynti, läheltä piti tilanteet Reklamaatiot ja muut lomakkeet Viestintä sisäinen ja ulkoinen viestintä Muiden kuin laatuhenkilöiden osallistaminen Muiden kuin laatuhenkilöiden vastuuttaminen

25 IDEAALI TILANNE Laatutiimi/ Woikoskella 3 henkilön ydinryhmä valvoi, koulutti, opasti, Seurasi työn etenemistä ja valvoi aikataulujen noudattamista ja antoi tukea. Työtehtävien asiantuntijat ja varsinaisen työn tekijät piirsivät prosessit ja kirjoittivat ohjeet.

26 Muiden kuin laatuhenkilöiden osallistaminen on avainasemassa.

27 MITEN? Projektin vetäjä ja laatutiimi pitää langat käsissään Woikoskella 3 henkilön ydinryhmä tekee kartoitustyötä Woikoskella 3 henkilön ydinryhmän tiedossa iso kuva Woikoskella 3 henkilön ydinryhmä teki myös hienosäätää To DO listat muiden osastojen henkilöstölle Sisäiset koulutukset Workshop tyyliset koulutukset

28 MITEN?

29 PROSESSIT LAATUJÄRJESTELMÄN YDIN Asiakkaan tarve Organisaation toiminta Tyytyväinen asiakas

30

31 PROSESSIT LAATUJÄRJESTELMÄN YDIN Prosessinomistajan tunnistaminen Prosessinomistajan vastuuttaminen suunnittelemaan ja määrittelemään oman prosessinsa sekä siihen kuuluvat resurssit ja heidän roolit Prosessinomistaja dokumentoi prosessin tarkoituksenmukaisella tavalla Samalla huomioiden prosessikuvauksen käyttötarkoitus Woikoskella kuvattu 3 vaiheisella rakenteella PROSESSI pakattujen kaasujen tuotanto

32 PROSESSIN MÄÄRITTELY Prosessinomistaja määrittelee prosessin tarkoituksen Millä tavalla kuvataan prosessi Prosessin määrittely ja rajaaminen Kysymykset: 1. Miten prosessi tukee organisaation strategiaa ja perustehtäviä? 2. Miten prosessi liittyy prosessikokonaisuuteen? 3. Mikä on prosessin tarkoitus asiakkaan ja organisaation näkökulmasta?

33 PROSESSIN MÄÄRITTELY Prosessinomistaja määrittelee vaiheet Esim. kuvaus kriittisitä vaiheista, tähän liittyvät riskit, työohjeet, jäljitettävä tieto ja säilytyspaikka, täydentää prosessikuvaa Vastuut vaiheiden suorittamisesta Mistä alkaa, mihin loppuu, suoritusjärjestys Tarvittava ohjeistus Dokumentaatio Mittauspisteet

34

35

36

37 OHJEET LAATUJÄRJESTELMÄN YDIN Yhdessä prosessien kanssa tärkein työvaihe Mistä tehdään prosessi ja mistä riittää pelkkä ohje Prosessiin linkitetyt ohjeet Dokumenttien hallintaohjelma Koko henkilökuntaa koskevat dokumentit Hyperlinkki: IMS OHJE Miten käynnistää ohjeiden kirjoittaminen Hyperlinkki: IMS käyttöohjeet

38 JATKUVA PARANTAMINEN

39

40 JATKUVA PARANTAMINEN Työ ei lopu sertifiointiin Laatujärjestelmää varten kerätty ja kuvattu tieto on perustana jatkuvalle parantamiselle Mitkä sisäiset ja ulkoiset asiat vaikuttavat laatujärjestelmään Auditoinnit ja kehityskohteiden löytäminen Johtoryhmän johdon katselmukset Jokaisen työntekijän vastuu Ohjeiden päivitys

41 JATKUVA PARANTAMINEN Prosessinomistajat avainasemassa Prosessimaisen toimintamallin tavoite on parantaa toimintajärjestelmän vaikuttavuutta ja tehostaa asiakkaan vaatimusten toteutumista Vastuun määrittäminen koulutus

42 JATKUVA PARANTAMINEN Prosessien kehittäminen Kriittiset menestystekijät Jos prosessin eri vaiheita ei ole tunnistettu ja kuvattu ei prosessia voida tehostaa, kriittiset menestystekijät oltava kunnossa Ennakoivat mittarit ja tulosmittarit Tavoitteet

43 JATKUVA PARANTAMINEN Onko jokainen vaihe hyödyksi? Muuttuvat prosessit

44 LAATUJÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT Johtamisjärjestelmä Työkalu toiminnan arvioimiseen Toiminnan kehittäminen Tiedon ja dokumentoinnin hallinta

45 LAATUJÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT Helpompi ja nopeampi reagointi ongelmatilanteisiin Riskien hallinta = ongelmien ennakointi = ongelmien ennaltaehkäisy Reklamaatioiden käsittely: juurisyyn tunnistaminen = virheistä oppiminen Sisäiset auditoinnit = toiminnan kehittäminen Auditoinnit = ulkopuolisen asiantuntijan antama näkemys, kehityskohteet

46 LAATUJÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT Selkeät ohjeet ja toimintatavat helpottavat työntekoa Uuden työntekijän perehdyttäminen helpompaa Työturvallisuus Yhteisten pelisääntöjen noudattaminen säästää työtä! Jatkuva parantaminen

47 LAATUJÄRJESTELMÄN TUOMAT HYÖDYT Asiakkaiden laatuvaatimusten täyttäminen Uusia asiakkaita, myynnin kasvu Paremmat palvelut ja laatu Luottamus yrityksen toimintaan paranee Tyytyväisempi asiakas Todistus laadukkaasta palvelusta, mikä voi vaikuttaa ostopäätökseen

48 KOKEMUKSIA YHTEISTYÖSTÄ KIWA INSPECTAN KANSSA Yhteistyökokemuksia pitkältä ajalta jo ennen ISO 9001 sertifiointia Elintarvike FSSC sertifiointi MC Donalds Kaasualan erikoispiirteet olivat Inspectan tiedossa Kaasualan tuntemus antoi lisäarvoa Kumppani

49 KOKEMUKSIA YHTEISTYÖSTÄ KIWA INSPECTAN KANSSA Selkeät aikataulut ja ohjeistukset Materiaalipyynnöt ja auditointiohjelma tulevat ajoissa Jokainen auditointi on ollut oppimispaikka henkilöstölle Tuotannon työntekijät otetaan mukaan ja pidetään avainasemassa Oikeutetut poikkeamat ja kehityskohteet jotka auttavat meitä kehittämään toimintaa Pelkkää kiitosta sujuvasta yhteistyöstä

50 KIITOS!

51