Lopullinen versio, syyskuu 2010 Paikallisen ja alueellisen tason kestävää kehitystä koskeva integroitu johtamisjärjestelmä

Transkriptio

1 Lopullinen versio, syyskuu 2010 Paikallisen ja alueellisen tason kestävää kehitystä koskeva integroitu johtamisjärjestelmä Laajuus Jatkuva laajeneminen sekä maantieteellisesti että sisällön kannalta: Yhdestä kohteesta koko kaupunkialueelle. Asianmukaisista ympäristönäkökohdista kaikkiin kestävään kehitykseen liittyviin näkökohtiin Aalborgin sitoumusten mukaisesti. Integroidun johtamisjärjestelmän osat Johtamissyklin vaiheet Viitteinä käytettävät asiakirjat tai työkalut Peruskartoitus (tai sen päivitys) - Peruskartoitus Tavoitteiden asettaminen - Strateginen ohjelma - Toimintasuunnitelma(t) Poliittinen sitoutuminen - Valtuuston päätös Toteutus ja seuranta - Seurantaohjelma Arviointi ja raportointi - Sisäinen auditointi (järjestelmän ja suoriutumisen arviointi) - Seurantaraportti - Kestävän kehityksen raportti Monialaiset osat Viitteinä käytettävät asiakirjat tai työkalut Viestintä ja osallistuminen - Viestintää ja sidosryhmien osallistumista koskeva suunnitelma - Sisäisen viestinnän suunnitelma - Yksi paikka, josta kaikki integroituun johtamisjärjestelmään liittyvät asiakirjat löytyvät Organisaatiorakenne - Organisaation rakenne (jossa roolit ja vastuut on määritelty selkeästi) - Henkilöstön koulutus- ja perehdytysohjelma

2 Suorituksiin keskittyvä johtamisjärjestelmä: Suoriutumisen määrittely Saavutukset johtamissyklin lopussa Suoriutumisen luokittelu: erinomainen / kohtalainen / heikko / jätetty toteuttamatta Lainsäädännöllisten vaatimusten ylittäminen Suoriutumisen mittaaminen ja arviointi Saavutusten vertailu strategisen ohjelman tavoitteisiin (johtamissyklin lopussa) Toimintaan osallistuvien sidosryhmien saavutusten arviointi Asteittain kasvava laajuus (lähtökohdasta riippuen) Suoriutumista koskevat Käytetään tärkeimpiä indikaattoreita sekä kaikkia kestävän kehityksen keskeisiä näkökohtia koskevia yksittäisiä indikaattoreita kaikilla hallinnoitavilla osa-alueilla (peruskartoitus, strateginen ohjelma, seuranta ja raportointi) Aikaan sidotut SMART 1 -tavoitteet sekä strategiselle ohjelmalle että toimintasuunnitelmille Sidosryhmien arvioinnin tulosten analysointi Poliittisen sitoutumisen saavuttaminen (valtuusto on hyväksynyt strategisen ohjelman, sisäisen auditoinnin ja seurantaraportin) Laajuuden kasvattaminen asteittain: laajentaminen yhdestä kohteesta koko kaupunkialueelle, ja ympäristönäkökohtiin keskittyminen kaikilla kestävän kehityksen osa-alueilla Suoriutumisesta tiedottaminen kestävän kehityksen raportissa Sisältöä ja prosessia koskevat kaikissa johtamissyklin vaiheissa = ne asiakirjat tai työkalut sisältöineen, jotka tulee laatia integroidun johtamisjärjestelmän eri vaiheissa. = integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönottamisen vaiheet. PERUSKARTOITUS (JA SEN PÄIVITETTY VERSIO) Peruskartoituksen sisältöä koskevat Kartoituksen on katettava keskeiset indikaattorit. Siinä tulee luetella kaikki parhaillaan käynnissä olevat, kestävän kehityksen kannalta keskeiset suunnitelmat ja projektit sekä niiden tavoitteet ja päämäärät. Peruskartoituksen tekee eri osastojen edustajista muodostettu työryhmä. Valtuusto hyväksyy peruskartoituksen. 1 SMART = Specific (tarkka), Measurable (mitattavissa), Achievable (saavutettavissa), Realistic (realistinen), Time-bound (aikaan sidottu). I 2

3 PERUSKARTOITUS (JA SEN PÄIVITETTY VERSIO) Peruskartoituksen sisältöä koskevat Siinä tulee luetella kaikki parhaillaan käytössä olevat järjestelmät ja käytännöt sekä kunnalta vaadittujen että vapaaehtoisten suunnitelmien toteuttamiseksi (järjestelmän auditointi). Siihen tulee sisältyä yleiskatsaus sovellettavasta lainsäädännöstä (tai tiedot siitä, mistä kyseiset lait löytyvät) sekä lainsäädännöllisiin päivityksiin liittyvät käytännöt tai järjestelmä (lakien noudattaminen). Siihen tulee sisältyä sidosryhmäanalyysi. Jos Aalborgin sitoumuksia (AS) käytetään: Peruskartoitus on toimitettava sitoumusten sihteeristölle viimeistään 12 kuukauden kuluttua sitoumusten hyväksymisestä. TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN Strategisen ohjelman sisältöä koskevat Ohjelmassa kuvataan pitkän (10 15 vuotta) ja lyhyen (3 5 vuotta) aikavälin SMART-tavoitteet ja toimenpiteet. Tavoitteet asetetaan peruskartoituksen tulosten pohjalta. Tavoitteiden asettamisessa keskitytään sellaisiin paikallispoliittisiin seikkoihin, joilla on suurin vaikutus ympäristöön ja kestävään kehitykseen. Ohjelman on katettava keskeiset, tavoitteisiin liittyvät indikaattorit. Se sisältää toimintasuunnitelman tai - suunnitelmat (työsuunnitelma strategisen ohjelman toteuttamista varten erityisesti lyhyen aikavälin tavoitteiden näkökulmasta). Siinä määritellään seurantamekanismit. Sidosryhmät otetaan mukaan ainakin tavoitteiden asettamisprosessiin. Valtuusto hyväksyy strategisen ohjelman. Jos Aalborgin sitoumuksia (AS) käytetään: Strateginen ohjelma on toimitettava sitoumusten sihteeristölle viimeistään 24 kuukauden kuluttua sitoumusten hyväksymisestä. I 3

4 Toimintasuunnitelmien sisältöä koskevat Suunnitelma perustuu strategisen ohjelman päämääriin ja tavoitteisiin. Toimenpiteiden tulee liittyä tavoitteisiin. Konkreettiset toimenpiteet ja hankkeet kuvataan seuraavasti: - Mitä täytyy tehdä? (Otsikko ja lyhyt kuvaus toimenpiteestä.) - Kuka toimii vastuuhenkilönä? (Nimi, osasto tai sidosryhmä ja yhteystiedot.) - Kuka tukee toteuttamista ja miten? (Nimi, osasto ja yhteystiedot.) - Mihin ajankohtaan mennessä toimenpiteet on suoritettava? (Aikataulu ja toteutuspäivämäärä.) - Mitä henkilöstöresursseja ja taloudellisia resursseja toimenpiteille määritetään? (Henkilökunta ja budjetti.) - Toimenpiteen onnistumisen arvioinnille asetetaan indikaattori(t). - Tiedottaminen yleisölle: Kenelle tiedotetaan? Mitä välineitä käytetään? Millä aikataululla? Onko käytössä ekologisia hankintamenettelyjä paikallishallinnon tarjouspyynnöille tai hankinnoille? (Kyllä/ei/vireillä.) Toimenpiteet toteuttavat tahot tulee ottaa mukaan tai heitä on kuultava. POLIITTINEN SITOUTUMINEN Valtuuston päätös integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönotosta ja organisaatiorakenteesta. Valtuuston päätös peruskartoituksesta, sisäisestä auditoinnista ja seurantaraportista. Valtuuston päätös strategisen ohjelman hyväksymisestä. Valtuuston päätös kestävän kehityksen raportin allekirjoittamisesta. Valtuusto hyväksyy integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönoton ja organisaatiorakenteen. Kaupunginjohtajalla on valtuuston edustajana johtava rooli prosessissa, ja kaupunginjohtaja myös viime kädessä vastaa integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönotosta. Valtuusto hyväksyy peruskartoituksen, sisäisen auditoinnin ja seurantaraportin. Valtuusto hyväksyy strategisen ohjelman. Valtuusto allekirjoittaa kestävän kehityksen raportin. I 4

5 TOTEUTUS JA SEURANTA Tärkeiden indikaattorien käyttö peruskartoituksessa, strategisessa ohjelmassa, toimintasuunnitelmassa, sisäisessä auditoinnissa, seurantaraportissa ja kestävän kehityksen raportissa, jotta onnistumista voitaisiin mitata ja todentaa (= jatkuva parantaminen). Seurantaohjelman määrittely (kuka, mitä, milloin jne.), jotta voitaisiin seurata sekä prosessin etenemistä (toimintasuunnitelman, sääntöjen yms. noudattaminen) että sen onnistumista (tavoitteita kohti eteneminen). Seurannan tulokset sisällytetään kestävän kehityksen raporttiin. Vuosittainen seuranta seurantaraportin avulla. Keskeisillä sidosryhmillä on mahdollisuus antaa palautetta seurantaraportista. Valtuusto hyväksyy seurantaraportin ja sidosryhmien antaman palautteen. ARVIOINTI JA RAPORTOINTI Järjestelmän käyttöä ja toimenpiteiden edistymistä arvioidaan vuosittain toistuvan sisäisen prosessin avulla. Prosessiin tulee kuulua sisäistä auditointia varten määritellyt käytännöt tai tarkistuslista sekä varasuunnitelma siltä varalta, ettei lainsäädännöllisiä vaatimuksia täytettäisikään. Vuosittaisessa seurantaraportissa kuvaillaan tuloksia seurantatoimenpiteistä, jotka on kehitetty seurantaohjelmassa määriteltyjen metodien ja käytäntöjen pohjalta. - Sisäisen auditoinnin tekevät integroidun johtamisjärjestelmän koordinaattori ja sellainen auditoija, joka ei ole suoraan mukana integroidussa johtamisjärjestelmässä. - Sidosryhmille tarjotaan mahdollisuus antaa palautetta ja arvioida prosessia. - Valtuusto hyväksyy sisäisen auditoinnin ja sidosryhmien antaman palautteen. Valtuusto hyväksyy seurantaraportin ja sidosryhmien antaman palautteen. I 5

6 ARVIOINTI JA RAPORTOINTI Vaalikauden aikana julkaistaan vähintään yksi kestävän kehityksen raportti, ja raportista tulee käydä ilmi seuraavat seikat: - Valtuuston päätös integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönotosta ja sille varatuista resursseista. - Organisaatiorakenne ja ulkoisesta viestinnästä vastaavan henkilön yhteystiedot. - Paikallishallinnon kestävän kehityksen periaatteet ja strategisen ohjelman tavoitteet. - Keskeiset toimenpiteet strategisen ohjelman tavoitteiden toteuttamiseksi. - Keskeisimmät tulokset, jotka kuvataan seurantaraportissa. - Tehtävistä suoriutumisen taso. Raportissa dokumentoidaan kaikki integroidun johtamisjärjestelmän keskeisimmät osat (organisaatiorakenne, järjestelmän arviointimekanismit jne.). Valtuusto allekirjoittaa kestävän kehityksen raportin. Sisäistä ja ulkoista viestintää varten luodaan yksi paikka, mistä sidosryhmät ja henkilöstö voivat löytää kaikki olennaiset asiakirjat (ks. myös kohta Viestintä ja osallistuminen). VIESTINTÄ JA OSALLISTUMINEN Sisältää sidosryhmäanalyysin pohjalta luodun (peruskartoituksessa kehitetyn) viestintä- ja osallistumissuunnitelman ja julkiset säännöt sidosryhmien osallistumiselle. Sisältää sisäisen viestinnän suunnitelman, jossa määritellään säännöt, käytännöt ja tuotokset (esimerkiksi koulutus- ja perehdytysohjelma). Vaalikauden aikana julkaistaan vähintään yksi kestävän kehityksen raportti. - Sidosryhmien osallistuminen integroidun johtamisjärjestelmän laajuuden mukaisesti ja sopivassa muodossa kaikissa integroidun johtamisjärjestelmän tärkeimmissä vaiheissa (vähimmäisvaatimuksena on sidosryhmien osallistuminen tavoitteiden asettamisprosessiin). - Sidosryhmille annetaan mahdollisuus antaa palautetta, ja lisäksi on kuvailtava, millä tavoin palaute on otettu huomioon. - Osallistumisprosessi dokumentoidaan ja sitä arvioidaan säännöllisesti. - Henkilöstölle tiedotetaan säännöllisesti johtamisjärjestelmästä. - Henkilöstölle annetaan mahdollisuus antaa palautetta. Valtuusto allekirjoittaa kestävän kehityksen raportin. I 6

7 VIESTINTÄ JA OSALLISTUMINEN Kaikki integroidun johtamisjärjestelmän sisäistä ja ulkoista viestintää koskevat osat (sidosryhmien osallistumista koskevat säännöt, prosessit jne.) dokumentoidaan. Sisäistä ja ulkoista viestintää varten luodaan yksi paikka, mistä sidosryhmät ja henkilöstö voivat löytää kaikki olennaiset asiakirjat. ORGANISAATIORAKENNE Sisältää organisaatiorakenteen määritelmän kaikissa integroidun johtamisjärjestelmän vaiheissa ja kuvailee roolit, vastuut ja sisäisen rakenteen selkeästi (organisaatiorakenne). Käsittelee integroidun johtamisjärjestelmän taloudellisia ja henkilöstöresursseja. Sisältää valtuuston osallistumista koskevat säännöt. Määrittelee koordinaattorin ja koordinointiryhmän sekä liiketoiminnalliset ohjesäännöt. Määrittelee ohjausryhmän, joka vastaa koko integroidun johtamisjärjestelmän valvonnasta ja jossa on jäseniä kaikilta niiltä osastoilta, joita resurssienhallinta ja kestävä kehitys koskevat. Määrittelee sisäisen auditoijan, joka on riippumaton koordinointiryhmästä. Määrittelee henkilöstön koulutus- ja perehdytysohjelman ja sen toteuttamisen dokumentoinnin. Dokumentoi määritellyn organisaatiorakenteen. Valtuuston hyväksyntä organisaatiorakenteelle. Kaupunginjohtajalla on valtuuston edustajana johtava rooli prosessissa, ja kaupunginjohtaja myös viime kädessä vastaa integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönotosta. I 7