TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANOMÄÄRÄYKSET 2018

Transkriptio

1 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2018 Khall Toimielimille Toimialojen ja vastuualueiden vastuuhenkilöille Toimintayksiköiden vastuuhenkilöille Tilivelvollisille TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANOMÄÄRÄYKSET 2018 Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt Sastamalan kaupungin strategian valtuustokaudelle Samassa valtuuston kokouksessa on hyväksytty uuden strategian rinnalla valmisteltu talousarvio vuodelle 2018 ja taloussuunnitelma vuosille Tämä ohje sisältää vuoden 2018 talousarvion yleiset hallinnolliset täytäntöönpanomääräykset. Lisäksi tulee noudattaa Sastamalan kaupunginhallituksen mahdollisia myöhemmin antamia täydentäviä ohjeita. Myös kaupunginjohtaja ja/tai talousjohtaja voivat täsmentää ohjeita tarvittaessa. Täytäntöönpanomääräykset saatetaan tiedoksi ja soveltuvin osin noudatettavaksi myös kaupungin tytäryhtiöille. Tytäryhtiöt käsittelevät omat talousarvion täytäntöönpanomääräyksensä hallituksissaan. 1. Sastamalan kaupungin toimintaa, taloudenhoitoa ja sisäistä valvontaa koskevat ohjeet Sastamalan kaupungin toimintaa, taloudenhoitoa ja sisäistä valvontaa ohjaavat kuntalain, toimialakohtaisen lainsäädännön ja hyvää hallintotapaa koskevien periaatteiden lisäksi - hallintosääntö - konserniohje - omistajapolitiikan yleislinjaukset - sijoitus- ja rahoitustoiminnan periaatteet - sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet - sisäisen valvonnan ohje - hankintaohje - tietosuoja- ja tietoturvaohje - talousarvion täytäntöönpanomääräykset - muu päätöksentekoon, taloushallintoon ja henkilöstöhallintoon liittyvä ohjeistus. Edellä mainitut ohjeet löytyvät kaupungin intranet-sivuilta valikon Johtosäännöt ja ohjeet alta sekä talous- ja henkilöstöhallinnon omista osioista. Lainsäädännön ja edellä mainittujen ohjeiden muutokset edellyttävät myös toimialojen omien delegointien, ohjeiden ja toimintatapojen tarkennuksia. Jokaisen toimialan, vastuualueen tai toimintayksikön toiminnasta vastaavan tai muun talousarviossa tilivelvolliseksi määritellyn tulee perehtyä em. ohjeisiin ja huolehtia niiden noudattamisesta omalla vastuualueellaan. Talousarvion täytäntöönpanomääräyksiä käydään läpi esimiesvalmennuksessa alkuvuonna Taloussuunnitelmaan sisältyvät kaupunkikonsernin keskeiset teemat ja tehtävät a. Kunkin toimialan ja vastuualueen omilla talousarviosivuilla on esitetty - toimialan päätehtävä / palvelusuunnitelman kuvaus - koko toimialaa koskevat yhteiset strategiset päätavoitteet suunnitelmakaudella - toimialan merkittävimmät toimintaympäristön ja toiminnan muutokset suunnitelmakaudella sekä niihin liittyvä riskianalyysi - vastuualueittain tehtävä/palvelusuunnitelman kuvaus ja toiminnan painopisteet - valtuustotason sitovat toiminnalliset tavoitteet vuodelle 2018 (tuloskortti) - toimintaa kuvaavat tunnusluvut (kuvaavat toiminnan volyymia ja kehitystä, ei-sitovia) - valtuustotason sitovat taloudelliset tavoitteet vuodelle 2018 (määrärahataulukko) - perustelut: toiminnan olennaiset muutokset ja niiden kustannusvaikutukset

2 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2018 Khall b. Tasapainoinen talous Sastamalan kaupungin taloudelle on taloussuunnitelmassa asetettu seuraavat tavoitteet: Taloussuunnittelun tavoitteena on talouden tasapaino siten, että suunnitelmakauden tulos on positiivinen ja velkamäärä/asukas on pienempi kuin kunnissa keskimäärin. Tavoitteeksi asetetaan noin 7,5 milj. euron vuosikate ja enintään samansuuruinen perusinvestointitaso. Lisäksi investointisuunnitelmaan voidaan sisällyttää valmistelun yhteydessä erikseen linjattavia elinvoimaa vahvistavia kasvuinvestointeja. Tuloveroaste säilyy suunnitelmakaudella lähtökohtaisesti nykyisellä tasolla. Kiinteistöveroprosentteja tarkastellaan vuosittain talousarviovalmisteluun liittyen. Toimialojen ja vastuualueiden tulee edelleen aktiivisesti etsiä uusia toimintaa tehostavia ja tuottavuutta lisääviä ratkaisuja. Tarpeettomista toiminnoista voidaan myös luopua ja toimintoja voidaan uudistaa ajanmukaisemmiksi ja vähemmän resursseja sitoviksi. Kevään 2018 aikana valmistellaan seuraavassa taloussuunnitelmassa linjattava talouden tasapainotusohjelma. c. Muut yhteiset tehtävät Talousarvion luvussa 3 on esitetty kaikkia toimialoja koskevat muut yhteiset tehtävät strategisten valintojen mukaisella jaottelulla. Erityisesti on huomioitava: - Elinvoiman vahvistaminen on koko kaupunkikonsernin yhteinen tehtävä, painopisteinä ovat erityisesti maankäytön, markkinoinnin ja elinkeinoelämän tarpeiden yhteensovittaminen. Kaikkien toimialojen tavoitteissa on huomioitu myös elinvoimanäkökulma. - Myönteinen viestintä ja markkinointi kuuluu koordinoidusti kaikille kaupungin työntekijöille. Viestinnällisiä valmiuksia ja sisällöllistä yhtenäisyyttä lisätään mm. ohjeistuksella ja koulutuksella.. - Jokaisen vastuualueen ja toimintayksikön tehtävänä on oman toimintansa kautta edistää kuntalaisten hyvinvointia. Strategiassa ja hyvinvointiohjelmassa määritellään hyvinvointityön erityiset painopisteet ja seurattavat hyvinvointimittarit. - Opetusmenetelmiä ja -sisältöjä kehitetään sivistystoimen kaikilla vastuualueilla siten, että kuntalaisilla on riittävät valmiudet kouluttautua, työskennellä ja asioida myös tulevaisuuden tietoyhteiskunnassa. - Aktiivinen työllisyydenhoito ja kustannusten hallinta edellyttävät, että jokainen kaupunkikonsernin yksikkö tarjoaa kuntouttavan työtoiminnan paikkoja aktivointivelvoitteen piirissä oleville pitkäaikaistyöttömille ja jokaisessa yksikössä tulee olla nimettynä kuntouttavassa työtoiminnassa olevien henkilöiden ohjaustyöstä vastaava henkilö/henkilöt. - Kaupungin eri yksiköiden tulee toimia aktiivisesti myös velvoitetyöllistettyjen työpaikkojen järjestämisessä ja osallistua myös muihin työvoima- ja yrityspalveluiden alueellisen kuntakokeilun edellyttämiin työllisyyttä parantaviin toimenpiteisiin tarvittavassa laajuudessa. - Yhteisiä valmistelutehtäviä ovat lisäksi tulevien toimintaympäristön ja toiminnan muutosten ennakointi ja muutosjohtamisen vahvistaminen. Muutoksiin varaudutaan mm. Muutoskitkasta elinvoimaa -kehittämishankkeen avulla - Sote- ja maakuntauudistuksen vaikutuksia kaupungin toimintaan, rahoitukseen ja tukipalveluiden tuottamiseen arvioidaan uudistuksen valmistelun rinnalla. Uudistuksen etenemistä seurataan tiiviisti ja sen vaikutuksiin varaudutaan etukäteen kaikilla toimialoilla huomioiden maltillinen talouden hoito ja oikeat mitoitukset. Yhteisten tehtävien valmistelu ja toteutus tulee vastuuttaa ja aikatauluttaa vuoden alussa koko kaupungin tasolla sekä toimialoilla. d. Henkilöstöä koskevat toimenpiteet ja tavoitteet Henkilöstöä koskevat kaikkien toimialojen yhteiset tavoitteet ja tehtävät on esitetty talousarvion luvussa 5: Henkilöstö. Henkilöstösuunnittelun avulla huolehditaan palvelujen edellyttämän henkilöstön oikeasta määrästä ja rakenteesta sekä turvataan riittävä osaaminen kaupungin tavoitteiden saavuttamiseksi. Palvelurakenteen muuttuessa toimialojen tulee selvittää ja ottaa käyttöön toimintatapoja ja uudelleenjärjestelyjä, joissa nykyistä henkilöstöä valmennetaan ja koulutetaan uusiin tehtäviin. Vakanssien vapautuessa kokonaan tai määräajaksi on tilalle lupa palkata uutta henkilöstöä pakollinen/välttämätön määrä. Talousarvio sisältää tavoitteen henkilöstömäärän vähentämisestä (15 htv/v) toteutettuna siten, että syntynyttä säästöä ei käytetä korvaaviin ostopalveluihin (vastuu kaikilla toimialoilla, ohjaus ja valvon-

3 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2018 Khall ta henkilöstöjaostolla). Muita henkilöstösäästöihin liittyviä toimenpiteitä voivat olla esim. sijaisten käytön vähentäminen, tietotekniikan käytön tehostaminen ja uudenlaiset toimintatavat sekä pätevöityminen organisaation muihin tehtäviin. Talousarvioon ei sisälly uusia virkoja tai toimia. Toimintojen kannalta tarpeelliset henkilöstölisäykset tai -muutokset käsitellään talousarviovuoden aikana henkilöstöjaoston ja/tai kaupunginhallituksen päätöksellä talousarvioon myönnettyjen määrärahojen puitteissa. Päätöksiä tehdessä tulee huomioida henkilöstömäärän vähentämistavoite sekä tulevan sote- ja maakuntauudistuksen vaikutukset toimintaan. Henkilöstöjaosto antaa tarvittaessa tarkempia linjauksia ja ohjeita. Henkilöstömäärän kehitystä seurataan säännöllisesti henkilöstöjaoston toimesta sekä toimialojen ja konsernihallinnon yhteisissä seuranta- ja suunnittelupalavereissa. 3. Käyttösuunnitelmat Käyttösuunnitelmien laadintavaihe on talouden hallinnan kannalta erittäin merkittävä. Oleellista on huomioida, että talouden tasapainotavoite huomioon ottaen määrärahoja ei ole talousarviovuoden aikana mahdollista lisätä. Käyttösuunnitelmat valmistellaan ja käsitellään lautakunnissa viimeistään siten, että vuoden 2017 toteutuma on vertailutietona käytettävissä. Käyttösuunnitelmat saatetaan tiedoksi ja mahdolliset määrärahasiirrot ja toiminnallisten tavoitteiden tarkennukset päätettäväksi kaupunginhallitukselle ja valtuustolle. Toimialojen tulee arvioida käyttötalouden kokonaismäärärahansa kohdennus uudelleen ottaen huomioon toiminnan painopisteet ja priorisointi. Tämän arvioinnin perusteella lautakunnat voivat käyttösuunnitelmavaiheessa tarvittaessa esittää määrärahojen siirtoa vastuualueiden välillä. Käyttösuunnitelmassa ja talousarviovuoden aikana tehtävässä seurannassa tarkasteltavat ja kirjattavat asiat: - talousarvion edellyttämät toimenpiteet ja niiden toteutus (priorisoinnit, vaihtoehtoiset toimintatavat) - palkkaratkaisua koskeva tarkastelu - henkilötyövuosien vähennystavoitteen kohdentaminen - lautakuntatason operatiiviset tavoitteet ja ohjeet toiminnan toteuttamiselle. Myös investoinneista tulee laatia käyttösuunnitelma samassa yhteydessä (tarkemmin kohdassa 6) Toimialat tallentavat käyttösuunnitelmalukunsa WebTaloussuunnittelu-ohjelmaan sarakkeelle Valtuusto. Tallennusalusta suljetaan ja lopulliset luvut siirretään kirjanpito-ohjelmaan heti kun toimialojen käyttösuunnitelmat ovat valmiina. Vastuualueet voivat tehdä talousarviovuoden aikana muutoksia käyttösuunnitelmaan määrärahansa puitteissa talousarvion sitovuusmääräykset huomioon ottaen. Käyttösuunnitelmamuutokset lähetetään aiempaan tapaan SaTu Oy:lle tallennettavaksi sekä saatetaan tiedoksi lautakunnalle sekä talousjohtajalle. 4. Käyttösuunnitelmavaiheen selvitystehtävät 1. Sisäisen vuokrajärjestelmän tarkastelu ja tilankäytön optimointiperiaatteet. Valmistelusta vastaa Tilakeskus. Tilankäytön optimoinnin koordinointi tehdään johtoryhmässä. 2. Toimenpidesuunnitelma tietohallinnon toimintatapojen ja kustannusten sopeuttamiseksi. Selvitys tehdään kaupungin toimialojen ja SaTu Oy:n yhteistyönä tammikuun 2018 loppuun mennessä. Selvitystyön vastuuhenkilönä toimii kaupungin tietohallintopäällikkö. 3. Potentiaalisten tasapainotustoimenpiteiden listaus kohti seuraavaa taloussuunnitelmaa. Kartoitus tehdään jokaisella toimialalla ja toteutettavat toimenpiteet linjataan erikseen osana tulevaa taloussuunnittelua. Valmistelua koordinoi johtoryhmä.

4 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2018 Khall Talousarvion sitovuus ja talousarviomuutokset / käyttötalous Kuntalain 110 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talousarvion sitovuus on määritelty talousarviokirjan luvussa 10 (s ). Toimialojen/vastuualueiden tulee sovittaa toimintansa siten, että valtuuston myöntämät määrärahat eivät ylity. Lähtökohtaisesti määrärahojen lisäyksiä ei talousarviovuoden aikana tehdä Mikäli vastuualueella todetaan käyttösuunnitelman yhteydessä päätetyistä priorisoinneista ja tasapainotustoimenpiteistä huolimatta ylitysriski, toimitaan seuraavasti: - ylitysriskin ilmaantuessa vastuualueen tulee käynnistää välittömästi uusia tasapainottavia toimenpiteitä tarvittavassa laajuudessa. Tarkastelu tulee tehdä vastuualueen kaikki toimintayksiköt kattavasti ja käyttösuunnitelmat tulee tarkistaa tasapainotuksia vastaavasti. - mikäli tasapainotusta ei saada toteutettua vastuualueen sisällä, lisäystarve saatetaan välittömästi toimialatiimin käsiteltäväksi. Toimialatiimin tehtävänä selvittää miten tarvittava tasapainotus on toteutettavissa toimialan sisällä. Tämä tarkoittaa, että myös muilla vastuualueilla tulee selvittää ja ottaa käyttöön kustannuksia säästäviä tasapainotustoimenpiteitä. Määrärahojen lisäystarpeet tulee aina ensisijaisesti kattaa toimialan sisäisin määrärahasiirroin. - Mikäli tasapainotusta ei kyetä kokonaan hoitamaan toimialan sisällä, on asia saatettava johtoryhmän käsittelyyn. Johtoryhmän tehtävänä on tällöin selvittää, millä tavoin muut toimialat osallistuvat tasapainotukseen. Tarvittavat tasapainotukset tulee etsiä talouden ja toiminnan kokonaistarkastelun kautta. - Edellä mainittujen toimenpiteiden jälkeen toimialan tulee tarvittaessa tehdä lautakunnalle ja edelleen kaupunginhallitukselle ja valtuustolle määrärahan muutosesitys. Esitykseen tulee ehdottomasti sisällyttää/liittää: yksilöity perustelu määrärahan muutostarpeesta selvitys toimenpiteistä ja keinoista, joita vastuualue ja toimiala ovat käyttäneet toiminnan sopeuttamiseksi annettuihin resursseihin selvitys määrärahamuutoksen käsittelyvaiheista (toimialatiimi, jory) määrärahamuutoksen kattamistapa, esim. siirto toiselta vastuualueelta selvitys muutoksen vaikutuksesta sitoviin toiminnallisiin tavoitteisiin erillisellä liitteellä selvitys muutoksen kohdentamisesta käyttösuunnitelmatasolla (SaTuun lähetettävä määrärahojen muutosilmoitus; kustannuspaikka- ja tilitaso) puutteelliset esitykset palautetaan toimialalle täydennettäväksi. Uusien toimintojen käynnistämisestä sekä yhteistoiminta- tai hankintasopimuksista tulee aina tehdä asianmukaiset päätökset ja samalla tulee arvioida toimenpiteen kustannusvaikutukset ja taloudelliset toteuttamismahdollisuudet koko vaikutusajalle. Pitkäaikaisiin sopimuksiin tulee aina sisällyttää myös irtisanomismahdollisuus. Sopimusten hyväksymistä koskeva ratkaisuvalta on määritelty hallintosäännössä. Liikelaitoksen talousarvion ja -suunnitelman hyväksyy liikelaitoksen johtokunta valtuuston talousarviokäsittelyn jälkeen. Liikelaitosten tulee järjestää toimintansa valtuuston talousarviossa asettamien kehystavoitteiden mukaisesti. 6. Investointien sitovuus ja investointiohjelman toteuttaminen Vuoden 2018 investointimäärärahat ovat nettositova toimialatasolla. Poikkeuksena on Tilakeskus, jolla on oma sitova investointimäärärahansa. Toimielimet vahvistavat perusinvestointeja koskevan käyttösuunnitelman (konsernihallinnon ja sivistystoimen investoinnit, Tilakeskuksen pien- ja energiainvestoinnit, yhdyskuntarakentamisen perusinvestoinnit ja kalusto/hankinnat sekä Sastamalan Veden investoinnit). Käyttösuunnitelmissa tulee huomioida investointisuunnitelman perustelut (talousarvion luku 14). Investointien käyttösuunnitelman yhteydessä tarkasteltavat ja kirjattavat asiat: - investointien täsmennetyt kustannusarviot - investoinneille vuoden 2018 talousarviossa osoitetun kokonaismäärärahan riittävyys - hankkeen toteutusajankohta (arvioitu aloitus- ja päättymisajankohta, kk/vuosi) Sisäilma- ja kosteusinvestointeihin on talousarviossa erikseen kohdennettu euron varaus, joka käytetään tarvittaessa vuoden aikana esille tuleviin kohteisiin.

5 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2018 Khall Investointisuunnitelma sisältää erittelyn elinvoimainvestoinneista ja muista isoista rakennusinvestoinneista. Isot investointihankkeet tulee toteuttaa/käynnistää erittelyn mukaisesti vuoden 2018 aikana, ellei hankkeen ulkopuolisesta rahoituksesta muuta johdu. Hankkeista on talousarviossa esitetty kustannusarvio, toteutusajankohta sekä vuoden 2018 talousarvioon sisältyvä ohjeellinen määräraha. Määrärahasta voidaan investoinnin aikataulutuksesta johtuen poiketa teknisen toimen tai Tilakeskuksen kokonaismäärärahan puitteissa. Investointien aloituslupamenettelyä uudistetaan Isojen investointihankkeiden toteutuksesta päätetään hallintosäännön mukaisesti: valtuusto päättää yli 1 milj. euron, hallitus 0,5 1,0 milj. euron ja tekninen lautakunta tai Sastamalan Veden johtokunta enintään 0,5 milj. euron investointihankkeiden hankesuunnitelmista. Isojen hankkeiden hankekohtaisten investointimäärärahojen ja kustannusarvioiden mahdolliset muutokset tulee käsitellä toimielimissä em. päätöksentekotason mukaisesti ottaen kuitenkin huomioon, että toimialan kokonaismäärärahaa ei saa ylittää ilman valtuuston määrärahapäätöstä. Kaikki investoinnit käsitellään johtoryhmässä ennen toimielinkäsittelyä ja käyttösuunnitelmien vahvistamista. Menettelyn tavoitteena on varmistaa investointiohjelman oikea-aikaisuus ja priorisointi ottaen huomioon myös käyttäjätahojen tarpeet (asukkaat, yrityssektori, kaupungin omat toimintayksiköt). 7. Talousarvion seuranta ja raportointi Toimialojen ja vastuualueiden on raportoitava kaksi kertaa talousarviovuoden aikana sekä tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä talousarvion toteutumisesta. Osavuosiraportit laaditaan huhtikuun, elokuun ja vuoden lopun tilanteiden mukaan. Ne annetaan kirjallisena kaupunginhallitukselle sekä toimitetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja tarkastuslautakunnalle. Myös liikelaitoksen tulee antaa vastaavat raportit samassa aikataulussa. Osavuosiraportointi sisältää aina myös koko vuotta koskevan ennusteen. Talousarvion toteutumisen jatkuvaan seurantaan ja ennakointiin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Poikkeamiin vastuualueiden on reagoitava välittömästi. Mikäli valtuuston myöntämän nettomäärärahan ennakoidaan ylittyvän, vastuualueiden tulee ottaa käyttöön uusia tasapainottavia toimenpiteitä tarvittavassa laajuudessa. Toimialat ja niiden luottamustoimielimet vastaavat käyttösuunnitelmiensa seurannasta. Seurannan kohteena ovat sekä määrärahat ja tuloarviot että toiminnalliset tavoitteet. Talousarvion toteutumistilanne sekä koko vuoden ennuste tulee saattaa luottamustoimielimille tiedoksi kuukausittain. Talousarvion ja siihen sisältyvien tavoitteiden toteutumista ja henkilöstömäärän kehitystä seurataan ja arvioidaan säännöllisesti myös toimialojen ja konsernihallinnon yhteisissä seurantaneuvotteluissa sekä johtoryhmän seuranta- ja suunnittelupalavereissa. Talousarvion seurantapalaverit ja osavuosiraportointi on aikataulutettu vuoden 2018 talouden vuosikellossa (kts intra). 8. Maksuvalmiussuunnittelu Maksuvalmiussuunnittelua varten toimialojen tulee ilmoittaa talousjohtajalle sopimusten mukaisista maksuaikatauluista (urakkasopimukset, toistuvat maksut ym.) sekä muista yksittäisistä yli euron hankinnoista tai tilauksista. 9. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta: ohjeet, suunnitelmat ja raportointi Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa toteutetaan valtuuston määrittelemien perusteiden ja niitä täsmentävän sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti. Toimialat, liikelaitokset ja kaupungin tytäryhteisöt ovat laatineet suunnitelman sisäisestä valvonnasta, konserniohjauksesta ja riskienhallinnasta. Em. tahot raportoivat suunnitelmansa toteutumisesta toimintavuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Samalla tarkistetaan suunnitelman ajantasaisuus seuraavalle vuodelle. Taloussuunnitelma sisältää toimialoittain selvityksen suunnitelmakauden merkittävimmistä toimintaympäristön ja toiminnan muutoksista sekä muutoksia koskevan riskianalyysin. Myös tämä tulee ottaa huomioon vuotta 2018 koskevassa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmassa.