Integrated Management System. Ossi Ritola

Transkriptio

1 Integrated Management System Ossi Ritola

2 Mitä prosessien tunnistaminen on? Löydämme ja ryhmittelemme organisaation toistettavat työnkulut optimaalisimmalla tavalla organisaation tulevaisuuden aikomusten ja asiakkaiden tarpeiden kannalta nykyiset toimintavavat huomioiden. Laadimme työn tuloksena prosessikartan ja prosessipuun 2

3 Mihin prosessit liittyvät? JOHTAMINEN toiminnan suunnittelu ja ohjaus viestintä TEKEMINEN? TUKEMINEN henkilöstöhallinto tiedonhallinta hankinta taloushallinto 3

4 Mihin ydin tekeminen yleensä liittyy? Asiakkuuksien hallinta asiakkaan mielenkiinnon herättäminen tilausten hankinta asiakkuuksien hoitaminen Palvelujen ja tuotteiden tuottaminen Palvelujen ja tuotteiden kehittäminen 4

5 Miten prosessit muuntuvat? Miten luulette sen olevan... Miten se todella on... Miten sen tulisi olla... Määrittelee kehittämistarpeet Luo uuden toimintamallin 5

6 Vain kaikkein tärkeimmät prosessit kuvataan Kuvatut prosessit Tunnistetut prosessit Tekeminen, joka kuvataan toimintaja työohjeina ja liitetään prosesseihin 6

7

8 Mitkä ovat prosessin kuvaustasot? Arvoketju Omat, seudulliset, yksityiset ja kolmannen sektorin palvelun tuottajat Kunta tai kaupunki Asiakkaat ja käyttäjät Prosessikartta Tallennusrakennetta Prosessikaavio 8

9 Miksi prosessikuvauksia tarvitaan? Sovitaan toimintatavasta ja laitetaan se näkyviin Selvitetään vastuut Suunnitellaan varmistukset ennakolta työnkulkuun Sidotaan toimintaa ohjaava ja siitä syntyvä tiedonhallinta prosessiin Helpottaa toiminnan suunnittelua, organisointia ja muutosten hallintaa Luodaan perusta toiminnan arvioinnille, mittaamiselle ja parantamiselle Auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia 9

10 Mitä on pidettävä mielessä? Minne olemme menossa? Missä nyt olemme? Tarvittavat prosessien kehittäminen Mikä muuttuu? Miten toteutetaan? Kuka vastaa? Millä aikataululla? Minne emme ole menossa? 10

11 Organisaation kehitysvaiheet Toimialue tai yksikkökohtaiset toimintatavat Haasteena kokonaisuuden hallinta Pyrkimys yhteisiin toimintatapoihin Yhteiset toimintatavat ylittävät toimialue ja yksikkörajat 11

12 Julkishallinnon ongelmia prosessijohtamisessa Organisaatiorakenteet eivät tue prosessien mukaista toimintaa Kukaan ei vastaa prosessien johtamisesta poikkihallinnollisesti koko kunnan tasolla toimialan tasolla viraston tasolla vastuualueella Toimintatavat (tavoitteet, mittaaminen, palkitseminen ) eivät tue prosessien sujuvuutta 12

13 Kuka vastaa prosessien toiminnasta? Toimiala X Virasto A Toimiala Y Toimiala B Osasto 1 Osasto 2 Osasto 1 Osasto 2 Asiakas Virasto C Toimiala D Asiakas Osasto 1 Osasto 2 Osasto 1 Osasto 2 13

14 14 MITEN KUVATA PROSESSIT?

15 31 Qualitas Fennica Oy Kaikki osaavat tehdä yksinkertaisista asioista monimutkaisia Vain harvat osaavat tehdä monimutkaisista asioista yksinkertaisia 15

16 Prosessien kuvaustapa Ymmärrettävä, looginen ja ristiriidaton Kirjaa roolit ja vastuut vasemmalle Aika etenee vasemmalta oikealle vaihetta per kaavio 16 Lyhyt, selkeä ja yksinkertainen

17 Prosessikaavion symbolit Ydinprosessi Avainprosessi Pääprosessi Valinta Tukiprosessi Asiakirja Prosessin alku Prosessin loppu Prosessilinkki Prosessivaihe eli toiminto Virta Yhdensuuntainen vuorovaikutteinen 17

18 Mitä hyvästä prosessikaaviosta tulisi käydä ilmi? 18 Nimi Tarkoitus Vastuut (omistaja, vaiheet) Lähtö- ja lopputilanne Asiakkaat ja sidosryhmät Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset Keskeiset resurssit Menestystekijät Mittarit Ohjaus- ja kehittämismenettely Rajapinnat Vaiheet Kriittiset ja tärkeät tekijät Ohjaavat tiedot Toiminnan tuloksena syntyvät jäljitettävät tiedot

19

20

21

22 22

23 23

24 24

25 Miten dokumentoida prosessi? Nimeä prosessi Luo prosessikartta Mallinna prosessi Määritä prosessin tekstitiedot Liitä ohjaavat asiakirjat, lomakkeet ja muut tiedot Tallenna syntyvät ja jäljitettävät tiedot 25

26 Miten palvelu, palveluprosessi ja palvelusopimus liittyvät toisiinsa? PALVELU tai TUOTE mitä? sisältö lopputulos PALVELUPROSESSI miten? toteutus ja tekeminen Kuntoutuspalvelu PALVELU- SOPIMUKSET Tilaaja Tuottaja hinta seuranta ja arviointi 26

27 27 IMS Business Solutions Oy

28 Mitä ovat Loimaan ammattija aikuisopiston prosessit? prosessikartta prosessipuu prosessiarkkitehtuuri Yhdessä: määritetään yhdessä prosessikartta ja prosessiarkkitehtuuri 28

29 Miten kuvata prosessit? aloitetaan jonkun valitun prosessin kuvaus Yhdessä: kuvataan prosessi mahdollisimman pitkälle 29

30 Ota yhteyttä! Lisätietoa saat www-sivuiltamme: