TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANOMÄÄRÄYKSET 2017

Transkriptio

1 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2017 Khall Toimielimille Prosessien vastuuhenkilöille Yksiköiden vastuuhenkilöille Tilivelvollisille TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANOMÄÄRÄYKSET 2017 Sastamalan kaupunginvaltuusto on hyväksynyt talousarvion vuodelle 2017 ja taloussuunnitelman vuosille Tämä ohje sisältää vuoden 2017 talousarvion yleiset hallinnolliset täytäntöönpanomääräykset. Lisäksi tulee noudattaa Sastamalan kaupunginhallituksen mahdollisia myöhempiä täydentäviä ohjeita. Myös kaupunginjohtaja ja/tai talousjohtaja voivat täsmentää ohjeita tarvittaessa. Täytäntöönpanomääräykset saatetaan tiedoksi ja soveltuvin osin noudatettavaksi myös kaupungin tytäryhteisöille. Tytäryhteisöjen tulee käsitellä omat talousarvion täytäntöönpanomääräyksensä hallituksissaan. 1. Sastamalan kaupungin toimintaa, taloudenhoitoa ja sisäistä valvontaa koskevat ohjeet Sastamalan kaupungin toimintaa, taloudenhoitoa ja sisäistä valvontaa ohjaavat kuntalain, toimialakohtaisen lainsäädännön ja hyvää hallintotapaa koskevien periaatteiden lisäksi - hallintosääntö - konserniohje - omistajapolitiikan yleislinjaukset - sijoitus- ja rahoitustoiminnan periaatteet - sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet - sisäisen valvonnan ohje - hankintaohje - tietosuoja- ja tietoturvaohje - talousarvion täytäntöönpanomääräykset - muu päätöksentekoon, taloushallintoon ja henkilöstöhallintoon liittyvä ohjeistus. Edellä mainitut ohjeet löytyvät kaupungin intranet-sivuilta valikon Johtosäännöt ja ohjeet alta. sekä talousja henkilöstöhallinnon omista osioista. Lainsäädäntöön ja edellä mainittuihin ohjeisiin tulee vuoden 2017 aikana muutoksia, mikä edellyttää myös prosessien omien delegointien, ohjeiden ja toimintatapojen tarkennuksia. Jokaisen prosessin tai yksikön toiminnasta vastaavan tai muun talousarviossa tilivelvolliseksi määritellyn tulee perehtyä em. ohjeisiin ja huolehtia niiden noudattamisesta omalla vastuualueellaan. Talousarvion täytäntöönpanomääräyksiä käydään läpi esimiesvalmennuksessa keväällä Taloussuunnitelmaan sisältyvät kaupunkikonsernin keskeiset teemat ja tehtävät a. Kunkin ydin- ja osaprosessin omat talousarviosivuilla on esitetty - ydinprosessin strategiset päätavoitteet suunnitelmakaudella - ydinprosessin merkittävimmät toimintaympäristön ja toiminnan muutokset suunnitelmakaudella sekä riskianalyysi - osaprosesseittain toiminnan painopisteet, muutokset ja tuottavuustoimenpiteet suunnitelmakaudella - sitovat toiminnalliset tavoitteet vuodelle 2017 (tuloskortti) - sitovat taloudelliset tavoitteet vuodelle 2017 (määrärahataulukko) - toimintaa kuvaavat tunnusluvut (kuvaavat toiminnan volyymia ja kehitystä, ei-sitovia) b. Talouden sopeuttaminen Kaupunginvaltuuston linjaamien talouden sopeuttamistoimenpiteiden valmistelua ja toteutusta jatketaan taloussuunnitelman kappaleessa 3.1. esitetyllä tavalla.

2 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2017 Khall Lisäksi prosessien tulee etsiä aktiivisesti uusia toimintaa tehostavia ja tuottavuutta lisääviä ratkaisuja. Tarpeettomista toiminnoista voidaan myös luopua ja toimintoja voidaan uudistaa ajanmukaisemmiksi ja vähemmän resursseja sitoviksi. Hallitusohjelman mukaisia kuntatalouden sopeutustoimia valmistellaan maan hallituksen määrittelemässä aikataulussa ja laajuudessa. Jokaisen viranhaltijan tulee seurata oman toimialueensa lainsäädännöllisiä muutoksia ja tarvittaessa käynnistää valmisteluprosessi mahdollisten kustannussäästöjen saamiseksi lainsäädäntömuutosten johdosta. Toteutettavien toimenpiteiden talousvaikutukset vuodelle 2017 arvioidaan kunkin toimenpiteen valmisteluvaiheessa. Sopeuttamistoimenpiteiden toteuttamisesta päätetään hallintosäännön mukaisesti. Sopeuttamistoimenpiteiden valmistelutilanteesta ja toteutumisesta prosessit raportoivat kaupunginhallitukselle ja - valtuustolle osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. c. Muut yhteiset tehtävät Talousarvion luvussa 3 on esitetty muita prosessien yhteisiä tehtäviä. Erityisesti on huomioitava: - Elinvoiman vahvistaminen ja myönteinen viestintä ovat koko kaupunkikonsernin yhteinen tehtävä. Osaprosesseille on määritelty erikseen myös omia sitovia elinvoimatavoitteita. - Jokaisen prosessin ja yksikön tehtävänä on oman toimintansa kautta edistää kuntalaisten hyvinvointia. Talousarviossa on määritelty hyvinvointityön painopisteet sekä erityisesti seurattavat hyvinvointimittarit. - Perhepalveluverkoston toiminta jatkuu osana prosessien ja yksiköiden normaalia toimintaa ja päätöksentekomenettelyä. Tulevana haasteena on varmistaa toimintamallin jatkuvuus, toimivuus ja kustannustehokkuus myös uudessa toimintaympäristössä sote-uudistuksen toteutumisen jälkeen. - Aktiivinen työllisyydenhoito ja kustannusten hallinta edellyttävät, että jokainen kaupunkikonsernin yksikkö tarjoaa kuntouttavan työtoiminnan paikkoja aktivointivelvoitteen piirissä oleville pitkäaikaistyöttömille ja jokaisessa yksikössä tulee olla nimettynä kuntouttavassa työtoiminnassa olevien henkilöiden ohjaustyöstä vastaava henkilö/henkilöt. - Kaupungin eri yksiköiden tulee toimia aktiivisesti myös velvoitetyöllistettyjen työpaikkojen järjestämisessä ja osallistua myös muihin työvoima- ja yrityspalveluiden alueellisen kuntakokeilun edellyttämiin työllisyyttä parantaviin toimenpiteisiin tarvittavassa laajuudessa. - Vuonna 2017 yhteisiä valmistelutehtäviä ovat lisäksi toimintamallin ja säännöstön uudistaminen, uuden strategian valmistelu sekä tulevien muutosten ennakointi ja muutosjohtamisen vahvistaminen. - Hankintaohjeistus päivitetään ja prosessien hankintaosaamista lisätään täsmäkoulutuksin. - Sote- ja maakuntauudistuksen vaikutuksia kaupungin toimintaan, rahoitukseen ja tukipalveluiden tuottamiseen arvioidaan uudistuksen valmistelun rinnalla. Sopeuttamistoimenpiteiden ja muiden yhteisten tehtävien valmistelu ja toteutus tulee vastuuttaa ja aikatauluttaa vuoden alussa koko kaupungin tasolla sekä prosesseissa. d. Henkilöstöä koskevat toimenpiteet ja tavoitteet Henkilöstöä koskevat kaikkien prosessien yhteiset tavoitteet ja tehtävät on esitetty talousarvion luvussa 5: Henkilöstö. Talousarvio sisältää tavoitteen henkilöstömäärän vähentämisestä (tavoite 15 htv/v) toteutettuna siten, että syntynyttä säästöä ei käytetä korvaaviin ostopalveluihin (vastuu kaikilla prosesseilla, ohjaus ja valvonta henkilöstöjaostolla). Muita henkilöstösäästöihin liittyviä toimenpiteitä voivat olla esim. sijaisten käytön vähentäminen, tietotekniikan käytön tehostaminen ja uudenlaiset toimintatavat sekä pätevöityminen organisaation muihin tehtäviin ja tehtävien uudelleenjärjestelyt. Henkilöstösuunnittelussa tulee huomioida em. tavoite henkilöstön määrän suunnitelmallisesta vähentämisestä. Virkojen ja toimien vapautuessa kokonaan tai määräajaksi on tilalle lupa palkata uutta henkilöstöä vai pakollinen/välttämätön määrä. Talousarvio ei sisällä uusia virkoja tai toimia lukuun ottamatta elinkeinopalveluiden uudelleenorganisointiin liittyviä muutoksia. Toimintojen kannalta tarpeelliset henkilöstölisäykset tai muutokset käsi-

3 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2017 Khall tellään talousarviovuoden aikana henkilöstöjaoston ja/tai kaupunginhallituksen päätöksellä ja talousarvioon myönnettyjen määrärahojen puitteissa. Henkilöstöjaoston tulee määritellä edellä mainittujen linjausten pohjalta täyttölupien tarkemmat käsittely- ja myöntämisperiaatteet. Tavoitteena on nopea ja selkeä täyttölupakäytäntö. Henkilöstömäärän kehitystä seurataan säännöllisesti henkilöstöjaoston toimesta sekä prosessien ja konsernihallinnon seuranta- ja suunnittelupalavereissa. 3. Käyttösuunnitelmat Käyttösuunnitelmien laadintavaihe on talouden hallinnan kannalta merkittävä. Oleellista on huomioida, että määrärahojen tasoa ei ole mahdollista kasvattaa ja että kaikki taloussuunnitelmaan sisältyvät tuottavuustoimenpiteet tulee toteuttaa. Käyttösuunnitelmat valmistellaan ja käsitellään lautakunnissa/johtokunnissa helmikuun 2017 loppuun mennessä, siten että vuoden 2016 toteutuma on vertailutietona käytettävissä. Käyttösuunnitelmat saatetaan tiedoksi ja mahdolliset määrärahasiirrot päätettäväksi kaupunginhallitukselle ja valtuustolle. Ydinprosessien tulee arvioida talouskehyksensä kohdennus uudelleen ottaen huomioon toiminnan painopisteet ja priorisointi. Talousarvion käsittelyn yhteydessä esille nostetut raskaimmat säästöpaineet tulee käyttösuunnitelmavaiheessa kohdentaa useammalle osaprosessille, jolloin ne eivät muodostu kohtuuttomaksi yksittäiselle osaprosessille ja tasapainotustavoite on todennäköisemmin saavutettavissa. Käyttösuunnitelmavaiheessa ja talousarviovuoden aikana tehtävässä seurannassa tarkasteltavat asiat: - henkilötyövuosien vähennystavoitteen kohdentaminen - kehyksen vahvistamisen jälkeen esille tulleet muutokset omassa toiminnassa tai hallitusohjelman kautta (tulot ja menot) - tasapainotuksen edellyttämät toimenpiteet ja niiden toteutus prosesseissa - lautakuntatason operatiiviset tavoitteet ja ohjeet toiminnan toteuttamiselle Myös investoinneista tulee laatia käyttösuunnitelma samassa yhteydessä. Prosessit tallentavat käyttösuunnitelmansa WebTaloussuunnittelu-ohjelmaan sarakkeelle Valtuusto. Tallennusalusta suljetaan ja lopulliset luvut siirretään kirjanpito-ohjelmaan heti kun prosessien käyttösuunnitelmat ovat valmiina. Osaprosessit voivat tehdä vuoden aikana muutoksia käyttösuunnitelmaan määrärahansa puitteissa talousarvion sitovuusmääräykset huomioon ottaen. Käyttösuunnitelmamuutokset lähetetään aiempaan tapaan SaTu Oy:lle tallennettavaksi sekä saatetaan tiedoksi lautakunnalle sekä talousjohtajalle. 4. Investointien aloituslupamenettely ja kustannusarvioiden tarkennus Talousarvioon sisältyvien investointimäärärahojen riittävyyden varmistamiseksi investoinneille tulee hakea kaupunginhallitukselta aloituslupa. Aloituslupahakemukseen tulee liittää - investoinnin täsmennetty kustannusarvio, - selvitys taloussuunnitelmaan sisältyvän määrärahan riittävyydestä sekä - selvitys hankkeen toteutusajankohdasta (arvioitu aloitus- ja päättymisajankohta) - samalla prosessien tulee arvioida investointien sitovan kokonaismäärärahansa riittävyys. Prosessit valmistelevat aloituslupahakemukset jaksotetusti 2-3 kertaa vuodessa. Jaksotuksella pyritään varmistamaan, että talousarvion mukainen investointitaso ei ylity. 5. Talousarvion sitovuus ja talousarviomuutokset Kuntalain 110 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Talousarvion sitovuus on määritelty talousarviokirjan luvussa 9 (s ). Prosessien tulee sovittaa toimintansa siten, että valtuuston myöntämät määrärahat eivät ylity.

4 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2017 Khall Lähtökohtaisesti määrärahojen lisäyksiä ei talousarviovuoden aikana tehdä Mikäli osaprosessi ei käyttösuunnitelman yhteydessä päätetyistä tasapainotustoimenpiteistä huolimatta kykene toimimaan valtuuston myöntämän nettomäärärahan mukaisella tasolla, käsitellään muutostarve seuraavasti: - jos nettomäärärahan ennakoidaan ylittyvän, prosessin tulee ottaa välittömästi käyttöön uusia tasapainottavia toimenpiteitä tarvittavassa laajuudessa. - lisäystarve saatetaan välittömästi ao. ydinprosessin prosessitiimin käsiteltäväksi. Prosessitiimin tehtävänä selvittää miten tarvittava tasapainotus on toteutettavissa ydinprosessin sisällä. Pääsääntöisesti määrärahojen lisäystarpeet tulee aina kattaa ydinprosessin sisäisin määrärahasiirroin. - Mikäli tasapainotusta ei kyetä kokonaan hoitamaan ydinprosessin sisällä, on asia saatettava johtoryhmän käsittelyyn. Johtoryhmän tehtävänä on tällöin selvittää, millä tavoin muut ydinprosessit osallistuvat tasapainotukseen. Tarvittavat tasapainotukset tulee aina etsiä talouden ja toiminnan kokonaistarkastelun kautta. - Edellä mainittujen toimenpiteiden jälkeen prosessin tulee tarvittaessa tehdä lautakunnalle ja edelleen kaupunginhallitukselle ja valtuustolle määrärahan muutosesitys. Esitykseen tulee ehdottomasti sisällyttää/liittää: yksilöity perustelu määrärahan muutostarpeesta selvitys toimenpiteistä ja keinoista, joita osa- ja ydinprosessi ovat käyttäneet toiminnan sopeuttamiseksi annettuihin resursseihin selvitys määrärahamuutoksen käsittelyvaiheista (prosessitiimi, jory) määrärahamuutoksen kattamistapa, esim. siirto toisesta osaprosessista selvitys muutoksen vaikutuksesta sitoviin toiminnallisiin tavoitteisiin erillisellä liitteellä selvitys muutoksen kohdentamisesta käyttösuunnitelmatasolla (SaTuun lähetettävä määrärahojen muutosilmoitus; kustannuspaikka- ja tilitaso) puutteelliset esitykset palautetaan ydinprosessille täydennettäväksi. Uusien toimintojen käynnistämisestä sekä yhteistoiminta- tai hankintasopimuksista tulee aina tehdä asianmukaiset päätökset ja samalla tulee arvioida toimenpiteen kustannusvaikutukset ja taloudelliset toteuttamismahdollisuudet koko vaikutusajalle. Pitkäaikaisiin sopimuksiin tulee aina sisällyttää myös irtisanomismahdollisuus. Sopimusten hyväksymistä koskeva ratkaisuvalta on määritelty hallintosäännössä. Hallintosäännön mukaan yli euron investoinneista päättää kaupunginvaltuusto joko talousarviossa tai erillisellä päätöksellä. Investointimäärärahojen muutokset tulee käsitellä toimielimissä sitovuustason mukaisesti. Liikelaitoksen talousarvion ja -suunnitelman hyväksyy liikelaitoksen johtokunta valtuuston talousarviokäsittelyn jälkeen. Liikelaitosten tulee järjestää toimintansa valtuustoa talousarviossa asettamien kehystavoitteiden mukaisesti. 6. Talousarvion seuranta ja raportointi Prosessien on raportoitava kaksi kertaa talousarviovuoden aikana sekä tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä talousarvion toteutumisesta. Osavuosiraportit laaditaan huhtikuun, elokuun ja vuoden lopun tilanteiden mukaan. Ne annetaan kirjallisena kaupunginhallitukselle sekä toimitetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja tarkastuslautakunnalle. Myös liikelaitosten tulee antaa vastaavat raportit samassa aikataulussa. Talousarvion toteutumisen jatkuvaan seurantaan ja ennakointiin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Poikkeamiin prosessien on reagoitava välittömästi. Mikäli valtuuston myöntämän nettomäärärahan ennakoidaan ylittyvän, prosessin tulee ottaa käyttöön uusia tasapainottavia toimenpiteitä tarvittavassa laajuudessa. Prosessit ja niiden luottamustoimielimet vastaavat käyttösuunnitelmiensa seurannasta. Seurannan kohteena ovat sekä määrärahat että toiminnalliset tavoitteet. Talousarvion toteutumistilanne sekä arvio määrärahojen riittävyydestä tulee saattaa luottamustoimielimille tiedoksi kuukausittain. Talousarvion ja siihen sisältyvien tavoitteiden toteutumista ja henkilöstömäärän kehitystä seurataan ja arvioidaan säännöllisesti myös prosessien ja konsernihallinnon yhteisissä seurantaneuvotteluissa sekä johtoryhmän seuranta- ja suunnittelupalavereissa.

5 Talousarvion täytäntöönpanomääräykset 2017 Khall Maksuvalmiussuunnittelu Maksuvalmiussuunnittelua varten prosessien tulee ilmoittaa talousjohtajalle sopimusten mukaisista maksuaikatauluista (urakkasopimukset, toistuvat maksut ym.) sekä muista yli euron hankinnoista tai tilauksista. 8. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta: ohjeet, suunnitelmat ja raportointi Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa toteutetaan valtuuston määrittelemien perusteiden ja niitä täsmentävän sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti. Ydinprosessit, liikelaitokset ja kaupungin tytäryhteisöt ovat laatineet suunnitelman sisäisen valvonnasta, konserniohjauksesta ja riskienhallinnasta. Em. tahot raportoivat suunnitelmansa toteutumisesta toimintavuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Samalla tarkistetaan suunnitelman ajantasaisuus. Taloussuunnitelma sisältää ydinprosesseittain selvityksen suunnitelmakauden merkittävimmistä toimintaympäristön ja toiminnan muutoksista sekä muutoksia koskevan riskianalyysin. Myös tämä tulee ottaa huomioon vuotta 2017 koskevassa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmassa.