Kirjallinen aineisto

Transkriptio

1 Ulkoinen arviointi EFQM-mallilla Kirjallinen aineisto Ohjeet arvioitavalle organisaatiolle Q:\Kilpailukyvyn Kehittäminen - Arviointipalvelut\6_Palvelutuotanto\1_Excellencefinlandkilpailu\1.1_Ohjeetjamallitosallistujalle\Ulkoinenarviointi_Kirjallinenaineisto_Ohjeet2015.Docx

2 2 Sisällysluettelo 1 Kirjallisen aineiston merkitys arvioinnissa Toimitettava aineisto ja sen toimitustapa Toiminnan kuvaus Vaihtoehto toiminnan kuvaukselle Kirjallisen aineiston tietosisältö ja esitystapa Organisaation yleiskuvaus Toimintamallit Tulokset... 8 Liite Toiminnan kuvauksen tai vastaavan kirjallisen aineiston sisältö, tarkistuslistat

3 3 Toimintaympäristö Sidosryhmien tarpeet ja odotukset 1 Johtajuus 2 Strategia 3 Henkilöstö 5 Prosessit, tuotteet ja palvelut 4 Kumppanuudet ja resurssit 6 Asiakas- 7 Henkilöstö- 8 Yhteiskunta- 9 Toiminnan tulokset Miten asioita ja ihmisiä johdetaan Miten toimintasuunnitelmat laaditaan ja toimeenpannaan Miten suunnitelmat toteutetaan Strategia Toiminta Tulokset Oppiminen Miten onnistumista mitataan & Millaisia tuloksia on saavutettu Kuva 1. EFQM Excellence mallin punainen lanka (Strategia Toiminta Tulokset & Oppiminen eli strategian ja toiminnan tosiasiapohjainen kehittäminen) kuvaa EFQM-mallin perusajatusta. Nuolikuvion alla esitetään tiivistettynä kysymykset, joihin yhdeksällä eri arviointialueella (Johtajuus, Strategia jne.) haetaan vastausta. Arviointialueet jakaantuvat edelleen 32 arviointikohdaksi, jotka esimerkkeineen erinomaisesta toiminnasta täsmentävät näitä pääkysymyksiä. 1 Kirjallisen aineiston merkitys arvioinnissa Laatukeskuksen ulkoiset 360 asteen asiantuntija-arvioinnit kannustavat organisaatioita toiminnan systemaattiseen kehittämiseen kestävän kilpailukyvyn vahvistamiseksi. Arviointien keskeinen tavoite on edistää arvioitavan organisaation menestystä tunnistamalla ja raportoimalla siihen vaikuttavat merkittävimmät toiminnan vahvuudet ja parantamismahdollisuudet. Ymmärtääkseen organisaatiota ja voidakseen tehdä osallistujalle hyödyllisen arvioinnin arviointiryhmä tarvitsee mahdollisimman kattavat tiedot organisaation toimintaympäristöstä, strategiasta, toiminnasta ja tuloksista EFQM Excellence mallin (kuva 1) arviointikohdittain. Arvioinnissa tarvittavat tiedot kerätään pääosin kolmesta lähteestä arviointiprosessin (kuva 2) aikana: 1. julkisesti esim. osallistujaorganisaation kotisivuilta saatavilla oleva aineisto, 2. toiminnan kuvaus tai sitä sisällöltään vastaava muu kirjallinen aineisto sekä 3. arviointikäynti; arviointityöpaja (optio) sekä johdon, esimiesten ja henkilökunnan haastattelut ja havainnointi. Organisaation laatiman toiminnan kuvauksen tai muun kirjallisen aineiston perusteella arviointiryhmä muodostaa itselleen kokonaiskuvan organisaatiosta, suunnittelee arviointikäynnin ja tekee osan arviointityöstä. Hyvä toiminnan kuvaus tai vastaava aineisto esittää johdonmukaisesti mm. - yrityksen / muun organisaation ja sen perustehtävän - asiakas-, henkilöstö- ja muut sidosryhmät sekä toimintaympäristön - strategiset haasteet, valinnat, päämäärät, suunnitelmat ja tavoitteet, joilla se ohjaa toimintaansa - tärkeimmät prosessit, toimintatavat ja resurssit, joilla se toteuttaa strategiaansa sekä - mittarit, tuloskortit ja tulokset, joilla organisaatiossa seurataan suorituskykyä ja onnistumista strategian toteuttamisessa.

4 4 Kuva 2. Recognised for Excellence arvioinnin prosessi vaiheittain. Mitä avoimemmin, johdonmukaisemmin ja kattavammin organisaatio esittää nämä tiedot toiminnan kuvauksessaan tai muussa kirjallisessa aineistossaan, sitä paremmat edellytykset se luo oleellisiin asioihin pureutuvalle arviointityöskentelylle sekä itselleen hyödyllisen ja relevantin palautteen saamiselle. 2 Toimitettava aineisto ja sen toimitustapa Ulkoiseen arviointiin osallistuva organisaatio valmistautuu siihen joko laatimalla näiden ohjeiden mukaisen toiminnan kuvauksen tai kokoamalla organisaation jo ennestään olemassa olevista dokumenteista sisällöltään toiminnan kuvausta vastaavan kirjallisen aineistopaketin arviointityön pohjaksi. 2.1 Toiminnan kuvaus Täysimittainen toiminnan kuvaus on laajuudeltaan sivua ja rakenteeltaan (taulukko 1.) kolmeosainen: organisaation yleiskuvaus, toimintamallit ja tulokset, joista yleiskuvaus on tärkein osa arviointityön onnistumisen ja arviointipalautteen hyödyllisyyden kannalta. Toimintamallien ja tulosten esittely jäsennellään EFQM Excellence mallin (kuva 1) arviointikohdittain. Toiminnan kuvauksen laatiminen on suositeltava vaihtoehto useasta syystä: Merkittävin hyöty on se, että jo kuvauksen laatiminen on kehitystyötä, jossa organisaatio tunnistaa tulevaisuuden menestyksensä kannalta merkittäviä vahvuuksia tai parantamismahdollisuuksia esim. - strategian, toiminnan ja mittaamisen/tulosten välisissä yhteyksissä - toimintamalleissa ja tavoissa sekä niiden käytännön toteuttamisessa - suorituskyvyn mittaristossa ja tunnusluvuissa tai - toiminnan ja osaamisen kehittämisessä mittaus- ja oppimistuloksia sekä innovointia hyödyntäen.

5 5 Taulukko 1. Toiminnan kuvauksen suositeltava rakenne, sisältö ja laajuus. Sivumäärään vaikuttavat mm. organisaation koko, toiminnan luonne ja tietojen esitystapa. Sisältöä on kuvailtu tarkemmin liitteen taulukoissa L1 L3. Toiminnan kuvauksen rakenne Yleiskuvaus - teksti, kuvat ja taulukot - yhteensä 5 10 sivua Toimintamallit EFQM Excellence-mallin arviointikohdittain - taulukkona sivua tai - tekstinä sivua - soveltuvin kuvin (esim. prosessikaaviot) täydennettynä Tulokset EFQM Excellence-mallin arviointikohdittain - Kaavioina (tai taulukoina) sivua Sääntöjen mukainen kokonaissivumäärä sivua Toiminnan kuvauksen tai sitä vastaavan muun aineiston keskeinen sisältö Organisaatio - perustiedot - toiminta-ajatus/missio, visio, arvot - strategiset haasteet, valinnat, päämäärät ja tavoitteet - asiakkaat, palvelut ja tuotteet - henkilöstö, muut sidosryhmät ja resurssit - ulkoinen toimintaympäristö - kehitystoiminnan kokonaiskuva Keskeiset - toimintamallit ja prosessit, joilla strategiaa toteutetaan - tiedot/arviot niiden käytännön toteuttamisesta sekä - mittaamisesta, arvioinnista ja parantamisesta Tulokset, joissa - aikasarjat min. 3 vuodelta - keskeisten tulosten tavoitetasot ja - vertailutiedot sekä - tuloksia ja tavoitteenasettelua taustoittavat kuvatekstit Lisäksi - sisällysluettelo sekä - luettelo käytetyistä lyhenteistä ja termeistä Toiminnan kuvaus on tiivis ja johdonmukainen esitys organisaation sidosryhmistä, toimintaympäristöstä, strategiasta, toiminnasta ja aikaansaaduista tuloksista. Se tukee erinomaisesti ulkoisen arvioinnin suorittamista. Toiminnan kuvausta voi käyttää myös esim. perehdyttämisen ja sidosryhmäviestinnän välineenä sekä mahdollisten itsearviointien tukiaineistona. Arviointiin osallistuva organisaatio toimittaa toiminnan kuvauksensa pääarvioijalle ja muille arviointiryhmän jäsenille ensisijaisesti pdf-tiedostona. Usein toiminnan kuvauksesta laaditaan myös printtiversio. 2.2 Vaihtoehto toiminnan kuvaukselle Toiminnan kuvauksen laatimisen sijaam organisaatio voi koota olemassa olevasta kirjallisesta materiaalista aineistopaketin arviointityön tueksi. Aineistopaketin tulee vastata sisällöltään toiminnan kuvausta (taulukko 1) ja kattaa mahdollisimman hyvin EFQM Excellence mallin (kuva 1) arviointialueet ja kohdat.

6 6 Aineistopaketti kootaan organisaation olemassa olevaa kirjallista materiaalia hyödyntäen. Aineisto voi koostua soveltuvin osin esim. seuraavista asiakirjoista: - Organisaatioprofiili ja/tai -esitteet - Toiminta-ajatus tai missio, visio ja arvot - Strategialinjaukset tausta-aineistoineen, strategiset haasteet, päämäärät ja tavoitteet - Toiminnan eri osa-alueiden strategiat ja toimintaperiaatteet - Organisaation ja sen yksiköiden tai prosessien toimintasuunnitelmat, tuloskortit ja -tavoitteet - Toiminta-, laatu-, ympäristö-, henkilöstö-, työterveys ja turvallisuuskäsikirjat ja -ohjelmat - Organisaatiokaaviot ja toimipaikkojen yhteystiedot - Palvelu- ja tuote-esitteet ja -kuvaukset - Prosessikartat ja prosessikuvaukset - Ylätason menettely- tai toimintaohjeet - Toiminta- ja vuosikertomus - Tilinpäätös ja osavuosikatsaukset - Henkilöstötilinpäätös - Yhteiskuntavastuun raportti - Muut tulosyhteenvedot ja -raportit Erillisen toiminnan kuvauksen laatiminen voi olla tarpeetonta silloin kun organisaation strategia, toimintamallit ja prosessit sekä sen saavuttamat tulokset on laajasti dokumentoitu muulla tavoin ja tämä dokumentaatio käsittää ulkoisessa arvioinnissa tarvittavat tiedot (taulukko 1 ja liitteen taulukot L1 L3). Arviointiin osallistuvan organisaation yhteyshenkilö toimittaa aineiston, pääarvioijalle ja muille arviointiryhmän jäsenille. ensisijaisesti pdf-tiedostoina, mutta keskeiset dokumentit kuten strategiamäärittelyt, toimintakäsikirja, organisaatiokaaviot, prosessikartta ja kuvaukset sekä tulosraportit myös paperitulosteena pääarvioijan kanssa sovittavassa laajuudessa. Pääarvioija tukee aineiston kokoamista seuraamalla ja tarvittaessa kommentoimalla toimitetun aineiston soveltuvuutta ja riittävyyttä arvioinnin suunnittelun ja toteuttamisen kannalta. 3 Kirjallisen aineiston tietosisältö ja esitystapa 3.1 Organisaation yleiskuvaus Yleiskuvaus (taulukko 1) on ulkoista arviointia tukevan toiminnan kuvauksen tärkein osa arvioinnin onnistumisen ja siitä saatavan palautteen hyödyllisyyden kannalta. Yleiskuvauksen tai sisällöltään sitä vastaavan muun aineiston perusteella arvioijat hahmottavat - millaista organisaatiota he ovat arvioimassa - millainen on organisaation toimintaympäristö - mikä arvioitavalle organisaatiolle on tarkoituksenmukaista ja tärkeää sekä - miksi toiminnan kuvauksessa esitetyt toimintamallit ja tulokset ovat erinomaisia. Toiminnan kuvaukseen sisältyvä organisaation yleiskuvaus on tekstimuotoinen esitys, jota kuvat ja kaaviot täydentävät. Sopiva laajuus on 5 10 sivua. Arviointityön laadun kannalta oleellista on, että yleiskuvauksen tai vastaavan aineiston tietosisältö kattaa tarkistuslistassa (liitteen taulukko L1) esitetyt asiat.

7 7 - Järkevyys - Yhtenäisyys 1. Johtajuus - Toteuttaminen (kattavuus) - Järjestelmällisyys 5. Prosessit, tuotteet ja palvelut 2. Strategia 4. Kumppanuudet ja resurssit 3. Henkilöstö - Mittaaminen (t. arviointi) - Oppiminen ja luovuus - Parantaminen ja innovointi Kuva 3. Toiminnan arvioinnin näkökulmat EFQM Excellence mallissa. 3.2 Toimintamallit Toimintamallit, joita organisaatio käyttää perustehtävänsä ja strategiansa toteuttamisessa, esitetään toiminnan kuvauksessa tai sitä vastaavassa muussa kirjallisessa aineistossa EFQM Excellence mallin (kuva 1) arviointialueet ja kohdat kattavasti. Esityksestä tulee selvitä, - miten organisaatiota ja sen henkilöstöä johdetaan (arviointialue 1, Johtajuus) - miten toimintaa suunnitellaan eri aikajänteillä toimintaympäristön kehitys, eri sidosryhmien tarpeet ja odotukset sekä toteutunut tuloskehitys huomioon ottaen (arviointialue 2, Strategia) - miten suunnitelmia tarkennetaan ja toteutetaan toiminnan eri osa-alueilla (arviointialueet 3 Henkilöstö, 4 Kumppanuudet ja resurssit sekä 5 Prosessit, tuotteet ja palvelut). EFQM Excellence -mallia käytettäessä toimintaa tarkastellaan kuvan 3 mukaisista näkökulmista. Sen vuoksi toiminnan kuvauksesta tai kuvausta vastaavasta muusta kirjallisesta aineistosta tulee selvitä a) Keskeiset toimintamallit sekä niiden järkevyys ja yhtenäisyys eli että toimintamallit - perustuvat organisaation ja sen sidosryhmien tarpeisiin - on selkeästi määritelty prosesseina - toimintamalleja on parannettu ajan myötä & miten tämä näkyy tuloksissa ja että - ne tukevat strategiaa ja muodostavat toimivan kokonaisuuden b) Toteutuksen laajuus ja systemaattisuus - tiedot tai arvio toimintamallien toteuttamisen kattavuudesta - kuvaus niiden käyttöönoton systemaattisuudesta c) Arviointi ja parantaminen eli toimintamallien edelleen kehittäminen - mittaaminen viittauksin toiminnan kuvauksessa/muussa materiaalissa esitettyihin tuloksiin - arvioinnit, palaute ja muu oppiminen - mittaus- ja oppimistulosten ja luovuuden hyödyntäminen parannusten tekemiseksi toimintamalleihin.

8 8 Kuva 4. Taulukkomuotoinen toimintamallien kuvaus (menettelykartta), esimerkki ja ohjeita. Esimerkissä kuvatut toimintatavat liittyvät EFQM Excellence mallin arviointialueen 3 Henkilöstö arviointikohtaan 3d. Toimintamallit esitetään esimerkiksi kuvan 4 mukaisena taulukkona (menettelykarttana), jonka sopiva laajuus on sivua. Vaihtoehtoisesti voidaan laatia sivun laajuinen tekstimuotoinen esitys. Valitusta esitystavasta riippumatta toimintamallien kuvausta täydennetään soveltuvilla kuvilla (esim. prosessikaaviot) ja taulukoilla (esim. tuloskortit ja tavoitteet). Oleellista on, että toiminnan kuvaus tai sitä vastaava muu kirjallinen aineisto kattaa kaikki EFQM Excellence mallin toiminnan arviointialueiden arviointikohdat sekä edellä kohdissa a c mainitut asiat. Toimintamallien kuvauksen laadinnan tai sitä vastaavan muun kirjallisen aineiston kokoamisessa voidaan käyttää apuna tarkistuslistaa (liitteen taulukko L2). 3.3 Tulokset Tulokset, joita organisaatio seuraa ja käyttää toimintansa ohjaamisessa ja parantamisessa, esitetään toiminnan kuvauksessa tai vastaavassa muussa kirjallisessa aineistossa EFQM Excellence mallin arviointialueet ja kohdat kattavasti (kuva 1 ja liitteen taulukko L3), mieluiten aikasarjoina ja graafisesti. Toiminnan kuvauksen tulososiosta tulee selvitä, - miten mitataan ja millaisia ovat eri sidosryhmiin liittyvät tulokset (arviointialueet 6 Asiakastulokset, 7 Henkilöstötulokset ja 8 Yhteiskunnalliset tulokset) - miten mitataan ja millaisia ovat onnistumista perustehtävässä ja strategioiden toteuttamisessa kuvaavat tulokset (arviointikohta 9a Keskeiset strategiset tulokset) sekä - miten mitataan ja millaisia ovat (kumppanuuksien ja resurssienhallinnan sekä prosessien) operatiivista tehokkuutta kuvaavat tulokset (arviointikohta 9b Sisäinen suorituskyky).

9 9 6. Asiakastulokset - Laajuus ja olennaisuus - Luotettavuus - Segmentointi 9. Toiminnan tulokset 7. Henkilöstötulokset - Kehityssuunnat - Tavoitteet - Vertailut - Luottamus 8. Yhteiskuntatulokset Kuva 5. Mittaamisen ja tulosten arvioinnin näkökulmat EFQM Excellence mallissa. EFQM Excellence -mallia käytettäessä tuloksia tarkastellaan kuvan 5 näkökulmista. Tulosaineistosta tulee siksi selvitä perusteluineen (perustelut esim. kuvateksteissä) a) Tulosten olennaisuus ja käytettävyys: mitä, miten ja miksi mitataan eli että - tulokset vastaavat laajuudeltaan eri sidosryhmien tarpeita ja odotuksia sekä ovat johdonmukaisia strategian ja toimintaperiaatteiden kanssa - tärkeimmät ns. keskeiset tulokset on määritelty - tulosten väliset riippuvuudet on tunnistettu - tulokset ovat oikea-aikaisia, luotettavia ja tarkkoja ja - ne on segmentoitu tarkoituksenmukaisesti b) Suorituskyky: millaisia tuloksia on saavutettu eli - tulosten kehityssuunta ja taso (3 vuoden ajalta) - keskeisille tuloksille asetetut tavoitteet - vertailut soveltuvien muiden organisaatioiden tuloksiin - saavutettujen tulosten ja niitä vastaavan toiminnan suhde - arvioi positiivisen suoritustason jatkumisesta tulevaisuudessa.. Tulokset esitetään mieluiten kaavioina, toissijaisesti taulukoina. Tuloskuvaajissa on luontevaa esittää tuloskehitys (aikasarjat) sekä keskeisten tulosten tavoitetasot ja vertailutiedot. Tuloksia voidaan taustoittaa, niiden olennaisuutta ja käytettävyyttä,, tavoitteenasettelua ja vertailuja perustella tuloskuvaajiin liittyvissä kuvateksteissä.

10 1 Liite Toiminnan kuvauksen tai vastaavan kirjallisen aineiston sisältö Tarkistuslistat Ulkoista arviointia varten laaditun toiminnan kuvauksen suositeltavat osat ovat yleiskuvaus, toimintamallit ja tulokset. Ulkoisen asiantuntija-arvioinnin suunnittelun, toteutuksen ja onnistumisen kannalta erityisesti yleiskuvaustietojen kattavuus (taulukko L1) on tärkeää. Taulukoiden L1 L3 vasemmassa sarakkeessa esitetään kunkin toiminnan kuvauksen osan keskeinen sisältö EFQM Excellence mallin arviointikohdittain. Seuraavassa sarakkeessa on lueteltu esimerkkejä dokumenteista, joita osallistujaorganisaatio voi käyttää, jos varsinaista toiminnan kuvausta ei tehdä. Taulukko L1. Yleiskuvauksen tai sitä vastaavan muun kirjallisen aineiston suositeltava tietosisältö. Yleiskuvauksen sisältö Johdanto - esim. organisaation olemassaolon tarkoitus; mitä palveluja/tuotteita se tuottaa, ketkä ovat sen asiakkaita, ketkä tärkeimpiä toimittajia, ketkä tärkeimpiä kumppaneita ja millaiseen mahdolliseen isompaan kokonaisuuteen organisaatio kuuluu Organisaatio - perustiedot kuten toimiala, liikevaihto tai toimintabudjetti, henkilöstömäärä jne. - perustehtävä ja/tai toiminta-ajatus, - visio ja arvot - historia - toimipaikat henkilöstömäärätietoineen - organisaatiorakenne, hallintojärjestelmä ja raportointisuhteet Strategia ja prosessit - markkinoihin, toimintaan ja resursseihin nyt ja tulevaisuudessa vaikuttavat keskeiset strategiset haasteet - toimintaa ohjaavat strategiset valinnat, asetetut päämäärät ja tavoitteet - prosessit, joilla strategiaa toteutetaan (kokonaiskuva, esim. prosessikartta) Asiakkaat ja markkinat - keskeiset asiakasryhmät ja asiakkaat (ulkoiset ja sisäiset), joita organisaatio palvelee - eri asiakasryhmien tärkeimmät vaatimukset ja odotukset Esimerkkejä dokumenteista, joita voidaan toimittaa arvioijille, jos toiminnan kuvausta ei tehdä Yrityksen / muun organisaation - organisaatioprofiili, - esittely ja/tai yleisesitteet (painetut tai kotisivuilla julkaistut) Organisaation - toiminta-ajatus tai missio - visio ja arvot - historiikki - toimipaikkojen yhteystiedot - organisaatiokaaviot - hallintotapa - työjärjestys (julkinen sektori) Strategia - strategiatyöskentelyn analyysit ja tausta-aineisto - strategiset valinnat, päämäärät ja tavoitteet - organisaation ja sen yksiköiden tuloskortit - TTS ja tulossopimus (julkinen sektori) Prosessikartta tms. Strategian tausta-aineisto Asiakasrekisterit Vuosi- tai toimintakertomus Q:\Kilpailukyvyn Kehittäminen - Arviointipalvelut\6_Palvelutuotanto\1_Excellencefinlandkilpailu\1.1_Ohjeetjamallitosallistujalle\Ulkoinenarviointi_Kirjallinenaineisto_Ohjeet2015.Docx

11 2 Palvelut ja tuotteet - keskeiset palvelut ja tuotteet - niiden toimitustapa Henkilöstö - eri henkilöstöryhmät (esim. eri tehtäviin, erilaisiin sopimussuhteisiin perustuvat) ja henkilöstön jakautuminen näihin ryhmiin - henkilöstön koulutustasotiedot - mahdollinen keskeisten toimittajien henkilöstön käyttö organisaation ydintoiminnassa Muut resurssit - toimi- ja tuotantotilat - tuotantolaitokset ja välineet - käytettävät materiaalit - teknologiat - keskeiset tietojärjestelmät Toimittajat - tärkeimmät toimittajat (ulkoiset ja organisaatiokokonaisuuden sisäiset) - keskeiset toimittajille asetetut vaatimukset - toimittajien rooli ja panos organisaation ydinja tukiprosesseissa Muut keskeiset sidosryhmät kuten - omistajat ja heidän roolinsa - muut toimintaa ohjaavat tahot - muut keskeiset sidosryhmät ja yhteistyökumppanit sekä heidän roolinsa ja panoksensa organisaation toiminnassa Ulkoinen toimintaympäristö - organisaation markkina-asema ja kilpailutilanne eri markkinoilla - keskeiset kilpailijat ja niiden asema - yrityksen / organisaation kilpailuedut, joilla se erottautuu markkinoilla muista - keskeiset kilpailutilannetta ja kilpailijoiden suorituskykyä koskevat tietolähteet sekä rajoitukset kilpailijatiedon saannissa - tärkeimmät toimintaan vaikuttavat direktiivit, lait ja viranomaisluvat ja -määräykset Kehitystoiminta - toiminnan ja osaamisen kehittämisen kokonaiskuvaus; miten organisaatio systemaattisesti mittaa, arvioi ja parantaa prosessiensa ja koko organisaation suorituskykyä, mitä työkaluja ja tekniikoita käytetään - huomattavimmat saavutukset toiminnan ja osaamisen kehittämisessä Palvelu- ja tuote-esitteet tai -kuvaukset Henkilöstö- - strategiat ja suunnitelmat - kertomukset ja tilinpäätökset Toimintakäsikirja tms. Tietojärjestelmäkuvaukset Toimintakäsikirja tms. Prosessikuvaukset Sopimukset ja sopimusehdot Toimittaja-auditointien suunnitelmat Organisaatioprofiili Vuosi- tai toimintakertomus Toimintakäsikirja tms. Strategiatyön analyysit ja muu taustaaineisto Vuosi- tai toimintakertomus Osavuosikatsaukset Toimintakäsikirja tms. Toimintakäsikirja tms. Mahdollinen prosessikuvaus

12 3 Taulukko L2. Toiminnan kuvauksen toimintamallit-osion tai sitä vastaavan muun kirjallisen aineiston suositeltava tietosisältö. Toimintamallit osion sisältö (Huom. eksaktit arviointialueiden ja kohtien kuvaukset ovat EFQM Excellence-mallissa) Esimerkkejä dokumenteista, joita voidaan toimittaa arvioijille, jos toiminnan kuvausta ei tehdä a) Toimintamallit b) Toteutus c) Arviointi ja parantam. 1 Johtajuus; toimintamallit, -prosessit ja tavat, joilla johtajat näyttävät suunnan toimimalla esimerkillisesti arvojen ja eettisten periaatteiden mukaan sekä valavat uskoa tulevaisuuteen sekä varmistavat organisaation jatkuvan menestyksen 1a. Suunnan määrittely ja näyttäminen; perustehtävä, visio ja arvot 1b. Johtamisjärjestelmän kehittäminen ja suorituskyvyn parantaminen 1c. Toiminta ja vuorovaikutus ulkoisten sidosryhmien kanssa 1d. Erinomaisuuden edistäminen yhdessä henkilöstön kanssa Johtamista ja esimiestyötä sekä sidosryhmäyhteistyötä koskevat toimintaperiaatteet Toiminta- tai laatukäsikirja Johtamisen vuosikello Muut prosessi- ja/tai menettelykuvaukset esim. seuraavista: - mission, toiminta-ajatuksen, vision kehittäminen ja viestiminen - arvojen ja eettisten periaatteiden määrittely ja niiden mukainen toiminta (esikuvana) - johtamis- ja esimiestaitojen & -työn arviointi ja parantaminen - johtoryhmätyöskentely - suorituskyvyn seuranta, tuloskortit - johtamisjärjestelmä ja johdon rooli sen kehittämisessä - suunnitelmallinen kumppanuus- ja sidosryhmäyhteistyö - innovaatiojohtaminen - raportointi keskeisille sidosryhmille - innostaminen, osallistaminen, valtuuttaminen - kannustaminen innovointiin ja kehittämiseen - tukeminen ja tunnustuksenanto - tasa-arvon ja moninaisuuden edistäminen 1e. Muutoksen johtaminen - muutostarpeiden tunnistaminen - päätöksenteko - suunnan tarkistaminen - sidosryhmien osallistaminen ja sitouttaminen - nopea reagointi ja oppiminen - kestävän kilpailukyvyn ylläpito

13 4 2 Strategia; toimintamallit, -prosessit ja tavat, joilla kaikki sidosryhmät huomioon ottava strategia laaditaan ja toimeenpannaan perustehtävän eli mission ja vision toteuttamiseksi 2a Sidosryhmien tarpeiden ja odotusten sekä toimintaympäristön muutosten ymmärtäminen ja ennakointi 2b Organisaation suorituskyvyn ja kyvykkyyksien ymmärtäminen 2c Strategian ja toimintaperiaatteiden kehittäminen 2d Strategian toimeenpano ja seuranta Toiminta- tai laatukäsikirja Strategia- ja toiminnan suunnitteluprosessien kuvaukset Muut prosessi- ja/tai menettelykuvaukset esim. seuraavista: - tiedon kerääminen sidosryhmien nykyisistä ja tulevista tarpeista ja odotuksista - toimintaympäristön kehityksen tunnistaminen ja ennakointi - taloudellisten ja yhteiskunnallisten kehityssuuntien analysointi - mahdollisuuksien ja uhkien tunnistaminen sidosryhmäpalautteen perusteella - operatiivisen suorituskyvyn, tuloste, ydinkyvykkyyksien analysointi - nykyisten ja potentiaalisten kumppanien kyvykkyyksien analysointi - uusien teknologioiden ja liiketoimintamallien analysointi - benchmarking - strategian ja toimintaperiaatteiden kehittäminen - keskeisten tulosten määrittely - ydinkyvykkyyksien hyödyntäminen - skenaariotyöskentely - strategisten riskien hallinta - organisaation ja sen sidosryhmien tarpeiden tasapainottaminen - kestävän kehityksen varmistaminen - haluttujen tulosten määrittely, mittarien valinta ja tavoitteiden asettaminen niille - strategian toimeenpano, operatiivinen suunnittelu - organisaatiorakenteen ja ydinprosessien kokonaisuuden ylläpito strategian toteuttamiseksi - henkilökohtaisten- ja tiimitavoitteiden asettaminen - strategiaviestintä

14 5 3 Henkilöstö; toimintamallit, -prosessit ja tavat, jotka osoittavat että henkilöstöä arvostetaan ja joilla rakennetaan kulttuuria, jossa huomioidaan sekä organisaation että henkilöstön tavoitteet molemminpuolisen hyödyn saavuttamiseksi. Toimintamallit, joilla kehitetään henkilöstön kyvykkyyksiä sekä edistetään oikeudenmukaisuutta ja tasaarvoa, joilla pidetään huolta henkilöstöstä, viestitään, palkitaan ja annetaan tunnustusta tavalla, joka motivoi, lujittaa sitoutumista sekä antaa ihmisille mahdollisuuden käyttää taitojaan ja osaamistaan organisaation hyväksi 3a Henkilöstövoimavarojen suunnittelu ja hallinta 3b Tietämyksen ja osaamisen kehittäminen 3c Ohjaaminen, osallistuminen ja valtuuttaminen 3d Vuoropuhelu läpi organisaation 3e Palkitseminen, tunnustuksenanto ja hyvinvoinnista huolehtiminen 4 Kumppanuudet ja resurssit; toimintamallit, -prosessit ja tavat, joilla suunnitellaan ja hallitaan ulkoisia kumppanuus- ja toimittajasuhteita sekä sisäisiä resursseja tukemaan organisaation strategiaa, toimintaperiaatteita sekä prosessien suorituskykyä. Toimintamallit, joilla organisaation vaikutuksia ympäristöön ja yhteiskuntaan hallitaan tehokkaasti. Henkilöstöjohtamista ja osaamisen kehittämistä ohjaavat osastrategiat, toimintaperiaatteet (kuten henkilöstöpolitiikka), suunnitelmat ja ohjelmat Toiminta-/Laatu-/Henkilöstökäsikirja Henkilöstö- ja osaamisen kehittämisprosessien kuvaukset Muut prosessi- ja/tai menettelykuvaukset esim. seuraavista: - henkilöstösuunnittelu - rekrytointi - urakehitys - seuraajasuunnittelu, - henkilöstökyselyt - strateginen osaamisen johtaminen - osaamiskartoitus - kehityskeskustelut - osaamisen kehittäminen - esimiesvalmennukset - tiimien tai yksilöiden tavoitteiden asetanta ja tulosseuranta - kehitys-, projekti- ja prosessiryhmien toiminta - aloitetoiminta ja innovointi - sisäinen viestintä; kohteet, sisällöt, foorumit ja kanavat - tiedon ja kokemuksen jakamisen - palkitseminen ja työsuhde-edut - tunnustuksenanto - työterveys ja -turvallisuus Kumppanuuksien ja eri resurssilajien - hallintaa ohjaavat osastrategiat, toimintaperiaatteet, suunnitelmat ja ohjelmat Toiminta-/Laatu-/Ympäristökäsikirja Prosessi- ja/tai menettelykuvaukset esim. seuraavista:

15 6 4a Kumppani- ja toimittajayhteistyön hallinta 4b Taloudellisten resurssien hallinta 4c Rakennusten, laitteiden, materiaalien ja luonnonvarojen hallinta 4d Teknologian hallinta 4e Tiedon ja tietämyksen hallinta 5 Prosessit, tuotteet ja palvelut; toimintamallit, -prosessit ja tavat, joilla suunnitellaan, hallitaan ja parannetaan prosesseja, tuotteita ja palveluita arvon tuottamiseksi ja kasvattamiseksi asiakkaille ja muille sidosryhmille 5a Prosessien suunnittelu ja hallinta 5b Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen 5c Tuotteiden ja palveluiden edistäminen ja markkinointi - kumppanuuksienhallinta; valinta, luokittelu, yhteistyö - toimittajasuhteet; toimittajien valinta, luokittelu ja hallinta - kumppani- ja toimittajayhteistyö - taloussuunnittelu ja -ohjaus - investointien hallinta - riskienhallinta - sisäinen tarkastus - talousraportointi - toimi-/tuotantotilojen, laitteiden ja materiaalien elinkaaren hallinta - toiminnan terveys-, turvallisuus- ja ympäristövaikutusten hallinta - olemassa olevien teknologioiden ja tietojärjestelmien optimaalinen käyttö - uusien teknologiaratkaisujen kehittäminen ja käyttöönotto - vaihtoehtoisten teknologioiden tunnistaminen, arviointi, - tiedon käyttö päätöksenteossa - tiedon ja tietämyksen tuottaminen (datasta) ja jakaminen - tietoturvallisuuden hallinta - innovointi Asiakkuuksien, tuotteiden ja palveluiden sekä tilaustoimitusprosessien hallintaa ohjaavat osastrategiat, toimintaperiaatteet, suunnitelmat ja ohjelmat Toiminta-/Laatu-/Ympäristökäsikirja Prosessi- ja/tai menettelykuvaukset esim. seuraavista: - prosessien suunnittelu ja hallinta - prosessinomistajuus - prosessien mittaaminen, innovointi ja parantaminen - tutkimus ja tuotekehitys - asiakas- ja markkinatutkimukset ja muu tarpeiden ennakointi - asiakkaiden ja muiden sidosryhmien osallistuminen - innovointi - kestävän kehityksen huomioon ottaminen - markkinointi - arvolupaukset asiakkaille - myyntiargumentit, kohderyhmät, jakelukanavat

16 7 5d Tuotteiden ja palveluiden tuottaminen ja toimittaminen 5e Asiakassuhteiden hallinta - tilaus-toimituketjun hallinta - henkilöstön kompetenssit ja valtuudet asiakkaan kokemuksen maksimointiin - tuotteiden ja palveluiden hallinta koko elinkaaren ajan - asiakasryhmittely ja asiakassuhteiden hallinta - asiakaspalvelun vaatimukset - vuoropuhelu asiakkaiden kanssa - asiakaspalautteet ja -tutkimukset - asiakkaiden opastus tuotteiden vastuulliseen käyttöön

17 8 Taulukko L3. Toiminnan kuvauksen tulos-osion vastaavan muun kirjallisen aineiston suositeltava tietosisältö. Tulokset osion sisältö (Huom. eksaktit arviointialueiden ja kohtien kuvaukset ovat EFQM Excellence-mallissa) Esimerkkejä dokumenteista, joita voidaan toimittaa arvioijille, jos toiminnan kuvausta ei tehdä a) Olennaisuus ja käytettävyys b) Suorituskyky 6 Asiakastulokset; mittarit ja niitä vastaavat tulokset, jotka kuvaavat onnistunutta asiakkaiden tarpeisiin ja odotuksiin perustuvan strategian toteuttamista Tulosyhteenvedot ja tulokset esim. seuraavista: 6a Asiakkaiden näkemykset 6b Sisäinen suorituskyky - asiakaskyselyt ja tutkimukset - asiakaspalautteet, -valitukset ja/tai suositukset - asiakassuhteet ja uskollisuus - suositteluhalukkuus - asiakaspalvelu - valitukset ja/tai suositukset - tuotteiden ja palveluiden toimittaminen 7 Henkilöstötulokset; mittarit ja niitä vastaavat tulokset, jotka kuvaavat onnistunutta henkilöstön tarpeisiin ja odotuksiin perustuvan strategian toteuttamista 7a Henkilöstön näkemykset 7b Sisäinen suorituskyky Henkilöstöstökertomus Henkilöstötilinpäätös Henkilöstötutkimusten ja kyselyjen tulokset Lisäksi muut tulosyhteenvedot ja tulokset esim. seuraavista: - henkilöstötyytyväisyys - ihmisten ja asioiden johtaminen - osaamisen kehittäminen ja urakehitys - tavoitteiden asettaminen ja suorituksen johtaminen - osallistuminen ja sitoutuminen - tiedonkulku ja vuorovaikutus - palkitseminen ja tunnustuksenanto - työolosuhteet ja välineet - johtajuus ja johtaminen - osaamisen kehittäminen ja urakehitys - osallistuminen - viestintä ja vuorovaikutus - palkitseminen ja tunnustuksenanto - terveys ja turvallisuus -

18 9 8 Yhteiskuntatulokset; mittarit ja niitä vastaavat tulokset, jotka kuvaavat onnistunutta tärkeimpien ulkoisten sidosryhmien tarpeisiin ja odotuksiin perustuvan yhteiskunta- ja ympäristöstrategian toteuttamista 8a Yhteiskunnan näkemykset 8b Sisäinen suorituskyky 9 Toiminnan tulokset; taloudelliset ja eitaloudelliset tulokset, jotka kuvaavat onnistunutta tärkeimpien sidosryhmien tarpeisiin ja odotuksiin perustuvan strategian toteuttamista 9a Keskeiset strategiset tulokset (toiminnan tuloksellisuus tai vaikuttavuus) 9b Sisäinen suorituskyky (toiminnan tehokkuus) Vuosikertomus, yhteiskuntavastuun ja/tai kestävän kehityksen raportti Lisäksi muut tulosyhteenvedot ja tulokset esim. seuraavista: - ympäristövaikutukset - imago ja maine - sosiaaliset vaikutukset - vaikutukset työympäristöön ja - yhteisöön - palkinnot ja medianäkyvyys - ympäristöön liittyvä suorituskyky - säädösten ja vaatimusten täyttäminen - yhteiskuntaan liittyvä suoritustaso - työterveyden ja työturvallisuuden taso - vastuullisen hankinta- ja ostotoiminnan taso Vuosi- tai toimintakertomus Tilinpäätös ja osavuosikatsaukset Lisäksi muut tulosyhteenvedot, -raportit ja tulokset esim. seuraavista: - taloudelliset tunnusluvut - tulokset vs. budjetti - keskeisten palveluiden ja tuotteiden volyymit - avainprosessien tuotokset - taloudellinen tehokkuus - prosessien suorituskyky - kumppanuuksien, toimittajasuhteiden ja eri resurssienhallinta - kumppanien ja toimittajien suorituskyky